オンライン商談を実施する場所はどこ？リモートの場所選びの注意点も

オンライン商談の実施に向いている場所

テレワークやリモートワークはオフィス以外の場所でも仕事ができるところがメリットです。

しかしオンライン商談となると、どこで行ってもいいというわけにはいきません。

テレワークやリモートワークを推進する企業が増えていることにより、オンライン商談ができる場所も多くなってきました。

ここではオンライン商談の実施に向いている場所を紹介します。

ホテル

2020年以降の新型コロナウイルス感染拡大の影響で、ホテルでは空室が目立つようになり、テレワークで仕事をする人向けのプランを提供するホテルが増えています。

ホテルは電源があることはもちろん、周りにだれもいないため周囲への配慮は必要なく、セキュリティに気をつけて利用すればテレワーク環境としては最適です。

ただし、テレワーク向けのプランがあるといっても、ホテルの部屋を使うため料金は比較的高額になる傾向があります。毎日利用するのは難しいため、特定の商談に限定するのが良いかもしれません。

個室型ワークスペース

大きな駅や商業施設などで増えてきているのが、個室型ワークスペースです。都市部の主要な駅や郊外にある大型商業施設、市役所などを中心に設置が進んでいます。

ワークスペースは仕事をするための場所であることから、電源は完備されており、防音もしっかりとしている密閉空間です。

そのため、周囲を気にすることなくオンライン商談を行うことができます。

ただし、ワークスペースによってはWi-Fiがなく、周辺にあるフリーWi-Fiの利用を勧められる場合がありますので、その際はWi-Fiがセキュリティの高いネットワーク環境かどうか確認しましょう。

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは本社から離れた場所に拠点を置く小規模なオフィスのことで、都市型・郊外型・地方型の3つに分類できます。

都市型は地方に本社を置く企業が、都市部の営業所として設置することが多いのが特徴です。

郊外型は都市部に本社を置く企業が郊外にオフィスを持つことで、社員の通勤を楽にする狙いがあります。

地方型は都市部に本社を置く企業が遠く離れた地方にオフィスを構えることで、地方で新たなビジネスを始めたり、事業を拡大したりすることが目的です。

どのタイプのサテライトオフィスにせよ、電源やWi-Fi環境、ネットワークのセキュリティは問題なく、オンライン商談のしやすい環境と言えます。

オフィスを利用しているのと変わりないため、個人での料金負担がないのも魅力です。

コワーキングスペース

コワーキングスペースはサテライトオフィスと同じく、テレワークやリモートワークの普及拡大により、急速に増えています。

「コワーキング」には「一緒に働く」という意味があり、多くの人が共同で使用するシェアオフィスです。

企業に勤めている個人だけでなく、フリーランスやスタートアップ企業がオフィスとして利用する場合も多く、主に大きな駅の周りに設置されています。

ビジネス環境として提供されていることから、電源やWi-Fi環境はもちろんのこと、ネットワークのセキュリティ対策が施されている場所が多いのが特徴です。

ただし、共同スペースのため自分専用のスペースは確保できません。コワーキングスペースは不特定多数の人が出入りしますので、オンライン商談はやりにくい可能性があります。

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社内にオンライン商談を行う場所がない時の対処法

オンライン商談の普及拡大により、オフィス内でイヤホンをつけて話している人を見かける機会が増えてきました。

しかし、社内とはいえ、周りに人がいると落ち着いて商談できなかったり、周りの声が気になったりする場合も多いでしょう。

社内でオンライン商談に適した場所を設けている企業は多くありません。そこで、社内でオンライン商談を行う場所がない時の対処法について解説します。

交代で会議室を利用する

社内で落ち着いてオンライン商談ができるスペースといえば、会議室を真っ先に思い浮かべる人も多いことでしょう。

しかし、会議室は多くの人が集まることを想定して作られており、数も限られていますので、個人で占有することはできません。

そこでおすすめなのが、会議室を交代で利用することです。ルールを決めたり、会議室の予約システムを導入したりすることで、数少ない会議室でも効率的に利用することができます。

パーテーションで区切る

比較的簡単にオンライン商談するための場所を設ける方法がパーテーションの設置です。

パーテーションにはデスク上に設置するものから、1人用のブースを作れるぐらいの高さがあるものまで、さまざまな種類があります。

防音性能が高いのはスチールパーテーションですが、パーテーションにかけられる費用も限られていることが多いでしょう。

しかし、目的がオンライン商談をするためであることから、仕切れればどれでもいいというわけではありません。防音性や遮音性、重さなどを考慮し、オンライン商談に合ったものを選んでください。

