事務代行とは？対応可能な業務や活用するメリット・デメリットを解説

事務代行とは？

事務代行とは、企業や個人事業主などのバックオフィス業務を外部の業者が代行してくれるサービスです。たとえば、経理や人事・広報や秘書業務など、あらゆる業務の代行ができます。

企業が外部の専門家に事務代行を依頼することで、業務効率の向上やコスト削減などのメリットがあります。事務代行は企業や個人事業主の業種や規模に関係なく利用でき、自社の業務に集中するためには欠かせないサービスのひとつです。

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事務代行を依頼する2つの方法

事務代行に業務を依頼する方法としては大きく2点があげれられます。

1.事務代行会社に依頼する方法

事務代行会社に業務を依頼することで、マーケティングなどの専門知識や技術を持った人に業務を任せられます。また働き方にも柔軟な対応ができ、会社にスタッフを派遣してもらうことも可能です。

事務代行会社のメリットは、対応できる業務の幅が広い点です。特化した事務代行会社もありますが、多種多様な事務作業を代行してくれるのが事務代行会社の強みです。

しかし外部委託するため、情報漏洩や機密性の問題が発生する可能性もあります。また、業務内容やスケジュールなど、コミュニケーションの不備が生じることも考えられます。

さまざまな業務や専門知識が必要な業務を依頼したいと考えている方には、事務代行会社がおすすめです。

2.クラウドソーシングで依頼する方法

クラウドソーシングを使って事務経験のある人に事務代行を依頼する方法もあります。

クラウドソーシングのメリットは、業務を依頼する人材を自ら探せすことができミスマッチが少ない点です。また業務単位での発注が一般的なので、事務代行会社と比較するとコストを抑えられる可能性があります。

デメリットは業務の品質や納期が担保されていない点です。依頼した人がこちらの期待通りのスキルを持っていない可能性もあります。また、採用までに時間がかかってしまうことも考えられます。

最近では自社の課題に対して適切な人をマッチするサービスもあるためおすすめです。

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事務代行で依頼できる業務内容

事務代行で依頼できる業務内容は、2つに分けられます。

一般事務

一般事務とは、書類作成や電話応対・データ入力・請求書処理など専門的な知識が不要な事務です。

一般事務は専門知識が必要ないものの、簡単な業務が何度も発生するため、優先順位を決めて適切に処理するスキルが求められます。

一般事務を事務代行に依頼することで、単調な業務を外部に依頼でき、自社ではコア業務に専念することができます。また事務代行業者は事務作業に特化したスキルや経験を持っているため、高いクオリティの業務を行うことが可能です。

専門事務

専門事務とは特定の知識や技術が必要な事務で、経理や人事・法務などが専門事務に該当します。専門業務は一般事務と異なり、特定の資格や経験が必要です。

専門知識が必要な事務を自社で採用するのは非常に困難であり、退職などで人員不足になってもすぐに採用ができません。しかし事務代行に依頼すれば、採用や教育にかける時間やコストを削減できます。

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事務代行に依頼するメリット

事務代行に依頼するメリットは3つあります。

• コア業務を強化・拡大できる
• 人件費や教育コストを削減できる
• 専門的な知識を持つ人材に依頼できる

各メリットについて、詳しく見ていきましょう。

コア業務を強化・拡大できる

事務は定型業務や単純作業が多いため、そこに時間を取られてしまうとコア業務に使う時間が短くなります。

しかし、事務代行に依頼すれば、定型業務や単純作業を任せられるので従業員の就業時間をコア業務にあてることが可能です。コア業務は会社の売上に直結するため、時間を増やすことで売上の向上に期待できます。

またコア業務で売上を上げることや残業時間の削減で、従業員の満足度も向上する可能性があります。コア業務に関わる人員を増やすことは、企業にとって大きなメリットです。

人件費や教育コストを削減できる

人材不足の現代において、人の採用や教育には非常にコストがかかります。また専門知識のある人を雇用すると、さらにコストがかかるでしょう。しかし、事務代行委託すると、自社で業務を行う場合と比較して、人件費や教育コストを抑えられます。

