オンライン商談会とは？開催・出展するメリットや必要なツールを解説

オンライン商談会とは？

オンライン商談会は、コミュニケーションツールを通じて、オンライン上で行う商談イベントで、パソコンやスマホ、タブレットなどさまざまなデバイスで商談を行うことが可能です。

新型コロナウイルス感染症の世界的な流行を背景に、オンライン商談会が盛んに実施されるようになり、ZoomなどのWeb会議システムを利用した開催と参加が増えています。

オンライン商談会では、新規顧客の獲得や販路拡大などを目的とした企業が同じ場所に集うことで、商談会に参加する複数の企業と効率的に商談を行えます。

会場への移動を不要とし、どこからでも商談の開催・出展や参加ができるなどさまざまなメリットがあるため、今後さらにオンライン商談会を開催する企業が増えることが予想されています。

オンライン商談会を開催・出展するメリット

商談会そのものは昔から開催・出展されていたものの、「オンライン商談会」というかたちで開催されることが多くなったのは最近のことです。

ここでは、対面での商談会では得られないオンライン商談会のメリットについて、コストの削減や移動を不要とすること、そして録画機能を社内教育に使える点など見ていきましょう。

コストの削減

オンライン商談会はコストを削減できるという大きなメリットがあります。オンライン商談会への出展や参加には、移動に必要な交通費がかかりません。

さらに、遠方からの参加であれば宿泊費を必要とするケースもありますが、このような旅費も不要とするなどオンライン商談会は経費の削減に大きく貢献します。

商談会の開催サイドには、ブースを設営するデスクや照明、展示台などの設置が必要でした。しかしオンライン商談会の開催では、パソコンとWeb会議システムがあれば準備が整うため、イベント会場の設営に必要なデスクや備品などのコストも必要ありません。

時間や場所が自由

オンライン商談会は、開催場所に出向いて参加する従来の商談会とは異なり、オンラインツールとネットワーク環境さえあれば、世界のどこにいても参加が可能です。また、オンライン上の商談会は、これまで来場してもらえなかった遠方の企業の参加率が高まることも予想されます。

また、海外企業の参加も容易になるでしょう。時差に合わせて開催することなどで、これまでは参加や呼びかけが難しかった海外企業との商談も可能とするかもしれません。

オンライン商談会は時間や場所の制約を受けることなく、様々な参加者を募ることができるため、多くの企業との商談につながるでしょう。

中止になりにくい

対面での商談会は、台風など当日の天候によっては中止となるケースもあります。また、昨今では新型コロナウイルス感染症の流行などで開催を見送らなければならないケースもあったでしょう。

しかし、オンラインで行う商談会であれば、天候不順や感染症が懸念されるような状況でも、開催スケジュールを変更する必要がないことはメリットといえます。通信障害が生じることは考えられますが、全面的な中止にはなりづらいと考えてよいでしょう。

録画映像の活用

新人研修に商談の様子を記録した録画映像を活用できるのも、オンラインでの商談会のメリットです。対面での商談では、新入社員を会場に同行させなければなりません。

しかし、オンライン商談会であれば、商談ツールで商談会の様子を録画しておけば、その様子を新入社員や部下の研修で活用できますし、引継ぎの際にも利用できるでしょう。録画した映像を教育や情報共有に活かせるのは、オンライン商談会を実施する魅力のひとつです。

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オンライン商談会を開催・出展するデメリット

オンライン商談会を開催・出展するメリットがある一方で、オンライン商談会特有のデメリットもあります。デメリットに対しては事前に対応することで、スムーズなオンライン商談会を開催できるようにしましょう。

通信環境に左右される

オンライン商談会は、Web会議システムを利用して商談会を行います。したがって、通信環境によっては商談会の進行に影響を与えることも考えられます。

参加する相手の通信環境によっても影響を受ける可能性があります。通信状況によっては、商談が中断してしまうケースもありますので、先方との商談を継続する方法など想定し、準備をしておくことが大切です。

手続きに時間がかかる

オンライン商談会を開催する場合、アカウントの発行やインストールに手間を要します。オンライン商談では、Web会議システムを利用するので、そのソフトウェアを事前にダウンロードしておかなければなりません。

ダウンロードせずに利用できるものもありますが、通信環境の安定化のためにもソフトウェアやアプリケーションを事前に準備しておくと安心です。このように、オンライン商談会開催前の準備に時間がかかるので注意が必要です。

