【無料版あり】議事録作成におすすめのアプリ11選比較！メリットや選び方

議事録作成アプリとは？

議事録作成アプリとは録音や自動文字起こしなど、議事録作成の効率化に役立つアプリです。議事録作成アプリを活用することで、会議の内容を聞き逃したり議事録の作成に多くの時間が割かれたりといった課題の解決につながります。

議事録作成アプリの主な機能

議事録作成アプリの機能は主に次の以下のようなものが挙げられます。

• 音声の録音・再生
• 自動文字起こし
• ファイル管理・共有・検索
• 発言者の認識
• 重要キーワードの自動タグ付け

自動文字起こしを活用すれば、会議終了後にわざわざ手作業で文字起こしをする必要がありません。アプリの種類によっては、会議中にリアルタイムで文字起こしを行ってくれるため、会議終了時にすぐに議事録を完成させることができます。

実際に備わっている機能はアプリの種類によって異なりますが、議事録作成アプリには上記のような議事録作成の効率化に役立つ機能が豊富に備わっているのです。

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議事録アプリを活用するメリット

議事録作成アプリを活用するメリットを紹介します。

議事録作成を効率化できる

議事録作成を効率化できる点は、議事録作成アプリのメリットです。音声の録音から文字起こしまで一貫して行ってくれるため、会議中に発言内容をメモしたり会議終了後に録音した音声を聞きながら手作業で文字起こしをしたりする手間を省けます。

手作業で議事録を作成するには、会議の2～3倍時間がかかるといわれています。たとえば1時間行われた会議の議事録を作成する場合、2～3時間もかかってしまうのです。

しかし、議事録を自動作成することで、議事録作成にかかった時間を短縮でき、コア業務に振り分けることが可能となります。議事録作成アプリの導入は、議事録作成の効率化だけでなく、生産性向上にもつながる可能性があるといえるでしょう。

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議事録の共有・確認が容易になる

議事録作成アプリでは、会議中にリアルタイムで議事録を作成できるため、会議終了後すぐに議事録を共有できます。アプリの種類によってはクラウド上のファイルに追加するだけでツール上での共有が行え、わざわざメールやチャットで送る必要もありません。

またクラウド上に追加された議事録は、チームメンバーであればツールを通じていつでも確認可能です。検索機能を使えば閲覧したい議事録をすぐに探せるので、議事録を探す手間も省けます。

議事録作成アプリの導入により議事録の共有・確認が容易になり、社内の情報共有が円滑に進むでしょう。

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議事録アプリを活用するデメリット

議事録作成アプリを活用することで議事録に関するさまざまな手間が省ける一方で、デメリットも存在します。ここでは、議事録作成アプリを使用するデメリットを見ていきましょう。

導入〜運用にコストがかかる

導入や運用にコストがかかるのは、議事録作成アプリを利用するデメリットといえるでしょう。無料で利用できる議事録作成アプリもありますが、高機能なものは月額料金や初期費用がかかることもあるので注意が必要です。アプリを選定する際は、導入時や運用にかかるコストを必ず確認するようにしましょう。

使いこなすまでに時間がかかるケースもある

ITツールの活用に慣れていない従業員が議事録作成アプリを利用する場合、使いこなすまでに時間がかかってしまうこともあるでしょう。とくに多機能なアプリは活用の幅が広く、すべてを使いこなせない可能性があります。

議事録作成アプリを導入する際は、事前に活用マニュアルを作成・共有するなど、社内に浸透させるための対策を行うことが大切です。

▷議事録は意味ない？作成する目的や必要性・記載すべき項目

【完全無料】議事録作成におすすめのアプリ5選

ここでは、完全無料で利用できる議事録作成におすすめのアプリを5つ紹介します。

PCM録音

PCM録音は、高音質での録音が可能なボイスレコーダーアプリです。長時間の録音にも対応しており、デザインがシンプルなため、操作性にも優れている点が特徴です。録音・再生・パーミッションの3つの機能を軸とする豊富な機能を利用できます。

簡単ボイスレコーダー

簡単ボイスレコーダーは、会議や面談などの議事録作成から授業や音楽などの録音まで幅広く対応するボイスレコーダーアプリです。録音したファイルはメールやチャットを通じて簡単に共有できます。ウィジェットを活用することで、スマホのホーム画面から直接録音を開始できる点も魅力です。

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、Googleが提供しているドキュメントの作成・編集・共有が可能なアプリです。1つのファイルを共有すれば複数人でもリアルタイムで同時編集が行えます。

1人で議事録を作成する場合、聞き漏れがあったり完成までに時間がかかったりすることがあるでしょう。Googleドキュメントを活用すれば、複数人で1つの議事録を作成できるため、より効率的に議事録を作成することが可能です。

Evernote

Evernoteは、議事録の作成以外にもタスク管理やWebクリッパーなど豊富な機能が備わったアプリです。会議や面談でホワイトボードに書かれた情報をスマホで撮影し、撮った写真をノートに追加できます。また、録音機能を活用しながらメモをとることもできるなど、議事録の作成に役立つ便利な機能が備わっています。

GIJI

GIJIは、議事録関連の業務効率化に特化したツールです。議事録を作成する際は会議室にパソコンを持ち込み、GIJIを活用することでその場で議事録を仕上げられます。会議終了時には議事録を確認・共有できるため、確認や承認にかかる業務フローの削減にもつながるでしょう。

