オンライン商談の名刺交換はどうする？方法や最適なツールの選び方

オンライン商談で名刺を交換すべき3つの理由

オンライン商談では名刺交換を行わずに、口頭で名乗り合うことが多いです。しかし、オンライン商談中に名刺を交換することで以下の3つのメリットがあります。

• アイスブレイクのきっかけになる
• 相手の部署や役職などの正式な情報がわかる
• オンライン商談担当者以外にも先方の情報を共有できる

ここでは、オンライン商談で名刺を交換すべき理由をご紹介します。

1.アイスブレイクのきっかけになる

アイスブレイクとは、緊張した雰囲気を和らげる手法のことです。直接会う場合は天気を話題にしたり相手を褒めたりできますが、オンラインの場合はお互いの情報が限られてしまうため、アイスブレイクがしづらいと思うかもしれません。

名刺があれば、デザインを褒めたりオフィスのある地域のことを話題にしたりと会話のきっかけを作ることができます。

2.相手の部署や役職などの正式な情報が把握できる

商談前にお互いの情報を交換していたとしても、顔と名前が一致しないこともあります。オンライン商談の際に名刺を交換することで、相手の所属している部署や役職などの正式な情報が分かり、お互いに安心しながら商談をすることができます。

また、オンライン名刺は紙の名刺よりも自由度が高く、より多くの情報を掲載できます。さらに、イラストなどを名刺に入れることも可能なので、相手の印象に残りやすくなります。

3.オンライン商談担当者以外にも先方の情報を共有できる

通常の商談では、参加した人のみが名刺交換を行います。しかし、オンライン名刺は名刺管理システムと連携できるので、担当者以外ともオンライン商談で得た情報を社内で共有することができます。

これにより、名刺を交換した取引先や顧客と誰がいつ何を話したのかデータとして社内に蓄積・分析することができます。分析したデータを元に営業活動を行えば、さらなる売上拡大にも期待できるでしょう。

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オンライン商談で名刺交換をする方法

オンライン商談で名刺交換をする方法は複数あります。よく知られている方法は次の5つです。

• 先方にQRコードを読み取ってもらう
• 名刺交換ツールを使う
• 先方にメールやチャットで名刺用URLを送る
• 名刺画像データにして先方に送る
• オンライン商談のバーチャル背景を名刺にする

上から順に解説していきます。

1.先方にQRコードを読み取ってもらう

QRコードとは2次元（平面）のバーコードのことで、チラシやポスター、アカウント登録などに使われています。オンラインでの名刺交換でも活用されています。名刺交換ツールで生成したQRコードを先方に送り、スマートフォンなどのカメラを使って読み込んでもらうのが手順です。

ただし、QRコードが鮮明でないと読み込めないこともあるので、画像を送るときは明るい画面でピントを合わせておいてください。

2.名刺交換ツールを使う

同じ名刺交換ツールや名刺管理システムを使っていれば、ツール内で名刺交換が可能です。

ツール内で名刺交換ができればQRコードを生成して送信したり読み込んだりする手間を省けるので、オンライン商談が決まったら事前に名刺交換ツールを使っているか、使っている場合はツールの種類を確認しておきましょう。

3.先方にメールやチャットで名刺用URLを送る

名刺交換ツールで名刺やプロフィールのURLを作って送信する方法もあります。URLであればクリックするだけでよいので、カメラで読み込むQRコードより使いやすいです。

4.名刺画像データにして先方に送る

最も簡単なのは、PDFデータまたはjpegで名刺を作りチャットやメールを使って交換する方法です。この方法であれば名刺交換ツールが不要なので、お金をかけずに名刺交換ができます。

