オンライン商談で押さえておくべきマナー12個!リモート初心者は必見!

記事更新日:2022/11/16

オンライン商談ツール

オンライン商談とマナー

昨今、Web上で営業活動を行う「オンライン商談」が増加していますが、まだ新しい手法なので、対応時に気をつけるべきマナーが不明瞭という方も少なくないでしょう。本記事ではオンライン商談の際に押さえておきたいマナーを12点、紹介しています。ぜひ、商談先と良い関係を築くための参考にしてください。

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オンライン商談とは?

オンライン商談とは、コミュニケーションツールを活用し、オンライン上で商談を進める営業活動です。

オンライン上での商談を可能とするこの手法には、移動時間や交通費の削減といったメリットがある一方で、非対面ゆえ満足に応対できないといった声も聞かれます。

ここでは、オンライン上の商談でも交渉相手とよい関係を築けるよう、心得ておきたいマナーについて見てみましょう。

オンライン商談で身に着けておきたい12のマナー

従来の対面営業でもビジネスマナーが大切であるように、オンライン商談でも身に着けておきたいマナーがあります。ここでは12のマナーを見ていきましょう。

  1. 資料と共有URLを送付
  2. 相手に負担のない商談時間を設定
  3. 当日にリマインドメールを送付
  4. 身だしなみを意識
  5. 取引先よりも早めに入室
  6. 参加者の様子を見ながら進行
  7. 必要に応じてミュート機能を活用
  8. ウェブカメラをオン
  9. 最初の発言で軽く自己紹介
  10. タイムラグを考慮
  11. 取引先が退出後にオンライン商談を終了
  12. 商談後はフォローメールを送付

1.資料と共有URLを送付

オンライン商談は、対面での商談と異なり、営業担当者の熱意が伝わりにくいといわれていますが、真摯な姿勢で事前準備を行い、本番に臨みましょう。

オンラインでの商談の場合は、事前に共有URLと資料を送付し、あらかじめ商品やサービスの情報を伝えておきましょう。当日の限られた時間の中で、有効にプレゼンテーションを行うことができます。

2.相手に負担のない商談時間を設定

商談時間を設定する際は、相手に負担のない商談時間を設定します。長時間、モニターを見ていると集中力が途切れ、相手に伝えたい情報が届かないことも懸念されるからです。

オンライン商談の時間は30分から40分が適切といわれています。Zoomビデオコミュニケーションズ社の創設者エリック・ヤン氏は、最も有効な会議は45分としており「Zoom」の無料プランでの会議時間は40分に設定されています。

オンライン商談では、プレゼンに時間をかけ過ぎると、かえって情報が伝わりにくいといった側面があるのです。プレゼンテーションのタイムスケジュールを用意しておくと、商談がスムーズに進むでしょう。

3.当日にリマインドメールを送付

商談日が決定した段階で、オンライン商談を行う会議ルームのURLを共有し、当日のリマインドメールも送付しましょう。

オンライン商談は場所や時間に囚われず、手軽に行える一方で、当日のキャンセルも少なくありません。下記の内容をリマインドメールで送付し、改めて自社の熱意をアピールしましょう。。

  • 会議全体の所要時間
  • 資料を添付

リマインドメールを送ることで、商談の重要性を相手側にアピールすることが重要です。

4.身だしなみを意識

対面での営業や商談と同様、オンライン商談においても身だしなみの意識は大切です。

在宅勤務やテレワークが増えると私服で業務をすることが多くなりがちですが、商談相手と接する時は、身だしなみを整えることで、安心感や信頼感を与えられます。

オンライン商談前に、身だしなみが乱れていないか以下の項目を確認しましょう。

  • 寝癖
  • ラフな服装
  • 派手なメイク
  • 崩れた姿勢
  • シワだらけの洋服

オンライン商談といえど、自分は企業の顔である意識を持つことが大切です。

5.取引先よりも早めに入室

オンライン商談において自分がホスト(提案)側である場合、必ず取引先よりも早めに入室し、ネット環境の確認やカメラやマイクの調整もしておきましょう。

また、通信障害の発生なども想定し、予備日や他のオンライン会議ツールの用意などのリカバリープランを準備しておくと安心です。

6.参加者の様子を見ながら進行

オンライン商談は単調になりやすく、プレゼンを受ける側の集中力も途切れやすいため、参加者の様子を見ながら進行しましょう。

プレゼンをする時は、説明をしつつ「何か疑問はあるでしょうか?」「内容についてはいかがでしょうか?」など、時折相手に言葉を投げかけるなどすると、プレゼンを受けている側も集中力が途切れにくいでしょう。

