経費精算で間違いのミスが多すぎる！差し戻しを最小限に抑える方法とは？

経費精算の間違いや入力ミスが、経費部に多大な負担をかけている企業は数多くあります。経費精算のフローが煩雑なこと、属人的な作業に依存していることが主な原因です。この記事では、具体的な差し戻し事例やミスの原因、間違いを減らす方法からおすすめの経費精算システムを5つご紹介します。

経費精算で多い間違いによる差し戻し事例とは

企業の経理部の方が、毎月やらなければならない業務に、経費精算があります。中でも、最も手間がかかって面倒な業務のひとつが、書類や申請内容の間違いによる差し戻しではないでしょうか。

差し戻しを依頼すると、相手に不快な態度を取られてしまうことや、外出の多い営業部の社員などの場合なかなかタイミングが合わない可能性があります。ここでは、経費精算で多い間違いによる差し戻し事例について見ていきましょう。

(1)入力漏れ

経費精算の書類には、必要事項の記入が多い申請も少なくありません。交際費の申請などでは、相手方の社名や参加人数など、記入事項が多くなってしまい、記入漏れも発生しがちです。

また、まとめて複数の経費精算をしようとすると、さらに記入漏れも起こりやすくなるでしょう。これをいちいち差し戻し依頼するのでは、経理担当者の負担も大きくなってしまいます。

(2)領収書の添付ミス

経費精算では、会社のお金をどのように使ったのかを示す領収書も必要なので、一般的に領収書を添付して申請します。ところが、領収書の添付をせずに申請されてくるケースが少なくありません。

そうなると、差し戻しを依頼しなければなりませんし、申請が郵送の場合だと、そもそも発送済みなのかどうかもわからないでしょう。発送の有無によって、差し戻しの依頼もしづらく、業務も滞ってしまいかねません。

(3)金額の入力ミス

経費精算の差し戻しには、記入する金額にミスがある事例も多いのが現実です。領収書に記載されている金額と申請書に記入されている金額に違いがあったり、交通費として申請する区間に間違いがあったりするなど、さまざまなケースがあります。

担当者は、金額にミスがないかひとつひとつ確認しなければならず、ミスを発見したら、差し戻しを依頼しなければなりません。

(4)通勤時の定期区間の除外ミス

多くの企業では、通勤手当として通勤定期区間の交通費が支給されます。出張の際にこの通勤定期区間を利用した場合、すでに支給されている通勤定期区間の交通費は除外されるのは当然のことです。

しかし、故意またはミスなどでそれが除外されていないケースもあります。担当者は、通勤定期区間に関しても確認が必要となり、除外されていない申請を見つけたら、差し戻し依頼しなければなりません。

(5)科目の選択ミス

経費には、さまざまな性質の費用が含まれています。費用ごとに科目が設けられ、経費精算の申請には、その科目ごとに申請する必要がありますが、科目の選択を間違ってしまうこともあります。

科目には、会社ごとに微妙に異なることもありますが、おおよそは共通です。以下では、一般的に設けられている科目の一部をご紹介します。

・租税公課
国や地方自治体に納める税金である租税や、公共団体に納める公費や罰金である公課のことを、合わせて租税公課といいます。

・荷造運賃
顧客や関係者などに商品を送る際に、それを包装したり荷造りしたりするための費用や、運賃のことです。

・水道光熱費
水道料金、電気料金、ガス料金に加えて、プロパンガスや灯油などを購入した際の費用のことです。

・旅費交通費
会社の業務で出向く際の移動にかかる交通費のことです。国内や国外に関わらずすべての交通費が含まれ、電車賃、バス代、タクシー代、航空運賃などが該当します。なお、宿泊費もこれに含まれます。

・通信費
会社の業務で行う通信にかかわる費用です。電話、FAX、インターネットなどは、通常会社で手続きするのですが、手紙やはがきなどだと、切手代を請求することになります。

・接待交際費
取引先や得意先に対する接待費用や、お歳暮・お中元などの贈答品の費用などです。喫茶店などを使って打ち合わせをしたり、会食したりする際に請求します。通常、1人あたり5千円以上の場合が接待交際費に含まれ、それ以下だと「会議費」となって科目が異なるので、ミスが発生しやすいところです。

・消耗品費
ノートやボールペン、用紙などの文房具や、社用車のガソリンなどの消耗品の費用です。10万円以下のパソコンや、使用可能期間が1年未満の機器などを購入する際の費用も、消耗品に含まれます。