ただし、画像なので、データベースで情報を管理する場合はデータを手作業で入力し、最新情報にアップデートしなくてはいけないのがデメリットです。

5.オンライン商談のバーチャル背景を名刺にする

オンライン商談の背景を名刺にすることも可能です。デザインを会社で統一すれば、ブランディング効果も期待できます。

ただし、名刺交換ではないので、自社の情報を提供できても相手の情報が得られない可能性があるので注意が必要です。

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オンライン名刺交換の機能を使う8つのメリット

オンライン商談で交換する名刺のことをオンライン名刺と呼びます。

オンライン名刺は電子データのため、従来の紙の名刺と比較するとさまざまなメリットがあり、コスト削減や業務の効率化にも役立ちます。オンライン名刺交換機能を使う主なメリットは、次の8つです。

• 保管や整理が簡単
• ペーパーレス化が可能
• 印刷代金がカットできる
• 自社や営業担当者の情報を明記できる
• 紙の名刺のようになくす心配は無用
• 人脈が広がる
• リモート商談の情報を記録可能
• 商談のリスケやキャンセルを防げる

上から順に解説していきます。

1.保管や整理が簡単

紙の名刺は手入力で入力したりスキャンを使って読み込みをしたりしなくてはいけません。オンライン名刺は最初から電子データなので入力が不要です。

自動で名刺を整理ができる機能が搭載されているものもあるので、名刺の管理と整理が格段にしやすくなります。

2.ペーパーレス化が可能

紙の名刺は保管するときは見つけやすくするため「あいうえお順」に並べなくてはならず、大切に扱っても経年劣化してしまいます。

また、個人情報保護の対象となることもあるため、処分するときはシュレッダーにかける必要があり、大量の場合は有料の専門業者に廃棄を依頼しなくてはいけません。

オンライン名刺にしてペーパーレス化すれば、これらの業務が不要になり大切な情報が古くなって見えづらくなる心配もなくなります。

3.印刷代金がカットできる

名刺を作るにはデザイン料と印刷代金が必要です。デザイン料はデザイン会社に依頼すると安ければ数千円、高くなると10万円かかることもあります。印刷代金は名刺1枚あたり10円～100円程度なので、社員の多い企業ではかなりのコストがかかってしまうのです。

オンライン名刺であれば無料のテンプレートを活用して作成できる上、印刷代金もかかりません。

4.自社や営業担当者の情報を明記できる

紙の名刺はスペースが限られているので、「氏名」「法人名・組織名「部署名」「役職」「連絡先」など基本的な情報しか明記できません。

オンライン名刺であれば企業や営業担当者のより詳しい情報を先方に提供することができ、異動や昇進、移転などあれば随時情報を変更できるのもメリットです。

5.紙の名刺のようになくす心配は無用

名刺はサイズが小さいため書類の間に紛れ込んだり床に落としたことに気づかなかったりするため紛失する可能性があります。

名刺が紛失すると商談に必要な情報が分からなくなるだけでなく、第3者の手に渡り悪用されれば先方に多大な迷惑を与える可能性さえあります。

オンライン名刺は電子データなのでそのような心配がありません。電子データのため、社内での共有や検索なども素早くでき、セキュリティー性も優れているツールが多いので悪用される危険性も少ないです。

6.人脈が広がる

オンライン名刺に限ったことではありませんが、名刺交換により人脈を広げることができます。

対面の会議の場合は会場の広さの関係で参加者が制限されることもありますが、オンライン商談であれば普段、商談に参加しないような従業員が参加できることも少なくありません。

オンライン商談で名刺交換を行えば、今までは関わりのなかったエンジニアや総務などのバックオフィス関連の従業員と繋がりを築けるのもメリットです。

7.リモート商談の情報を記録可能

名刺は両面印刷のものもあり、メモを記載しておくにはスペースが狭すぎます。

オンライン名刺であれば情報入力が可能なので、オンライン商談を行った日時だけでなく、同席した社員の名前や商談の内容、商談のやり取りなどを詳しくデータとして残すことができるので便利です。

