オンラインストレージとクラウドの違いとは？仕組みや特徴を解説

オンラインストレージのサービス一覧

• いつでもどこでも簡単にファイル共有
• ユーザー数無制限で利用可能
• 専任担当者によるおもてなしサポート

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オンラインストレージとクラウドの違いとは？

オンラインストレージとクラウドは、どちらもインターネットを通じて提供されるサービスです。そのため明確な区別がしにくく、同義語のように使われることもありますが、それぞれ異なるサービスです。

オンラインストレージで提供されるのは、インターネットを経由したオンライン上にファイルを保管・共有するストレージ機能と場所です。一方のクラウドは、データ保管や共有以外のサービスもオンライン上で提供しています。つまりオンラインストレージは、クラウドが提供するサービスのひとつということです。

クラウドとは？

クラウドは正確には「クラウドコンピューティング」といい、インターネットを通じて、サーバーやアプリケーション開発環境、データベース、ライブラリ、ソフトウェアなどを提供するサービスの総称です。インターネット環境さえあれば、PCのほか、スマートフォンやタブレットでもアクセスして、サービスを利用できます。

クラウドが登場するまでは、企業それぞれが自社の情報システムを構築して運用していましたが、設備投資が膨大なことに加え、管理の費用や人手の確保も必要とあり、企業にとっては大きな負担となっていました。

この負担を軽減する手法として誕生したのがクラウドであり、個人が保管していたデータを一括で管理・共有できるソフトウェアをPC1台ごとにインストールする手間から解放されるなど、数々のメリットがあります。

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オンラインストレージの仕組み

オンラインストレージは、オンライン上にファイルの保管ができるサービスです。その仕組みは、どのようになっているのでしょうか。

ストレージ機能とファイルの保管場所は、ベンダーの設置したサーバー上に用意されます。ユーザーはベンダーとの契約でサーバー上にディスクスペースを借り、保管したいファイルをアップロードするというのが基本的な仕組みです。

なお、ディスクスペースに保存できるファイル容量は、契約プランによって異なります。スペースが足りなくなれば拡張もできますし、使わないスペースがあれば縮小も可能です。その時々のニーズに合わせて自由に容量を設定できることは、USBメモリなど物理的なストレージにはない利点といってよいでしょう。

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オンラインストレージの特徴

では、ベンダーが用意したサーバー上のディスクスペースをレンタルするオンラインストレージには、どのような特徴があるのでしょうか。代表的な特徴5点を紹介します。

ファイルの一元管理ができる

オンラインストレージでオンライン上のディスクスペースを利用すれば、、ファイルの一元管理が可能です。

例えば、複数の担当者が同じファイルを扱うとき、それぞれのパソコンにデータが分散していたのでは、使い勝手がよくありません。ある人は情報を更新しているのに、ある人はしていないということも起きがちです。そうなると、タイトルは同じなのに内容の異なるファイルを所有するということになってしまいます。

しかし、オンラインストレージで一元管理できれば、誰もが同じ状態のファイルにアクセス可能です。常に情報の整合性が取れ、業務効率も向上するはずです。

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ネットワーク上にデータを保管できる

USBなどの物理的なストレージ機器を必要とせず、ネットワーク上にファイルを保管できることもオンラインストレージならではの特徴といえます。

オンライン上のファイル保管は、前述したような複数の担当者の共有を可能にするだけでなく、リスク回避にもつながる点がメリットです。

例えば、ノートPCやスマートフォンなどの物理的な機器に保存したファイルにつきまとうのが、紛失、盗難、破損などのリスクです。破損の場合は復元できる可能性もありますが、スムーズにいくとは限りません。

しかし、オンラインストレージは、そのような影響とは無縁です。また、リスクに備え、データのバックアップを取る場として利用することもできます。

場所・デバイスを選ばずアクセスできる

オンライン上にファイル保管ができるということは、インターネット環境さえ整っていれば、場所、時間、デバイスを問わずにアクセスできるということです。

データにアクセスするために社内にいる必要も、PCを使う必要もありません。どこからでも、またスマートフォンやタブレットなどのデバイスからでもアクセスできることは、業務の効率化にも期待が持てます。

