電子帳簿保存法の経費精算に対する影響は?対応要件やシステム選定のポイント

記事更新日:2022/11/17

経費精算システム

帳簿書類の電子化

経費精算は、システム化により大きなメリットが得られるバックオフィス業務のひとつです。さらには、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の法改正により、より多くの経費精算業務が効率化できるようになりました。この記事では、電子帳簿保存法の概要や対応要件、経費精算への影響やシステム選びのポイント、おすすめシステムなどをご紹介します。

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿や、書類を電子データにて保存することを認める法律です。これまで、帳簿や書類は紙で保存しなければいけませんでした。しかし、紙ベースでの保存はファイリング作業や、スペースの確保などコストがかさみます。

そんな中、社会のデジタル化が進む背景も相まって、政府は1998年に電子帳簿保存法を成立させました。施行当初は、適用要件の厳しさから電子化の導入を見送る企業が多かったのですが、徐々に、法改正による緩和を繰り返し、現在では、会計業務の電子化を導入する企業が増えてきています。

(1)帳簿書類の電子化が認められた

帳簿書類の電子化が認められたことにより、書類を整理する時間やファイリングに必要な経費・人件費のコスト削減につながっています。

詳しくは後述しますが、働き方の多様性が認められ、テレワークを導入する企業も増えてきた昨今では、これらの帳簿書類が電子化されることで出社することなく経費の精算もできるようになりました。

(2)電子帳簿保存法で認められた電子化可能な書類の対応要件

電子帳簿保存法では帳簿や書類の保存の仕方において「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められています。それぞれの要件について、正確に理解しておきましょう。

#1: 真実性が確保されていること

真実性の確保とは、データが本物でありかつ改ざんされていない証明を要求することです。タイムスタンプの活用や、訂正・消去を行ったことを確認できることが必須となります。

上記のほかにも、帳簿に関わる電子データと、帳簿に関連するその他の記録事項は、関連性を確認できる状態にしておかなければなりません。

さらに、帳簿書類のデータを保存するシステムについては、システムの概要書や仕様書、操作説明書などの書類も事務処理マニュアルと一緒に配置しておく必要があります。

#2: 可視性が確保されていること

可視化の確保の要件では、誰が見ても確認できる状態の確保が求められています。電子化したデータの保管について、具体的には、内容を目視で確認できるようディスプレイなど電子機器の備付けが必要です。また、すぐにプリントアウトできるようにプリンターも用意しておきましょう。

帳簿に関わる電子データについては、以下の要件を満たす検索機能が求められます。

  • 取引年月日、勘定科目、取引金額など主要となる取引記録の項目
  • 日付又は金額に関わる記録項目に関し、範囲を指定し条件設定ができること
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせ、条件を設定できること

(3)2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正・変更点とは

会計関連書類の電子化普及に向け、幾度かの法改正を行ってきた電子帳簿保存法ですが、2022年1月にも新たな改正法が施行されています。その変更点について、覚えておきたい3つのポイントに絞って解説します。

#1: タイムスタンプ要件の緩和

改正前は、発行者と受領者両名がタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。改正後は発行者側がタイムスタンプを付与し、受領者側のタイムスタンプの付与は必要なくなったのです。

受領者側は受け取った書類をそのまま電子保存できるため、手間がかからないというメリットがあります。

さらに、訂正・削除の履歴が残るシステム、または、訂正・削除ができないシステムにおいて保存された文書については、タイムスタンプ自体が不要となっています。

#2: 適正事務処理要件

改正前は、一部原本の確認や、定期的な検査が必要でした。しかし改正後では、原本の確認と検査が不要となっています。

そのため、紙の領収書を電子化する際は、要件を満たした上でデータ化されたものであれば、原本との相違がないことを確認した上で、すぐに原本(紙)を破棄することが可能になっています。

#3: 事前承認制度の廃止

改正前は電子帳簿保存法の適用を受けるために、3か月前までに管轄の税務署への申請が必須でした。

この申請では、「どのような書類を電子化するのか」と「どのように電子データを保管するのか」の2点を書類にまとめ提出しなければなりません。

その後、企業の運用が適切かどうかを国が審査するわけですが、企業にとってこの期間は、単なる待機期間となってしまっていたのです。

改正後は、これらの税務署への事前申請が不要となっています。企業は、会計ソフトやスキャナーなど、必要な機材が揃い次第、電子帳簿保存を開始できるようになりました。

電子帳簿保存法の基本知識を解説!データ保存要件や法改正のポイントとは?