たとえば経理業務を自社で行うと、経理スタッフの採用や教育・人件費の支払いなどが必要です。しかし事務代行に委託すれば、必要な時に必要な業務だけ依頼できるのでコストが抑えられます。

専門的な知識を持つ人材に依頼できる

事務代行は、さまざまな事務業務に対応しています。また、それぞれの分野に特化した専門的な知識を持つスタッフを多数抱えている場合がほとんどです。

自社で事務業務を行う場合、一般事務としての業務内容に留まり状況によっては、専門的な知識があるスタッフを雇用できない可能性があります。また、教育や研修にもコストがかかるため、中小企業など少人数の企業ではなかなか専門的なスキルのあるスタッフを雇えません。

しかし事務代行に依頼すると、その分野の専門的な知識を持ったスタッフに業務を任せられます。専門的な知識を持ったスタッフに依頼すれば、高い精度で業務を行えるため時間の短縮やトラブルを防げるでしょう。

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事務代行に依頼するデメリット

時間を有効活用できる事務代行ですが、デメリットも3つあります。

• ノウハウが自社に蓄積されにくい
• 業務によって依頼できない場合がある
• コミュニケーションが取りづらい

各デメリットについて、解説します。

ノウハウが自社に蓄積されにくい

自社の従業員が業務を行う場合、ノウハウの蓄積が可能です。また、業務における問題点や改善点を把握し、自社で改善策を発見できるため業務品質の向上にもつながるでしょう。

しかし、事務代行に業務を依頼した場合、事務に関する業務のノウハウを蓄積できません。また業務における問題点や改善点も委託先の業者が実施するため確認できない場合が多いです。

そのため、定期的に業務内容や進捗状況を確認し、改善点や問題点を把握を定期的におこないましょう。

業務によって依頼できない場合がある

事務代行は、主に一般事務や専門事務などの業務を請け負っていますが、業務内容によっては対象業務外であるケースもあります。たとえば、企業独自のシステムを使っている場合や業務に特殊な知識や技術が必要な場合が該当します。

また業務内容によっては、事務代行に依頼する方が自社で行うよりもコストが高くなることもあります。そのため、事務代行に依頼する際は、業務内容やコスト面などを十分に検討した上で判断しなければなりません。

ただし、依頼できない業務であっても、外部の専門業者や人材派遣会社などに依頼して対応できる場合があります。業務によっては、外部の専門家に依頼することでより高品質なサービスを受けられる可能性もあるでしょう。

コミュニケーションが取りづらい

事務代行では複数人で業務を担当する場合があり、業務内容や進捗状況や修正依頼などを伝える際に、担当者との間でのミュニケーションがスムーズに行われない可能性もあるでしょう。

また、オンライン上でのやりとりが中心になり顔を合わせて話せない点もコミュニケーションの取りずらさを感じるケースがあります。

そのため、依頼する際には、業務内容や進捗状況を適切に共有しコミュニケーションを密に取ることが重要です。担当者との信頼関係を築くことも心がけ、信頼性や対応力などを事前に確認することが求められます。

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事務代行の料金相場・費用目安

ここでは、実際に事務代行を依頼する時の料金相場や費用目安を紹介します。料金相場は、大きく分けて「月額固定制」と「従量課金制」です。それぞれを解説します。

月額固定制の場合

事務代行の料金相場は、業務内容や依頼する範囲や業者によって異なります。ここでは、一般的な月額固定制の場合の費用目安を説明します。

月額固定制の場合は、事務代行業者が提供する各種業務を一定期間で何回依頼しても一定の料金です。料金は、依頼する業務の種類や量・業者の規模やサービス内容によって異なりますが、一般的には5〜10万円前後が相場です。なお、初期費用や設定費用などの追加費用がかかる場合もあります。

