在庫管理とは?基本のやり方や管理方法・手順、効率化する方法

最終更新日時:2024/01/31

在庫管理システム

在庫管理とは

正確な在庫管理を実施できれば、過剰在庫の削減やキャッシュフローの改善など、企業にあらゆる利益をもたらします。そのためには在庫管理とは何か、理解を深めておくことが重要です。本記事では、基本的な在庫管理の方法から手順、効率化する方法まで詳しく解説します。ぜひ取り組む際の参考にしてみてください。

この記事の要約

・在庫管理とは、企業内の在庫数を正しく把握して最適な状態で供給できるように管理すること
・在庫管理の手法としては、エクセル、在庫管理システム(アプリ)の2つ
・適切な在庫管理によって市場の動向を予測でき、計画や企業戦略の策定につながるため重要なポイントとなる

在庫管理とは?

在庫管理とは、商品や資材の量を適切に把握し、必要な時に必要な分だけを保有する業務です。在庫管理によって、過剰在庫によるコストの増加や在庫不足による営業機会の損失を防げます。

具体的には、入出庫管理や棚卸しなどで在庫の数や状態を把握します。また、適切な管理計画を立てて実行し、結果をもとに評価を行うといったPDCAサイクルを回すことも在庫管理の一つです。

倉庫管理との違い

在庫管理と倉庫管理は密接に関連していますが、目的と管理対象が異なります。

在庫管理は入出荷の際に在庫を管理し、最適な在庫レベルの維持を目指します。一方で、倉庫管理は倉庫内の在庫数や人員配置、設備などの管理も行うことが特徴です。

それぞれの目的と管理対象が異なるため、利用するシステムも「在庫管理システム」と「倉庫管理システム(WMS)」の2種類に分かれます。

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在庫管理を実施する目的

在庫管理を実施する目的は、主に以下の4つです。

  • 在庫を最適化するため
  • 作業効率を高めるため
  • キャッシュフローを改善するため
  • 在庫の情報を計画や戦略に活かすため

それぞれ詳しく解説します。

在庫を最適化するため

在庫管理では、棚卸しや倉庫の整理によって適切な在庫数を把握し、余剰在庫や在庫の不足を解消できるため、在庫の最適化につながります。

在庫を最適化することは、企業にとってコストを削減し、利益を最大化するうえで重要です。適切な在庫量を保持することで、不必要な在庫コストを避け、商品が不足するリスクも減少します。

さらに、顧客の需要に迅速に応えられるようになり、顧客満足度の向上にもつながります。

作業効率を高めるため

適切に在庫が管理されていると、商品の検索や整理にかかる時間が短縮され、必要な商品がすぐに見つかります。これにより、注文処理や商品の配送が迅速になり、作業のミスも減少します。

適切な在庫管理は、時間とリソースの節約につながり、従業員がより生産的な業務に集中できるようになるのです。

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キャッシュフローを改善するため

適切な在庫管理は、企業のキャッシュフローを改善します。

在庫の価値は、時間の経過とともに低くなります。また、在庫が多すぎると維持にコストがかかり、ほかの運営コストや投資に資金を回せなくなるでしょう。反対に、在庫が少なすぎると顧客の要求に応えられず、売上機会を逃すことになります。

効果的な在庫管理により、必要な在庫は保持しつつ、余計な在庫によるコストの発生を避け、柔軟で健全な財務状態を維持できます。

在庫の情報を計画や戦略に活かすため

在庫管理を通じて得られる正確なデータは、企業の生産計画や戦略立案、需要予測に不可欠です。

在庫の動向を把握することで、市場の需要変化を敏感に察知し、生産や仕入れの計画をより精度高く立案できます。また、過去の在庫データを分析することで、将来のトレンドや季節変動を予測し、それに合わせた戦略を立てることが可能です。

