オンライン商談を成功させる事前準備の秘訣！必見のチェック項目を解説

オンライン商談とは？

オンライン商談とは、その名の通りオンラインで顧客と対面せずに実施する商談のことです。

従来の相手先を訪問して直接顔を合わせおこなう対面型の商談は、相手の細かな反応をキャッチアップしながら話し合いができるメリットはあるものの、移動時間や交通費が発生するなどのデメリットもありました。

オンライン商談は、様々なデメリットを解消できる効率的な手段の一つとして、近年、多くの企業で導入が進んでいる営業方法となっています。

オンライン商談で重要な事前準備とチェック項目

オンライン商談の準備には、いくつかのチェック項目が存在します。思いがけないミスを起こさないように、これらの項目を忘れずに確認しましょう。

オンライン商談環境のチェック

オンライン商談環境をチェックする際は、主に以下の項目を確認しましょう。

• Web会議が可能な通信速度か（映像および音声）
• 指定URLにアクセスできるか
• 画面共有が問題なく行えるか
• ツール操作に問題はないか

上記以外にも、相手の通信環境や使用OSなどを事前に確認しておき、Web会議ツールを使用するうえでの「よくあるトラブル」の対処法を頭に入れておくのもおすすめです。

資料や台本のチェック

商談で使用する資料や台本も、主に以下の項目などを事前にチェックしましょう。

• 画面共有する資料の文字サイズが小さすぎないか
• 難しい漢字はひらがな表記にしてあるか
• 沈黙時やアイスブレイク時の話題やセリフの用意
• 社外秘情報が記載されていないか

画面共有では紙媒体よりも文字が見にくくなるため、特に文字サイズには十分配慮しましょう。また、画面表示や機器操作の際の「気まずい沈黙」を和らげるため、話題やセリフを考えておくと、いざという時に慌てることがなくなります。

クライアントへの質問事項のチェック

クライアントへの質問事項も前もってまとめておきましょう。

必ず質問しなければいけないということではありません。クライアントへの質問が特になければ、スキップしても構いません。

大切なのは、スムーズなコミュニケーションができるよう準備しておくことにあります。

オンライン商談を成功に導く事前準備のコツ

オンライン商談を成功させるには、綿密な事前準備が鍵を握ります。

そこでここでは、必ず押さえておきたい事前準備のコツを5つご紹介します。

商談相手に関する情報を調べておく

オンライン商談は対面型と比べ、距離感が生まれやすいものです。

ビジネスとして必要な情報だけでなく、商談に参加する相手方の趣味や出身地などのアイスブレイクに役立つ情報もできる範囲で収集しておくと、雰囲気や緊張感を和らげるための雑談がしやすくなるでしょう。

事前ヒアリングをおこなう

オンライン商談の時間は、30分〜1時間程度と短時間なのが一般的です。

そのため、商談相手の状況や課題にそった商談資料により、短時間で「的を得た商談」をしなければなりません。可能であれば、事前にヒアリングシートをメールで送付し、回答してもらうなどの方法でヒアリングができると、高い成約率の見込める商談へとつながるでしょう。