また、オンライン商談では商談先と同じタイミングで発言してしまうこともありますが、これを防ぐために「1センテンスを短くし、語尾を言い切る」方法が効果的です。

例えば「~~となってまして、~~というこであるから、~~でして、さらに~~」と終わりそうで終わりが見えないプレゼンは、聞いている側にとっては冗長に感じられるものです。

「〜です。〜といったことも考えられます。しかし~です。」と1センテンスを短くし、語尾を言い切ることで、相手側の発言と衝突を減らせます。仮に、相手側の発言と重なってしまった場合は、会話の主導権を相手に譲りましょう。

7.必要に応じてミュート機能を活用

オンライン商談中は、必要に応じてミュート機能を活用します。自分が話すとき以外はマイクをミュート状態に設定し、発言している方の声を聞き取りやすくします。

また発言していなくても周囲の音をマイクが拾うため、発言している時以外はミュートにしておくことがオンライン商談時のマナーです。オフィス内でオンライン商談をしている際、周りの社員の声やPCの操作音にも気を配る必要があります。

キーボードのタイプ音も商談の妨げになりがちなので、オンライン商談中はできるだけ、手書きでメモするよう心がけましょう。

8.ウェブカメラをオン

オンライン商談中はウェブカメラを常にオンにして、自分の表情やリアクションが伝わりやすいようにしておきます。表情や反応がみえることで、安心感や信頼感を顧客側に与えます。

ウェブカメラをONにする際、カメラの位置にも注意してください。カメラを下に置いてしまうと、相手は見下されているように感じてしまいます。ウェブカメラは、自分の目線と同じ高さになる位置に設定しましょう。

また、下記にあげているように、逆光になっていないか、室内の明るさが程よいかも確認しておきましょう。背景は、オフィス内の様子が移らないようシンプルな物を設定します。

  • 逆光
  • 室内の暗さや明るさ

自分の映像にも問題がないか確認し、できるだけ対面環境で商談する時と同じような環境を作るように意識しましょう。

9.最初の発言で軽く自己紹介

オンライン商談を開始する前に「企業名」「所属」「自分の名前」など軽く自己紹介を入れることが大切です。

対面商談に置き換えると、名刺交換の場と考えればよいでしょう。最初に名前や所属を述べておくことで、誰が発言しているか把握しやすくなります。

あらかじめ、登録されたユーザー名を表示しているオンライン会議ツールもありますが、商談の内容を理解しやすくするためにも、開始前に自己紹介しておきましょう。

相手側がオンライン商談に慣れていない場合を考慮して、オンライン会議ツールの使い方も簡単に触れておくとよいでしょう。

10.タイムラグを考慮

商談商談と異なり、オンライン商談はタイムラグが発生します。発言者の音声が聞こえない状態で進めてしまうと、プレゼンを受けている側は内容が理解できず、サービスや商品に興味が薄れてしまいます。

発言者はタイムラグを考慮し、できるだけゆっくり、はっきりと話すことがポイントです。不自然にならない程度に口を大きく開けて話すことで、視覚的にも内容が伝わりやすくなります。

11.取引先が退出後にオンライン商談を終了

オンライン商談が終了した際は、必ず取引先の退出後にWeb会議ツールを切ります。対面での営業や商談の場合、お互いお辞儀をしてから会議室を後にすると思います。

オンライン商談の場合、会議終了後にお互い「ありがとうございました」と伝えてお辞儀をし、相手が退室した後、ホスト側は最後に退室するのがマナーです。

退室のタイミングに配慮して最後まで気を抜かず、オンライン商談で顧客に誠意をアピールしましょう。

12.商談後はフォローメールを送付

オンライン商談後、できるだけ時間を置かずにフォローメールを送付します。フォローメールはリマインドメールと同じくらい重要です。

  • 会議の内容
  • 決定事項
  • 今後の動き
  • 2回目の開催日時

上記の情報をまとめて共有し、次の商談日時を設定しましょう。商談は相手に負担がない時間を設定することがポイントです。

また、「〇月〇日の午後はいかがですか?」といった尋ねかたではなく「次回、30分ほどお時間いただける時はありませんか?」という具体的な時間を提示すると、相手側は時間調整してくれる可能性が高くなります。

