議事録のメモが追いつかない！効率の良いメモの取り方・コツを詳しく解説

議事録を作成する目的

企業が社内会議において議事録を作成する目的としては、以下の2点が挙げられます。

• 会議で策定された事柄を共有する
• 次の会議までにやるべきことと期限を設ける

議事録を作成する最大の目的は、会議で話し合いをした内容を漏れなく網羅することです。特に会議では、今後についての決定事項があり、それらを社内全体で共有して参加者同士の認識をすり合わせておく必要があります。

また、議事録は次回の会議までにやるべきタスクと期限を設ける役割も担います。議事録の内容を整理し、社内で迅速に共有することで、やるべきことに素早く取り掛かることが可能です。

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議事録のメモが追いつかない原因

議事録のメモが追いつかない原因は、「すべての発言をメモしようとする」「体裁にこだわりすぎてしまう」ことなどが挙げられます。

ここからは、主な原因を3つ紹介します。

すべての発言をメモしようとしてしまうため

まず、議事録のメモが追いつかない原因の一つとして、会議内でのすべての発言をメモしてしまうことが挙げられます。一言一句すべてをメモするには、速記能力や高速タイピングスキルが求められるでしょう。

実際に、株式会社アドバンスト・メディアが議事録作成に関する調査を行ったところ、回答者のうちの45.0%が「作成の速さが求められて大変」に投票しています。

すべての発言をメモしようとすると重要な部分を聞き逃す可能性もあるため要点を抑えつつキーワード単位でメモを取るようにしましょう。

[出典:株式会社アドバンスト・メディア「議事録・会議録作成に関するアンケート調査」]

発言の意味を理解できていないため

会議中に、意味の理解できない語句や略称の発言はよくあります。議事録作成者は、発言の意味が適切に理解できていなければ、手が止まりメモが滞ってしまうこともあるでしょう。

わからないことは調べることも重要ではあるものの、リサーチのためにメモを取る手を止めてしまうといつの間にか会議が進んでしまう可能性もあります。

不明点がある場合は、他の参加者にすぐに質問をし、発言の意味や内容について確認することが重要です。もしくは、わからない語句はひらがなやカタカナでメモをして、あとから調べることをおすすめします。

体裁にこだわりすぎてしまうため

会議後に議事録を読みやすいように、適宜マーカーを引いたり重要な部分の文字色を変えたりして体裁にこだわりすぎてしまうと、メモが追いつかなくなる場合があります。

わかりやすさは重要ですが、会議中はメモを取ることに集中しなければなりません。メモの装飾中に重要な事項を聞き逃してしまうと、正確な議事録が作成できなくなる可能性もあります。

そのため、わかりやすくするための装飾は会議後に行うなどして、会議中はメモを取ることに集中しましょう。

議事録のメモを効率よく取るコツ

議事録のメモを効率よく取るには、テンプレートの活用やショートカットキーの活用などがおすすめです。

ここからは、議事録のメモを効率よく取る6つのコツを紹介します。

適切なテンプレートを活用する

議事録のメモを取る際は、会議の内容をまとめやすい適切なテンプレートを用意しておくことがおすすめです。

会議といっても、一般社員が行うものと役員による経営関連の会議では話す内容に違いがあります。そのため、それぞれに適したテンプレートを用意しておくことが重要です。

また、会議の種類によってメモを取るべき項目が異なります。そのため、どのような項目を抑えておく必要があるかを事前に把握し、テンプレートを用意するようにしましょう。

▷【無料】見やすい議事録のテンプレート・フォーマット一覧｜word・excelごとに紹介

会議内容を事前に把握する

会議内容は、事前に主催者や参加者に聞いておきましょう。会議の内容がわからないまま臨んでしまうと、話に追いつけず「何をメモすればよいかわからない」などの事態に陥る可能性があります。

特に、会議の目的や議論の内容は事前に把握しておくべきです。会議のスケジュールや内容が事前に公開されていない場合は、主催者や参加者に確認しておきましょう。

また、途中で手を止めることがないように、専門用語などの意味について予習しておくこともおすすめします。

5W1Hを意識して書く

会議では、5W1Hを意識してメモを取ることで、情報整理の負担を減らすことが可能です。

5W1Hは、「Who(誰が)」「What(何を)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」を意味します。

5W1Hを活用してメモを取ることで、情報が整理しやすくなり漏れや誤解を防止することが可能です。また、会議終了後は他の社員との情報共有にも役立つでしょう。

会議の際には、あらかじめ作成しておいたテンプレートに5W1Hの欄を設けることも効果的です。会議中に慌てて項目を作る必要がなく、安心してメモを取ることができます。

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略語を使ってメモを取る・文字数を少なくする

議事録は、すべてをメモしようとすると間に合わないため、略語を使ってメモを取り、文字数を少なくすることを心がけましょう。

メモでは、基本的に発言者の名前や物の正式名称を詳細に書く必要がありません。例えば、確定した内容には「確」、坂本さんが発言しているのであれば、「坂」などと略します。

議事録のメモは、最終的に自身が理解できれば問題ありません。わかりやすいようにルールを設けて、略語を積極的に活用するとよいでしょう。

ショートカットキーを活用する

パソコンのメモ帳でメモを取る場合、ショートカットキーを活用すると効率よくメモを取れるようになります。例えば、以下のようなショートカットキーを覚えておくと便利です。