パーソナルな情報を開示しておく

バーチャル背景や各種営業ツールのプロフィール欄などを活用し、「自己紹介」をしておくのも、相手に親近感を持ってもらううえで効果的です。

趣味や興味があること、学生時代の部活などを書いておくと、アイスブレイクが盛り上がるきっかけになることもあります。

▷オンライン商談で使える便利な自己紹介の方法！印象を良くするコツとは？

商談方法を2つ以上用意しておく

予期せぬシステムトラブルの発生なども想定し、「代替手段」を予め用意しておくこともあります。

その場で、代替手段が提示できない場合においても、トラブルが起きた際のコミュニケーションだけはしっかり準備しておくと良いでしょう。

▷オンライン商談でよくあるトラブルとは？原因や回避策を徹底解説

顧客の事例をデータで準備しておく

商談に欠かせない顧客事例は、口頭の説明に終わるのではなく、しっかりデータとストーリーに説得力を持たせつつ示せるようにしておきましょう。

文章はできる限り少なく、表やグラフなどを活用し、視覚的にメリットを認識できる構成にしておくのが理想です。

▷オンライン商談を成功させるコツ18選！実践すべきテクニックも徹底解説

オンライン商談の流れ

続いて、オンライン商談を実施する際の一般的な流れについて解説します。

クライアントへの確認

オンライン商談に抵抗がある、あるいは、オンライン商談ができる環境がないクライアントも一定数います。そのため、必ず最初に相手方の意向を確認しましょう。

対面型商談を希望されるケースも想定し、柔軟に対応できる環境を整えておきます。

▷オンライン商談でアポを獲得する5つの極意！成果を出す営業マンの手法とは

アクセス方法・日時の連絡

オンライン商談の承諾が得られたら、商談日時をすり合わせし使用するWeb会議ツールの情報を共有します。

ツールの使用に不慣れな相手であれば、ミーティングルームへの入室方法を簡単にまとめた資料なども一緒に共有しておくと親切です。

また、対面時に比べて会話のリアルタイム性が劣るといったオンライン商談特有のデメリットが、「質問しにくい」空気感へとつながってしまうこともあります。

そのため、当日の流れを簡単に説明し、質問タイムを適宜設けることなどを事前に共有しておくと、お互いに不安なく商談に臨めるようになるでしょう。

資料の事前準備

次に、当日使用する資料準備に取り掛かります。オンライン商談では、多くの場合、画面共有機能で投影した資料を見ながら進めることになります。

そのため、相手の環境によっては、資料の細かな字が滲んで見にくくなるケースもあります。

そのようなケースを想定し、紙媒体よりも文字を大きくする、視覚的に内容を把握しやすいようグラフや表で簡潔にまとめるなどの工夫が必要です。

確認メールの送信

商談設定から商談実施まで長い期間が空いてしまう場合には、改めてのご挨拶とリマイドを兼ねて、商談の前日などに再度確認メール送付するのもビジネスマナーの一つです。

その際に、当日使用する資料を送付しておくと、相手方も必要に応じて印刷して手元に用意しておくなどの準備を進めるができます。

通信環境のチェック

オンライン商談は通信環境の影響を大きく受けるため、事前の通信環境のチェックは必ず実施しましょう。

音声や映像が頻繁に途切れるような環境での商談は、相手が話し合いに集中できないことから成約率が低下してしまうだけでなく、ビジネスパーソンとして準備不足である不誠実な印象を与えかねません。

適切な通信環境であるかのほかにも、周囲の雑音が邪魔になることはないかなど「適切な環境かどうか」を確認してください。

オンライン商談の実施

オンライン商談ではリアルタイム性を考慮し、対面時よりも「会話の間」を少しだけあけるように心がけましょう。

また、画面越しでは、相手方の表情や声色などのつぶさなリアクションを確認しにくいため、「このような進行方法で問題ないでしょうか」、「ご不明点はありますか」など、相手の発言を促す機会を適宜設けるのも有効です。

特に、相手がはじめてのオンライン商談の場合は、アイスブレイク的な雑談を冒頭や合間に挟むことで、スムーズに進めることができるようになります。

お礼メールの送信

オンライン商談が無事に終了したあとは、お礼のメールを送信しましょう。

商談の機会への感謝を改めて伝えるとともに、議事録、画面共有したデータなども添付して送付します。また、商談を踏まえて、新たに感じた疑問点や参照したいデータなどがないかも、確認すると良いでしょう。

オンライン商談のメリット

オンライン商談のメリットについて、代表的な4つのポイントをみていきましょう。

場所を問わず行える

パソコンなどの端末とインターネット環境さえあればどこでも商談を行える点が、オンライン商談最大のメリットです。

自社内はもちろん、テレワークであれば、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、ビジネスシーンにふさわしい環境が整えられる空間であれば自由に場所を選ぶことができます。

移動時間とコストを削減できる

オンライン商談では、相手先を訪問する必要はないため、移動時間と移動コストを削減できるところも大きなメリットです。

その分、1日あたりの商談数を増やしたり、商談資料の作成に注力したりするなど、移動だけに使っていた時間を生産的な仕事へと充てることができます。

また、「物理的な距離」を気にする必要がないため、海外企業にも積極的にアプローチしやすくなることから、ビジネスチャンスを大幅に広げることも可能です。

録画が活用できる

Web会議ツールなど、オンライン商談によく使われるツールには、その多くに録画機能が搭載されています。

そのため、高い実績を上げている社員の商談映像を、社員教育に活用することが可能です。

実際の商談映像を利用した研修は、何より実践的な研修として有効な教材となるでしょう。また、新人社員のオンライン商談を録画し、その様子を見ながら具体的なアドバイスをすることで、効率的な人材育成の手段とすることもできます。

▷オンライン商談でよくある5つの課題とは？解決策や人気ツールを紹介

オンライン商談を成功へ導くためのポイント

オンライン商談の「成約率」を上げるためのポイントについてもご説明します。

細かく質問を投げて進める

オンライン商談では、相手の表情の変化や、微かな頷きなどの動作をキャッチしにくいことから、一方的な説明になってしまいがちです。

そのため、対面時よりも「不明点はありますか？」などの問いかけを入れて、相手のリアクションや温度感を確認しましょう。

次回のアクションを提案する

商談が終了したら、次回の面談日程など、次につながるアクションを積極的に提案するのも効果的な手段の一つです。

もちろん相手の商談に対する反応にもよりますが、その場で次回のアポ確定には至らなくても、次回以降の流れなどを説明しておくだけでも良いでしょう。

商談内容や補足資料をメールで送付する

オンライン商談終了後に送信するお礼メールには、当日の商談内容や共有したデータを補足資料として添付してください。

議事録が用意できない場合は、後日見返した時に、重要なポイントがすぐ思い出せるよう、内容を簡単にまとめた文章でもかまいません。

オンライン商談を成功させる秘訣は事前準備

オンライン商談は、効率的かつ低コストでおこなえる営業活動の一つとして、現在多くの企業で導入が進んでいる商談方法です。

ただし、対面とは違った、非対面ならではのコミュニケーションの難しさなどがあることも事実です。そのため、商談を成功させるには、オンライン商談に適した資料作りなど、念入りな事前準備が求められます。

ここでご紹介したコツやポイントを参考に、ぜひ高い成約率が見込めるオンライン商談の実現を目指してみてはいかがでしょうか。