月額固定制であれば業務量が増えても金額が一定なので、予算の把握や経費削減につながるでしょう。また、定期的な業務を一括して依頼することで業務効率が向上し、時間や手間を削減できます。ただし業務内容が固定化されているため、急な変更や追加依頼には対応できない場合があるので注意してください。

従量課金制の場合

従量課金制は、実際に利用した業務の量に応じて料金が発生する方式です。利用する業務によって価格は異なりますが、一般的には以下のような料金設定になっています。

• 文章作成やメール返信などの単純業務:1件あたり数百円程度
• 関数などを使用したデータ作成業務：1件あたり数千円程度

従量課金制の場合、事前に業務量を見積もることが難しいため、予期せぬ費用がかかる可能性も考えられます。そのため、業務量が多くなる場合は事前の相談が大切です。

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事務代行の選び方・比較ポイント

事務代行を提供している業者は多くあるため、どこを選べばいいのかわからない方も多いはずです。

事務代行の選び方・比較ポイントは3つあります。

• 導入企業数・実績
• 対応可能な業務の種類
• 管理体制の柔軟性

各選び方とポイントについて、詳しく見ていきましょう。

導入企業数・実績

事務代行を選ぶ際は、導入企業数や実績を確認しましょう。とくに自社と同じような業種や業界の実績があるかを見てください。

実績を確認することで、どのような事務を代行したことがあるのか、緊急時の対応が迅速かなども明確になります。また専門性が高い業務の場合、対応できない可能性があるため同様の依頼を受けたことがある代行業者に依頼すれば、スムーズに業務を行ってくれます。

事導入企業数や実績などのポイントを比較して、自社に最適なサービスを選択しましょう。

対応可能な業務の種類

事務代行に依頼できる業務は一般事務や専門事務など多岐に渡りますが、すべての業務に対応できるわけではありません。そのため、自社の依頼したい業務が事務代行で対応可能な業務かを確認しなければなりません。

たとえば、人事・給与業務や簿記・経理業務などは、専門知識が必要な業務です。業者によっては対応できない場合もあるため、事務代行がその業務に対応できるか事前の確認が必要です。

対応できる業務が多い業者に依頼すれば、別の業務を代行したいと考えた時にも新たにサービスを探す必要がないため柔軟に対応できます。

管理体制の柔軟性

事務代行を選ぶ際には、管理体制の柔軟性も重要な比較ポイントです。具体的には、「契約期間や業務内容の変更は可能か」「報告書の作成やレポートの提出はしてくれるのか」など、クライアントの要望に迅速な対応ができるか確認が重要です。

また、不要なトラブルを避けるためにも、契約前にサービス提供側の契約内容や規約を確認し、トラブル発生時の対応策や違約金についても確認しておきましょう。柔軟な管理体制の事務代行サービスを選ぶことで、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能になり、スムーズで円滑な業務が期待できます。

事務代行に依頼する際の注意点

事務代行に業務を依頼する際の注意点は3つあります。

• 依頼する業務範囲を事前に決めておく
• 事務代行会社に丸投げをしない
• 業務のルールを明確にする

それぞれの注意点について、事前にしっかりと把握しておきましょう。

依頼する業務範囲を事前に決めておく

業務を依頼する際は、依頼する業務範囲を事前に決めておきましょう。

依頼する業務が明確であれば、サービス提供業者もそれに応じた見積もりやサービスの提供範囲を提示してくれます。また依頼する業務を明確にすることで、業務の遅れやミスの防止につながり、依頼主の業務効率が向上するでしょう。

依頼する業務範囲を明確にするためには、依頼する業務内容や依頼期間・業務の品質基準など、具体的な設定が重要です。また、依頼する業務の変更や追加があった場合には、すみやかに事務代行の提供業者と連絡を取り、対応してもらうようにしてください。