このように在庫管理をもとにした戦略は、市場の変化に迅速かつ効果的に対応し、競争力を高めるための重要な手段となります。

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在庫管理において必要な知識

在庫管理においてはあらかじめ理解しておくべき知識があります。

ここからは、在庫管理において必要な知識を6つ紹介します。

リードタイム

リードタイムは、作業の始めから終わりまでにかかる時間のことです。この時間を正確に把握することは、在庫を適切に管理するために非常に重要です。

リードタイムが長ければ長いほど、予測や計画が難しくなり、急な需要の変動に対応するためにはより多くの在庫を保有する必要があります。そのため、リードタイムを短縮する努力や、期間を正確に把握して在庫レベルを適切に保つことは、コスト削減とサービス品質の向上に直結します。

在庫回転率

在庫回転率は、一定期間内に商品がどれだけの速さで入れ替わったかを示す指標です。回転率が高いほど商品が速く売れていることを意味し、在庫管理が効率的であると考えられます。

在庫回転率を知ることで、どの商品が良く売れているのか、またどの商品が長く在庫として残っているのかを把握でき、それに基づいて発注計画を最適化できます。

在庫回転期間

在庫回転期間は、商品が入荷してから販売されるまでの期間を示します。この期間が短いほど、商品が素早く売れていることを意味し、在庫管理がうまく機能している証拠です。

在庫回転期間を把握することで、商品がどのくらいの期間在庫として保持されているかがわかり、それに応じて発注や販売戦略を調整できます。在庫回転期間を短縮することは、在庫にかかるコストを減らし、資金の流動性を高めるためにも重要です。

交差比率

交差比率は、在庫からどれだけの利益が出ているかを測る指標です。この比率は、「在庫回転率×粗利益率」を計算することで算出されます。

交差比率が高い商品は、品質が高く儲かっているため、在庫管理がうまく機能していることを示します。品質の高い商品を維持することは顧客満足度を高め、リピート購入の機会を増やすことが可能です。また、不良品の少ない在庫は無駄なコストを削減し、全体的な運営効率を改善する助けとなります。

交差比率は、在庫の品質管理において重要な役割を果たし、企業の競争力を維持するために不可欠です。

発注管理の方式

発注管理には、以下2つの方法があります。

  • 定量発注方式
  • 定期発注方式

定量発注方式

定量発注方式は、一定の量を発注する方法です。この方式では、在庫量が一定の水準を下回った時に、時間的な要因は考えず発注を行います。

シンプルであるため、計画の立てやすさや予測のしやすさにつながります。しかし、発注数が決まっているため、市場の需要変動や緊急の注文には柔軟に対応しにくい点が欠点です。

定量発注方式は、需要が安定している商品や、発注コストを抑えたい場合に適しています。

定期発注方式

定期発注方式は、一定の周期で必要な商品を発注する方法です。

この方式では、次の発注までの期間をもとに、必要な在庫量を計算して発注します。周期は固定されているため、発注プロセスが予測可能であり、管理がしやすくなります。

しかし、定期発注方式では発注の周期が決まっており、市場の急な変動や予期せぬ需要の増加に対応するのが難しい場合があります。定期発注方式は、需要の予測が比較的容易で、発注や在庫の手間を減らしたい時に有効です。

棚卸し

棚卸しは、保有している在庫の数量や品質を確認する作業です。この作業により、実際の在庫数と記録上の在庫数を照らし合わせ、不一致があれば原因を調べて修正します。

棚卸しは在庫管理の精度を高め、過剰在庫や在庫不足を防ぐのに役立ちます。また、盗難や損耗の発見、資産の正確な評価にも重要です。

定期的な棚卸しは、在庫の健全性を保ち、企業の財務状態を正確に反映するために不可欠です。

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在庫管理の代表的な管理方法

在庫管理の方法は、大きく分けて2つあります。ここでは、それぞれの方法を詳しく解説します。

エクセルを用いた管理

エクセルを用いた管理は、特に小規模企業やスタートアップ企業におすすめの在庫管理方法です。エクセルで在庫管理表を作成し、在庫の数量、発注状況、売上データなどを簡単に記録して分析できます。

テンプレートや関数を活用して、在庫の動きを視覚的に追跡し、必要なデータを即座に抽出することが可能です。しかし、在庫の規模が大きくなると管理が複雑になり、より専門的な在庫管理システムの導入が求められることもあります。

