オンラインストレージのメリット・デメリット！活用するポイントも紹介

オンラインストレージのサービス一覧

• いつでもどこでも簡単にファイル共有
• ユーザー数無制限で利用可能
• 専任担当者によるおもてなしサポート

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オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、クラウドストレージとも呼ばれており、インターネット上でファイルや画像などのデータを保存できる保管場所のことを指します。

インターネットにつながっていれば、どこにいてもファイルを開いたり保存したりすることが可能です。そのため、ローカルのストレージ容量の節約や、複数人とのファイル共有ができる点もメリットの一つです。

ここでは、そんなオンラインストレージの概要や特徴などを解説します。

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オンラインストレージと一般的な保管方法との違い

オンラインストレージと一般的な保管方法との違いとして、オンラインストレージはインターネット上でデータを保存できますが、一般的な保管方法ではパソコン内部のハードディスクやUSBメモリ、外付けハードディスクなどが必要となります。

そのため、近年では、保管場所が要らないオンラインストレージを利用するのが一般的となっているのです。

しかし、一般的な保管方法の場合は、インターネットにつながっていなくても保存できるため、オフライン環境でも利用可能な点がメリットといえるでしょう。

オンラインストレージとクラウドの違い

オンラインストレージとクラウドの違いは、オンラインストレージが保管場所を指すのに対して、クラウドは「インターネット上で利用可能なアプリケーションまたはプラットフォーム」を指します。

両者はインターネット上で利用するという点は同じですが、ストレージ提供に特化したものをオンラインストレージと呼ぶのです。

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オンラインストレージを活用するメリット

オンラインストレージを活用するメリットはなにがあるのでしょうか。得られるメリットを知り、自社の導入目的と照らし合わせながら検討していきましょう。

データやファイルの一元管理ができる

オンラインストレージを活用すると、データやファイルを一元管理することができます。

これまでデータやファイルは、同じ企業内でも拠点ごとに管理されており、拠点にあるデータを閲覧したいときはメールやFAXで送ってもらう必要がありました。

しかも資料が更新されたときは整理するのに手間も時間もかかります。

しかしオンラインストレージは、インターネット上ですべてのファイルやデータを一箇所で管理するため、更新や閲覧がとても楽になるといったメリットがあるのです。

外出先からでも利用できる

インターネットにつながっている環境であれば、外出先からでも利用可能なことがメリットです。外出が多い方の場合、紙の資料を持ち運ぶのは荷物がかさばり、紛失のリスクもあります。

しかしオンラインストレージで保管していれば、紙の資料でなくても営業先で情報を一緒に閲覧できたり、必要なデータをすぐに取り出せるのです。また、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも閲覧できるため、オンラインストレージの活用によりシームレスなファイル管理ができることでしょう。

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ファイルを共有しやすい

オンラインストレージは、ファイルを共有しやすいのもメリットの一つです。

個人のファイルだけでなく、チームや会社のファイルも簡単に共有でき、さらに複数人が同じファイルを同時に編集できるため、メンバーがどこにいても効率的に業務を進めることが可能です。このように、オンラインストレージを活用することで、場所を選ばず他の社員とファイル共有ができる点もオンラインストレージの特徴になります。

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サーバの管理や運用がいらない

オンラインストレージは、ローカル環境にストレージを持つ必要がないため、サーバの管理や運用がいらないことがメリットです。

サービスを提供している会社がサーバを管理しているため、運用や保守業務は不要であり、人的リソースを別の業務に注ぐことができます。

自動的にバックアップされる

オンラインストレージ上で編集した内容は、自動的にバックアップされることもメリットになります。

ローカル環境の場合、ファイルを保存する前にPCがフリーズしたり、強制終了されたりして最初からやり直した経験のある人は多いことでしょう。

このようなトラブルも、オンラインストレージは自動バックアップが常時おこなわれているため、作成中の内容が失われる心配がありません。ただしサービスによっては、自動バックアップに対応していない場合があるので、事前に確認しておいてください。

最新バージョンを利用できる

最新バージョンを利用できることも、オンラインストレージを活用して得られるメリットの一つです。運用や保守はサービスを提供している会社がおこなっているため、利用する企業は常に最新バージョンを利用できます。

また、オンラインストレージは自社で作業する必要がないので、バージョンアップの費用負担もありません。

低コストで導入できる

オンラインストレージは、低コストで導入できるところも大きなメリットです。

自社でサーバを導入・管理する場合、多額の初期投資が必要であり、システム構築まで時間がかかるほか、メンテナンスや保守費用のことも考えなければなりません。

しかし、オンラインストレージは初期費用が不要で、毎月かかってくる費用も利用する人数や使用頻度によって選択できるため、自社の目的にそって導入可能です。すでに稼働しているサービスを使うため、契約後はすぐに利用開始できることも急いでいる方にはメリットになるでしょう。

