事務代行とは？対応可能な業務や選び方・利用するメリット・デメリットを解説

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業務をアウトソーシングするメリットとサービスの選び方

アウトソーシングとは業務の一部を外部に委託することです。人材不足の解消や生産性向上、競争力強化を目的としアウトソーシングを活用する企業が増えています。本資料では、アウトソーシングの基礎知識からメリットまで詳しく解説します。

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事務代行とは？

事務代行とは、企業や個人事業主などのバックオフィス業務を外部の業者に代行してもらえるサービスです。例えば、経理や人事・広報や秘書業務など、あらゆる業務の代行依頼ができます。

企業が外部の専門家に事務代行を依頼することで、業務効率の向上やコスト削減などのメリットがあります。事務代行は企業や個人事業主など業種や規模に関係なく利用でき、自社の業務に集中するためには欠かせないサービスの一つです。

しかし、事務業務は多岐にわたり、事務代行サービスごとに対応可能な業務も異なるため、依頼前に代行を任せる業務を明確にすることが大切です。

なお、事務代行に依頼できる業務には、専門的な知識が不要な一般事務、専門的な知識を有する専門事務の2種類があります。

一般事務

一般事務とは、社内のさまざまな業務をサポートすることを中心とした仕事で、具体的には主に以下のような業務内容があります。

• 受発注業務
• 書類作成
• 在庫管理
• 発送業務
• メール・電話対応
• データ入力業務

事務代行に一般事務を依頼すると、従業員はコア業務に専念できます。また、事務代行業者は一般事務に特化したスキルや経験を持っているため、クオリティの高い業務を行うことが可能です。

専門事務

専門事務は、特定の知識や技術が必要な事務で、経理や人事・法務などの業務が該当します。一般事務とは異なり、専門的な知識や経験、スキルなどが求められます。

専門事務の主な業務内容は、以下の通りです。

• 翻訳・バイリンガル業務
• 見積書・請求書作成
• 外国語によるスケジュール管理業務
• 海外営業に関する業務
• 法務に関する業務

専門知識とスキルを有した従業員を自社で採用するのは非常に困難であり、退職などで人員不足になってもすぐに採用ができません。しかし、事務代行に依頼すれば、採用や教育にかける時間やコストを削減できます。

▷オンライン事務代行とは？料金や依頼できる仕事・メリットを紹介

事務代行を依頼する方法

事務代行を依頼する方法は、「代行会社・サービス」と「クラウドソーシング」の2種類があります。

ここからは、それぞれの依頼方法について詳しく解説します

代行会社・サービス

事務代行会社・サービスに業務を依頼することで、マーケティングなどの専門知識や技術を持った人に業務を任せられます。また働き方にも柔軟な対応ができ、オンラインによるサービス提供だけではなく、自社にスタッフを派遣・常駐してもらうことも可能です。

事務代行会社・サービスのメリットは、対応できる業務の幅が広い点です。専門業務だけに特化した事務代行会社もありますが、多種多様な事務作業を代行してくれるのが事務代行会社・サービスの強みです。

しかし、スタッフの出張が必要な場合は、別途出張料が発生するケースもある点に注意しましょう。事前に必要な費用を把握しておくことが大切です。

一般的に、毎月固定の時間枠・料金で依頼できますが、中には業務量やタイミングに応じて柔軟に依頼できる事務代行会社・サービスもあります。できるだけコストを抑えて効率的に依頼するには、柔軟な対応が可能な事務代行会社・サービスの利用がおすすめです。

クラウドソーシング

クラウドソーシングとは、オンライン上で不特定多数の事務経験がある人材に代行を依頼できるサービスです。

クラウドソーシングのメリットは、業務を依頼する人材を自ら探すことができ、ミスマッチが少ない点です。また業務単位での発注が一般的なので、事務代行会社と比較するとコストを抑えられる可能性があります。

デメリットは、業務の品質や納期が担保されていない点です。実際のスキルや経験などが把握しづらく、依頼した人が期待通りのスキルを持っていない可能性があります。また、人材を自ら探す必要があるため、採用までに時間がかかりやすい点にも注意が必要です。

最近では、自社の課題に対して適切な人材とマッチングできるサービスを展開するクラウドソーシングもあります。

▷クラウドソーシングとは？メリット・デメリットを簡単にわかりやすく解説

事務代行を利用する際の料金相場・費用目安

事務代行の料金相場は、業務内容や依頼する範囲、業者によって異なります。依頼する際の料金形態は、大きく分けて「月額固定制」と「従量課金制」の2種類です。

ここからは、それぞれの料金相場・費用目安を解説します。

月額固定制の場合

月額固定制の場合は、事務代行業者が提供する各種業務を一定期間で何回依頼しても一定の料金です。

料金は依頼する業務の種類や量・業者の規模やサービス内容によって異なりますが、一般的には5〜10万円前後が相場です。なお、初期費用や設定費用などの追加費用がかかる場合もあります。

