議事録作成におすすめのアプリ11選比較！会議や打ち合わせを効率化

議事録作成アプリとは？

議事録作成アプリとは録音や自動文字起こしなど、議事録作成の効率化に役立つアプリです。議事録作成アプリを活用することで、会議の内容を聞き逃したり議事録の作成に多くの時間が割かれたりといった課題の解決につながります。

議事録作成アプリの主な機能

議事録作成アプリの機能は主に次のような内容です。

• 音声の録音・再生
• 自動文字起こし
• ファイル管理・共有・検索
• 発言者の認識
• 重要キーワードの自動タグ付け

たとえば自動文字起こしを活用すれば、会議終了後にわざわざ手作業で文字起こしをする必要がありません。アプリの種類によっては会議中にリアルタイムで文字起こしを行ってくれるため、会議終了時にすぐに議事録を完成させることができます。

実際に備わっている機能はアプリの種類によって異なりますが、議事録作成アプリには上記のように議事録作成の効率化に役立つ機能が豊富に備わっているのです。

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議事録を自動作成するメリット

議事録を自動作成するメリットは主に3つです。

• 議事録作成を効率化できる
• 業務を明確化できる
• 議事録の共有・確認が容易になる

議事録作成を効率化できる

議事録作成を効率化できる点は、議事録作成アプリのメリットです。音声の録音から文字起こしまで一貫して行ってくれるため、会議中に発言内容をメモしたり会議終了後に録音した音声を聞きながら手作業で文字起こしをしたりする手間を省けます。

手作業で議事録を作成には、会議の2～3倍時間がかかるといわれています。たとえば1時間行われた会議の議事録を作成するには、2～3時間もかかってしまうのです。手作業で議事録作成するには多くの時間がかかります。

しかし議事録を自動作成することで、議事録作成にかかった時間を短縮してコア業務に振り分けることが可能となります。つまり議事録作成アプリの導入は議事録作成の効率化だけでなく、生産性向上にもつながる可能性があるのです。

業務を明確化できる

一部の議事録作成アプリには、会議中に決まったタスクや業務などを自動抽出してくれる機能があります。そのため、会話を聞き逃したり決まったタスクが多すぎてすべてを把握できなかったりという課題の解消につながります。

アプリの種類によってはカレンダーと連携させることで、カレンダーへの自動入力が可能です。そのため議事録作成アプリを活用すると、次の業務を明確化できるというメリットがあります。

議事録の共有・確認が容易になる

議事録作成アプリでは、会議中にリアルタイムで議事録を作成できるため、会議終了後すぐに議事録を共有できます。アプリの種類によってはクラウド上のファイルに追加するだけでツール上での共有が可能なため、わざわざメールやチャットで送る必要もありません。

またクラウド上に追加された議事録は、チームメンバーであればツールを通じていつでも確認できます。検索機能を使えば閲覧したい議事録をすぐに探せるので、議事録を探す手間を省けます。

議事録作成アプリの導入により議事録の共有・確認が容易になり、社内の情報共有が円滑に進むでしょう。

議事録を自動作成するデメリット

議事録を自動作成するデメリットは主に2つです。

• 認識ミスの可能性がある
• 使いこなすまでに時間がかかるケースもある

認識ミスの可能性がある

議事録作成アプリの音声認識は完ぺきではありません。発言者の声が小さかったり同時に複数人が発言したりすると音声を正確に認識できない可能性があり、方言や専門用語なども同様です。

またアプリが誤った認識で文字起こしをした場合、誤字や脱字が発生することもあります。議事録作成アプリによる音声認識は完ぺきではないため、手作業による最終確認や修正が必要です。

使いこなすまでに時間がかかるケースもある

ITツールの活用に慣れていない従業員が議事録作成アプリを使いこなすには、時間がかかってしまうこともあるでしょう。とくに多機能なアプリは活用の幅が広いものの、すべてを使いこなせない可能性があります。

そのため議事録作成アプリを導入する際は、事前に活用マニュアルを作成・共有するなど導入後の活用が進む対策を行うことが大切です。

【完全無料】議事録作成におすすめのアプリ5選

ここでは、完全無料で利用できる議事録作成におすすめのアプリを5つ紹介します。

1.PCM録音

PCM録音は、高音質での録音が可能なボイスレコーダーアプリです。長時間の録音にも対応しています。また、デザインがシンプルなため、操作性にも優れている点が特徴です。録音・再生・パーミッションの3つの機能を軸とする豊富な機能を利用できます。