電子帳簿保存法が経費精算に与える影響

電子帳簿保存法は、これまでは帳簿類を紙の媒体で保存するより方法のなかった経理業務や会計業務に、大きな変革の機会を与え、業務の効率化をもたらしてくれました。

しかし、法令に則った書類の電子化をするには、相応の知識が必要となります。そこで需要が高まっているのが「経費精算システム」です。ここでは、経費精算システムを導入することにより、得られるメリットをご紹介します。

(1)経理業務を効率化できる

経費精算システムの導入により、効率化を図ることができる業務について、具体的に見ていきましょう。

業務のスピードアップ

領収書を使った経費精算においては、スマートフォンに専用のアプリをダウンロードし、写真に納めた領収書をアップロードするだけで経費の申請が可能になります。

さらに、これらのデータはクラウド上で管理されるため、申請された経費を、オンライン上で承認することも可能です。

申請者および承認者は、どこにいてもこれら一連の業務ができるので、経理処理に必要な、書類の確認や精算までの業務フローが、素早く完了できるのです。

また、場所を選ばず、スキマ時間などに申請が行えることから、締め切り寸前に大量の経費精算が持ち込まれるといった極端な業務量の偏りも軽減されます。そのため、経理担当者の残業代といった、間接的に発生していたコストの削減にもつながるでしょう。

ペーパーレス化

経費精算を紙の書類で行う場合、申請書と領収書を紐付けつつ、保管しておくことになるかと思います。特に領収書は、台紙などに貼り付け、ファイリングするケースが多いのではないでしょうか。しかし、このような事務作業は、電子化することで一切不要となります。

さらに、領収書は、税法上、7年〜10年間の保管が義務付けられています。長期間の保管にあたっては、それ相応の保管スペースと管理の手間を要することになりますが、ペーパーレス化により、このようなコストや労力を大幅に低減できることもメリットのひとつです。

テレワークに対応できる

前述のとおり、申請から承認、精算まで、すべての作業がオンラインで完結するので、社員の「精算のための出社」をなくすことができます。無駄な移動時間を省き、業務時間を有効に使うことで、生産性も向上するでしょう。

経費精算はテレワークでも効率化可能!よくある問題と解決策を紹介

検索性の向上

長期間の保管義務がある帳簿関連書類は、その量が膨大になりがちであることから、後に閲覧が必要になった際には、目当ての書類を探すために、かなりの手間と時間を要します。

しかし、電子データであれば、広い保管スペースを要するはありません。さらに、検索機能を使った書類の絞り込みができるため、目的の書類を探す際にも、容易に見つけ出すことができます。

(2)キャッシュレス決済の場合の申請作業が簡便化する

現在、クレジットカード決済や交通系ICカードなどのキャッシュレス決済を行った場合は、利用明細書のデータを領収書の代用とすることができることになっています。この場合は、領収書そのものが不要です。

領収書の取り扱い自体がなくなることになり、具体的には以下の作業が精算業務より削減されます。

  • 紙の領収書の撮影
  • タイムスタンプの付与(ただしシステムの仕様要件を満たすことが条件)
  • 紙の領収書の原本の保管

そのため、経費精算システムと法人カードや交通系ICカードの利用データを連携すれば、精算業務をさらに効率的に行うことが可能になるでしょう。

(3)経費精算システムの導入でタイムスタンプ付与が不要になる

タイムスタンプとは、ある時刻に文書が存在していたことと、その時刻以降に文書が改ざんされていないことを証明するための仕組みです。

このタイムスタンプは、「データの真実性の確保」と「電子化された正確な日時」を担保する目的で使用されており、これまでの電子帳簿保存法では、電子化されたデータには、必ずこのタイムスタンプを付与することが要件に含まれていました。