オンライン商談は対面商談と異なり、物理的な距離が遠いため、フォローメールにも配慮して心理的距離を徐々に縮めることが大切です。

オンライン商談でマナー以外に注意したい点

上で紹介したマナー以外にも、オンライン商談時に注意するべき点が9つあるので、1つずつ紹介していきます。

  1. リモート環境に必要な機材を準備
  2. ツールの使い方や通信環境を確認
  3. 聞き取りやすい声でトーク
  4. 伝わりやすいリアクションを意識
  5. 画面共有を活用
  6. デスクトップを整理
  7. 画面に営業担当者の名前を表示
  8. 初めての商談相手には名刺交換
  9. オンライン商談に不慣れな顧客をフォロー

リモート環境に必要な機材を準備

オンライン商談は、リモートで行う環境に合った機材を用意する必要があります。以下の表でオンライン商談に必要な機材と簡単な選び方をまとめています。

主な機材やソフト 機能やスペック
パソコン メモリ8GB以上
デュアルコア2GHz
GooglechromeやMicrosoft Edge 最新バージョン
イヤホン
ヘッドフォン
ヘッドセット
ノイズキャンセリング機能
単一指向性マイク

パソコンは必要不可欠な機材ですが、性能面を重視し過ぎると、高額になり初期費用が膨れてしまいます。

パソコンを購入する時は、メモリ8GB以上でCPUはデュアルコア2GHz以上のインテルコアi5やAMD相当であれば、ストレスなくオンライン会議を行えるでしょう。

周囲の雑音を拾わず相手から声だけを拾いたい場合は、ノイズキャンセリング機能が付いたイヤホンやヘッドセットの利用がおすすめです。

ヘッドセットを着用することで髪の乱れが気になる人は「ワイヤレスイヤホン」や「有線のイヤホン」を使用するとよいでしょう。

マイクは周囲の雑音を伝えず、自分の音声だけ相手に届けてくれる「単一指向性マイク」を用意すると、クリアな声が伝わります。

ツールの使い方や通信環境を確認

インターネットの接続状況は日々変化するため、オンライン商談前に、接続状況を確認しましょう。同時にツールの使い方も把握しておきましょう。

無線回線であれば、デスクトップ画面の右下に通信状況を示すアイコンが表示されています。企業全体で通信障害が起きている場合、契約している通信会社でサーバーエラーが起きている確率が高いです。

サーバーエラーが発生し、復旧するまで時間がかかるときは、相手に迷惑にならないよう、商談の延期も含めて社内で検討したうえで先方にも相談しましょう。

また、はじめてオンライン商談を行う場合は、使用するツールにも触れておきましょう。オンライン商談では高確率で画面の共有機能を使用します。

しかし、画面共有がスムーズにできないと進行が滞ってしまうため、商談前にあらかじめ画面の共有方法など確認しておきましょう。

聞き取りやすい声でトーク

「声」は人の印象を左右する大切な要素の1つです。相手が聞き取りやすい声で話すことを心がけましょう。

オンライン商談の主役は自分ではなく、話を聞いてくれている商談相手です。相手が聞き取りやすいテンポでプレゼンを行いましょう。

だらだらと話を続けてしまうと、顧客はサービスや商品への関心が薄くなってしまいがちです。下記の点を意識して聞き取りやすい声で伝えましょう。

  • 話す速度
  • 声の大きさや高低
  • タイミング

伝わりやすいリアクションを意識

オンライン商談は、対面と違い「その場」にいないため、細かいニュアンスや表情が相手に伝わりにくいため、いつも以上にリアクションを意識することがポイントです。

リアクションせずに顧客の質問を聞いていると、無表情な印象となり、相手に緊張感を与えます。オンライン商談の際は、対面商談を行う時よりも、大きなリアクションを取るとよいでしょう。