経費精算で間違いが多いことによる問題点

経費精算は、会社の中でも特に大変で手間のかかる業務のひとつです。担当者は、月末や期末が近づくと業務量が膨大になり、煩雑な作業をこなしていかなければなりません。

経費精算で間違いが多く、差し戻し依頼しなければならないことが増えると、無駄なコストが生じるでしょう。ここでは、経費精算の間違いが多いことによる問題について解説します。

無駄な経理の作業やコストが発生する可能性がある

経費精算でミスが多すぎると、担当者はそれを確認して差し戻しを依頼しなければなりません。それに伴う無駄な経理の作業が増え、多大な時間が必要になるのです。差し戻しやミスの指摘などにともなう担当者のストレスも考えられます。

いずれにしても会社としての生産性が下がり、無駄なコストがかかる可能性もあるでしょう。

未精算によるリスクが高まる可能性がある

経費精算には期限があります。会社の期限と法律上の期限の2通りです。会社の期限には、会社ごとのルールがありますが、1か月ほどの遅れであれば、担当者に連絡して、翌月など次の区分で経費精算してもらうこともできます。

しかし、法律上の精算期限は守らねばなりません。年度またぎになると、確定申告書を提出した後の場合、税法上の期限は過ぎてしまっています。年度またぎとなってしまった場合は、経費精算だけでなく決算自体に影響を及ぼすというリスクが生じるのです。

また、正しい経費の金額が把握できないということは、会社の経営判断にも影響を与える可能性があります。最適なコストの設計を行っていく上でも、正しい経費の金額を会社として把握する必要があるため、未精算は必ず無くさないといけません。

経費精算を受ける権利の期限は？

従業員が経費精算を受ける権利は、民法によって消滅時効が5年と定められており、消滅時効を過ぎてしまった場合は、経費精算を受けるという権利自体が消滅するので注意しましょう。

経費精算で間違いが起こる原因

経費精算で間違いが起こると、差し戻しの依頼により担当者が不快な思いをさせられたり、手間や時間が余分に必要になり業務が停滞するなど、さまざまな弊害が起こり得ます。

間違いが起こらなければ済むことではあるのですが、なかなかそうもいきません。ここでは、経費精算で間違いが起こる原因について解説します。

経費精算のフローが煩雑である

経費精算のフローは基本的に、まず立て替えて支払った経費の領収書を受け取り、それを添付した経費精算書を経理担当者に提出し、担当者は経費精算書を承認し、経費を従業員に払い戻すという流れです。

簡単にいえばこれだけのことなのですが、経費精算書の作成内容の間違い、記入や領収書の添付忘れ、科目の選択の間違い、承認者の確認忘れなどが考えられ、担当者はこれらを細かく確認しなければならず、経費精算のフローが整理されていない状態だと、どこかのフローでミスが発生する可能性は非常に高くなります。

また、経費精算は会社の全社員が何度も行うことになるので、数も膨大で資料やデータの管理も煩雑になりがちです。そのため、間違いも起こりやすくなってしまうでしょう。

上長のチェックが甘い

経費精算は、申請する本人だけのものではなく、上長もチェックして承認印を押すことになります。つまり、経費精算に関するルールを社内全体で正確に把握している状態で運用する必要があります。

承認する立場の上長こそルールを熟知して確認すべきなのですが、上長のチェックが甘いまま誤った申請書を承認してしまい、経理担当者へ届いてしまうケースも少なくありません。

業務効率が悪く確認作業の負担が大きい

経費精算は、ほぼ全ての社員が複数回おこなうもので、会社全体だと膨大な量となってしまいます。それを担当する経理担当者の業務の負担も膨大になるでしょう。

申請書の数字や記入内容に間違いがないか確認し、ミスを見つけたら、その訂正や修正が必要です。担当者の確認作業のマニュアルが整備されていない状態や効率化するための工夫がない場合、人為的なミスはどれだけ注意していても発生してしまいます。

経費精算の間違いによる差し戻しを減らす3つの方法

経費精算は、間違いが起こりやすく、経理担当者の確認作業やミスを見つけたときの差し戻し依頼など、業務の負担は大きいです。間違いが起こらないようにできるなら、それに越したことはありません。ここでは、経費精算の間違いによる差し戻しを減らす3つの方法について解説します。

(1)経費精算のルールの徹底と周知

経費精算を行う際には、会社ごとにさまざまなルールがあります。間違いが起こらないようにするためには、その社内ルールの徹底を、申請をおこなう社員やそのチェックをする上長などを含め、全員に周知させることが不可欠です。