8.商談のリスケやキャンセルを防げる

オンライン商談は面識のない相手のため優先順位が低く、リスケジュールやキャンセルされる可能性も少なくありません。

オンライン名刺の交換機能を活用して、担当者に関する詳しい情報を事前に交換することで、先方との信頼関係を築きやすくなり、キャンセル率を下げることに繋がります。

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オンライン名刺交換機能の5つのデメリット

メリットの多いオンライン名刺ですがデメリットもあります。オンライン名刺交換機能を使う主なデメリットは、次の5つです。

1.通信環境やサイトの営業を受ける

紙の名刺交換の場合、対面で名刺を交換することがほとんどなので名刺を交換することができないということはないと思います。しかし、 オンライン名刺の場合、通信環境やサイトの状況などによって使用できない可能性があります。

クラウド型ツールは定期的にメンテナンスがあり、不具合があれば使用できなくなる可能性があるのでとくに注意が必要です。

また、突如としてサービスが終了してしまうこともあるので考慮しておく必要があります。

2.名刺データの重複が起こる

オンライン名刺を管理するデータベースの他に顧客管理データベースがある場合、情報の重複が起こってしまいます。

情報が重複すると、どれが最新の情報か判断できなくなり、 DMやメールを同じ担当者に複数送ってしまう可能性があります。相手に迷惑をかけてしまうことになるので、データベースはこまめに確認をして常にアップデートが必要です。

3.広くされていない

オンライン名刺の利便性は広く知られるようになりましたが、実際に導入している企業はまだ限られています。こちらがオンライン名刺を送信しても先方がまだオンライン名刺を使う環境が整っていない場合もありますから、事前のヒアリングが必要です。

オンライン名刺交換が一般化するまでは、オンライン名刺と紙の名刺の併用も検討すると良いでしょう。

4.コストがかかる

名刺作成ツールはアカウント数が多ければ多いほど費用が高くなるタイプのものが少なくありません。社員数が多く名刺交換が少ない企業では、オンライン名刺を導入することでコストが以前より高くなるケースもあります。

名刺管理ツールには無料のものもあるので、社員数、名刺交換の頻度などを考慮して自社にあったツールを選ぶことが重要です。まずは無料トライアルで導入してみて、自社に合うか確認しましょう。

5.ツールによって送付方法が異なる

クライアントと同じツールを使っていれば名刺交換もスムーズです。しかし、名刺管理ツールは複数あり、送付方法も異なります。そのため形式の違うツールではお互いのデータを保存できないこともあり得ます。

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オンライン商談で名刺交換をする際のマナー3選

オンライン商談は顔しか見えないためマナーを軽視されやすいですが、オンライン商談でもマナーは重要です。オンライン商談で注意しておきたいマナーとして、次の3つが挙げられます。

1.商談前に名刺専用URLを送付

オンライン商談中の名刺交換方法は複数ありますが、いずれの方法をとっても事前に名刺専用URLを送付しておくことが望ましいでしょう。事前にお互いの情報を交換し合っておけば、初対面でのオンライン商談をより意義のある時間にできます。

2.URLを使う場合は有効期限を連絡

オンライン名刺のURLは、セキュリティ対策として有効期限を設定できます。先方が名刺の情報をデータベースに保存するとは限らないので、有効期限を設定している場合は有効期限もお知らせしておくと親切です。

3.電話やメールなどでコミュニケーションを取る

オンライン商談は顔を合わせる商談と比較すると、コミュニケーション不足になりがちです。オンライン名刺を送るだけでは、先方の印象に残りません。オンラインだけのやり取りがマナー違反というわけではないですが、印象がよいとも言えないでしょう。

ビジネスへの熱意を理解してもらったりできるだけよい印象をもってもらったりするためにも、電話やメールも使ってコミュニケーションを取るように心掛けてください。

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オンライン商談で使える名刺交換ツール4選

名刺交換ツールは種類が豊富なので、実際選ぶとなると悩む方も少なくありません。ここでは、よく知られている名刺交換ツールでオンライン商談に活用できるツールを4つピックアップしてご紹介します。

1.ホットプロファイル

ホットプロファイルは、ITreview Grid Award 2022 Winter 「HIGH PERFORMER」で名刺管理・SFA・MA・CRM部門の4部門で受賞したツールです。