しかし、改正法では、訂正・削除の履歴が記録される、もしくは、訂正・削除ができないシステムを使用している場合、タイムスタンプの付与自体を不要とする、タイムスタンプ要件の緩和が実施されています。

そのため、経費精算システムにおける電子データの取り扱いについても、システムがこの要件を満たしていれば、タイムスタンプの付与は不要となります。

(4)電子化した領収書の原本保管は不要に

税法上、領収書は電子データおよび紙媒体などの保存形態にかかわらず7年〜10年間の保管が義務付けられています。

また、電子データ化した紙の領収書の取り扱いについて、法改正前は、適正事務処理要件に含まれる定期検査後に破棄できる仕組みとなっていました。

この定期検査は、主に年1回行われることが一般的であったため、電子化された領収書であっても、実質的には1年以上の保管をしなければいけなかったのです。

しかし、2022年1月に施行された改正法において、この適正事務処理要件が廃止されたことに伴い、定期検査も不要となっています。

そのため現在は、保存要件を満たした上で、電子化した領収書であれば、原本との相違がないことを確認した後に、紙の領収書を破棄することが可能になっています。

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(5)ガバナンス・内部統制の強化につながる

経費精算においては、カラ出張や交通費の水増し、経費の私的利用といった社員による不正が起こりやすいという課題を抱えています。このような社内不正の防止にも、電子化や経費精算システム導入が大いに役立ちます。

まず、頻繁に経費の支出がある社員においては、経費精算システムと連携が可能な法人カードの発行を検討しましょう。

法人カードでの決済へと変えることにより、利用明細書にて利用履歴の詳細が確認できるようになります。さらに、法人カードの種類によっては、決済時にメールで利用を通知してくれる機能があるものもあります。

常に、自動的に詳細が確認され、その利用についても即座に共有されることにより、私的利用といった経費の不正に対する、一定の抑止力となることが期待できます

そのほか、交通費に関しても、ICカードとシステムを連携することで、実際に使用した経路がシステムに反映され、交通費が自動で計算されるようになります。

定期区間を控除した計算も可能なため、遠回りルートでの申請による交通費の水増しや、実際には行っていない訪問先の交通費の請求は、システム上できなくなります。そのため、不正を排除した、適切な経費管理が可能になるのです。

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経費精算をデジタル化する際の5つの注意点

経費精算をデジタル化する場合、メリットだけでなく注意点もあります。新しく取り入れるシステムだからこそ、ミスがないように注意深く導入しなければなりません。ここでは、経費精算をデジタル化する際の注意点を5つ、ご紹介します。

(1)要件を満たしていない領収書は税法上認められない

領収書を電子化する場合は、電子帳簿保存法に定められた保存の際の要件を満たしている必要があります。そのため、タイムスタンプの付与が必要な状況下で保存したのであれば、当然、付与されていない電子データは、税法上の適正なデータとして認められません。

法改正により、システムの仕様によってはタイムスタンプが不要となっていますが、使用する経費精算システムがその要件を満たしているかについては、事前にしっかりと確認しなければなりません。

(2)領収書の電子化には期限がある

領収書を電子化する場合は、期限にご注意ください。領収書は、受領した日から最長2か月と7営業日以内に電子化する必要があります。期間を過ぎたものは無効となるので、入手したら早めに電子化しておきましょう。

また、この期限については、経理担当者においてのみ認識するのではなく、社員全員が理解しておく必要があります。

(3)カメラの画素数は388万画素以上でなければいけない

領収書を撮影する際に、200dpi以上の解像度で読み取り可能な機器の準備が必要となります。スマートフォンやデジタルカメラで撮影する場合でも、388万画素数以上の解像度が求められるのでご注意ください。

