【無料】見やすい議事録のテンプレート・フォーマット一覧｜word・excelごとに紹介

議事録のテンプレートの重要性

議事録の作成は、既存テンプレートの活用がおすすめです。近年では、始めから議事録を作成するよりも、オンラインで提供されているフォーマットやテンプレートの活用が一般的になっています。

議事録は、会議の内容や意思決定を正確に記録する重要な文書です。そのため、重要な意思決定や議論の要点を明確に記録し、客観的で正確な表現を心がけ、必要な情報を適切に整理して記載しなければなりません。

フォーマットに基づいたテンプレートやガイドラインがあれば、議事録の作成者は、手間や時間をかけず、記録漏れや品質のばらつきを防げます。

議事録のテンプレートの活用は、効果的なコミュニケーション・組織の効率性向上・プロジェクトの成功に必要な要素といえるでしょう。

▷議事録作成が苦手な人必見！克服するポイントと伝わる議事録の書き方

【無料】見やすい議事録のテンプレート・フォーマット一覧｜形式別

それでは、実際に使えるテンプレート・フォーマットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、今すぐ使える無料の議事録のテンプレート・フォーマットを形式別に紹介します。

Word｜基本のテンプレート

Wordで作成した社内ビジネス文書形式の基本テンプレートは、以下のような項目です。

1. 日時
2. 場所
3. 出席者
4. 議題
5. 議事の経過及び結果
6. 保留事項
7. 資料
8. 特記事項

日時・場所・出席者・議題・議事の経過や結果は記載の必須項目ですが、必要に応じて追加・修正・削除も可能です。特に、議事録のテンプレートにこだわりがない企業におすすめです。

[出典:［文書］テンプレートの無料ダウンロード「会議議事録・会議報告書の雛形・様式フォーム」]

Word｜シンプルなテンプレート

Wordで作成できるシンプルなテンプレートは、以下のような記載項目です。

1. 日時
2. 場所
3. 参加者
4. 内容
5. 決定事項
6. 次回予定

一番下には参加者の確認印欄が用意されており、議事録で押印が必要な企業におすすめのテンプレートです。

[出典:文例書式テンプレート集「議事録のテンプレート03（Word・ワード）」]

Word｜おしゃれなテンプレート

おしゃれなテンプレートは、Microsoftを使って無料でダウンロードできます。デフォルトでは、下記の記載項目が網羅されています。

1. 会議の開催概要
2. 出席確認
3. 最終会議議事録の承認
4. 未解決の懸案事項
5. 新規の用件
6. 持ち越し事項

ストライプの表は、必要に応じて自社にあった内容に追加・修正・削除を行うことで見やすくしましょう。

[出典:Microsoft Corporation「2 本のストライプ入りの会議議事録」]

Word｜教育機関向けテンプレート

Wordで作成できる教育機関向けテンプレートは、Microsoftのホームページから無料でダウンロードできます。教育機関向けテンプレートでは、理事会・諮問委員会・校長の報告・予算など、教育機関に特化した記入項目があります。

PTAや教育委員会などの会議では、テンプレートを活用することで大幅な時間の短縮につながるでしょう。

[出典:Microsoft Corporation「教育機関向け議事録」]

Excel｜シンプルなテンプレート

議事録をExcelで作成できるシンプルなテンプレートです。シンプルで実用的なレイアウトですが、項目名に網掛けをすることで見た目のわかりやすさにもこだわっています。

日時・場所・出席者・議事・決定事項・懸案事項など、必要最低限の項目はおさえられています。しかし、議題項目や次回持ち込み事案など自社に必要な項目は、修正や追加を行いましょう。

[出典:［文書］テンプレートの無料ダウンロード「議事録・会議報告書の書式フォーマット」]

Excel｜おしゃれなテンプレート

議事録をExcelで作成できるテンプレートを、2種類の中から選択ができます。日時・場所・出席者など最低限の項目のほかに、討議ごとの記入欄が用意されているものもあります。

討議がいくつかある会議には、おすすめのテンプレートです。入力フォームを綺麗に印刷できるため、紙で共有する際にもおすすめです。

[出典:コクヨ株式会社「さくっとファイリング テンプレートダウンロード」]

▷わかりやすい議事録を作成するコツ！早く・効率よく作成する書き方

▷議事録のメモが追いつかない！メモを効率よく取るコツとおすすめのツール

議事録作成ではツールの利用もおすすめ！

ここまで、議事録の作成に無料で使えるWordやExcelを紹介しました。しかし、品質を担保し素早く議事録を作成したい方には、ツールの活用がおすすめです。ここでは、議事録の作成に使えるツールを4つ紹介します。

Rimo Voice

Rimo合同会社が提供するRimo Voiceは、日本語に特化したAIでの自動文字起こしが可能です。音声データの質やネット環境にもよりますが、1時間の音声データなら5分前後で文字起こしができます。

マイク機能を使って会議をそのまま録音できるため、議事録を作成する時間を大幅に短縮できます。また、AIによって会議の要約を10秒程度でまとめることも可能です。

amptalk

amptalk株式会社が提供するamptalkは、文字起こし・音声解析AI・SFA自動入力などオールインワンで対応できるオンライン商談ツールです。継続率は99％と高く、業種問わずに多くの企業が導入しています。

amptalkの特徴は、営業中の架電や商談時のメモが不要な点です。IP電話やツールを使って録画することで、文字起こしを行ってくれます。また、国内ツール連携数が多く、Salesforce・HubSpotなど営業支援ツールと連携することで毎日発生する活動記入の作業も軽減できます。

AI議事録取れる君

株式会社AIdeaLabが提供するAI議事録取れる君は、ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールと連携することで、自動で議事録の作成ができます。また、チーム機能を利用することで、チーム内で議事録の共有が可能です。

ほかにも、リンク1つでゲストを招待して共同で議事録の作成ができたり、議事録の記録が完了すると参加者にメールを送ったりする機能もあるため、議事録の作成を効率化したい企業におすすめです。

Oneminutes

quintet株式会社が提供するOneminutesは、10以上の言語をリアルタイムに文字起こしできる点が特徴の議事録作成ツールです。

日本語・英語・ポルトガル語(ブラジル)・スペイン語・ヒンディー語・中国語・ドイツ語・フランス語など、多くの言語に対応しています。また、リアルタイムの共同編集が可能で、自動要約機能を使って全体サマリーと話題ごとの課題・決定事項を出力します。

▷議事録作成ツールおすすめ11選！選定のポイントと無料・AI搭載を比較！

テンプレート・フォーマットを活用し質の高い議事録を作成しよう

会議の議事録作成に使えるテンプレート・フォーマットを解説しました。議事録の作成を効率化するには、テンプレート・フォーマットは欠かせません。無料で使えるWordやExcelもありますが、効率化したいと考えている場合にはツールがおすすめです。

本記事を参考に自社にあったテンプレート・フォーマットを活用し、質の高い議事録の作成を行いましょう。