2.簡単ボイスレコーダー

簡単ボイスレコーダーは、会議や面談などの議事録作成から授業や音楽などの録音まで幅広く対応するボイスレコーダーアプリです。録音したファイルはメールやチャットを通じて簡単に共有できます。ウィジェットを活用することで、スマホのホーム画面から直接録音を開始できる点も魅力です。

3.Googleドキュメント

Googleドキュメントは、Googleが提供しているドキュメントの作成・編集・共有が可能なアプリです。1つのファイルを共有すれば複数人でもリアルタイムで同時編集できる点は、最大の特徴と言えます。

1人で議事録を作成する場合、聞き漏れがあったり完成までに時間がかかったりするなどの課題があります。しかしGoogleドキュメントでは複数人で1つの議事録を作成できるため、より効率的に議事録を作成することが可能です。

4.Evernote

Evernoteは、議事録の作成以外にもタスク管理やWebクリッパーなど豊富な機能が備わったアプリです。会議や面談でホワイトボードが使われた際は、スマホで撮影し写真をノートに追加したり録音機能を活用しながらメモをとったりするなど議事録の作成に役立つ機能が備わっています。

5.GIJI

GIJIは、議事録関連の業務効率化に特化したツールです。議事録を作成する際は会議室にパソコンを持ち込み、GIJIを活用することでその場で議事録を仕上げられます。会議終了時には議事録を確認・共有できるため、確認や承認にかかる業務フローの削減にもつながるでしょう。

【iOS/Android対応】議事録作成におすすめのアプリ3選

iOS・Androidに対応している議事録作成アプリもあります。ここでは、おすすめのアプリを3つ紹介します。

1.Otter

Otterは、英語音声の録音や文字起こしに特化したアプリです。英語音声を録音できリアルタイムでテキスト化してくれるため、確認や共有がスピーディーに行えます。またカレンダーとの同期が可能なため、タスク管理の効率化にも役立つでしょう。

2.スーパーボイスレコーダー

スーパーボイスレコーダーは、すべての音声をmpファイルで録音できるボイスレコーダーアプリです。mpファイルで録音するため、容量を節約し数百時間も録音ができます。

また音質を7段階から選択できるため、高音質で録音したり低音質で容量を最適化したり自分に合わせた使い方が可能です。

3.Speechy Lite

Speechy Liteは、最新の人工知能と強力な音声認識エンジンを活用したリアルタイム音声入力アプリです。会議や面談中の会話を聞かせるだけでテキスト変換してくれるため、効率的な議事録作成に役立ちます。88以上の言語に対応している点も、Speechy Liteの魅力です。

【文字起こしができる】議事録作成におすすめのアプリ3選

文字起こしできるアプリは、作業時間の短縮につながるので便利です。ここでは、文字起こしができる議事録作成におすすめのアプリを3つ紹介します。

1.Notta

Nottaは、文字起こし作業の効率化に役立つツールです。対面の会話だけでなく音声ファイルやオンライン会議の音声も、録音と文字起こしができます。オンライン会議ツールと連携すれば、話している相手を認識しながら文字起こしが可能です。

2.Texter

Texterは対面の会話だけでなく、画像や動画などの文字起こしができるツールです。音声ファイルだけでなく、写真や画像の文字も抽出しテキスト変換してくれます。対応できる言語が豊富なため、専門用語のテキスト変換も高精度で可能です。

3.toruno

torunoは、Web会議の音声をリアルタイムで文字起こしするアプリです。文字起こし機能だけでなく録音や画面キャプチャ機能があるため、議事録作成や会議の振り返りなどに役立ちます。

また録音を開始する際にオンライン会議ツールとの連携操作が不要で、ボタンを押すだけで録音できる点がtorunoの魅力です。

議事録作成アプリの選び方

さまざまな議事録作成アプリがある中で、どれが自分に合うかわからない方も多いでしょう。ここでは、議事録作成アプリの選び方を8つのポイントに分けて解説します。

• 音声認識の精度は高いか
• 必要な機能は備わっているか
• 利用規模に適しているか
• iOS/Androidに対応しているか
• 既存ツールと連携できるか
• 操作性は良いか
• 費用は妥当か
• 安全対策は十分か

