オンライン商談で使える便利な自己紹介の方法！印象を良くするコツとは？

オンライン商談とは？

コロナ禍の影響を受け、その必要性が注目されるようになったオンライン商談は、Web会議ツールなどを使用して非対面で顧客対応をおこなう営業手法のひとつです。

対面での商談にはないメリットがあることから、現代社会における商談スタイルの1つとして定着しはじめていますが、オンライン商談ならではの特性もあるため、オンライン商談を成功させるためには、いくつかの注意点に配慮する必要があります。

オンライン商談で使える便利な自己紹介の方法

初対面の取引相手に対して「自己紹介」をおこなうのは、オンライン商談においても同様のビジネスマナーであり、自己紹介のイメージが、第一印象を決定づける重要な要素である点についても同じであると考えられるでしょう。

自己紹介がいい「アイスブレイク」になれば、相手との信頼関係を築くいいきっかけとなるかもしれません。少なくとも自己紹介の悪い印象が、その後の商談にネガティブな影響を与えてしまうことは確かです。

そこで以下では、オンライン商談で使える便利な自己紹介方法について紹介していきます。

QRコード

オンライン商談では、従来の名刺交換はできません。したがって、自社や自分自身に関する基本情報を相手に手間なく伝えられるツールを準備しておくと良いでしょう。

そこで、オンライン商談の「情報交換」でよく利用されている手段の1つが、QRコードを活用してプロフィール情報や会社紹介・自己紹介などの動画を共有する方法です。

QRコードによる情報共有であれば、相手はあらかじめ情報を読み取っておき、あとでじっくり閲覧することも可能です。ただし、PCでQRコードを読み取る場合は、少々手間がかかってしまうため配慮が必要といえるでしょう。

バーチャル背景機能

Web会議ツールをする際のバーチャル背景機能を、「自己紹介」の話題のきっかけとして活用することも可能です。

特に、複数メンバーが出席するオンライン商談においては、挨拶の時間を長々と取ることが難しいため、バーチャル背景への肩書きや名刺情報などのQRコードの記載は、相手にとっても「確認できる」安心感となるはずです。

自己紹介スライド

オンライン商談中に、ある程度、自己紹介の時間を確保できるようであれば画面共有機能を使って自己紹介スライドを表示するのもおすすめです。

長時間の商談となるようであれば、初めに簡単な挨拶を済ませて、商談中盤の休憩やアイスブレイクとして自己紹介スライドを活用し、コミュニケーションを弾ませるのも一つの手段です。

自己紹介ツール

自己紹介のカードやバーチャル背景などが簡単に作成できるデザインツールも多々あります。このようなツールは、無料で使えるツールも多々あるだけでなく、多種多様なテンプレートも用意されているため、簡単にオリジナルの自己紹介ページが作成できます。

季節や取引相手にあったバーチャル背景を用意しておくことで、自己紹介をよりスムーズにおこなうことができるでしょう。また、オンライン商談ツールの中には、デジタル名刺の作成機能が搭載されたものもあります。そのような機能もぜひ活用してください。

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名刺代わりになる自己紹介ツール

ここからは、オンライン商談時の名刺交換の代わりとなる、便利な自己紹介ツールを紹介していきます。

Profiee

Profieeは、Spready株式会社が提供する自己紹介ツールです。簡単かつ魅力的なオンラインプロフィールページが作成でき、ページURLによる情報共有が可能です。

画像やイラストを使った自己紹介ページが作成できるため、商談相手との関係構築の第1歩にピッタリの自己紹介ツールです。

knoow

knoowは、SHIFFT株式会社が提供するプロフィール作成サービスです。

SNSなどのプロフィール欄にURLを貼るだけで、簡単に自己紹介ができるので便利です。また、knoowはTwitterやInstagramなどのSNSのリンクをまとめて「プロフィール」を作成できます。

HTML名刺

HTML名刺は、株式会社スリーアウトチェンジが提供するシンプルな自己紹介サイトを作れるツール。プロフィールページは、最低限のシンプルな内容でOK！という人におすすめです。

オンライン商談で好印象を与えるコツ

続いて、オンライン商談で好印象を与えるコツをお伝えします。オンライン商談では、対面での商談と違って身振り手振りや表情といった非言語のコミュニケーションが取りにくくなります。そのような特性を踏まえた上で、コツを掴むことが大切です。

大きな声でハッキリ話す

オンライン商談で使用するWeb会議ツールは、対面や電話回線を利用した通信よりもリアルタイム性や音質が劣ります。そのため、通常よりも声のトーンを上げゆっくり、そして、はっきり話すように心がけましょう。

また、矢継ぎ早に話すのではなく、やり取りの「間」も、対面時より余裕を持つ必要があります。

身だしなみを整える

どうせカメラには映らないからといって、「上半身スーツ＋下半身パジャマ」のような格好をしていたり、清潔感のないヘアスタイルのまま商談に望んでしまったりするようなことは絶対に避けましょう。

身だしなみは「取引相手への誠意」であることを認識しなければなりません。

相手を気にかける

会話の「間」に気をつけることと同様に、オンライン商談では、、相手のリアクションが対面時よりも確認しにくいため「一方通行のコミュニケーション」にならないよう、十分な配慮が必要です。

質問の時間を、あらかじめアジェンダに組み込んでおく、「何かご不明点はないですか？」などの問いかけのタイミングを決めておくなど、双方向的なコミュニケーションとなるよう工夫するようにしましょう。

