議事録の共有はどうすべき？共有する際の注意点やおすすめツール

議事録を共有する重要性とは？

議事録には、会議で議論された意思決定の過程、提案、議論の詳細、今後実行すべき具体的なタスクなどが記載されます。作成後は、公式な記録として保管されるだけでなく、会議の出席者を含む関係者全員に共有することで意識や認識の統一を図ります。

また、重要な決定事項の経緯などを議事録で確認できることから、組織の透明性の維持にも役立つでしょう。そのため、議事録の共有は、組織において業務、ひいては、事業全体を齟齬なく推進するうえで重要な役割を担っているのです。

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議事録の共有におすすめのツール

議事録の共有には、さまざまなツールが利用できます。それぞれのツールの特性や機能を見ていきましょう。

メール

メールは、最も一般的な議事録の共有方法です。一斉送信により共有作業を効率化でき、会議の内容や目的に合わせて、送信先や送信グループの変更が容易に行えるなどのメリットがあります。

ただし、議事録に対するフィードバックや質問を受け付ける場合、個々に返信を受け取ることになるため管理が煩雑になってしまいがちです。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールは、共有性や閲覧性に優れているうえに、共有したスペースで、そのまま会話のようなテキストコミュニケーションが行えるため、議事録をもとにしたフィードバックやディスカッションがしやすいのが特長です。

ビジネスチャットに搭載されたタスク機能を活用し、議事録の確認をタスク化することで確実な閲覧を促すこともできるでしょう。

グループウェア

議事録の作成・共有・保管までの一連の作業に、Google Workspace、Microsoft 365などのグループウェアを活用している企業も多いでしょう。

グループウェアの利用は、作業を一元的に完結できる点が魅力ですが、グループウェアの保管場所に「議事録を見に行く」といったハードルが生じるため、閲覧性を上げるための工夫が必要となります。

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社内Wiki

ナレッジ共有などを目的に活用される社内Wikiですが、議事録の管理や共有ツールとして利用することも可能です。

社内Wikiの検索性の高さは、議事録の振り返りや過去の情報を参照する際の最適なツールとなるでしょう。ただし、社内Wikiは、編集や更新のしやすさが特徴でもあります。議事録は会議の公式な記録となるため、第三者によって改ざん・変更されることのないよう管理を徹底しなければなりません。

議事録作成ツール

議事録の作成から共有、保存までを一元的に行える専用のツールを利用するのもおすすめです。

議事録作成ツールでは、各種議事録のテンプレートが提供されているほか、タスクの実施状況の確認・追跡できるなど、議事録に関連したワークフローを一元的に管理し、効率化する機能が搭載されています。

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議事録を共有する際の注意点

会議の目的・内容によっては、機密事項や事業方針に関わる重要な決定事項なども含まれる議事録は、共有する際に最新の注意を払わなければなりません。

覚えておくべき注意点について、あらかじめしっかりと確認しておきましょう。

議事録の共有は早めに行う

議事録の共有は、会議当日もしくは翌営業日中など、迅速に行うことが重要です。参加者が、すぐに会議内容を振り返ることができるだけでなく、欠席者との情報格差がある状態を、できる限り早く解消することができます。

宛先や共有先の間違いに注意する

議事録を共有する際には、宛先や共有先の間違いには十分に注意しましょう。誤った宛先への送付は、そのまま機密事項や重要事項が、関係のない第三者に見られてしまう情報漏えいのリスクとなります。

とくに共有先に社外の関係者が含まれる際には、共有する範囲をダブルチェックするなどの厳重な管理が必要です。

誤字脱字に注意する

共有前に議事録の文面に、誤字や脱字といったミスがないかを確認します。特に、数字などの事実の誤りは、認識の相違を招き、重大なミスやトラブルの発生にもつながりかねません。スピードを意識するあまり、確認を怠ってしまうことのないよう注意しましょう。

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ファイルの容量を確認する

議事録を電子ファイルで共有する場合は、ファイル容量を確認しておく必要があります。とくにメール添付での送信では、ファイル容量が大きすぎると受信を拒否される場合もあるので注意が必要です。

また、大きなファイルはダウンロードに時間がかかるなど、閲覧性にも影響が出てしまうため、2MBまでを基準にファイルを圧縮したうえで共有するようにしましょう。

議事録の共有に役立つおすすめのツール

最後に、議事録の共有の効率化におすすめのツールをいくつか紹介します。

それぞれの異なる特長を把握し、自社の目的と併せて比較検討したうえで、ぜひ最適なツールを見つけてください。

Chatwork

Chatworkは、ビジネスチャットとして広く使用されているツールです。

グループチャットへの議事録の共有により、共有の効率と閲覧性を確保できるほか、タスク管理機能を活用することで、会議で決定したタスクの確認・実行漏れが防げます。

Evernote

Evernoteは、ノート・タスク・スケジュールを一括で管理できるツールです。

議事録を、関連する資料やリンクと一緒に保存することができ、共有機能により、設定したメンバーへの共有も可能です。

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、ドキュメントの共同作成と共有に特化したツールです。リアルタイムでの共同編集が可能で、議事録の作成中にも参加者からのフィードバックを受け取ることができます。また、Dropboxとの連携により、関連ファイルの管理も一元化できます。

Microsoft Onenote

Onenoteは、Microsoftが提供するノート作成ツールです。会議の内容に合わせた議事録をテンプレート化できるため、作成の手間を大幅に削減できます。また、他のMicrosoft Office製品との連携も可能なため、議事録の作成・共有だけでなく、Outlookと連携して会議のスケジュールと議事録を一元管理することも可能です。

GIJI

GIJIは、議事録専用の作成・共有ツールです。会議の進行に合わせてリアルタイムで議事録を作成し、終了後すぐに共有できるリアルタイム性が魅力。また、過去の議事録の検索や、アクションアイテムの管理など、議事録に関連する多岐にわたる機能が搭載されています。

ツールを活用してスムーズに議事録を共有しよう

議事録の共有は、組織内の業務や事業戦略への齟齬をなくし、一体感を持った事業成長を支える重要な役割を担っています。

その一方で、頻繁に発生する業務でもあることから、作成の効率化や閲覧する側の負担を軽減する工夫や努力も求められるでしょう。ここでご紹介したツールの活用も検討しながら、議事録の共有だけでなく、作成や管理までの一連の業務を効率化してみてはいかがでしょうか。