無料のおすすめナレッジマネジメントツール8選！個人向けや有料版との違い

個人でも利用できる無料のおすすめナレッジマネジメントツール8選

個人でも活用できる無料のおすすめナレッジマネジメントツール8選を紹介します。

1.Confluence｜アトラシアン

Confluenceは、四半期計画やブログなど、あらゆる形のファイルを保管できるナレッジマネジメントツールです。すべてのファイルを一か所で管理するため、組織内の情報共有が円滑になるでしょう。

また、ツールを通じてフィードバックを送る・受け取ることも可能なため、オープンな環境でチームワークの構築も期待できます。

2.Kibela｜株式会社ビットジャーニー

Kibelaは、組織の自律化を支援するナレッジマネジメントツールです。圧倒的な効率化と情報の資産化によってビジネスにおける強力なパートナーになるでしょう。ITリテラシーの有無に関係なく、誰もが使いやすいようシンプルな設計になっている点が特徴です。

セキュリティ面も強化されていることから、高度な管理と柔軟な共有の相反する条件の両立ができます。

3.Freshdesk｜OrangeOne株式会社

Freshdeskは、無料プランも含め全プランに24時間365日のメールサポートが備わっているナレッジマネジメントツールです。無料プランでもサポートを受けられるため、初めての導入で不安な方でも安心して導入・運用ができます。

同ツールの導入によって、満足度の高いカスタマーサービスの提供が可能になるだけでなく、エージェントにとっても効率的な顧客対応ができる点が特徴です。

4.Scrapbox｜Nota株式会社

Scrapboxは、チームにおける企画書・マニュアル・アイデアなど、さまざまな情報を何千何万という単位で管理できるナレッジマネジメントツールです。

各ファイルにリンクを設置しておけば、手動でファイリングすることなく、自動で振り分けてくれます。そのため、分類・整理をしないまま、ファイルを検索できる状態を維持してくれます。コミュニケーション機能も豊富なため、チームのコミュニケーション活性化にも役立つでしょう。

5.Googleドライブ｜Google

Googleドライブは、Googleアカウントを持っていれば誰でも使えるナレッジマネジメントツールです。スマートフォン・タブレット・パソコンなどさまざまなデバイスに対応しており、ファイルの保存・共有・共同編集ができます。

また、同ツールドライブ内のファイルにアクセスする際は暗号化されるため、セキュリティ面にも強いという特徴があります。インターネット環境があればどこでも利用できる点も同ツールの魅力です。

6.Slite｜Slite

Sliteは、製品仕様・マニュアル・会議メモなど、豊富なテンプレートを用意しているナレッジマネジメントツールです。各コンテンツを初めから作成する必要がありません。

また、連携できる外部ツールも多く、各ツールからデータをインポートする機能もあります。そのため、導入後の素早い運用開始が期待できるでしょう。

7.Notion｜Notion Labs.Inc.

Notionは、書く・計画する・整理するのすべてをひとつの場所で実行できるナレッジマネジメントツールです。チーム・プロジェクト・ドキュメントなどの各情報を一元的に管理し、情報の分断を防ぎます。

何千ものテンプレートを活用できるため、仕事やプライベートを問わずさまざまなコンテンツ作成が手軽に行えるでしょう。

8.Stock｜株式会社Stock

Stockは、チームの情報を簡単に残せるナレッジマネジメントツールです。チャットツールのように重要なファイルが流れていくことはありません。

また、メッセージ機能を使って、ツール内でコミュニケーションを取ることも可能です。そのため、ナレッジの蓄積からメッセージによるやり取りまでが、同ツールで完結します。

ナレッジマネジメントツールについて

ナレッジマネジメントツールは、個々が持つ知識や経験の管理・共有を効率化するためのITツールです。ナレッジがひとつの場所に集まることで、業務効率の向上や円滑な情報共有につながります。

ナレッジマネジメントツールの種類や特徴について、さらに詳しくみていきましょう。

ナレッジマネジメントツールには種類がある

ナレッジマネジメントツールは、以下の4つに分けられ、それぞれ特徴が異なります。それぞれの種類について解説していきます。

• オンラインストレージ
• エンタープライズリサーチ
• グループウェア
• SFA/CRM

オンラインストレージ

オンラインストレージは、あらゆるデータをオンライン上で保管・共有するシステムです。オンラインストレージは、インターネット環境があれば利用できるため、場所を問わずデータの追加や検索・閲覧が可能です。