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オンライン商談のメリット

オンライン商談には、「ならではのメリット」もあります。ここからは、オンライン商談のメリットについて3つ紹介していきましょう。メリットを理解しておけば、それらを活かして商談の工夫もできるようになるはずです。

ネット環境があれば参加できる

オンライン商談は、通信環境とパソコンやタブレットなどの端末さえあれば、どこでも商談をおこなうことができます。そのため、交通費などのコストを削減することができます。

そのため、コストをかけずに営業エリアを大幅に拡大することも可能です。ビジネスチャンスが広がる点は、大きなメリットといえるでしょう。

1日の商談数を増やせる

移動時間を削減することができるため、1日の商談件数を増やせるのもオンライン商談のメリットの1つです。

これまで、ただ移動するためだけに使っていた時間を、商談や商談に必要な資料の作成といったコア業務に充てられる点は、生産性が向上するのはもちろん、残業時間の低減による労働環境の改善や人件費の削減にもつながるでしょう。

資料をデータ化できる

オンライン商談で必要な資料は、多くの場合、画面共有の機能を使って取引相手に共有することがほとんどです。そのため、資料の印刷コストや製本といった作業の手間を削減することができます。

ただし、資料の内容によっては、画面共有では見づらいケースがあるうえ、資料を手元で確認し、メモを取りながら聞きたいという相手もいます。そういった相手には、事前に資料を送信しておくなど、商談の目的はあくまで「成約」であることを忘れず、臨機応変な対応をするようにしましょう。

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オンライン商談のデメリット

オンライン商談は、メリットばかりというわけではありません。当然デメリットもあります。対策すべきポイントを事前に把握するためにも、しっかり理解しておきましょう。

複数人でのやり取りが困難

オンライン商談は、「同時発言」に向かないという特性があります。また、他の参加者と発言のタイミングが被ってしまうことを懸念して、発言を躊躇してしまうケースもあるでしょう。

Web会議ツールの中には、発言の機会を求める「挙手」機能が搭載されているものもあります。参加メンバーの多い商談をおこなう際には、そのような機能も活用しつつ、円滑な会話ができるよう気を配らなければなりません。

ネット環境に左右される

オンライン商談の最大のデメリットは、ネット環境次第で商談が台無しになる可能性があることです。通信状態が悪いと、音声や画面が頻繁に停止してしまいます。そのような状況では、取引相手もストレスが募ってしまいます。

初めての場所などで、オンライン商談をおこなう際は、時間に余裕を持って準備し、あらかじめ通信状況を確認しておきましょう。

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オンライン商談の注意点

オンライン商談を行う場合、相手に良い印象を与えるために、以下のポイントに特に注意してみてください。意識して注意しておくことで、相手により良い印象を与えられるようになるでしょう。

ふさわしい場所でおこなう

オンライン商談をおこなう場所選びは、人の往来や周囲の雑音状況に注意しましょう。

特に取引相手の個人情報にも触れるような商談の場合は、このような場所選びは「信頼関係」にも影響します。ビジネスマナーの一環としても、「ふさわしい場所」選びが重要です。

カメラの位置

オンライン商談時は、カメラの位置にも注意しなければなりません。

相手に対して「向き合った」アングルになるようにパソコンやカメラを設置し、ビジネスシーンに似つかわしくないものが映り込んでいないかなど確認しておきましょう。

早めに接続する

オンライン商談ルームへの入室は、5分前程度を目安に早めに接続し待機するようにします。余裕を持ってオンライン商談の準備に臨み、カメラやマイクの調整などをおこなっておきましょう。

また、相手によってはWeb会議ツールの使用に慣れていない場合もあります。よくあるトラブルと対処法なども頭に入れておくと、トラブルの発生時にもすぐに対処できスムーズに商談が始められるでしょう。

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おすすめのオンライン商談ツール

ここからは、シンプルな操作性のツールを中心におすすめのオンライン商談ツールを紹介していきます。

bellFace

bellFaceは、電話を使ったオンライン営業に特化した商談ツールです。音声は電話接続のため、音質とリアルタイム性の高さ、途切れにくさが魅力であり、営業育成のためのレコログ(録画録音)が利用できるなど、便利な機能も搭載しています。

国際規格ISO27001(ISMS)認証を取得しているため、セキュリティ対策も安心です。

B-Room

B-Roomは、株式会社Bloom Actが提供するオンライン商談システムです。1つのルームに入室できるのは最大4名までと、少人数での商談に特化した仕様になっています。

サーバとの通信はSSL、メディアデータの通信はSRTPによって暗号化されているため、不正アクセスなどによる盗聴や情報の漏洩・改ざんが、高レベルのセキュリティで防止される点も特徴です。

Zoom

Zoomは、Web会議をビジネスシーンに浸透させた立役者ともいえるシステムです。認知度の高さに加えて、操作性もシンプルなWeb会議ツールのため、オンライン商談は初めてといった取引相手でも、安心して利用することが可能です。

印象の良い自己紹介でオンライン商談を成功させよう

オンライン商談においても、取引相手との「信頼関係の構築」は成約率を大きく左右する非常に重要な要素です。そのため、第一印象を決めるといっても過言ではない「自己紹介」は、関係構築のきっかけをつかむ大切なシーンといえるでしょう。

TPOに合わせた自己紹介のパターンを用意しておくだけでなく、相手がストレスなく自身の情報を取得できる環境を整えること、また、オンライン商談としてふさわしいマナーを心得ておくことが大切です。

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