総務アウトソーシングのおすすめ大手企業7選！費用や導入までの流れ

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業務をアウトソーシングするメリットとサービスの選び方

アウトソーシングとは業務の一部を外部に委託することです。人材不足の解消や生産性向上、競争力強化を目的としアウトソーシングを活用する企業が増えています。本資料では、アウトソーシングの基礎知識からメリットまで詳しく解説します。

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総務アウトソーシングとは？

総務アウトソーシングとは、企業が総務業務を外部の専門業者に委託することを指します。組織全体の運営に携わることの多い総務部門は業務が多岐にわたるため、委託する仕事内容は企業によってさまざまです。

総務の仕事をアウトソーシングすることで、総務部門の効率化や業務の品質向上、コスト削減などが期待できるでしょう。しかし、委託できる業務範囲や費用は委託先によって異なります。総務の仕事をアウトソーシングしたい場合は、候補となる委託先の特徴や導入目的を明確にしてから検討するようにしましょう。

▷総務アウトソーシングとは？メリット・デメリットや料金相場を解説

総務アウトソーシングの費用・料金相場

総務アウトソーシングの費用・料金相場は、さまざまな要素によって決まります。費用相場の目安は、以下のとおりです。

上記はあくまで一般的な目安であり、契約内容や業務の性質によって異なります。具体的な料金体系については、委託先との契約交渉や打ち合わせの際に確認が必要です。

総務アウトソーシングを導入するまでの流れ

総務アウトソーシングを導入するまでの流れは下記のとおりです。それぞれについて詳しくみていきましょう。

1. 自社の課題の洗い出し
2. 導入目的の明確化
3. 依頼する業務範囲の決定
4. 最適なアウトソーシング方法の選択
5. アウトソーシングの導入・運用
6. アウトソーシングの導入・運用

自社の課題の洗い出し

総務アウトソーシングを導入する前には、自社が抱える課題を正確に把握し、どのような総務業務をアウトソーシングすべきかを明確にしなければなりません。自社の課題の洗い出し作業を行うことで、アウトソーシングによってどれだけのコスト削減や時間短縮が見込めるのかを正確に算出できます。

また、アウトソーシングによって解決できない課題がある場合は、別の対策を検討する必要があります。まずはじめに自社が抱える課題を洗い出すことで、アウトソーシングの有効性の判断が行えるでしょう。

導入目的の明確化

アウトソーシングの選定や業務範囲の設定、成果を測定するには、導入目的の明確化が必要です。

たとえば、福利厚生の充実と業務効率化のために導入する場合では、アウトソーシングする業務が違ってくるでしょう。導入目的を明確にすることで、アウトソーシング先の選定や業務範囲の設定を行うことができます。

また、社員に対してアウトソーシングの意義や目的を共有することも忘れずに行いましょう。社員の理解や協力が得られやすくなり、アウトソーシングの導入による影響を最小限に抑えられます。

依頼する業務範囲の決定

導入目的が明確になったら、自社がアウトソーシングする業務範囲を決定しましょう。

アウトソーシングする委託先を決定するためには、依頼する業務範囲についても明確にしなければなりません。委託先によって提供するサービス内容が異なるため、自社の必要とする業務に応じて選定を行う必要があります。

最適なアウトソーシング方法の選択

依頼する業務範囲が決定したら、最適なアウトソーシング方法の選択をしましょう。

アウトソーシングの方法は大きく分けて、企業に常駐して業務を行う「オンサイト」と委託先が所有するオフィスなどで業務を行う「オフサイト」の2種類です。オンサイトの場合、受付など対面で行う業務やセキュリティ管理が重視される業務に利用されています。

一方オフサイトは、給与計算などPCさえあれば行える業務を依頼することが多いです。自社の総務業務の性質や業務量、コストや時間などの観点から、最適なアウトソーシング方法を選択してください。

これにより、効率的な業務遂行やコスト削減など効果の最大化が期待できるでしょう。

アウトソーシングの導入・運用

最適なアウトソーシング方法の選択をしたら、実際にアウトソーシングの導入・運用をします。

とくにオフサイトでのアウトソーシングを行う場合、運用開始後はアウトソーシング先とのコミュニケーションを密に取り、業務の進捗状況を把握することが重要です。

それにより、品質や納期に影響がないように管理することが可能になります。また、自社が保有するデータや情報が漏洩しないよう、適切な情報セキュリティ対策が実施されているかについても確認しましょう。

