オンライン商談でアポを獲得する5つの極意!成果を出す営業マンの手法とは

記事更新日:2022/09/24

オンライン商談ツール

オンライン商談のアポを確認するビジネスパーソン

オンライン商談でなかなかアポが取れずに悩んでいる営業担当者も多いのではないでしょうか。本記事では、オンライン商談でアポを獲得する5つの極意や事前準備のコツ、成果を出すためのポイントを詳しく解説していきます。

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オンライン商談でアポを獲得する5つの極意

オンライン商談でアポを獲得することは、訪問営業の場合と同様に簡単ではありません。

資料請求や問い合わせフォームへの記入といったように比較的受け入れられやすい内容でも、タイミングや顧客の都合次第によって断られることもあります。商品・サービスに対する貴重な説明機会であるため、できるだけ多くのアポイントメントを獲得したいというのが営業担当者の本音ではないでしょうか。

そこで、ここでは見込み客とのオンライン商談を実現する効果的なアポ取り方法を5つ紹介します。

1.当日か翌日にアポを設定する

訪問による商談と違い、オンライン商談はアポを獲得してもキャンセルされやすいものです。訪問に備えて会議室や応接室を用意する必要もないため、商談日までの期間があるほど忘れられる可能性が高まります。

キャンセルする間を与えず、予定を失念されないためにも、オンライン商談は当日か翌日に提案するのが効果的です。「このあとすぐ」「午後にでも」「明日の朝」など、相手の都合に合わせながら直近のアポイントを設定してみるとよいでしょう。

2.連絡を早めに返す

見込み客は、なんらかのニーズを抱えて接触してきます。興味や関心のあるうちに連絡を取れば、それだけこちらの話に耳を傾けてくれる可能性が高まるでしょう。

また、顧客が競合他社にも同様の問い合わせをしている可能性も、ゼロではありません。返答が遅くなれば他社に顧客接点の機会を与える可能性が高まるため、意識して返答スピードを早めることが重要です。

具体的には、見込み客から問い合わせが来たら5分以内に対応するよう心がけましょう。その際、問い合わせや資料請求のアンケート内容を把握し、顧客のニーズや課題、問題点を理解したうえで適切な回答を意識することが大切です。

3.オンライン商談のメリットを伝える

オンライン商談のメリットは、気軽さです。訪問形式と異なり、見込み客に会議室や応接室を予約してもらう必要もなく、入館証の発行などの手間を取らせることもありません。業務の合間にパソコンで商談できるため、直前まで別の作業をし、終了後はすぐに業務に戻ることが可能です。

また、場所に縛られることがないのもオンライン商談のメリットです。自宅やコワーキングスペースからでも参加できるため、多様な働き方を採用している企業に対しても有効なアプローチ手段といえるでしょう。

長くても30分程度の商談になる旨を事前に伝えるのも、アポ取りの成功率を高めるポイントです。オンライン商談の手軽さをアピールしておくことで、商談に応じるハードルを下げられます。

4.トークスクリプトを作成する

オンライン商談に慣れていない、または面倒だと感じる見込み客も少なくありません。オンライン商談へのハードルを下げる方法としては、トークスクリプトの準備がおすすめです。

トークスクリプト作成にあたって重要な点は、オンライン商談に対する苦手意識を取り去ることです。オンライン商談によるメリットを説明し、準備やパソコンの環境に特別な負担をかけないことや、オンライン商談で確認したい内容、説明したい内容などを簡潔に伝えられれば、見込み客は安心感を抱けます。

また、IT用語や専門用語の使用は最小限に留めましょう。聞き慣れない言葉が出てくると、その後の内容が頭に入りにくくなってしまいます。

5.成功事例を提示する

見込み客の同業他社や規模の近い企業での導入事例を紹介すると、興味を持ってもらえる可能性が高まります。商品・サービスの導入によって発生した効果や、顧客からのレビューを提示できれば、商品やサービスの利用が自社にどのようなメリットをもたらすのかイメージしやすくなるでしょう。

大手企業や有名企業への導入事例があれば、あわせて紹介しておくと商品やサービスの魅力をより感じてもらえます。他社の抱えていた課題や解決後の姿をイメージしてもらうことで、「良い商品みたいだし、話だけでも聞いてみようかな」とオンライン商談への意欲を喚起できます。

オンライン商談に必要な事前準備

無事にアポイントメントが取れたら、いよいよ次はオンライン商談です。貴重なオンライン商談の機会を活かせるように、しっかり事前準備しておきましょう。

事前準備では、主に「資料の作成」「使用ツールの準備」「お客様へのリマインド」の3つに注力する必要があります。それぞれ詳しくみていきましょう。

1.資料の作成

オンライン商談ではパソコン画面を共有画面として表示するため、プロジェクターを使用したプレゼンテーションよりも画面が小さいことを念頭に準備を進める必要があります。

そのため、文字は大きく少なめにし、わかりやすいタイトルや見出し、内容の箇条書きやフローチャート化など、端的で直感的に伝わる資料づくりを意識しましょう。また、アポの際に聞き出した相手の環境や課題等に対応した内容に練り上げておくと、商談の成功確率アップに繋がります。

資料を事前にメールで共有しておけば、オンライン商談の説明範囲や商品・サービスの概要といった基礎情報を商談時に話す時間を省けます。オンライン商談に割いていただいた時間は、できるだけ商談に繋がる話に充てる意識が大切です。

2.使用ツールの準備

オンライン商談では、ビデオチャット用のツールを使用します。ツールを選択する際は、商談相手が使い慣れているツールであるかどうかを事前にチェックしておくと安心です。

基本的に、アプリケーションのダウンロードや特別な設定が必要になるツールは避けましょう。企業の環境によっては、セキュリティ上の観点からソフトのダウンロードやインストールができない場合があるからです。ブラウザだけで参加可能なツールの利用がおすすめです。