月額固定制であれば業務量が増えても金額が一定なので、予算の把握や経費削減につながるでしょう。また、定期的な業務を一括して依頼することで業務効率が向上し、時間や手間を削減できます。

ただし、依頼できる業務内容が固定化されている場合があり、急な変更や追加依頼には対応できないケースもあるため注意が必要です。

従量課金制の場合

従量課金制は、実際に依頼した業務の量に応じて料金が発生する方式です。依頼する業務によって価格は異なりますが、一般的には以下のような料金設定になっています。

• 文章作成やメール返信などの単純業務:1件あたり150円〜300円程度
• 関数などを使用したデータ作成業務:1件あたり5,000円程度

従量課金制の場合、事前に業務量を見積もることが難しいため、予期せぬ費用がかかる可能性も考えられます。そのため、業務量が多くなる場合は事前の相談と見積もりを依頼することが大切です。

▷おすすめのアウトソーシングサービス14選｜業務別のサービスを紹介

事務代行の選び方・比較すべきポイント

事務代行会社・サービスは多くあるため、どこを選べばよいのかわからない方も多いでしょう。

そこで、ここからは事務代行の選び方や比較すべきポイントを紹介します。

導入企業数が多く実績が豊富であるか

事務代行を選ぶ際は、導入企業数や実績を確認しましょう。特に、自社と同じような業種や業界の実績があるかを確認してみてください。

実績を確認することで、どのような事務を代行したことがあるのか、緊急時の対応が迅速かなどのサービスの質や経験値が明らかになります。

また、専門性が高い業務の場合は業者では対応できない可能性があるため、同様の依頼を受けたことがある代行業者に依頼すれば、スムーズに業務を行ってもらえます。導入企業数や実績などのポイントを比較して、自社に最適なサービスを選択しましょう。

対応可能な業務が多いか

事務代行に依頼できる業務は、一般事務や専門事務など多岐にわたりますが、すべての業務に対応できるわけではありません。そのため、自社の依頼したい業務が事務代行で対応可能かを確認する必要があります。

例えば、人事・給与業務や簿記・経理業務などは、専門知識やスキルが必要です。事務代行会社・サービスによっては対応できない場合もあるため、事務代行が依頼したい業務に対応できるかを事前に確認しましょう。

また、初めに依頼した業務が「電話応対」で、あとからデータ入力や書類作成も依頼したい場合、対応できる業務が幅広ければ柔軟に依頼が可能です。新たに事務代行会社・サービスを探す必要もなく、効率的に依頼できます。

依頼に対して柔軟に対応してくれるか

事務代行を選ぶ際には、依頼に対して柔軟に対応してもらえるかという点も確認しましょう。

具体的には、「契約期間や業務内容の変更は可能か」「報告書の作成やレポートの提出はしてもらえるか」などの対応ができるかを確認しておくことが大切です。

また、不要なトラブルを避けるためにも、契約内容や規約を事前に確認し、トラブル発生時の対応策や違約金についても把握しておきましょう。

柔軟な対応が可能な事務代行会社・サービスを選ぶことで、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能になり、スムーズで円滑な業務が期待できます。

おすすめの事務代行サービス6選

ここからは、おすすめの事務代行サービス6選を紹介します。

費用や特徴などを詳しく解説するため、自社で導入する際の参考にしてみてください。

Chatwork アシスタント

Chatwork アシスタントは、Chatwork株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。プロのアシスタントに、以下のような幅広い業務を代行してもらえます。

• 経理業務
• 労務業務
• 採用業務
• 秘書業務
• 営業業務
• WEB制作など

月に10時間から、必要な時に必要な分だけ依頼できる利便性の高さが大きな特徴。要望に応じて、柔軟にプラン内容をカスタマイズできる点も魅力です。

フジ子さん

フジ子さんは、BPOテクノロジー株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。官公庁などにも導入されており、ユーザー数は1,000以上と実績があります。