音声認識の精度は高いか

音声認識の精度が高いアプリを選びましょう。音声認識の精度が低いと、認識ミスが多くなるため手作業で文字起こしをしなければなりません。議事録作成アプリの音声認識の精度は約7～8割といわれており完ぺきではありません。

また発言者を聞き分けたり専門用語に対応したりしているアプリもあります。議事録作成アプリの音声認識が完ぺきではないため、できる限り精度の高いアプリを選ぶことが大切です。

必要な機能は備わっているか

議事録作成アプリには、音声の録音・再生や自動文字起こしなど基本の機能以外にも、さまざまな便利機能が備わっています。便利な機能には次のようなものがあります。

• AI音声認識機能
• テンプレート機能
• 辞書登録機能
• エクスポート機能
• 翻訳機能

たとえば翻訳機能が備わっているアプリは、英語のインタビューを実際に話した英語と翻訳した日本語の両方で文字起こしを行ってくれます。

自社に必要な機能や便利な機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

利用規模に適しているか

議事録作成アプリの種類によっては録音時間や備わっている機能が異なり料金もさまざまです。そのため、自社の利用規模に応じて最適なアプリを選ぶことをおすすめします。

たとえば月3時間ほどの録音ができれば十分といった場合に、月50時間まで録音可能なアプリを導入しても利用しない分の容量や費用が無駄になってしまいます。

録音可能時間が長く機能が豊富なほど、料金も高くなる傾向にあります。自社に必要な録音時間や機能などを洗い出し、利用規模に応じたアプリを見極めましょう。

iOS/Androidに対応しているか

パソコン以外のデバイスに対応していない議事録作成アプリもあります。普段使っているデバイスで利用できない場合は、再度アプリの比較検討を行う手間がかかってしまいます。スマホでも活用できるiOSやAndroidに対応しているかを導入前に確認しましょう。

既存ツールと連携できるか

議事録作成アプリの種類によっては、オンライン会議システム・カレンダー・チャットツールなどの外部ツールと連携する機能が備わっています。たとえば議事録作成アプリとカレンダーを連携させることで、会議中に決まったタスクを自動入力してくれます。

そのため議事録作成アプリと外部ツールを連携させることで、さらなる業務の効率化や利便性の向上に期待できます。すでに導入している外部ツールと連携できるかを事前に確認しましょう。

操作性は良いか

議事録作成アプリを使いこなすまでには時間がかかることもあります。とくにITツールの利用に慣れていない従業員は操作に迷うことがあるでしょう。そのため、デザインがシンプルなものや直感的に使いやすいものなど、操作性に優れたアプリを選ぶことが大切です。

操作性の悪いアプリと利用すると、定着しなかったりアプリを使用することでかえって生産性を下げてしまったりといった問題が起こりかねません。まずは無料トライアルなどを活用して、実際に使用する従業員にとって操作性のよいものを選びましょう。

費用は妥当か

議事録作成アプリの種類は多く、導入・運用にかかる費用も異なります。基本機能のみであればずっと無料で利用できるアプリや、機能数が豊富で高額なアプリなどさまざまです。なかには基本機能のみのアプリでも、相場より高い価格の場合もあります。

そのためアプリを比較検討する際は、アプリに備わっている機能や特徴に対して、妥当な費用かを確認しましょう。

安全対策は十分か

議事録作成アプリは会議の内容を記録したり社内で共有したりするたま、社外秘の情報や個人情報などを多く取り扱います。そのため、安全対策が十分なアプリを選ぶことが大切です。

安全対策が十分かどうかを判断するには、公的機関での導入実績やセキュリティに関する認証マークの有無を確認するとよいでしょう。

おすすめアプリを活用し議事録作成を効率化しよう

議事録作成アプリはさまざまな種類があり、種類によって録音が可能な時間や機能は異なります。そのため、自社に必要な機能や利用規模に適したアプリの導入が大切です。本記事を参考におすすめアプリを導入し、議事録作成を効率化させましょう。