また、文書・画像・動画など、保管できるデータ形式も幅広いため、文書化しにくいナレッジの共有も簡単に行えるでしょう。バラバラに保管されたデータを一元化できる点が、オンラインストレージ最大の特徴です。

エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチは、企業内の検索エンジンのようなものです。GoogleやYahoo!といった検索エンジンのように、企業内のあらゆる情報を検索できます。

例えば、顧客情報を営業部門が管理している場合、経理部門が顧客情報を確認するには、営業部門を通じて情報を取得しなければなりませんでした。しかし、エンタープライズサーチでは確認したい顧客情報を検索すれば、営業部門を通さず横断的に情報を確認できます。

このように、エンタープライズサーチは企業内の情報を保管場所にかかわらず、横断的に情報検索が可能です。そのためエンタープライズサーチは、企業内の情報へのアクセス性に優れています。

グループウェア

グループウェアは、コミュニケーションや情報共有に特化したツールです。

個人というよりも企業などの組織単位でよく活用されています。グループウェアにはコミュニケーションや情報共有を効率化するために、以下のような機能が備わっています。

• メール
• チャット
• ビデオ通話
• 掲示板
• コメント
• ワークフロー
• ファイル共有
• スケジュール管理

上記のように、グループウェアにはコミュニケーションの活性化や、情報共有の円滑化に役立つ機能が豊富に備わっています。ファイル共有機能を活用すれば、ナレッジの蓄積も可能でしょう。

SFA/CRM

SFA/CRMは、営業部門の業務効率化に役立つツールです。SFAとCRMそれぞれの特徴を、以下の表にまとめました。

上記のような特徴から、SFA/CRMは営業部門におけるナレッジマネジメントに最適なツールです。

過去の商談内容を参考に営業の成功パターンを発見したり、顧客情報から各顧客の特徴を把握したりといったナレッジの活用方法が挙げられます。

▷【2023年最新】おすすめSFA(営業支援システム)12選！比較ポイントも解説

▷【最新】おすすめCRM(顧客管理システム)22選！機能や料金を徹底比較！

ナレッジマネジメントツールには無料と有料がある

ナレッジマネジメントツールには、無料と有料のツールがあります。では、無料と有料ではどのような違いがあるのでしょうか。それぞれの特徴について解説します。

無料のナレッジマネジメントツールの特徴

無料で利用できるナレッジマネジメントツールのほとんどは、各Webサイトにあるオープンソースからインストールすることで利用が可能になります。導入・運用にかかるコストを抑えたい場合は、無料ツールがおすすめです。

また、ナレッジマネジメントツールを無料で利用する方法として、有料ツールのトライアルや無料プランの活用が挙げられます。しかし、利用できる人数や機能が制限されているケースが多いため、大人数で活用したい場合や豊富な機能を活用したい場合に無料ツールは向いていません。

また、無料で利用できるツールに共通しているのは、サポート体制が十分に整っていない点です。オープンソースからインストールする場合、自社内でシステムの構築や機能のカスタマイズをする必要があるため、ある程度のIT知識が必要です。

有料ツールのトライアルや無料プランを利用する場合、サポートを受けるには有料プランへの移行や課金が必要になる場合が多いです。このように、無料で利用できる反面、いくつかの懸念点があるということに注意してください。

有料のナレッジマネジメントツールの特徴

有料のナレッジマネジメントツールは、ナレッジマネジメントに関する機能が豊富に備わっており、ツールの種類によって特徴が異なります。例えば、コミュニケーション機能が豊富なナレッジマネジメントツールがあれば、顧客情報の管理を得意とするナレッジマネジメントツールもあります。

そのため、ナレッジマネジメントツールと言ってもさまざまな種類があるため、目的に応じて導入するツールを選定することが大切です。

ただ、有料ツールでは無料ツールにはない機能やサポートが受けられます。そのため、ナレッジマネジメントツールのスムーズな導入・運用や、豊富な機能の活用を求める場合は、有料ツールの導入がおすすめです。

▷ナレッジベースとは？重要視される理由や作り方・効果的な運用方法を解説

ナレッジマネジメントツールの選び方

自社に最適なナレッジマネジメントツールの選び方を紹介します。実際に導入を検討する前の参考にしてください。

自社の用途から選ぶ

自社がナレッジマネジメントツールを導入する目的を考慮して選びましょう。ナレッジマネジメントツールにはさまざまな用途が考えられます。例えば、ナレッジの蓄積が目的であればオンラインストレージ、ナレッジ共有の円滑化が目的であればグループウェアが最適です。