名刺管理をはじめとして、顧客情報のデジタル化から情報の蓄積、分析による見込み顧客の創出まで、幅広く1つのツールで営業部門のDXを推進できる非常に便利なツールです。

2.myBridge

myBridgeは、スマートフォンで名刺を撮影して電子データ化することができるツールです。また自分のオンライン名刺を作成することもできます。

蓄積された名刺データから役職や会社名、部署などのキーワードで検索することができたり、社内用に共有名刺帳を作成できます。スマホで楽々に管理できるので、非常に使いやすくおすすめのサービスです。

3.Sansan・Eight

Sansanは、営業を支えるさまざまな機能が搭載されたDX支援ツールです。Eightは、URLを使ったオンライン名刺交換だけでなく、オンライン名刺のQRコードを埋め込んだバーチャル背景の利用も可能です。

蓄積されたデータは外部システムと連携して分析することも可能で、営業部門の数値向上に大きく貢献します。また、名刺リストの情報変更を把握してコミュニケーションのアプローチを取ることも可能な多機能で魅力的なツールです。

4.THE 名刺管理 Business

THE 名刺管理 Businessは、世界シェアNo.1のCRMである「Salesforce」のプラットフォーム上で利用できるクラウド型名刺管理サービスです。

ユーザーが使いやすいようなシンプルな設計と安心のハイレベルなセキュリティ管理が魅力的です。社内の名刺を一括管理することができ、常に人脈形成の確認がいつ・どこでも可能です。

モバイルでもアクセスできるので非常に使いやすく、Salesforceを利用している企業は是非チェックすることをおすすめします。

オンライン商談に便利な名刺交換ツールの選び方

評判だけで名刺交換ツールを選んでも使いこなせなかったり、期待していたほどの成果を得られなかったりすることも少なくありません。名刺交換ツールは自社にあったものを選ぶことが重要です。選ぶ際は以下のポイントを重視して選ぶことをおすすめします。

• コスト面
• 操作性
• 利用者数

以上の3つについて詳しく解説していきます。

1.コスト面

有料の名刺交換ツールを導入する際は、初期費用と利用料金が発生します。オンライン名刺にすれば今までにかかっていた名刺管理にかかる人件費や印刷費用が削減できますが、名刺交換ツールや名刺を交換する頻度によっては、オンライン名刺のほうがコストも高くなってしまいかねません。

コスト対策でオンライン名刺を導入する場合は、まずは無料の名刺交換ツールを探してみることをおすすめします。

2.操作性

名刺交換ツールにはそれぞれ独自の便利機能を搭載しています。しかし、機能が充実していても操作がむずかしいと社員が十分に使いこなせなかったり、引き継ぎがうまくできなかったりするので操作のしやすさも重視して選ぶことも重要です。

3.利用者数

利用者数はそのツールの良し悪しを判断する基準となります。名刺交換ツールの形式が異なるとデータを保存できない可能性もありますから、オンライン名刺交換をスムーズに行うためにも、利用者数の多いツールを選んでおいたほうが安心です。

4.無料利用機関の有無

自社に合った名刺交換ツールを選ぶためには、実際に使ってみるのが一番です。無料利用期間があるツールも多いので、複数のツールを使ってみて比較し社員の意見も参考にして選ぶことをおすすめします。

オンライン商談でもスムーズな名刺交換が重要

新型コロナウイルス感染症の拡大によりリモートワークが増え、今後はオンライン商談がさらに一般化する可能性は十分にあります。オンライン商談をより円滑に進めるため、そしてビジネスチャンスを掴むためには、オンライン名刺が必要不可欠です。

名刺交換ツールを導入すれば、業務の効率化やコスト削減も実現することができるので、目的を明確にして自社にあったツールを選びましょう。オンライン名刺にご興味のある方は、無料ツールや無料トライアルのあるツールを試してみてはいかがでしょうか。

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