【iOS/Android対応】議事録作成におすすめのアプリ3選

iOS・Androidに対応している議事録作成アプリもあります。ここでは、おすすめのアプリを3つ紹介します。

Otter

Otterは、英語音声の録音や文字起こしに特化したアプリです。英語音声を録音してリアルタイムでテキスト化してくれるため、確認や共有がスピーディーに行えます。また、カレンダーとの同期が可能で、タスク管理の効率化にも役立つでしょう。

スーパーボイスレコーダー

スーパーボイスレコーダーは、すべての音声をmpファイルで録音できるボイスレコーダーアプリです。mpファイルで録音するため、容量を節約し数百時間も録音ができます。

また音質を7段階から選択できるため、高音質で録音したり低音質で容量を最適化したりと自分に合わせた使い方が可能です。

Speechy Lite

Speechy Liteは、最新の人工知能と強力な音声認識エンジンを活用したリアルタイム音声入力アプリです。会議や面談中の会話を聞かせるだけでテキスト変換してくれるため、効率的な議事録作成に役立ちます。88以上の言語に対応している点も、Speechy Liteの魅力です。

【文字起こしができる】議事録作成におすすめのアプリ3選

文字起こしできるアプリは、作業時間の短縮につながるので便利です。ここでは、文字起こしができる議事録作成におすすめのアプリを3つ紹介します。

Notta

Nottaは、文字起こし作業の効率化に役立つツールです。対面の会話はもちろん、音声ファイルやオンライン会議の音声についても録音と文字起こしができます。オンライン会議ツールと連携すれば、話している相手を認識しながら文字起こしが可能です。

Texter

Texterは音声だけでなく、画像や動画などの文字起こしもできるツールです。写真や画像の文字も抽出しテキスト変換してくれるため、さまざまな用途で利用できるでしょう。また、対応できる言語が豊富で、専門用語のテキスト変換も高精度で行えます。

toruno

torunoは、Web会議の音声をリアルタイムで文字起こしするアプリです。文字起こし機能だけでなく録音や画面キャプチャ機能があるため、議事録作成や会議の振り返りなどに役立ちます。

また録音を開始する際にオンライン会議ツールとの連携操作が不要で、ボタンを押すだけで録音できる点がtorunoの魅力です。

議事録作成アプリを選ぶ際のポイント

さまざまな議事録作成アプリがある中で、どれが自分に合うかわからない方も多いでしょう。ここでは、議事録作成アプリの選び方を6つのポイントに分けて解説します。

初めてでも問題なく利用できるか

初めて議事録作成アプリを利用する場合、使いこなすまでには時間がかかることがあります。とくにITツールの利用に慣れていない従業員は、操作に迷うことがあるでしょう。そのためデザインがシンプルなものや直感的に使いやすいものなど、操作性に優れたアプリを選ぶことが大切です。

操作が複雑なアプリを選んでしまうと、社内に定着しなかったりアプリを使用することでかえって生産性を下げてしまったりといった問題が起こりかねません。まずは無料トライアルなどを活用して、実際に使用する従業員が使いやすいと感じられるアプリを選びましょう。

議事録作成に必要な機能が搭載されているか

議事録作成に必要な機能が搭載されているかの確認も重要です。企業によって議事録にどのような点を重視するかは異なります。たとえば、日本語以外の言語を使う企業では、翻訳機能が搭載されているものがよいでしょう。

議事録作成アプリには、音声の録音・再生、自動文字起こしなどの基本的な機能以外にも、さまざまな便利機能が備わっています。そのためアプリを選ぶ際は、自社に必要な機能だけでなく、あると便利な機能が備わっているかについてもチェックしましょう。

情報共有がしやすいか

議事録はただ作成して終わりではありません。関係者に議事録を共有し、会議での決定事項や課題を周知することが大切です。そのため、議事録作成アプリの共有機能が使いやすいかも確認する必要があります。共有の手間を最小限にしたい場合は、クラウドで保存できる機能があるかを見てみるとよいでしょう。

外部ツールと連携できるか

外部ツールと連携できるかも重要なポイントです。議事録作成アプリの種類によっては、オンライン会議システム・カレンダー・チャットツールなどの外部ツールと連携する機能が備わっています。

たとえばカレンダーと連携できるものであれば、会議中に決まったタスクを自動入力するといった使い方も可能です。すでに利用しているツールとの連携により、さらなる業務の効率化や利便性の向上が期待できます。

セキュリティ性に優れているか

議事録作成アプリは、会議の内容を記録したり社内で共有したりするため、社外秘の情報や個人情報などを多く取り扱います。そのため、セキュリティ性に優れているアプリを選ぶことが大切です。

安全対策が十分かどうかを判断するには、公的機関での導入実績やセキュリティに関する認証マークの有無を確認するとよいでしょう。

予算が適切か

議事録作成アプリの種類は多く、導入・運用にかかる費用も異なります。基本機能のみであればずっと無料で利用できるアプリや、機能数が豊富で高額なアプリなどさまざまです。なかには基本機能のみのアプリでも、相場より価格が高い場合もあります。

アプリを比較検討する際は、導入や運用にかかるコストを算出し、自社の予算と照らし合わせながら適切なものを選びましょう。

議事録作成アプリを利用して効率的に議事録を作成しよう

議事録作成アプリを活用することで、時間と手間を省くことができ、議事録作成にかかる負担を大幅に軽減できます。

アプリにはさまざまな種類があるため、自社に必要な機能や利用規模に適したものを導入することが大切です。本記事で紹介した選び方のポイントなどを参考に、最適なアプリを導入しましょう。