このように、ナレッジマネジメントツールといっても種類があるため、自社の用途に合わせて選定することで、導入の目的を達成できるでしょう。

サポート内容から選ぶ

ナレッジマネジメントツールは、種類によってサポート体制が異なります。導入後のサポートが一切ない事業者がいれば、活用ノウハウに関する研修を実施してくれる事業者もいます。

もし、ナレッジマネジメントツールの導入・運用に不安があれば、サポート体制が十分に整っている事業者を選びましょう。

ナレッジマネジメントツールのサポートには、以下の内容が挙げられます。以下のサポート内容を参考に自社が必要とするサポート内容を洗い出し、導入を検討しているナレッジマネジメントツールのサポート内容と比較・検討してください。

• 導入サポート
• 運用サポート
• 問い合わせ受付の設置
• 活用ノウハウに関する研修の開催

使いやすさから選ぶ

ナレッジマネジメントツールを導入しても、使いにくいと活用されなくなる可能性があります。とくに、有料ツールを導入している場合、活用されなければ無駄なコストがかかってしまいます。

そのため、実際に使用する人が使いやすいツールを導入し、活用が定着するようにしましょう。組織で導入する場合は、無料トライアルなどを利用し、現場からの感想や意見を取り入れて、実際に導入するツールを絞っていくことが大切です。

コスト面から選ぶ

ナレッジマネジメントツールの導入にコストをかけられない場合は、無料ツールをおすすめします。

しかし、有料ツールを導入する場合、ツールによって月額や年額でかかるコストが異なります。また、同じツールでもプランの内容により料金が変動することもあります。

そのため、自社がナレッジマネジメントツールの導入にかけられるコストと比較しながら、予算内で導入できるものを選ぶとよいでしょう。高額なツールは備わっている機能は豊富ですが、すべての機能を使いこなせなければ費用対効果は高くなりません。

したがって、自社に必要な機能が備わっているツールで、予算と見合うものを見極めることが大切です。

▷ナレッジワーカーとは？意味や代表的な職種・必要なスキルを解説

ナレッジマネジメントツールを利用するメリット

ナレッジマネジメントツールを導入することで得られるメリットを8つ紹介します。

円滑な情報の共有

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、情報共有が円滑に行えます。ナレッジをツール上に保管すれば、メンバーはツールを通じてナレッジを閲覧・確認できるため、わざわざ各メンバーに共有する必要がありません。

このように、ナレッジマネジメントツールを導入すると、時間や手間をかけずに円滑な情報共有につながります。

業務の効率化

ナレッジマネジメントツールでは、個々の持つ知識・経験情報が一か所に集約されるため、情報を見つけやすく、業務の効率化につながります。

また紙でファイリングされた情報を見つけ出すには時間がかかりますが、ナレッジマネジメントツールであれば検索するだけで、必要な情報をピックアップできます。

他にも、自分のナレッジを共有する際も伝えたいメンバーごとに共有せず、ツール上に追加するだけで共有が完了するため、上司・部下ともに業務効率の向上が可能です。

コミュニケーションの活性化

ナレッジマネジメントツールによっては、メール・チャット・ビデオ通話・コメントなど、コミュニケーション機能が豊富に備わっています。そのため、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

例えば、制作物に対するフィードバックを口頭で伝える場合、お互いのタイミングが合わず伝え忘れや内容の漏れが発生する可能性があります。しかし、ツール上に制作物が追加されれば、ツールのコメント機能を使ってその場でフィードバックが可能です。

このように、対面では面倒で避けてきたような小さいコミュニケーションが、ツールを通すことで手軽に実行できるため、コミュニケーションの活性化につながります。

属人化の防止

これまでは個々が管理していた知識や経験が、ナレッジマネジメントツールを活用すると知識・経験が一か所にまとまります。そのため、ナレッジの属人化を防止できるでしょう。

ナレッジが属人化してしまうと、知識・経験を持った人材が退職・休職した際に、業務効率が悪化してしまう可能性があります。

顧客対応の強化

カスタマーサポートやコールセンターなどの部門では、ナレッジマネジメントツールの導入によって顧客対応の強化も期待できます。ナレッジマネジメントツールには、顧客情報や商品情報なども蓄積できるため、お問い合わせを受けた際、瞬時に必要な情報の検索・収集が可能です。

