議事録に時間がかかる!時短するポイントと素早く作成する秘訣

2023/06/20 2023/06/26

議事録作成ツール

議事録作成に時間がかかる

若手社員が担当することの多い議事録作成。会議などの内容をまとめる業務ですが、時間がかかり、提出をせかされた経験を持つ人もいるのではないでしょうか。本記事では、議事録作成に時間がかかる理由、効率的な作成方法や時短の秘訣を解説します。ぜひ今後の議事録作成に役立ててください。

議事録作成の必要性とは?

議事録は、会議で語られた内容、質疑応答、決定事項などの要旨をまとめたものであり、備忘録としての役割を持ちつつ、それ以外の重要な役割も担っています。

ひとつは、会議などの内容を関係者に周知して共有することです。

会議には関係者全員が参加できるわけではなく、本来は会議に参加すべき人が事情により参加できないこともあります。また、経営陣から「会議の内容が知りたい」と要望されることもあるでしょう。

そんな時に議事録を利用することによって、的確に内容を把握して共有することができます。

もうひとつの重要な役割は、次回会議をスムーズに進行する手立てになることです。

議事録が作成されていない場合、前回の会議の内容を思い出して確認することから始めなければなりません。時間が限られている会議においては、大きなロスです。

議事録が配布されればさっと目を通すだけで前回の確認ができ、スムーズに議論が進むため、十分な時間を確保することができます。

議事録の必要項目

議事録の作成にあたってはヌケモレのない記載が求められます。議事録に必要な項目は、以下のとおりです。

  • 会議の名称
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 参加者の氏名、役職や部署(社外参加者は会社名も記載)
  • 議題
  • 発言者と発言内容
  • 決定事項
  • 保留事項や未決事項
  • 次回の会議予定

「開催場所」は、社名や建物名だけでなく「本社講堂」「本社3階会議室」のように、詳しい場所まで記載します。

「発言者と発言内容」は、発言のポイント、要旨などを簡潔にまとめる項目です。議事録の核となる部分ですが、人の話は脱線することも多く、記載に時間がかかる項目でもあります。「企画の趣旨説明」「質疑応答」といった見出しをつけると、自分自身の思考も整理でき、読む人にとってもわかりやすいでしょう。

この後で解説する、まとめ方の秘訣、メモを取る際の工夫も、ぜひ参考にしてください。

「決定事項」「保留事項や未決事項」は、箇条書きで明確に記載します。

議事録作成に時間がかかる理由とは?

議事録作成には、時間がかかりがちです。その主な理由を探ってみましょう。

会議中のメモが追いつかない

議事録作成に役立つメモを取るためには、会議の趣旨、議事録に記載すべき内容を理解している必要があります。理解ができていないと、重要な発言とそうでない発言の区別ができず、すべての発言をメモしないと不安になってしまいます。これでは、話にメモが追いつかなくて当然です。メモを取れた部分もあれば取れなかった部分もあるという状態では、議事録作成のためにも読み返しても、要領を得ないでしょう。

「議事録の必要項目」でも述べたように、議事録に記載したいのは、発言のポイントや要旨、決定事項です。議事録作成を任されたら、会議の目的や議題について予習し、理解を深めておきましょう。そうすれば会議の場で、必要なポイントを中心にメモが取れるようになります。

それでも追いつかないときの対策として、録音することも方法です。録音があれば、メモが追いつかないと焦ることなく会議に臨めます。

ただし、会議によっては録音不可というケースもあるので事前に確認し、録音可能な場合でも、必ず上司に許可を得てください。

通常業務との並行が難しい

議事録を会議中に作成できればよいのですが、内容の確認や体裁を整える必要性から、会議を終えた後の業務時間に取り組むケースがほとんどです。

しかし、通常業務もこなさなければなりません。通常業務の優先順位が高かったり、急ぎだったりすると、どうしても議事録作成は後回しになりがちです。

議事録作成には、通常業務と並行して仕上げなければならないという難しさがあります。

議事録作成を時短するための秘訣

時間がかかりがちな議事録作成ですが、次のことを意識すると、時短につなげられます。

事前準備を入念に行う

議事録作成にかける時間を短縮するためにも、議題、当日の進行、発言者を確認するなど、事前準備は入念におこなっておきましょう。会議の概要が頭に入っていれば、議事録に残すべき重要な発言が把握しやすくなります。

また、録音の可否も確認して必要に応じてICレコーダーなどの録音機器も準備しておくのも一つの方法です。ただ、文字起こしには時間がかかることも確かです。会場の状況によっては、録音内容が聞き取りにくいこともあります。録音に頼った議事録の作成は、時短にはつながりません。あくまでも「補助」として利用することが秘訣です。

議事録のフォーマットを定めておく

議事録の項目をフォーマット化して、記載すべき内容を決めておくことも時短につながります。会議の名称、日時や場所など、決定している項目は記載しておきましょう。

フォーマットがあれば、担当者が変わっても同じ体裁の議事録が作成できます。

議事録作成に役立つツールを導入する

議事録を自動作成するツール、音声を文字起こしするツールなどの導入も時短につながります。

無料で使えるソフトやアプリのほか、機能豊富な有料ツールもあるので、必要に応じて利用してみるとよいでしょう。

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議事録作成に役立つメモの工夫

議事録作成に時間がかかる理由のひとつが、メモが追いつかないことでした。そこで、スムーズにメモを取り、その後の議事録作成にも役立つ工夫を紹介します。

効果的な方法を取り入れる

メモの取り方にはいくつかの方法がありますが、効果があるとして活用されているのが、次の2つの方式です。

コーネル式

コーネル式では用紙を縦に2分割して枠を作ります。左側の枠はテーマやキーワードを記載するので小さめでかまいません。右側の枠を大きめにとり、メモスペースとして使います。

左側の枠にテーマやキーワードを書き出すことで、全体の流れ、議論のポイントがつかみやすくなり、議事録の整理にも役立ちます。

アウトライン式

アウトライン式は、各議題やタイムテーブルが設定されている場合に効果的な方法です。

テーマやポイントごとに用紙を準備し、その下をメモスペースとします。議題ごとの内容が見渡しやすくなり、議事録作成もスムーズです。

略語や記号を活用する

略語や記号を用いると素早くメモが取れ、書き逃がし防止につながります。

発言者が部長なら「ぶ」「部」、山田さんなら「山」「や」と記す、決定事項は「◎」で示すなどが一例です。頻繁に出てきそうな単語や言葉は、あらかじめ略語や記号を決めておくとよいでしょう。

固有名詞、具体的な数字は必ず書き取る

発言中に、固有名詞、期日や達成目標などの具体的な数字が出た場合は、必ずメモに取ることを意識しましょう。固有名詞や数字は、後で思い出そうとしても曖昧になりがちです。正確な議事録を残すために大切なポイントです。

時間がかかる議事録作成は秘訣を生かし時短で仕上げよう

議事録は単なる記録ではなく、会議内容を周知し共有する、次回会議に生かすなど、業務上、重要な役割を持つものです。しかし、作成に時間がかかるという課題もあります。

その課題解決のためにも、議事録作成のポイントを押さえ、効率的に議事録作成を進めましょう。

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