意識して笑顔を作り、頷きながら相手の話を聞くと、安心感や信頼感を与えます。

画面共有を活用

オンライン商談時は、資料を画面共有しながら進行することが大切です。資料を画面共有することで視覚情報から、言葉で聞くよりも理解度が深まります。

以下の割合で、人は情報を理解します。

  • 言語情報7%
  • 聴覚情報38%
  • 視覚情報55%

メラビアンの法則を参考にすると、言葉でプレゼンを行うよりも資料を画面共有して掲示する方が顧客に正しい情報を伝えられます。

言語情報は見えている資料の捕捉と意識することで、効果的に画面共有を活用できます。

[出典:グロービス経営大学院「MBA用語集 メラビアンの法則」]

デスクトップを整理

オンライン商談前にデスクトップの整理をしておきます。オンライン商談中はプレゼン資料など画面共有することを想定して、商談とは関係ない資料を事前に閉じておきます。

メールやチャットアプリを開いた状態にしておくと、企業の機密情報やプライベート情報が閲覧可能な状態となってしまい、セキュリティ面をはじめとする信頼度が低下するでしょう。

セキュリティ面も考慮してデスクトップを整理しておきましょう。画面がスッキリすることで相手が資料に集中でき、商談の成功にも繋がるかもしれません。

画面に営業担当者の名前を表示

Zoomでは、ホスト側になると参加者全員の名前を表示させる機能があります。

自己紹介で解説した内容にプラスして、オンライン商談中は画面に営業担当者の名前を表示しておきましょう。誰が発言しているのかが明確で、商談相手に顔を覚えてもらうきっかけにもなります。

初めての商談相手には名刺交換

初めての商談相手には、オンライン上で名刺交換をすることが昨今のビジネスマナーです。

対面での商談において、名刺交換は当たり前に行われていましたが、オンライン商談での名刺交換は、物理的に不可能です。オンラインで名刺交換する際は「オンライン名刺交換機能」を利用しましょう。

オンライン名刺交換は商談相手の連絡先の確認や、はじめてオンライン商談する際のアイスブレイクのためだけでなく、以下のメリットがあります。

  • 紙よりも多くの情報を掲載可能
  • 印刷コストの削減
  • 名刺管理を自動化

オンライン名刺の交換方法は「QRコード」や「URLで交換」の他にも、あらかじめ壁紙にQRコードを仕込む方法もあります。

オンライン上の名刺交換は、紙や印刷費のコスト削減やデータ管理の自動化で管理が楽になります。はじめて商談する場合はこの機能を利用するとよいでしょう。

オンライン商談に不慣れな顧客をフォロー

オンライン商談に慣れていない企業である場合、必ずフォローを行います。

  • パソコンのスペックが古くフリーズしてしまうマイク音量の調整ができない
  • 映像は表示されているが、相手の顔がみえない
  • 周囲の雑音が酷く、声が聴きづらい