ルールを理解していないと、ただでさえ間違いやすい経費精算に、ミスが多発して差し戻し作業も増え、経理担当者の負担は多大なものとなるでしょう。

(2)経費精算システムの導入

経費精算でのミスを少なくするためには、経費精算システムを導入することが有効です。これまで手作業で行っていた経理担当者の業務を、経費精算システムや請求書管理システムなどを導入することでペーパーレス化し、業務を効率化できます。

経理担当者の業務をシステムによって代行し、自動化することで、手作業によるミスを防止すると同時に、非効率な業務を削減することが可能なので、コストカットにもつながります。

(3)経費精算のみを外注する

ミスの多発による差し戻し依頼などが経理担当者の負担となるなら、経費精算のみを外注することも方法のひとつです。経費精算を社内で行うことによる業務効率の悪化が問題になっているなら、アウトソーシングを検討してみるのもおすすめです。

ただし、外部の人間が経理業務に携わることになるので、情報漏洩のリスクや社内のチェック体制の整備などは注意しなければなりません。

差し戻しが多い企業におすすめの経費精算システム5選

経費精算でミスが多発して差し戻しが多い企業には、経費精算システムを導入するという方法が確実に有効です。ここでは、おすすめの経費精算システムを5つご紹介します。

(1)楽楽精算

「楽楽精算」は、交通費や交際費など、経費精算に関する全ての業務を効率化できる、クラウド型の経費精算システムです。2021年11月時点で約9,000社が導入し、約100万人が利用しています。

「楽楽精算」では領収書読み取りや規定違反チェック、自動仕訳などの機能が搭載されているため、手作業による入力ミスを大きく削減することが可能です。差し戻し依頼やミスの指摘もシステムが行えるため、経理担当者のストレスも減るでしょう。会計ソフトとの連携が可能なため、集計結果を転記する必要もありません。

(2)ジンジャー経費

「ジンジャー経費」は、バックオフィス業務をシンプルにするために最適な経費精算システムです。ジンジャーシリーズは、人事労務や給与計算、電子契約や勤怠管理など、主要なバックオフィス業務をシンプルに楽に効率化するためのクラウドサービスで、その中の1つです。

申請書データをもとにして仕訳を自動的に作成でき、従業員への支払い確定までジンジャー経費で実行できます。会社の運用に合わせて、画面や摘要内容などを細かくカスタマイズ設定が可能なので、経理担当者の業務を効率化できるでしょう。

(3)マネーフォワードクラウド経費

「マネーフォワードクラウド経費」は、中小企業から大手企業まで、経費精算に関するさまざまな悩みに対応することのできるクラウド型の経費精算システムです。

連携したクレジットカードや電子マネーから利用明細を取得し、そのまま登録と分類が自動で行われます。領収書画像の読み取りも可能なので、出先で画像をアップすればその場で処理が可能です。他の会計システムと連携できる上に、電子帳簿保存法のスキャナ保存、電子取引にも対応しているため、このシステムで決算までを完結できます。

(4)ジョブカン経費精算

「ジョブカン経費精算」は、経費精算に関する経理担当者のさまざまな業務をクラウド化することのできる経費精算システムです。シンプルで使いやすいデザインや、電子帳簿に完全対応した機能、さらには、業界でも最も安い価格帯での提供も可能です。

パソコンやスマートフォンなどから簡単にアクセスすることが可能で非常に便利です。できるだけ費用を抑えて、シンプルな経費精算システムの導入を検討されている方にはおすすめです。

(5)経費精算freee

「経費精算freee」は、稟議・承認・管理などの面倒な経理業務のワークフローを解決できる経費精算システムです。領収書の画像を撮影し、数か所程度の入力だけで申請が完了できます。オンラインでの申請や承認も行えるため、外出先からでもその場で申請が可能です。

freee会計という会計システムと連携でき、簡単なクリック操作で会計処理も可能です。手間や工数がかかって間違いやミスの起きやすい経費精算の業務を効率化でき、経理担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。

経費精算の効率化で間違いと差し戻しを減らしましょう！

経費精算は、間違いによるミスが起こりやすく、そうなると経理担当者は、差し戻し依頼をすることになり、余計な手間やストレスがかかる上に、業務も停滞して会社としてもマイナスになります。

手作業だと、どうしても入力漏れや数字の間違いなどのミスが発生してしまいます。ただでさえ忙しい経理担当者に無駄な業務をさせてしまうのは得策ではありません。間違いを未然に防ぎ、作業を効率化するためには、経費精算に関するシステムの導入がおすすめなのでぜひ検討してみてください。