• Ctrl+S:現在のメモを保存
• Ctrl+N:新しいメモを開く
• Ctrl+Z:実行した操作を元に戻す
• Ctrl+Y:取り消した操作をやり直す
• Ctrl+C:選択したテキストのコピー
• Ctrl+V:コピーしたテキストを貼り付ける

例えば、同じ単語が何度も会議中に出てきた際は、「Ctrl+C」と「Ctrl+V」でコピー&ペーストすると、入力の手間が省けて作業を効率化できます。上記のようなショートカットキーを活用して、素早くメモを取っていきましょう。

文字起こしツールを活用する

文字起こしツールの活用も、効率よくメモを取りたい際に有効です。

文字起こしツールとは、AIの音声認識機能などを活用して、リアルタイムで音声を文字に変換できるツールです。会議内容を自動的に文字起こししてもらえるため、メモを取るスピードが大幅に向上します。

また、文字起こしツールに搭載されるAIは高性能なので、入力ミスが発生するケースも少ないといえます。文字起こしツールを活用することで、迅速かつミスを減らして議事録のメモを取ることが可能です。

議事録のメモを作成する上で便利なツール

効率よく作業できるコツを意識してメモを作成していても、どうしても追いつかなくなることもあるでしょう。正確性に欠けていたり、メモが追いつかないという場合は、録音ツールや議事録作成ツールの利用がおすすめです。

ここでは、議事録のメモを作成するうえで便利な、「録音ツール」と「議事録作成ツール」を紹介します。

録音ツール

議事録作成に不慣れという場合は、録音ツールの活用がおすすめです。録音ツールは、会議中に議論された内容をすべて音声で記録するため、確認したいポイントや見落とした詳細をあとから何度でも聞き直せます。

また、会議での情報が曖昧だった場合、録音内容を再度聞き直すことで内容の明確な理解も可能です。ただしマナーとして、録音を行う前には参加者全員の了解を得ることが必要になります。

議事録作成ツール

議事録作成ツールとは、AIが音声認識して自動で文字起こしや翻訳を行うツールです。

議事録作成ツールの活用により、会話を自動でテキスト化してもらえるため、音声データやメモをもとに議事録を作成する必要がなくなります。そのため、議事録作成の負担軽減や生産性の向上が期待できるでしょう。

また、リアルタイムで議事録を作成するだけではなく、クラウド上での確認も行えます。そのため、会議に欠席したメンバーにも迅速な情報共有ができる点も魅力です。

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議事録の必須項目・フォーマット

議事録の作成には、必ずメモしなければならない必須項目が存在します。ここからは、議事録の必須項目・フォーマットについて詳しく解説します。

基本事項

基本事項では、会議名称・日時・開催場所・出席者名を記入します。

同じ部署のみで会議を開く場合、出席者名の記入は名前のみで問題ありません。一方、複数の部署を交えて会議を開催する場合は、部署名と名前を記入するようにしましょう。

また、取引先や顧客など外部と会議する場合は、会社名・役職・名前を記入する必要があります。この場合、社外・社内の役職の高い順で記入していくと覚えておきましょう。

会議概要

議事録作成では、会議の目的や意図の記入が必須です。これらを記入したあとで、会議の流れが可視化できるように要点を総括して記入していきます。

この際は、誰でもわかるように記述する文章力が求められるでしょう。また、偏見を持たず不公平が生じないような議事録作成を心がける必要があります。

質疑応答や議論の内容

議事録作成では、話し合いの経緯や決定事項がどのような流れで確定したのかを明確にしなければなりません。

会議を欠席した方が、あとから議事録を確認した際に、疑問点が発生しないようわかりやすく書くことがポイントです。また、会議の結論に至った経緯をより明確にするためには、質疑応答の内容についても簡潔に記入しておくとよいでしょう。

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決定事項や未決定事項

会議で確定した決定事項や未決定事項は、明確にしておく必要があります。特に決定事項では、トラブルを回避するためにも、どのような事柄が決定したのかについて文章でわかりやすく記入しなければなりません。

会議での決定事項を書く際は、議事録内の目的や意図のすぐあとに記入するのがおすすめです。

補足事項や懸念事項

会議で挙げられた補足事項や懸念事項についても記入しておきましょう。これらを記載しておくと、次回の会議までに何をすべきかが明確になります。

ただし、特に補足事項や懸念事項がなかった場合は、記入する必要はありません。

次回会議の開催予定

次回会議の開催予定が確定している場合は、開催日時や場所も議事録内に記載しておきましょう。次回会議の開催予定は、多くの場合はフォーマットの下部に記載されます。

▷議事録作成の目安時間とは？目標時間と素早く書くためのポイント

メモが追いつかない！を改善し、効率的に議事録を作成しよう

議事録の作成者には、高度なタイピングスキルや専門的な知識が求められることもあります。また、経験が浅い人にとっては、テンプレートを利用しても難しい場合があるでしょう。そんな時は、録音ツールや議事録ツールの利用がおすすめです。これらを上手く活用して、議事録作成の効率化を図りましょう。