営業が持っている情報を営業に問い合わせるといった部門間の連絡が削減できるため、スピーディーな顧客対応と品質向上が実現できるでしょう。

重要ナレッジの分析

ナレッジマネジメントツールには、膨大な量の情報が蓄積されます。

そのため、「重要なナレッジがどこにあるのか上手く探せなさそう」という不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、ナレッジマネジメントツールには、各ナレッジを分析し、重要なナレッジのみを抽出する機能があります。

つまり、ナレッジマネジメントツールでは重要なナレッジを見失わず、各メンバーにとって必要なナレッジをピックアップしてくれるのです。

関連システムとの連携

ナレッジマネジメントツールの種類によっては、外部システムとの連携が可能です。すでに導入している外部システムと連携できない場合、システムごとに情報が蓄積されるため、横断的な情報収集ができません。

しかし、ナレッジマネジメントツールと外部システムが連携できれば、外部システムの情報を取り込んだり、どちらかに追加された情報をもう一方に反映させたりすることが可能です。このように、関連システムとの連携によって、各システムを最大限活用できるようになるでしょう。

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ナレッジマネジメントツールを利用するデメリット

ナレッジマネジメントツールの導入は多くのメリットがありますが、デメリットも3つあります。

推進者が必要になる

ナレッジマネジメントツールを導入しただけでは、活用が進まずツールの利用が定着しません。

そのため、ナレッジマネジメントツールの活用を進める推進者が必要です。推進者が具体的に行う内容としては、以下が挙げられます。

• マニュアルの作成
• 活用方法に関する研修・セミナーの開催
• お問い合わせ窓口の設置
• 定期的な活用の呼びかけ

ナレッジマネジメントツールは現場で活用が進まなければ、導入の効果は得られません。そのため、推進者の活動によってナレッジマネジメントツールを上手く運用し、ツールの活用を定着させていく必要があります。

上手く情報共有できない可能性がある

ナレッジマネジメントツールをはじめとするITツールの利用に消極的な従業員もいるでしょう。また、ITツールの利用に慣れない従業員にとっては、ツールを利用しないやり方のほうが効率的に感じることもあります。

このように、ナレッジマネジメントツールを導入したからといって、ツールを通じたナレッジ共有が円滑に進むわけではありません。

そのため、ツールの活用方法や導入によって得られる効果などを伝え、ツールを通じたナレッジ共有が上手く進むよう工夫が必要です。

導入にコストがかかる

ナレッジマネジメントツールは無料で利用できるものもありますが、ストレージ量やユーザー数によっては有料プランでなければ利用できない場合があります。

ほとんどのナレッジマネジメントツールでは、月額や年額でコストが発生するため、導入・運用には中長期的なコストがかかると認識しておかなければなりません。

また、導入に際して推進者を設置するなどの人件費も発生します。ただし、ツール導入によって業務効率化や属人化防止などのメリットが得られるため、発生するコストと得られる効果を比較しながら導入を検討することが大切です。

ナレッジマネジメントツールの上手な活用法

ナレッジマネジメントツールを最大限活用するため、以下2つのポイントを押さえておきましょう。

無料版で試運転する

ナレッジマネジメントツールによっては、有料プランを導入する前に無料トライアルや無料プランが設けられてる場合があります。

無料トライアルや無料プランが提供されている場合は、事前に無料版で試験的な導入をしてみることが大切です。

機能が分かっていても、「操作性が悪い」「ツール内のデザインが好みでない」など、ツールと合わない点が見つかるかもしれません。そのため、事前に無料版で操作感を確かめたうえで、最適なツールを導入し、スムーズな運用につなげましょう。

自社で製作する

無料のナレッジマネジメントツールで豊富な機能を使いたい場合は、オープンソースのソフトウェアをインストール後、自社の仕様へと追加で製作することがおすすめです。

オープンソースのソフトウェアは無料でインストールできるうえ、自社で追加製作を行えば、月額料金等は発生しません。しかし、インストールしたソフトウェアをもとに追加製作を行うには、専門的な知識が必要となることを理解しておきましょう。

自社に適したナレッジマネジメントツールを上手に活用しよう

ナレッジマネジメントツールは、個々が持つ知識や経験の管理・共有に役立つツールです。個人利用であれば、無料のツールでも十分な効果を得ることができるかもしれません。

もし組織単位で導入を検討する場合は、十分なサポート体制と豊富な機能が備わった有料ツールがおすすめです。本記事を参考に自社に最適なナレッジマネジメントツールを見極め、上手く活用していきましょう。