ツールの選択後は、オンライン商談の環境を確認し、ツール設定を済ませます。ヘッドセット、カメラ、共有画面、チャット画面などの環境を事前に把握しておくことで、スムーズな商談が実現可能です。

3.お客様へのリマインド

オンライン商談を設定した日時が近づいたら、前日までにメールや電話を通じてリマインドしておきましょう。その際、すでに資料が用意できていれば、あわせて共有します。リマインドしておくだけでキャンセル予防に繋がるため、忘れず連絡を取りましょう。

また、リマインドの際には「お話を聞けることを楽しみにしてます」などと、こちらの商談意欲を示すメッセージを入れるのも効果的です。本気度が伝われば、相手も真摯に対応しようという気持ちになってくれるでしょう。

オンライン商談で成果を出すためのポイント

オンライン商談では、短い時間で相手から信頼を得る必要があります。信頼を獲得するには、服装や姿勢、笑顔や表情などが重要なファクターになりますが、オンラインと対面では環境が異なるため、オンライン商談に適したアプローチが大切です。

そこでここからは、オンライン商談で意識しておきたいポイントを4つ紹介していきます。

1.リアクションをしっかりする

オンライン商談では、声や表情が伝わりにくいことがあります。通常よりゆっくりはっきり話したり、オーバー気味の表情を作ってみたりしてみると、画面越しの相手にとってちょうどよく映るでしょう。

また、相手の話を聞くときはリアクションに気を配る必要があります。あいづちの打ち方、タイミング、共感の表情など、「私はあなたの話に興味を持っています」ということを積極的に示すことで、相手からの情報をより引き出せるでしょう。

相手の問題点や課題を聞く際には、「なるほど」「さすがですね」「それは大変ですね」など共感性の高いあいづちを入れるのが効果的です。

2.緊張を和らげる

相手がオンライン商談に慣れていない場合や初めての場合には、アイスブレイクの導入がおすすめです。初対面で不慣れなオンライン商談という状況では、見込み客が緊張してしまい、話に集中できないからです。

アイスブレイクとは、雑談したりミニゲームしたりすることで会議の緊張を和らげる方法を指します。初対面の人が多い場や緊張しやすい会議の場で用いられる手法で、コミュニケーションを取りやすい雰囲気づくりに最適です。

アイスブレイクで取り上げる雑談テーマとしておすすめなのは、天気や季節、衣食住に関する話題です。ほかにも、名刺交換の代わりに互いが自己紹介し、共通点や話題を探してみてもよいでしょう。

3.最低限のマナーを守る

オンライン商談も訪問による商談同様、マナーを守った振る舞いが重要です。服装や姿勢、カメラを相手の目だと思って話す、基本的な言葉遣いなどに加えて、オンライン商談ならではのマナーも存在するため、ご注意ください。

最低限押さえておきたい3つのマナーをそれぞれ紹介していきます。

ツールの表示名

オンライン商談システムの表示名には注意が必要です。GoogleやほかのIDと連携しているサービスの場合、通常使用しているハンドルネームが表示されることがあります。表示名は設定で変更可能なので、「会社名+部署+名前」のような公的なものに設定しておくとよいでしょう。

入室のタイミング

オンライン商談では、約束の10分前までには会議室を開き、入室しておくことが重要です。理由として、相手によって約束時間より早めにリンクをクリックし、入室を試みる場合があるためです。そのような場合にエラーメッセージが出てしまうよりも、すぐに入室許可が出て商談をスタートしたほうが不快感を与えません。

マイクのミュート

意外に忘れてしまいがちなのが、マイクのミュート機能の活用です。相手の話を聞いているときにマイクが入りっぱなしになっていると、タイピング音や鼻をすする音などが相手に聞こえてしまう可能性があります。

そのようなミスを避けるためにも、自分が話しているとき以外はミュートにしておくのがおすすめです。ただし、短い会話のやり取りが続いているケースでは、ミュートせずに会話を続けたほうが話に集中しやすいでしょう。

4.当日中にお礼のメールを送る

オンライン商談の記憶が鮮明な当日の間に、お礼のメッセージを送付することも大切なポイントです。これは、訪問営業と同様に、営業担当者として最低限のマナーといえます。

メッセージには、時間を割いてくれたことへのお礼と、今後の商談の流れを記載します。商談内容をまとめた議事録、商談中にリクエストされた資料等を添付しておくと、よりスマートな印象を相手に与えられるでしょう。

お礼のメールは、初対面の見込み客に対する関係構築のチャンスです。次のオンライン商談や訪問に繋げていけるよう、商談当日に素早く送るよう心がけてください。

オンライン商談のポイントを掴んでアポの獲得率UPへ

オンライン商談は、効率的に多くの見込み客へアプローチできる営業スタイルです。遠方の相手とも商談が可能で、移動時間やコストもかからないことから、多くの企業で採用されている手法です。
オンライン商談のアポ取りを獲得するためには、いくつかコツが存在します。「アポは当日か翌日に設定」「相手からのリアクションに対する返答は早めに返す」といったポイントに注意することで、アポ取りの成功確率を高められます。

また、実際のオンライン商談では、オンライン商談ならではの注意点やマナーが存在します。「事前に資料を共有」「ビデオチャットツールを商談用に設定」「相手へリマインドメールの送付」といった事前準備を意識することで、スムーズなオンライン商談が実現可能です。

オンライン商談を有効活用し、自社の顧客開拓を効果的に進めていきましょう。

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