事務代行会社に丸投げをしない

事務代行会社に業務を依頼すれば、一定の業務負荷を軽減できますがすべての業務を任せることは避けましょう。

業務を丸投げしてしまうと、業務の品質が低下や業務の進行が滞るリスクがあります。

また、自社の業務プロセスを代行会社に全て任せると、自社での業務把握や改善が困難になるため、今後の業務改善や生産性向上が低下することも考えられます。

事務代行会社に依頼するときは業務範囲を明確にし、自社でできる業務は自社で行いましょう。また代行会社とのコミュニケーションを十分に行い、業務の進捗状況や品質を常に把握することも大切です。

業務のルールを明確にする

事務代行業者との間で、業務のルールを明確にしてください。具体的には、依頼する業務に関して納期や品質・報告や連絡の頻度、機密性や情報漏洩の対策など遵守すべきルールや要件です。

とくに機密性や情報漏洩のリスクが高い業務を依頼する場合には、適切な対策やルールがなければ問題が発生した時に会社の存続に関わることもあります。たとえば、契約書やNDA(非開示契約)の締結・情報の暗号化やセキュリティ対策の強化、業務委託者に対する教育や監視体制の整備などです。

業務のルールを明確にすることで、依頼する側と受託者の間での不明確な認識や誤解を避け、スムーズな業務遂行や信頼関係の構築につながります。また、トラブルや問題が発生した際にも事前にルールを定めておけば、責任や対処方法が明確になるため、円滑な問題解決ができるでしょう。

事務代行のおすすめ6選

多くの業務代行サービスがある中で、今回はおすすめを6つ紹介します。費用や特長などを確認し、自社で導入する際の参考にしてください。

1.Chatwork アシスタント

Chatwork アシスタントは、Chatwork株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。プロのアシスタントが秘書や経理、労務や採用といったさまざまな業務を行ってくれます。

月に10時間から必要な時だけ依頼できる利便性の高さが大きな特徴です。

2.フジ子さん

フジ子さんは、BPOテクノロジー株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。官公庁などにも導入されており、ユーザー数は1000以上と実績があります。

2時間分の無料トライアルがあるので、実際に依頼してどのように対応してくれるのか確認ができる点は魅力です。

3.CASTER BIZ

CASTER BIZはオンラインアシスタントサービスで、全国のアシスタントが企業サポート業務を担当し業務の効率化について支援します。

ルーティン業務から専門領域まで幅広い業務を代行できる点が魅力で、月30時間から利用できるため、少ない時間でサポートが必要な企業にもおすすめです。

4.NOC

NOCは、経理や総務・バックオフィス業務・コンサルティングなどの幅広い業務を代行する代行サービスです。

同社は30年で1,000社の業務改善した実績を持ち、豊富な経験に基づく高度なノウハウを提供しています。総合的なアウトソーシングが可能なので、部署をまたいでの業務依頼も可能です。

5.HELP YOU

「HELP YOU」は、チームで業務をサポートしてくれるオンライン代行サービスです。

総務や経理、人事・採用やマーケティングなどメインの事務代行もできますが、オプションで海外進出のサポートやオンライン研修なども行ってくれます。平均継続利用率は98%と高い実績を誇っているのも魅力です。

6.I-STAFF

「I-STAFF」は、秘書業務・Webサイト運用・人事・経理・営業アシスタントなどの業務代行サービスを提供しています。

人材の採用率は約1%で、高品質なサポートを提供しているのが特徴です。また良質な対応を重視しており返金保証もあるため、安心して利用できます。

事務代行を活用して業績をアップさせよう

事務代行に業務をアウトソースすることで、コア業務の強化や人件費・教育コストの削減など多くのメリットがあります。また専門的な知識を持つ人材に業務を依頼することで、品質の向上や業務の効率化が期待できるでしょう。

しかし、依頼する業務範囲やルールを明確にすることが大切です。ノウハウを自社に蓄積するためにも、丸投げせずに自社の中で適切に管理しましょう。