費用対効果の測定・分析

総務アウトソーシングの導入が開始したら、導入前後のコストと効果を比較し、アウトソーシングが経済的に合理的であるかどうかを判断しなければなりません。

導入後の効果としては、業務の効率化や品質向上、専門的なノウハウの取り込みなどが挙げられます。これらの効果によってコスト削減や生産性向上などの効果を見込める場合、導入の費用対効果が高いと判断できるでしょう。

▷アウトソーシングをするメリット・デメリット｜導入を判断する方法

総務アウトソーシングの選び方・比較ポイント

総務部門の業務の委託先を選ぶ際に知っておきたいポイントは以下の通りです。それぞれについて詳しく解説します。

• 費用・運用コスト
• 依頼可能な業務範囲
• 委託先企業の強み
• 導入企業・実績
• セキュリティ体制
• 業務の品質

費用・運用コスト

総務のアウトソーシングの導入を検討する企業では、コスト削減を優先課題としている場合もあるでしょう。業務をアウトソーシングすることで、人材の採用や育成にかかるコストの削減が可能になります。

しかし、導入や運用にかかる費用が自社の予算に見合っていなければ、効果は期待できません。総務のアウトソーシングを導入する際は、候補となっている複数のアウトソーシング先に見積りをもらい、現状よりコストダウンできるかについても検討してください。

依頼可能な業務範囲

委託先によって依頼可能な業務範囲は異なります。

総務といっても業務は多岐にわたるため、自社の課題に対応したアウトソーシング先を選ぶことが重要です。専門的な知識やシステムを持ったアウトソーシング先に依頼することで、適切かつ効率的な業務運営を行えます。
また、アウトソーシングすべき業務と自社で行う業務を分けることで、本当に必要な業務だけを外部に委託することが可能です。これにより、業務効率化だけでなくコストの節約にもつながるでしょう。

委託先企業の強み

委託先企業の持つ強みについても選ぶ際の重要なポイントのひとつといえるでしょう。委託先企業の強みとは、特定の業務に関する豊富な経験や専門知識をはじめ、効率的な運用やシステム、柔軟性やカスタマイズ能力なども含まれます。

アウトソーシングしたい業務における強みを持つ委託先であれば、総務業務を効率的に運用し、費用対効果を高められるでしょう。また、業務品質やリスク管理などの面においても強みがある委託先を選ぶことで、安心して業務を任せられます。

導入企業・実績

総務アウトソーシングを選ぶ際は、委託先の導入企業数や実績を必ず確認しましょう。導入企業数が多いほど、その委託先の信頼性が高く、業務の品質やサポート体制についても充実していると期待できるためです。

また、実績の多い委託先であれば、過去の実績で得たノウハウを活かし、より効率的に業務の運用ができるしょう。さらに、導入企業の業種や規模についてもみるべきポイントです。これらが近い場合、自社の課題に合わせたサポートやカスタマイズが期待できます。

セキュリティ体制

総務アウトソーシングを導入する企業は、自社の機密情報や個人情報を外部に委託することになります。そのため、セキュリティ体制についても重要視する必要があるでしょう。セキュリティ体制が十分でない委託先を選択すると、情報漏れや不正アクセスなどのリスクが発生し、企業の信頼性や経営に深刻な影響を与える可能性があります。

セキュリティ体制には、物理的なセキュリティ対策や情報システムのセキュリティ対策、社員教育や監査などが含まれます。適切なセキュリティ対策を講じたアウトソーシング企業を選ぶことで、企業の情報セキュリティが確保され、安心して業務を委託できるでしょう。

業務の品質

総務アウトソーシングを利用する場合、業務の品質が低いと問題が生じる可能性があります。

そのため、委託先企業の業務の経験やノウハウ、社員の資格などを確認することが大切です。また、業務品質については、サービスレベル契約（SLA）を取り交わすことで、品質向上につながることがあります。委託先の業務品質については、事前に調査・比較を行うようにしましょう。