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定額料金でコストを把握しやすい

オンラインストレージのメリットとして、定額料金となっているためコストの把握が容易な点も挙げられます。

コストが可視化されていることから、企業は予算を組みやすく、経営戦略にも役立てられることでしょう。

容量を必要に合わせて調整できる

自社でサーバを管理する場合は、使用容量によってファイルを整理する必要がありました。

しかし、オンラインストレージは容量の増減ができるため、自社の都合に合わせて調整できます。このことから、今後、使用容量の増減が考えられる際には、容量を必要に合わせて調整できるオンラインストレージを選ぶといいでしょう。

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災害などのリスクに備えられる

インターネット上で管理されているため、災害などのリスクに備えられる点もメリットになります。自社のサーバで管理していると災害などのトラブルによりデータが消失する可能性が否めません。

そういった災害などのリスクを分散するには、外部へのデータ保管が効果的であり、リスクに備える目的でオンラインストレージを導入する企業も増えています。大切なデータを守るためにも、オンラインストレージの活用でトラブルに備えることも重要です。

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業務をデジタル化できる

オンラインストレージは、業務をデジタル化できるのもメリットです。

これまで紙で管理していた資料をデータ化してオンラインストレージ内に保存することで、紙の資料にかかっていた印刷代や保管の場所代を削減できます。

また、紙だと必要な書類を探すのに時間がかかりますが、デジタル化していれば探すのが容易なため、利便性がアップします。

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オンラインストレージを活用するデメリット

オンラインストレージの活用によるデメリットを紹介します。オンラインストレージの利用は良いことばかりではないため、活用によるデメリットについても把握しておきましょう。

セキュリティリスクが伴う

オンラインストレージのデメリットとして、セキュリティリスクが伴うことが挙げられます。

オンラインストレージは、保存しているファイルのアクセスを無許可の人にまで権限をつけてしまったり、アカウントが流出して悪意のある第三者にアクセスされたりするリスクがあります。

こういったトラブルを防ぐためにも、オンラインストレージを活用する前には、公開範囲やセキュリティ設定など、あらかじめ運用ルールを決めておきましょう。

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自由なカスタマイズが難しい

オンラインストレージは、サービス提供会社が運営しているため、自由にカスタマイズできないこともデメリットになります。

そのため、サービスを選ぶ段階で自社が使いやすいものはどれかなど、機能やサポート内容をよく比較してから導入を決めましょう。導入の際は、あれもこれもと必要な機能以外を盛り込みすぎるとコストが高くなるので気をつけてください。

パスワードの管理が必要になる

オンラインストレージは、パスワード管理を徹底する必要がある点もデメリットです。

アカウントを第三者に知られてしまうと、勝手にアクセスされるといった事態になりかねません。このことから、パスワード管理は厳重におこなうのはもちろんのこと、流出を防ぐために固めた運用ルールをしっかり守るなど、社員一人ひとりがパスワード管理に対する意識を高めておくことが大切です。

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サービス会社の状況に左右される

サービスの状況に左右されやすいのもオンラインストレージのデメリットです。オンラインストレージは、自社でのサーバ管理や運用が不要である一方、障害が発生したときはサービス会社の対応待ちになります。

そのため、障害時に自社で対応できることが何もないので、サービス会社の対応に不満をもってしまう可能性も考えられるでしょう。

サービス会社の災害時に影響を受ける

オンラインストレージのデメリットとして、サービス会社が災害にあった場合、大きな影響を受ける可能性もあります。

オンラインストレージを管理しているのはサービス会社であるため、サービス会社でサーバが災害に遭うとデータを失ってしまう恐れがあるのです。

しかし、こういったトラブルに備えて、複数の拠点でバックアップを取ることでリスク分散しているところもあるので、オンラインストレージの導入前には事前に確認しておくのがいいでしょう。

オンラインストレージの活用方法

オンラインストレージの活用方法は以下の4つです。

• データのバックアップ
• データの共有と共同編集
• 社内や社外へのデータ転送
• 画像や動画の保存と共有

データのバックアップ

オンラインストレージを活用するポイントには、データのバックアップ先として優れているという点が挙げられます。

オンラインストレージは、自動でバックアップされる機能が搭載されているため、万が一デバイス側でトラブルがあっても大切なデータを守ることが可能です。

データの共有と共同編集

データの共有と共同編集であることもオンラインストレージの活用ポイントです。オンラインストレージは、インターネット上にデータが保存されており、アクセスを許可されているメンバーがいつでも自由に閲覧できます。

これによって、データの共有や共同編集も可能なため、業務を効率良く進められるのです。

社内や社外へのデータ転送

オンラインストレージを活用することで、メンバーとファイル共有できるため、データをメールなどで転送する必要がありません。

社内だけでなく、ファイルのURLを通知して社外の人とも共有ができる点もメリットといえるでしょう。

画像や動画の保存と共有

オンラインストレージを活用すると画像や動画も保存と共有ができます。オンラインストレージ上に共有したい画像や動画を保存しておくことで、アクセスを許可されているメンバーが自由に利用可能です。