(4)撮影した画像データにもタイムスタンプの付与が必須である

スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データにも、タイムスタンプの付与が必要となります。先にお伝えしたように、電子化には期限もあるため、必ずこれらの保存要件を満たした上で、電子化をするようにしましょう。

(5)電子化した領収書の原本は破棄する

これまでは電子化した領収書の原本であっても、定期点検終了までは、原本を保管しておく必要がありましたが、法改正により、その必要はなくなっています。

現在は、電子化したデータと原本に相違がないことを確認したら、原本はその場で破棄が可能になりました。逆に言えば、この状況において、領収書の原本(紙)をいつまでも保管しておくと、同じ経費に対して2重の証明書類があることになり、二重計上のミスや不正を生じさせるリスクにもつながりかねません。

適切に電子化したことが確認できたら、原本は破棄するようにしてください。

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電子帳簿保存法を踏まえた経費精算システムの選び方

経費精算システムとひと口に言っても、その機能やサービス、運用にかかるコストはさまざまです。そのため、多種多様なシステムの中から、自社に合ったシステムの導入を検討する必要があるでしょう。ここでは、経費精算システムを選ぶポイントについて解説します。

(1)適宜法改正に対応するか

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを選ぶことで、社内で法改正に対応する時間やコストを大きく減らすことが可能です。

ちなみに、経費精算システムが、電子帳簿保存法に対応しているのかどうかは、「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会:JIIMA」の認証の有無によって判別することができます。

(2)自社に必須な機能がついているか

システムによって、得られる利便性は異なります。以下を参考に必要な機能について検討するのがおすすめです。

  • 社員の出張が多い(消費税区分の設定機能、出張手配システムとの連携機能)
  • 社外での移動が多い(交通系ICカードの読み取り機能)
  • 海外に事業所がある(外国語への翻訳機能、消費税区分の設定機能)
  • 仮払金が多く発生する(仮払い清算の機能)

企業の業務形態や、社内環境によって、必要な機能は異なるはずです。自社の経費精算を効率化するにあたって、どのような業務がボトルネックとなっているのか、はたまたシステム化によって達成したい目的は何かを洗い出し、それらが叶う機能を搭載したシステムに絞って検討するようにしましょう。

(3)コストは適正か

経費精算システムの利用料は、利用人数や1契約単位の月額料金など料金体系がさまざまです。中小企業の場合は、まず少人数から使えるクラウド型のシステムをベースにコスト計算してみましょう。

コスト面や機能についてある程度精査した上で、気になるサービスが何社かある場合は、無料トライアルなどで実際の操作性を試してみることをおすすめします。

(4)ICカードに対応しているか

先にお伝えしたとおり、経費精算システムによっては、交通系のICカードやキャッシュレス決済のICカードの読み取り機能を搭載している場合があります。

特に、細々とした交通費精算が多く発生している企業においては、この読み取り機能による交通費の自動精算は、業務の効率化と作業時間の大幅な短縮に大いに役立ちます。

ICカードだけでなく、モバイルSuicaやモバイルPASMOに対応している電子精算システムもあるため、社内の利用状況を考慮しつつ、選ぶようにしましょう。

(5)アプリ版はあるか

出張やテレワークなどですぐに領収書を提出できない場合、スマートフォンのアプリと連携することでスムーズに経費精算ができます。オフィス外での勤務が多く発生する企業においては、アプリ版の経費精算システムがあるサービスを選ぶことでよいでしょう。

【最新】おすすめ経費精算アプリ13選比較!【iPhone・Android対応】

電子帳簿保存法に対応したおすすめ経費精算システム5選

ここでは、電子帳簿保存法に対応しており、かつ充実した機能を搭載したおすすめの経費精算システムをご紹介します。

(1)ジンジャー経費

ジンジャー経費はクラウド型の経費精算システムです。アプリとの連動も可能なので、テレワークにも活用できます。シンプルな画面と操作性にもこだわりがあり、システムの利用に不慣れな従業員の多い企業においてもスムーズな運用ができるでしょう。