参加人数が増えると進行が困難

オンライン商談会は、多くの参加者を募ることができます。一方で、参加者が増えると、同じ会議室内に多くの商談相手が同席することになるため、商談を行う工夫が必要です。

参加人数が多くなると例えば発言が重なったり、逆に遠慮して進行が滞ることもあるでしょう。会話のキャッチボールのタイミングに慣れるまでは、進行の難しさを感じるシーンが生じるかもしれません。

オンライン商談会を開催する方法

ここからは具体的にオンライン商談会を開催する場合に注意したいポイントを絞って解説していきます。注意すべきポイントを理解することで、スムーズにオンライン商談会を開催することができるでしょう。

1.使用するツールの選定

まずは、オンライン商談会で使用するツールを選定します。ツールを選定する際には、参加者が利用しやすいものであることを前提に選定することが重要です。

当日、オンライン商談会への参加時に、ソフトウェアのインストールが必要なことを知ったり、ミュートのボタンがどこにあるかわからないなどといったアクシデントは、よく起こる事例です。こうしたアクシデントは当日のスムーズな商談の妨げとなる可能性もあります。

自社にとっては使いやすくても、参加者が使ったことのないツールは当日にトラブルが生じるケースも多いため、広く普及しているWeb会議システムを選ぶとよいでしょう。

オンライン商談会の進行を左右するツール選びは大切です。

2.出展企業の募集

オンライン商談会の実施を決めて、使用するツールを選定したら、次に、募集や営業を行なって出展企業を集めなければなりません。出展企業が多いと、参加者の満足度も高まるものです。

募集を行う際には、イベント開催用のポスターなどを作成することも有効でしょう。営業を行う際は、事前に営業先のリストを作成する必要があります。

出展企業にアフターフォローなどをスムーズに行えるようリストアップし、企業名・担当者名・連絡先などをきちんと把握しておくことが大切です。

3.参加者の集客と告知

オンライン商談会の開催において重要なのは、どれだけ参加者を集められるかということです。参加者が集まらないオンライン商談会は、マッチング率が低くなり、今後、参加してくれる出展企業も少なくなるでしょう。

商談会への参加者を十分集めるために、広告宣伝やSNSなどでイベント開催の告知を行って集客します。オンライン商談会の広告宣伝のためにはメールやSNS、Web広告、プレスリリースといったものが活用されています。

4.オペレーションの確認

オンライン商談会の成否は、事前の準備によって決まります。事前にどれだけ当日のオペレーションをイメージしてシミュレーションができるかで、出展企業と参加者の満足度は大きく変わってくるでしょう。

当日の商談が成功するように、運営担当を割り振っておきましょう。出展企業に対するサポートを行う人やトラブル対応を担当する人といったように役割分担を決めておくと、アクシデントが発生した際、素早く対応できます。

さらに出展企業や参加者には、当日何かあったとき、迅速にコンタクトが取れる連絡先を伝えておきましょう。

5.商談会を実施

オンライン商談会当日は、事前に確認したオペレーションに沿って進行することが大切です。オンライン会議室は、ホスト側が参加している状態でないと出展企業や参会者が入室できないケースが多いため、ホストは時間に余裕を持って入室しておきましょう。

事前の準備で当日の進行が異なるでしょうから、スムーズな商談会を実施できるよう事前に十分シミュレーションを行い、当日はホストとして出展企業と参加者のサポート役に努めましょう。

6.アフターフォローと分析

オンライン商談会終了後は、出展企業と参加者双方にきちんとアフターフォローをしましょう。まずはお礼の連絡をし、アンケートなどを通じてイベントの満足度を確認します。アンケートなどを通じて具体的なフィードバックを受けることで、今後のオンライン商談会の運営に活かせるヒントが得られるかもしれません。

このように、オンライン商談会の後はそのままにせず、出展企業と参加者双方にアフターフォローを行いましょう。双方の満足度などをリサーチし、データ収集を行うことが、より質の高いオンライン商談会の開催につながります。

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オンライン商談会を成功させるポイント

オンライン商談会を成功させるためには、以下のポイントについて気をつける必要があります。ここでは、オンライン商談会を成功させるための大切なポイントについてわかりやすく解説していきます。

安定したインターネット環境

オンライン商談会の生命線とも言えるのが、安定したインターネット環境です。インターネット環境が整っていない状態では、商談そのものが成立しません。

回線が安定せずに、切れてしまうような不安定な回線状態の場所で通信することは避けましょう。新幹線で移動しながらのインターネット通信や地下街からのインターネット通信は不安定となりがちなので注意してください。