▷自社に適したオンラインストレージの選び方！選定のポイントを徹底解説！

オンラインストレージを導入する際の選び方

オンラインストレージを導入する際の選び方は以下の4つです。

• 誰でも利用しやすい操作性が備わっているか
• データ容量がどの程度利用できるか
• 対応デバイスの種類が豊富にあるか
• セキュリティ性が高いか

導入する際の選び方について解説します。

だれでも利用しやすい操作性が備わっているか

だれでも利用しやすいかどうかなど、オンラインストレージの操作性は重要です。

アップロードの速度はオンラインストレージのサービスによって違うため、アップロードにかかる時間は事前に確認しておく必要があるでしょう。

また、アクセス管理もサービスごとで異なるので、選定時に注意しておいてください。

データ容量がどの程度利用できるか

利用できるデータ容量も、オンラインストレージサービスを比較するうえでのポイントです。

書類の保存がメインであれば100GB程度で問題ありませんが、解像度の高い画像や動画を数多く保存する場合には、1TBほどの容量があると安心です。

容量無制限の場合、基本容量の価格にプラスして追加分の料金を負担する方法が一般的であるため、繁忙期だけ容量を追加して使うといったことも可能です。

このことから、自社の目的と照らし合わせて、容量を気にせず利用することで業務効率がアップするなら、容量無制限のサービスを選ぶのもいいでしょう。

対応デバイスの種類が豊富にあるか

オンラインストレージの導入前には、スマートフォンやタブレットなど、PC以外の対応デバイスの種類が豊富かどうかも確認しておきましょう。

モバイル端末で利用が多くなることが想定できるなら、アプリの仕様を確認しておく必要があります。

また、アプリにほしい機能を優先順にリスト化しておくと、それぞれのアプリと照合ができ、サービスを比較しやすくなるのでおすすめです。

セキュリティ性が高いか

オンラインストレージのセキュリティ性が高いかどうかも、企業にとって重要なポイントです。

どれほど優れたサービスであっても、情報漏洩のリスクが高ければ自社の信用問題にもなりかねないため、データの暗号化や利用者の認証など、セキュリティ対策が十分備わっているサービスを選んでください。

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注目のオンラインストレージを紹介

注目のオンラインストレージを紹介します。多くの企業で利用されており、どれも実績があるおすすめのサービスなので、自社の目的と照らし合わせながら比較してみてください。

Google Drive

Google Driveは、スマートフォンやタブレット、PCからファイルやフォルダの保存・共有・共同編集ができるサービスです。

ファイルへのアクセスの暗号化、マルウェアやスパムなどが検出された場合の削除など、セキュリティ対策もしっかりされているため、セキュリティを重要視したい方におすすめです。

セキュアSamba

セキュアSambaは、だれでも簡単にファイルが共有できる法人向けのサービスです。さまざまなデバイスからアクセスでき、アクセス経路およびファイルはすべて暗号化されている点も安心できます。

また、同サービスは全てのプランをユーザー無制限で利用できるため、従業員数が多い企業におすすめです。導入開始前後も、徹底したサポートを受けられるので、導入に不安があっても気軽に尋ねられる環境がある点もメリットといえるでしょう。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、ビジネスのためのクラウドストレージとファイル共有サービスです。ビジネス向けに設計されているため、ファイルへのアクセスや共有、共同作業がいつでもどこからでもおこなえます。

さらに、万全なセキュリティ対策も備えているので、万が一にファイルを削除してしまったり、サーバ攻撃を受けたりしたときでも、ファイルの回復が容易にできることもメリットです。

Dropbox Business

Dropbox Businessは、ストレージを超えた活用が可能なサービスです。クラウドストレージや共有、電子署名、ドキュメントの追跡、バックアップなどの機能により、仕事の効率がアップします。

また、Googleドキュメントやスプレッドシート、Microsoft Office ファイルなどもDropboxから直接作成や編集・共有ができ、ツールの切り替えが不要であることも作業効率化につながるでしょう。

Fleekdrive

Fleekdriveは、企業の情報資産活用を高度なセキュリティのもと、サポートしてくれるサービスです。

セキュリティ強化や業務効率化など、企業のビジネスニーズに応えた機能を多数搭載しています。ペーパーレス化やテレワーク、大容量のデータのやり取りなど、企業が抱えるさまざまな課題を解決するためのカスタマイズが豊富な点もメリットの一つです。

オンラインストレージのメリットとデメリットを把握してから導入しよう

オンラインストレージは、インターネット環境と対応デバイスがあればどこからでもアクセスできるため、テレワークなど近年での働き方に適応でき、業務が効率化します。

ただし、オンラインストレージにはメリットばかりではなく、デメリットもあるので、両方の特徴をしっかりと把握しておくことが必要です。

活用するポイントやサービスを選ぶポイントを理解し、自社に合うオンラインストレージサービスを導入しましょう。