主な機能や特徴 経費精算だけでなく、必要に応じて労務管理や勤怠管理のプロダクト追加が可能。
料金体系 初期費用(初回契約時のみ)324,000円(税込)
月額費用432円(税込)/1人当たり※他に契約しているプロダクト・オプション、選択したサポートプランに応じて料金が変わります。
トライアルの有無 1週間の無料トライアルがあります。
運営会社 jinjer株式会社
URL 公式サイト

ジンジャー経費の詳細はこちら

(2)楽楽経費

楽楽精算は、交通費や出張旅費など、経費にかかわる作業をまとめて効率化できるクラウド型の経費精算システムです。多数の導入実績があることから、選ぶ際には、システムの実績や知名度も考慮したいという企業におすすめです。

主な機能や特徴 2021年11月時点で電子帳簿保存法対応社数NO1の実績(公式サイトより)
料金体系 初期費用108,000円(税込)
月額費用32,400円(税込)~
トライアルの有無 無料トライアルがあります。(期間については要問合せ)
運営会社 株式会社ラクス
URL 公式サイト

(3)マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、法人カードや、スマホ決済などのさまざまなキャッシュレス決済に対応しています。経費の申請から従業員への払い戻しまでを、完全にキャッシュレス化することも可能なため、テレワークの多い企業においてもスムーズな経費精算が行えるでしょう。

主な機能や特徴 交通機関や宿泊サービスなど、あらゆるサービスとの連携が可能
料金体系 初期費用0円
月額費用432円(税込)/1人当たり(中堅・大企業向け)
※各プランの基本料金、各種オプション料金が加算されます。
※31名以上の企業は、要相談
トライアルの有無 「ビジネスプラン」の1か月間の無料トライアルがあります。
運営会社 株式会社マネーフォワード
URL 公式サイト

(4)eKeihi

eKeihiは、ICカードやクレジットカードなどとの各種連携機能が搭載されており、管理のコストと手間、両方の削減が実現します。また、保存したデータは永続的に保管でき、条件検索によって簡単に引き出すことが可能です。

主な機能や特徴 導入シェア8年連続1位
料金体系 初期費用:0円
月額費用:31,320円(税込)~
トライアルの有無 1か月間の無料トライアルがあります。
運営会社 イージーソフト株式会社
URL 公式サイト

(5)経費BankⅡ

こちらのシステムでは、自社の運用に合わせて申請書のフォーマットを自由に変えることが可能です。現在使用しているフォーマットを引き継いで使用することで、申請する従業員においても、混乱することなく運用が開始できるでしょう。

主な機能や特徴 英語対応しているため、海外との連携がスムーズです
料金体系 初期費用:0円
月額費用:10ID単位、3,240円(税込)~
トライアルの有無 1週間の無料トライアルがあります。
運営会社 SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
URL 公式サイト

電子帳簿保存法改正で経費精算が楽に!業務効率化へ

電子帳簿保存法は成立当初、電子化の条件があまりにも厳しかったため、帳簿書類の電子化に踏み切る企業は多くありませんでした。

しかし現在は、幾度かの法改正を経て要件が緩和されたこともあり、会計業務のデジタル化や書類の電子化のハードルはぐっと下がっています。

ただし、緩和される一方で、不正に対する罰則は強化されています。業務効率化はもちろんのこと、法令に従った経費精算を行うためにも、経費精算のシステム化によって得られるメリットは大きいと考えられます。ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

中小企業におすすめの経費精算システム12選!選び方や導入の重要性も解説

経費精算のその費用はどの勘定科目に該当する?科目ごとに具体例で解説

経費精算で間違いのミスが多すぎる!差し戻しを最小限に抑える方法とは?

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