トークボックスを設ける

トークボックスは大掛かりな内装工事をすることなく設置でき、1人用から4人用ぐらいまでのものがあります。

トークボックスで少人数スペースを確保できれば、広い会議室を1人で使う必要がなくなりますし、オンライン商談を行うのに非常に便利です。

オンライン商談を行うリモート場所選びのコツ

オンライン商談はどこで行うのが良いのでしょうか。オンライン商談にふさわしい場所選びのコツについて解説します。

作業しやすい環境か

オンライン商談は作業しやすい環境かどうかが大切です。

例えばカフェの場合、普通に作業する分には問題ありませんが、オンライン商談だと周りにいる不特定多数の他人に相手との会話を聞かれてしまいます。

オンライン商談の内容は外部に漏らしてはいけないことがほとんどのため、できるだけ周りにだれもいない、相手との会話に集中できる環境を選ぶようにしましょう。

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利用コストはどのくらい必要か

頻繁に利用する場所の場合、利用コストを気にしないわけにはいきません。ホテルは1回の利用だけでも大きなコストがかかりますが、比較的コストがかからない場所でも周りに人が多いと商談に集中できません。

オンライン商談を行う機会が多いならオフィスの設備を活用する、ときどき大事な商談があるなら個室型ワークスペースを使うのも良いでしょう。

自分のオンライン商談のスタイルを考慮し、できるだけ利用コストを抑えられるように調整しましょう。

セキュリティ対策は問題ないか

オンライン商談は相手と重要な会話をする場合が多いため、セキュリティ対策を万全にしておきましょう。

もし商談での会話が周りにいる他人に聞かれてしまった場合、その内容を悪用されると会社の損害につながりかねません。

商談中に書いたメモや端末の画面など、決して漏らしてはいけない情報が至るところにあります。席を外す時間がほんのわずかであったとしても、すべて持ち運ぶなど、セキュリティ対策は万全にしましょう。

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外出先でオンライン商談を行う際の注意点

オンライン商談はインターネット環境と端末さえあればどこでもできますが、外出先でも商談マナーを守ることが大切です。

オンライン商談を外出先で行う際、何に注意すればいいのか解説します。

顔がしっかり映るように調整する

オンライン商談では商談相手に自分の顔がどう映っているのか注意しましょう。

対面での商談と違い、オンライン商談はカメラを通して行うため、光の加減によっては自分の顔が暗く見える場合があります。

カメラだと表情が伝わりにくくなりがちですので、相手に明るい印象を与えられるような工夫が必要です。顔の正面から光があたるようにしたり、自然光がないところではスタンドライトを利用したりするなど、自分の顔が一番良く見えるように調整してください。

映り込む背景に気を配る

オンライン商談では背景に余計なものが映らないように気をつけましょう。

明らかに外出先とわかるものや他人が映っていたりすると、商談に集中できなくなってしまいます。映り込むものができるだけ少ない場所を選ぶか、バーチャル背景を設定して使うのもおすすめです。

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タイムラグが起こることも考える

対面での商談と違い、オンライン商談ではタイムラグへの考慮が必要です。

オンラインによるタイムラグにより、相手の話がまだ終わっていないうちから自分が話し始めてしまい、会話がぶつかってしまうことがあり得ます。気持ち長めに間をとって話をするのが良いでしょう。

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きちんと声が聞こえるマイクを使う

オンライン商談ではきちんと声が聞こえるマイクを使いましょう。

最近のパソコンはマイクが内蔵されている場合がほとんどですが、内蔵のマイクは相手に聞こえにくいと思われる可能性があります。

音声が乱れると、商談相手に悪い印象を持たれるおそれがあるため、マイク付のイヤホンを利用するのがおすすめです。安価なイヤホンもたくさんありますので、雑音が入らず、自分の声がクリアに聞こえる環境を整えましょう。

商談を行う周りの環境に配慮する

オンライン商談では周りの環境への配慮が必要です。

不特定多数の人がいるところは、オンライン商談を行う環境に向いていません。プライバシーとセキュリティを守ることができる場所を選ぶようにしましょう。

オンライン商談は実施しやすい場所選びが重要

オンライン商談は行いやすい場所を選ぶようにしましょう。オンライン商談は普通のリモートワークと違い、画面の向こうに相手がいます。

できるだけ周囲にだれもいない場所を選んだり、相手からどう見えるか、声がきれいに届いているかなど、あらゆるところに気を配ったりしなければなりません。

オンライン商談にふさわしい場所を選択して、商談を成功させましょう。