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ファイルを自動同期できる

オンラインストレージには、PCでファイルの更新をすると同じタイミングで自動的にオンラインストレージのファイルも更新されるファイルの自動同期機能があります。

この機能により、常にファイルは最新の状態が保たれ、変更の履歴を記録する管理機能を使えば元の状態に戻すことも可能です。

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サーバー購入や管理の負担が軽減する

オンラインストレージはベンダーが用意したサーバーを利用するため、自社でサーバー準備などインフラ整備をする必要がありません。また、メンテナンスも定期的にベンダーが行うため、保守管理の作業も不要です。

費用や手間などの負担が軽減することも、オンラインストレージの特徴といえます。

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オンラインストレージを導入する際の注意点

オンラインストレージには、ファイルの一元管理、場所や時間にとらわれない利用などさまざまなメリットがありますが、注意点もあります。特に以下の4点は念頭に置いておきましょう。

• 情報漏洩のリスクがある
• バックアップデータを移行する際に問題が起きやすい
• カスタマイズの自由度が低い
• ユーザー数が増えると費用が高額になる可能性がある

情報漏洩のリスクがある

注意点のひとつは、オンラインストレージには情報漏洩のリスクがあることです。これは、インターネット経由でデータをやり取りするという性質上、仕方のないことでもあるのですが、不正アクセスやハッキングの危険性は常についてきます。

万が一、オンラインストレージに不正アクセスがあった場合、自社の機密情報や顧客データが漏洩する可能性は否定できません。

そのため、セキュリティ対策を講じることが、必要不可欠です。例えば、強固なパスワード設定、多要素認証などの対策が考えられます。あわせて、従業員の意識啓発も徹底を図りましょう。

重要な情報や機密データはアクセス権限を設定し、必要最小限の人員しかアクセスできないようにすることも効果的です。

もちろん、ファイルのやり取りでデータを暗号化するなど、ベンダー側のセキュリティ対策を確認することも大切です。セキュリティ基準が高いオンラインストレージは、サイバー攻撃も受けにくくなります。

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バックアップデータを移行する際に問題が起きやすい

バックアップデータの移行時に問題が起きやすいことも、注意しておくべきポイントです。

起きる問題としては、データの移行中にいきなり中断したり、自社とオンラインストレージ側でデータの整合性が取れていなかったためにデータ破損したりといったことが考えられます。

バックアップデータの破損や消失は、事業に大きな影響を与えかねません。バックアップデータを移行する際は、双方のシステムやフォーマットの互換性も確認しておきましょう。

カスタマイズの自由度が低い

オンラインストレージは、汎用的な機能を中心に提供されるケースが多く、自社で構築したファイルサーバーと比較するとカスタマイズの自由度が低いという難点があります。

企業によっては、独自の要件やニーズに合わせたカスタマイズが必要な場合もあるでしょう。しかし、オンラインストレージは必ずしも希望どおりのカスタマイズができるとは限らないのです。

オンラインストレージを導入する際は、事前にベンダーが提供する機能を確認し、自社のニーズに合っているかどうかを検討してください。必要に応じて、複数のサービスを組み合わせることも方法のひとつです。

ユーザー数が増えると費用が高額になる可能性がある

オンラインストレージの料金体系は、ストレージ容量のほか、ユーザー数でも変動するケースもあります。理由は、ユーザー数が増えるとサーバーダウンなどのトラブルが起きやすくなるからです。

そのため、オンラインストレージの導入にあたっては、ユーザー数を予測し、データ使用量の見積もりを取り、オーバーしないように予算を組むことが大切です。

導入後は、定期的に利用状況をモニタリングし、ユーザー数の変動やデータ使用量をチェックしましょう。

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オンラインストレージを導入する際は注意点やリスクにも配慮しよう

オンラインストレージはクラウドの一種で、ファイルの一元管理や共有化、業務効率の向上に役立つなど、多くのメリットがあるサービスです。

テレワークが普及する現代において、場所や時間、デバイスの制限を受けないオンラインストレージは、生産性の向上にも貢献してくれるでしょう。

一方で、セキュリティ対策やバックアップデータの移行問題、料金プランやカスタマイズ度の低さなど、注意したい点もあります。オンラインストレージを導入する際は、注意点やリスクも理解し、しっかりと対策を立て、自社の業務に役立てていきましょう。

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