在庫管理システム・アプリによる管理

在庫管理システム・アプリとは、在庫データをシステム上で管理できるツールです。これらのツールはリアルタイムで在庫の動きを追跡し、データの入力ミスを減らし、時間を節約することが可能です。

さらに、売上予測、発注量の最適化、在庫回転率の分析など、複雑な作業を自動で行う機能も備えています。特に大規模なビジネスや、多くのSKU(Stock Keeping Unit)を扱う企業にとって、在庫管理システムやアプリは不可欠です。

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在庫管理を実施するまでの手順・やり方

在庫管理を始めるには、計画的な手順を踏むことが重要です。

ここでは、在庫管理を効果的に行うための基本的なステップを解説します。

1.現在の在庫数を把握する

在庫管理の最初のステップは、現在の在庫数を正確に把握することです。具体的には、倉庫内の商品の数を数え、各商品の状態を確認します。

在庫数の把握はどの商品がよく売れ、どの商品が滞留しがちかを理解するためにも必要です。この情報をもとに、より効果的な発注計画や販売戦略を立てられます。

2.管理環境を整備する

在庫管理において、整理整頓された管理環境を作ることは非常に重要です。商品が簡単に識別でき、取り出しやすいように配置し、保管環境も清潔に保ちます。

また、在庫の追跡を容易にするためのラベリングシステムや、入出庫のプロセスを明確にする手順の確立も必要です。管理環境を適切に整備することで、作業ミスを減らし、在庫の精度を高められます。さらに、効率的な在庫管理環境は、従業員の作業負担を軽減し、全体的な生産性を向上させる効果も期待できます。

3.入出庫時のルールを定める

在庫管理を効果的に行うためには、入庫と出庫の明確なルールが不可欠です。具体的には、商品が倉庫に到着した際の検査プロセス、保管場所の割り当て、出荷前の確認作業などのルールを明確に定めます。

設定したルールを従業員全員が守ることで、商品の紛失や誤出荷を防ぎ、在庫の精度を保つことが可能です。また、明確なルールとプロセスは、在庫管理の効率化と作業のスムーズな進行を促します。

4.自社に適した管理手法を活用する

自社のビジネスモデルや在庫の特性に基づいて、最も適した在庫管理手法を選択することが重要です。小規模なビジネスであればエクセルでの管理が十分な場合もありますが、大規模であれば専用の在庫管理システムやアプリが必要になる場合があります。

また、発注管理においても、製品の種類や消費パターンによっては「定量発注方式」や「定期発注方式」など、異なる発注管理方式が適している場合もあるでしょう。自社のニーズを理解し、それに合わせた管理手法を採用することで、在庫コストを抑えて顧客満足度を高められます。

在庫管理業務が抱えやすい課題

在庫管理は多くの利点がありますが、一方でさまざまな課題も抱えています。

ここからは、在庫管理業務が抱えやすい課題を3つ紹介します。

在庫情報を正確に把握できない

在庫情報の正確性は、効果的な在庫管理のための基本ですが、データ入力のミス、商品の紛失、棚卸しの不一致などが原因で、実際の在庫数とシステム上の数値が異なる場合があります。

この問題を解決するためには、定期的な棚卸し、正確な記録保持、そして入出庫時の厳格なルール設定が必要です。また、在庫管理システムを導入し、リアルタイムでの在庫追跡と更新を行うことも、情報の正確性を高める効果的な方法です。

ヒューマンエラーによるトラブル

ヒューマンエラーは在庫管理において避けがたい課題の一つです。商品の誤出荷、データ入力ミス、誤った在庫数の記録など、人の手による作業は常にミスのリスクを伴います。

このようなトラブルを減らすためには、従業員のトレーニングを強化し、明確で簡潔な作業プロセスを設定することが重要です。また、在庫管理システムやバーコードスキャナーなどのツールを導入することで、ヒューマンエラーの発生を大幅に減らせます。