オンライン商談に慣れていない企業であれば、想定されるトラブルが多数あります。一部は電話にするなど、相手に合わせて柔軟に商談を行います。

フレキシブルな対応は好印象を与え、その後の商談にもプラスになるでしょう。親身に対応しましょう。

オンライン商談のマナーに関するよくある疑問

オンライン商談は近年増えてきた商談方法であるため、まだマナーも不透明なままです。

そこでオンライン商談時によくある疑問を3つ紹介していきます。

  1. 上座と下座の意識
  2. マスクは外すべきか
  3. リモート背景はどうすればいいのか

上座と下座を意識すべきか

対面での商談においては、上座と下座の意識が必要ですが、オンライン商談では上座と下座について意識する必要はありません。

対面商談では、入り口から一番離れた位置の座席が上座(年長者や肩書・役職が上の社員が座る席)で、入り口から一番近い席が下座(役職が低い社員)です。

Zoomは2020年9月に、特定の参加者を画面上部に固定表示させる機能を追加したため、オンライン商談においても、上座と下座は意識するべきなのか話題になりました。

固定表示させる機能は上座と下座を意識させるのではなく、講師などを中央に配置したりする場面で活用するものです。

オンライン商談時に上座と下座を意識する必要はなく、全員から多くの意見をアウトプットできる雰囲気作りが大切です。

マスクは外すべきか

オンライン商談時、マスクをしなくても問題ない環境であれば、マスクを外した方がよいでしょう。マスクを外すことにより、表情なども相手に伝わりやすくなります。

対面商談時はマスクを外すことが難しく、意思伝達がしづらいといったデメリットがあります。マスクを外して商談に臨めるのは、オンライン商談のメリットなのです。

リモート背景はどうすればいいのか

オンライン商談時に設定する背景は、情報量の多さに注意しましょう。背景の情報量が多いことで商談相手は気が散り、話に集中できない可能性があります。

商談の際の背景は情報量が少なく、すっきりしたものがおすすめです。Zoomには、背景をぼかす機能などが搭載されているため、場合によっては利用するとよいでしょう。

オンライン商談前に、自分がどのように映っているかも含めて背景の確認をしておくようにします。

おすすめの人気オンライン商談ツール3選

営業効率のアップや交通費、消耗品などのコスト削減などオンライン商談を活用すると企業にさまざまなメリットをもたらしてくれます

企業におすすめのオンライン商談ツールを3つ紹介していきます。

1.Zoom

オンライン商談やビデオ会議で知らない人はいないとまで言われてるZoom。教育機関や医療機関など、さまざまな業種でZoomは使用されているためオンライン商談を導入する企業であれば、まず候補にあがるツールです。

すべてのデバイスで「ミーティング」「電話」「チャット」を行えます。ワンクリックでチャットや通話からミーティングへ切り替えることが可能で、操作に混乱することもありません。

提供元 Zoom Video Communications, Inc.
初期費用 0円
料金プラン プロ:2,200円(税込)/月
ビジネス:2,970円(税込)/月
企業:2,970円(税込)/月
導入実績 要お問い合わせ
機能・特徴
  • HDビデオと音声
  • レコーディング
  • 音声
  • 画面共有
  • カレンダー
  • チームチャット
  • バーチャル背景
URL 公式サイト

2.VCRM

事前登録やアプリをインストールする必要もなく使用できる、オンライン商談ツールのVCRM。toCやtoBなど幅広い業種に営業を行えます。

番号発行による接続ができるため、電話でのお問い合わせや商談からオンライン商談へ即座に切り替えが可能。PCの高度な知識を必要としないところも魅力です。

リードタイムを短縮し、すぐ商談に持ち込みたいケースに向いています。

提供元 ナレッジスイート株式会社
初期費用 107,800円(税込)
料金プラン 5,500円(税込)/月
導入実績 要お問い合わせ
機能・特徴
  • 画面共有
  • 資料のセットアップ
  • 録画機能
  • ノート機能
  • 非公開商談メモ
  • 複数人コール
  • PC音声通話
URL 公式サイト

3.ベルフェイス

問い合わせた状態からSMSを利用。接続ナンバーを伝え、公式サイトから即座にオンライン商談に接続できることがベルフェイスの特徴です。

商談の記録から顧客管理まで可能で、クラウドからの接続もできます。デジタル名刺にも対応していて、スムーズな商談を可能とするでしょう。

提供元 ベルフェイス株式会社
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 要お問い合わせ
導入実績 3,000社以上
機能・特徴
  • レコログ機能
  • プレゼンテーション機能
  • デジタル名刺
  • ビューティーモード
  • トークスクリプト
  • CRM連携
  • 共有メモ
URL 公式サイト

オンライン商談における正しいマナーを意識しよう

オンライン商談で押さえておくべきマナーについての解説は以上となります。オンライン商談とはいえ、対面商談と同様のマナーもあれば、新たなマナーもあります。

オンライン商談になれていない企業と商談する場合、相手に合わせて柔軟に対応することもマナーの一つです。心ある対応は商談を成功させる秘訣にも繋がるでしょう。

本記事でご紹介しているツールも参考に、ぜひオンライン商談の成功に向けて役立ててください。

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