2時間分の無料トライアルがあるため、実際に依頼してどのように対応してもらえるかを事前に確認可能。情報漏洩対策も万全で、自社の情報が外部に漏れる心配もありません。

CASTER BIZ

CASTER BIZはオンラインアシスタントサービスで、全国のアシスタントが企業サポート業務を担当して業務の効率化を支援します。

ルーティン業務から専門領域まで、幅広い業務を代行できる点が魅力。月30時間から利用できるため、短期的にスポットで依頼したい企業にもおすすめです。

NOC

NOCは、経理や総務・バックオフィス業務・コンサルティングなどの幅広い業務を代行するサービスです。

30年で1,000社の業務を改善した実績を持ち、豊富な経験に基づく高度なノウハウを提供しており、総合的なアウトソーシングが可能なので、部署をまたいでの業務依頼も可能です。

同社の社員やメンバーはセキュリティ資格の有資格者が多く、社内全体でセキュリティ意識が高い点も特徴です。

HELP YOU

HELP YOUは、チームで業務をサポートしてもらえるオンライン事務代行サービスです。

総務や経理、人事・採用やマーケティングなどメインの事務代行もできますが、オプションで海外進出のサポートやオンライン研修なども対応可能。平均継続利用率は98%と高い実績を誇っている点も魅力です。

I-STAFF

I-STAFFは、秘書業務・Webサイト運用・人事・経理・営業アシスタントなどの業務代行サービスを提供しています。

アシスタントの採用率は約1%と厳しい基準で採用活動を行っていて、高品質なサービスを提供している点が特徴です。良質な対応を重視しており、満足できなかった場合は返金保証制度を利用可能なため、安心して依頼できます。

事務代行を利用するメリット

事務代行を利用することで、コア業務の強化や人件費の削減など、さまざまなメリットが享受できます。

ここからは、事務代行を利用する3つのメリットを紹介します。

コア業務を強化・拡大できる

事務業務は定型業務や単純作業が多いため、時間を取られてしまうとコア業務に使う時間が短くなります。

しかし、事務代行に依頼すれば、定型業務や単純作業を任せられるので、従業員の就業時間をコア業務に充てることが可能です。営業やマーケティングなどのコア業務は、会社の売上に直結するため、取り組む時間を増やすことで売上の向上が期待できます。

また、コア業務で売上を上げることや残業時間の削減により、従業員の満足度も向上する可能性があります。コア業務を強化・拡大できることは、企業にとって大きなメリットです。

人件費や教育コストを削減できる

人材不足の現代において、従業員の採用や教育には非常にコストがかかります。また、専門知識やスキルのある人を雇用すると、さらにコストがかかるでしょう。

しかし、事務代行に委託すると、自社で業務を行う場合と比較して、人件費や教育コストを抑えられます。

例えば、経理業務を自社で行うと、経理スタッフの採用や教育・人件費の支払いなどが必要です。しかし、事務代行に委託すれば、必要な時に必要な業務だけ依頼できるためコストが抑えられます。

また、事務代行は直接雇用ではないので、休職や退職で急な欠員が出る心配がなくなる点もメリットです。

専門的な知識を持つ人材に依頼できる

事務代行は専門事務にも対応しており、それぞれの分野に特化した専門的な知識・スキルを持つスタッフを多数抱えている場合がほとんどです。

自社で事務業務を行う場合、専門的な知識・スキルがある人材を採用するまでに時間がかかったり、なかなか見つからず雇用できなかったりする恐れがあります。また、教育や研修にもコストがかかるため、中小企業などの小規模の企業ではなかなか専門的な知識・スキルのあるスタッフを雇えない場合が多いでしょう。

しかし、事務代行に依頼すると、その分野の専門的な知識を持ったスタッフに業務を任せられます。専門的な知識を持ったスタッフに依頼すれば、高い精度で業務を行えるため業務の効率化やトラブルの防止につながるでしょう。

▷アウトソーシングと業務委託の違いとは？目的やメリット・デメリット

事務代行を利用するデメリット

さまざまなメリットがある事務代行ですが、いくつかのデメリットもあります。

ここからは、事務代行を利用する3つのデメリットを紹介します。

ノウハウが自社に蓄積されにくい

自社の従業員が業務を行う場合、ノウハウの蓄積が可能です。また、業務における問題点や改善点を把握し、自社で改善策を発見できるため業務品質の向上にもつながるでしょう。

しかし、事務代行に業務を依頼した場合、事務に関する業務のノウハウを蓄積できません。また業務における問題点や改善点も委託先の業者が実施するため、確認できない場合が多いです。

このような状況は事務代行会社・サービスに依存してしまう可能性があるため、定期的に業務内容や進捗状況を確認し、改善点や問題点の把握を定期的に行いましょう。

業務によって依頼できない場合がある

事務代行は、主に一般事務や専門事務などの業務を請け負っていますが、業務内容によっては対象業務外であるケースもあります。例えば、企業独自のシステムを使っている場合や、業務に特殊な知識やスキルが必要な場合が該当します。