人の手による作業を減らすことで、ミスの発生を最小限に抑え、全体の効率性を高めることができます。

特定の担当者への依存

在庫管理において特定の担当者に依存しすぎると、その人が休暇や病欠で不在の際に作業が滞るリスクが生じます。このような依存性を避けるためには、作業プロセスを標準化し、必要な情報や手順を文書化することが重要です。

また、全従業員に対して十分なトレーニングを行い、複数の人が同じ業務に対応できるようにすることも有効です。さらに、在庫管理システムを導入して、情報が透明かつアクセス可能になることで、業務の属人化を防げます。

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在庫管理の業務改善・効率化に役立つ手法

ここからは、在庫管理の業務を改善・効率化に役立つ手法を5つ紹介します。

ABC分析

ABC分析は、在庫管理において商品を重要度に応じて分類する手法です。この分析では、商品をA、B、Cの3つのカテゴリに分けます。

Aカテゴリは売上や利益に大きく貢献する重要な商品、Bカテゴリは中間の重要度を持つ商品、Cカテゴリは比較的重要度が低い商品です。この分類により、どの商品に注力し、在庫をどのように管理するかを効果的に決定できます。

例えば、Aカテゴリの商品にはより厳密な在庫管理を施し、Cカテゴリの商品は在庫を最小限に抑えるなど、優先順位ごとに適切な管理が可能です。

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先入れ先出し

先入れ先出し(FIFO)は、最初に入庫した商品を最初に出荷する在庫管理の方法です。特に、賞味期限がある食品や劣化しやすい商品の管理に適しています。

先入れ先出しを徹底することで、古い在庫が倉庫に長く残ることを防ぎ、商品の鮮度を保てます。さらに在庫の廃棄率を減らし、結果としてコスト削減にも寄与します。

在庫管理の効率化を図るうえで、先入れ先出しはシンプルでありながら非常に効果的な手法の一つです。

5S

5Sは、職場を整理し効率化するための手法で、主に5つの日本語の単語「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字のSから名付けられています。

在庫管理において5Sを実施することで、「不要な在庫を整理し、出荷しやすいよう整頓し、倉庫を清掃して清潔に保ち、規律を維持する」ことが可能です。5Sは作業効率を向上させ、エラーを減少させると同時に、職場の安全性を高める効果が期待できます。

バーコード・ICタグ

バーコードやICタグは、在庫管理において商品の追跡と識別を自動化するために使用されます。

バーコードは商品に貼り付けられ、専用のスキャナーで読み取ることで、迅速に商品情報をシステムに入力できます。ICタグは、商品のデータを遠隔で読み取り、在庫の追跡をリアルタイムで行うことが可能です。

これらの技術を活用することで、在庫管理の正確性が大幅に向上し、手作業によるデータ入力ミスが減少します。さらに、在庫の入出庫プロセスがスピードアップし、全体的な作業効率が改善されます。

ロケーション管理

ロケーション管理は、倉庫内のエリアを区分して、在庫の保管場所を正確に管理することです。なお、ロケーション管理には大きく分けて3つの種類があります。

  • 固定ロケーション
  • フリーロケーション
  • ダブルトランザクション

固定ロケーションは、在庫の保管場所を固定して管理し、フリーロケーションは保管場所を固定せず、空いている棚で保管する方法です。ダブルトランザクションは、固定ロケーションとフリーロケーションを倉庫内で組み合わせます。

ロケーション管理を行うことで、商品を探す時間が短縮され、ピッキングや棚卸しの効率が向上します。また、商品の配置を最適化することで、倉庫のスペースを有効活用し、在庫保管のコスト削減も可能です。

在庫管理とは企業の在庫を適切な状態に調整し管理する業務

在庫管理は、企業が商品や資材を効率的に管理し、顧客のニーズに迅速に対応するための重要な業務です。在庫管理の目的は、過剰在庫による無駄なコストを避けつつ、必要な時に必要な量の商品を確実に提供できるようにすることがあげられます。

適切な在庫管理は、未来の市場の動向を予測して計画や戦略を立てるうえで重要となるため、自社に合った方法で在庫管理を行いましょう。

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ビズクロ編集部
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