分かりやすい営業資料の共有

オンライン商談会では相手に自社の商品やサービスの良さを理解してもらわなければなりません。Web会議システムの多くは資料を共有しながら話ができるようになっているので、積極的に利用しましょう。

また、話をするだけでは具体性に乏しいため、分かりやすい営業資料を事前に用意しておき、商談会で共有することは有効です。

可能であれば、資料を事前にメールやチャットツールなどで送っておくことも一案です。商談前に資料を送付しておけば、相手との認識のズレも少なくなります。

カメラの位置や設定を事前に確認

オンライン商談会で相手とコミュニケーションをとる際には、マイクとカメラが必須です。オンラインでの商談会において、マイクとカメラはコミュニケーションの要です。

事前にマイクがオフになっていないか、声が聞き取りにくくないかなどを確認し、カメラの位置もチェックしておくことが大切です。

カメラが低い位置に設置されていると、顔の印象が暗くなり、相手にマイナスの印象を与えてしまいかねません。自分の目の高さとパソコンのカメラの高さが合うように調整し、映りを確認しておきましょう。

丁寧なフォロー

オンライン商談会が終わった後は、参加者に丁寧なフォローアップをしましょう。商談の機会をもらったことに対するお礼のメールを送ると、多数の参加者が集う商談会の中でも好印象を残すことができるでしょう。

商談後、記憶が鮮明なうちにメールを送ったほうが、今後の関係性を構築するうえで効果的です。

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商談会におすすめのツール

ここからは、オンライン商談会でよく利用されているツールを紹介していきます。馴染みのあるツールであれば、出展企業や参加者も使い慣れているケースが多いので、当日のトラブルも起こりにくいといえるでしょう。

そのため、まずは以下の商談ツールを試してみてはいかがでしょうか。

Zoom

Zoomは、Zoom Video Communications, Inc. による、クラウドコンピューティングを使用したWeb会議サービスです。新型コロナウイルスの流行を受け、世界的に広く普及しました。

知名度の高いZoomは利用者も多いので、多くの人が操作に慣れているでしょう。トラブルも少なく、オンライン商談会にもおすすめのツールといえます。

V-CUBE

V-CUBE ミーティングは、株式会社ブイキューブが提供するHD対応の高品質なWeb会議サービスです。

ブラウザ上でお互いの顔や音声、資料を見ながら会議ができるクラウド型サービスなので、インターネット環境があれば世界中どこからでも参加できます。また、Web会議システム以外にもアンケート機能や資料の共有機能も搭載されています。

ネクプロ

ネクプロは、株式会社ネクプロが提供するウェビナーマーケティングツールです。テレビ会議システムだけではなく、効果的に見込み客にリーチする機能が備わっています。

会員管理・申込管理、申込ページ作成、有料セミナー・多言語対応、自動メール送信など、オンライン商談会の主催者をサポートする機能が充実しています。

Surfly

Surflyは、株式会社オーシャンブリッジが提供し、目的のWebページを共有できる画面共有ツールです。Surflyを経由して、同じ画面を閲覧・操作できることが特徴。また、ダウンロードやインストールが不要で、操作が簡単な点も魅力です。

営業用のホームページなどをSurflyを経由して共有でき、難しい操作も必要ありません。シンプルな操作感で効果的な商談ができるツールです。

LINC Biz

LINC Bizは、株式会社AIoTクラウドが提供するコミュニケーションツールです。カレンダーやビデオ会議、ビジネスチャットや資料の共有といった機能がオールインワンのパッケージとなっているので、オンライン上での会議をスムーズに実施できます。

商談会のオペレーションなどに関する打ち合わせはLINC Biz やLINC Biz meetingを活用し、出展企業や参加者とのWeb会議には、Zoomを使うなど、状況に応じて使い分けられる利便性の高さが特徴です。

オンライン商談会は多くの企業や人が商談を効率的に行える

オンライン商談会は、対面で実施する商談会にはない魅力があります。海外企業を含め、遠方に所在する企業もコストをかけず商談会に参加でき、多くの参加者と出会える点がオンライン商談会の大きな魅力です。

ただし、トラブルの発生時など、基本的にオンライン上で対応しなければならないため、対面の商談会以上に手間取る場面があるかもしれません。オンライン商談会の開催や参加をする際は、当日の流れのシミュレーションやトラブル対応を想定し、商談を成功に導くオンライン商談会を実施しましょう。

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