▷アウトソーシングと業務委託の違いとは？目的やメリット・デメリット

総務アウトソーシングのおすすめ大手企業7選

総務をアウトソーシングする際におすすめの大手企業を7つピックアップしました。選定する際の参考にしてみてください。

Chatworkアシスタント

Chatworkアシスタントは、必要なタイミングで必要な分だけの業務を依頼できるアシスタントサービスです。担当者の急な退職や月末の繁忙期に人手が足りないなど、フレキシブルに利用することができます。

マニュアルも不要であり、月額3.8万円から利用でき、総務関連の業務はもちろん、経理や労務などの多岐に渡る業務をプロのアシスタントが対応してくれます。

コクヨアンドパートナーズ株式会社

コクヨアンドパートナーズ株式会社は、2004年からBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）事業を開始しています。これまでには、約200社の導入実績を活かし、コア業務に集中できる体制の構築や新しいオフィスの運用サポートを行ってきました。

ITを活用することで、働く場所やスタイルに合わせた柔軟な業務設計を行っているのが特徴です。

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社は、30年以上の歴史と実績がある老舗です。長い業界経験から培ったノウハウや人材育成、システム開発に大きな強みを持っています。

また、プライバシーマークの取得第一号の企業で、個人情報保護士などのセキュリティ資格保有者が多く在籍しているのが特徴です。そのため、セキュリティを重視する企業におすすめの委託先といえるでしょう。

エームサービス株式会社

エームサービス株式会社は、社員食堂や学生食堂といった食に関するサポート業務を行っている企業です。

食以外にも、受付や電話対応などのオフィスサービスマネジメント業務も展開しています。また、オフィス内へのパントリーの設置も行っているのが特徴です。これらのサービスを組み合わせることで、ビジネスに集中しやすい環境づくりが行えるでしょう。

三井不動産ビルマネジメント株式会社

三井不動産ビルマネジメント株式会社は、大手企業など4,000社以上にビル経営や庶務業務サポートを行っている企業です。さらに、業務効率化やコミュニケーション活性化を支援するサービスも提供しています。

配属するスタッフは厳正な試験を行い、独自の研修ノウハウで高品質なスタッフを育成しているのが特徴です。万が一急な欠勤が発生した際も、マニュアルを熟知した本部社員が駆けつけてくれるため、普段と変わらない業務遂行が可能になります。

株式会社パソナ

株式会社パソナは、長年の人材派遣業務と数多くのBPOの受託実績を持つ企業です。そこから得られたノウハウにより、総務・庶務以外の多岐にわたる業務の利便性向上やコスト削減に貢献しています。

株式会社パソナのアウトソーシングでは、業務量に対する人材不足や繁閑差への対応をはじめ、業務の属人化やブラックボックス化の解消を見込むことが可能です。目的によっては、派遣や業務委託などの形態での提案もしてくれるため、自社のインフラを活かした業務効率化を実現できます。

ANAビジネスソリューション株式会社

ANAビジネスソリューション株式会社は、長年の航空業界で培った接客ノウハウを活かし、受付業務や事務業務などのアウトソーシングを行っています。。

受付業務のアウトソーシングでは、ANAの接遇マナーを取り入れたマニュアル作成や改善提案により、企業に応じた品質向上の実現が可能です。また、第三者機関が運営するプライバシーマーク認定企業のため、個人情報や機密情報のセキュリティ管理を高めたい企業にもおすすめです。

総務アウトソーシングのおすすめ大手企業を押さえておこう

今回は、総務アウトソーシングのなかでも大手といわれる委託先を7つ紹介しました。大手企業は多くの実績と経験を持っており、総務業務における専門知識を豊富に有しています。そのため、委託できる業務範囲が幅広く高品質な業務遂行の実現が可能です。しかし、委託先を選定する際は、自社のニーズや要件に合った企業を選ばなければなりません。総務のアウトソーシングでお悩みの方は、ぜひ本記事で紹介した導入方法なども参考にしてみてください。

業務をアウトソーシングするメリットとサービスの選び方

アウトソーシングとは業務の一部を外部に委託することです。人材不足の解消や生産性向上、競争力強化を目的としアウトソーシングを活用する企業が増えています。本資料では、アウトソーシングの基礎知識からメリットまで詳しく解説します。

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