また業務内容によっては、事務代行に依頼する方が自社で行うよりもコストが高くなることがある点にも注意が必要です。そのため、事務代行に依頼する際は、業務内容やコスト面などを十分に検討したうえで判断しなければなりません。

ただし、依頼できない業務であっても、外部の専門業者や人材派遣会社などに依頼して対応してもらえる場合があります。業務によっては、外部の専門家に依頼することでより高品質なサービスを受けられる可能性もあるでしょう。

コミュニケーションが取りづらい

オンラインで事務代行を依頼する場合、顔を合わせて話すことはないためメールやチャットなどのツールで連絡する必要があります。オンライン上のやりとりが中心となるので、コミュニケーションの取りづらさを感じる場面も多いでしょう。

また、自社に出張してもらう場面でも、複数人のスタッフに業務を担当してもらう場合は、担当者との間でスムーズにコミュニケーションが図れない可能性もあります。

そのため、依頼する際には、業務内容や進捗状況を適切に共有してコミュニケーションを密に取ることが重要です。担当者との信頼関係を築くことも心がけて、信頼性や対応力などを事前に確認することが求められます。

▷アウトソーシングの意味とは？メリットやデメリット・派遣との違いを簡単に解説

事務代行サービスを利用した方がよい企業の特徴

事務代行を利用すべき企業の主な特徴は、以下の通りです。

• 社内のリソースが足りていない企業
• 採用・教育にかかるコストを抑えたい企業

採用が思うように進んでいない・新たなプロジェクトが立ち上がりリソースが足りないなど、リソースに余裕がない状況に陥っている企業は、事務業務を外部委託することを検討してみてください。

また、事務代行は従業員を採用する場合と比べてコストを抑えられるため、採用や教育にかけるコストを抑えたい企業にもおすすめです。

事務代行に依頼する際のポイント

事務代行へ円滑に業務を委託するには、いくつかのポイントがあります。

ここからは、事務代行に依頼する際のポイントを3つ紹介します。

依頼する業務範囲を事前に決めておく

業務を依頼する際は、依頼する業務範囲を事前に決めておきましょう。

依頼する業務が明確であれば、サービス提供業者もそれに応じた見積もりやサービスの提供範囲を提示してくれます。また依頼する業務を明確にすることで、業務の遅れやミスの防止につながり、自社の業務効率が向上するでしょう。

依頼する業務範囲を明確にするためには、依頼する業務内容や依頼期間・業務の品質基準などを明確にしておくことが重要です。

作業の丸投げはしない

事務代行会社・サービスに、事務業務を丸投げしてしまうと、業務の品質が低下や業務の進行が滞るリスクがあります。

また、自社の業務プロセスを代行会社にすべて任せると、自社での業務把握や改善が困難になるため、今後の業務改善や生産性が低下することも考えられます。そして、ミスによって自社の顧客に損害が生じた場合も、基本的には自社の責任となる点も留意しておきましょう。

業務のルールを明確にする

事務代行会社・サービスとの間で、業務のルールを明確にしましょう。具体的には、依頼する業務に関する納期や品質・報告や連絡の頻度、機密性や情報漏洩の対策など遵守すべきルールや要件を明確にするべきです。

特に、機密性や情報漏洩のリスクが高い業務を依頼する場合には、適切な対策やルールがなければ問題が発生した時に会社の存続に関わることもあります。例えば、契約書やNDA(秘密保持契約)の締結・情報の暗号化やセキュリティ対策の強化、業務委託者に対する教育や監視体制の整備などを行いましょう。

業務のルールを明確にすることで、依頼する側と受託者の間での不明確な認識や誤解を避け、スムーズな業務遂行や信頼関係の構築につながります。また、トラブルや問題が発生した際にも、事前にルールを定めておけば責任や対処方法が明確になるため、円滑な問題解決ができるでしょう。

事務代行を活用して業務効率を向上させよう

事務代行に業務をアウトソースすることで、コア業務の強化や人件費・教育コストの削減など多くのメリットがあります。また、専門的な知識を持つ人材に業務を依頼することで、品質の向上や業務の効率化が期待できるでしょう。

しかし、依頼する業務範囲やルールを明確にすることが大切です。ノウハウを自社に蓄積するためにも、作業は丸投げせずに自社の中で適切に管理しましょう。

業務をアウトソーシングするメリットとサービスの選び方

アウトソーシングとは業務の一部を外部に委託することです。人材不足の解消や生産性向上、競争力強化を目的としアウトソーシングを活用する企業が増えています。本資料では、アウトソーシングの基礎知識からメリットまで詳しく解説します。

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