経理業務が属人化しやすい原因とは？属人化のリスクや解消する方法を解説

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経理業務の属人化とは？

経理の属人化とは、経理部門における業務内容やフローが担当者以外に共有されておらず、「特定の人でなければ業務が行えない」状態に陥っていることを指します。担当者がいないと特定の業務を進めることができず、ブラックボックス化につながってしまうのです。

また、経理業務では専門的な知識が必要であり、有資格者でないと対応できない業務が多いため、属人化が起きやすい業務領域であるといえます。そのため、経理業務の担当者が退職などをしてしまった場合には、業務内容が分からず、作業が滞ってしまうといった事態になりかねません。

このようなに経理の業務が属人化が起きてしまうと、属人化から脱するまでに多くの手間や時間がかかるため、属人化がそもそも起きないように対策することが大切です。

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経理業務が属人化してしまう原因

ここでは、経理業務が属人化してしまう理由について解説をしていきます。

経理人材の慢性的な不足により常に業務に追われている

経理部門は専門性の高い業務も多いため、そもそも人材が慢性的に不足していることが属人化の原因となっています。経理業務は学ぶこと、覚えることが多く、誰でもすぐに業務に取りかかれるものではありません。

そのため、業務を理解している社員だけが一手にその業務を引き受けている状態によって属人化していることが多くあります。さらに、経理業務が属人化すると担当者がより多忙になってしまい、よりブラックボックス化が進んでしまうのです。

ベテラン社員が主要業務を独占している

決算作成や予算編成など、業務理解度が求められる主要な経理業務をスキルやノウハウのあるベテラン社員が独占してしまっていることも属人化の原因の一つです。人手不足によって若手の教育体制が不十分な現場などでは、ベテランの持つスキルや知識の受け渡しが上手くいっていない場合があります。

また、ベテラン社員が経理業務を独占していることで、その社員にしか分からないやり方になってしまっている可能性も否めません。経理業務を長年担当しているノウハウや自信から、経理担当者としての地位を確立するために、あえて業務を引き継いでいないといったケースもあります。

その結果として、長期勤務している社員に主要業務の消化を依存する状態に陥っており、なかなか属人化を抜け出せなくなっているのです。

経理業務がマニュアル化されていない

経理の業務に関するマニュアルが整備されていないことも属人化を招く原因の一つです。マニュアル化されていない場合、他の従業員への共有や連携ができず、属人化しやすい状態になってしまいます。

また、マニュアルは作成されているものの、頻繁に更新が行われていない場合、実際の業務とマニュアルの内容に差がでてしまいます。

従業員に関わらず誰が業務に取り組んでも一定の品質を保ち、ブラックボックス化しないためにもマニュアルの作成・運用は必須と言えるでしょう。

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経理業務が属人化するリスク

ここからは経理の業務が属人化してしまうリスクについて紹介していきます。

業務の改善が進めづらい

業務が属人化してしまうことにより、業務フローや品質を客観的に評価しにくくなり、改善に向けた働きかけができなくなります。

担当者の裁量に依存してしまうため、属人化が慢性化してしまうと改善するためには多大な時間や労力が必要になるのです。

不正が起こりやすい

業務が属人化してしまうと他のメンバーや上司などから業務状況が見えなくなるため、ミスや不正を隠すことができてしまうので、不正の温床になってしまうリスクもあります。

属人化が長年続いている場合には、多額の横領につながってしまう可能性も考えられるのです。大きな問題につながるリスクもあるため、属人化は早急に解消しなければならない問題と言えるでしょう。

業務が滞るリスクがある

業務の共有が行われないことによって、担当者が休職や退職をしてしまうことでこれまで通りの品質での作業ができなくなり、業務が滞ってしまうリスクがあります。

別の担当者がゼロベースで業務を構築していかなければならないため、元の業務品質になるまでに時間がかかってしまう、もしくは品質が低下してしまいます。

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経理業務の属人化を解消することで得られる効果

経理業務の属人化解消で得られる効果とは、どのようなものが得られるのでしょうか。ここでは、経理業務の属人化を解消することで得られる3つの効果を紹介していきます。

経理業務の質を向上させられる

属人化を解消することで、経理業務の質を向上させる効果が期待できます。たとえば繁忙期などに病気で欠員が出てしまった場合でも、他の社員が代わりに業務に取り組めるため、業務のクオリティーやスピードを落とさずに対応可能です。

また、属人化を解消し、すべての社員が経理業務の内容を把握できるようになったことで、経理業務に対するミスや課題についても話し合いやすくなるでしょう。その結果、トラブルを未然に防ぐことができ、経理業務の質を向上させることにつながるのです。

経理業務の効率化が期待できる

属人化を解消すれば経理の業務に関われる人員が増えるため、業務効率が向上する効果も得られるでしょう。属人化解消のために知識やノウハウをマニュアルなどに落とし込んでおけば誰でも業務にあたれるようになります。

さらに、繁忙期などには別の社員が経理業務をサポートすることも可能になるので、業務効率を一定のレベルで保てるのは大きなメリットといえるでしょう。

担当者の離職に備えられる

経理業務担当者の離職はいついかなる時でも有り得る事態です。属人化している状態で経理担当者が居なくなってしまうと、引き継ぎがうまくできず、業務が滞ってしまう可能性も否めません。

このことから、あらかじめ属人化を解消しておくことで、経理業務に離職で穴が開いた場合でもその他の人員で補填が可能になります。また、経理業務を一気に引継ごうとしても、業務の多さから引き継ぎ漏れをしてしまう場合もあるため、普段の業務から他の社員に共有しておくとスムーズに引き継ぎができるでしょう。

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経理業務の属人化を解消する方法

ここでは、経理業務の属人化を解消する方法を紹介していきます。

経理人材を確保・育成する

経理業務の属人化を解消する方法として、経理人材を確保して育成できる環境整備が必要です。

マニュアルなどを整備しても、業務を請け負う人手が足りなければ業務の属人化を防ぐことには繋がりません。そのため、人材の数、質を確保できる人材配置や採用戦略を推進していくことで、経理人材を確保していけるようにしましょう。

経理マニュアルを作成しナレッジマネジメントを強化する

社員の持つ知識や経験、ノウハウなどのナレッジを目に見える形で共有していくために、経理マニュアルを作成し、共有しましょう。マニュアルがあることで初めて業務にあたる社員も分からない部分を参照しやすく、均一なスキルアップを目指すことが可能になります。

また、マニュアルを作成するだけで終わりにせず、内容の変更があれば都度アップデートすることにより、スムーズな属人化の解消につながるでしょう。

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経理業務を洗い出し改善する

経理業務の属人化を解消するには、現状の経理業務を洗い出して改善していくことも重要です。

現時点でワークフローにどのような問題点があり、何が属人化を招いているのか原因を特定することによって、不要な業務や必要な業務が明らかになります。業務を洗い出し、洗練していくことで属人化防止や解消にもつながるでしょう。

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経理部門内で定期的にジョブローテーションをする

定期的なジョブローテーションも経理業務の属人化解消には効果的です。特定の担当者に特定の業務ばかりを任せるのではなく、さまざまな分野の業務を経験させましょう。その結果、経理業務の属人化を解消でき、幅広いジャンルへの対応力をもった社員育成が可能になります。

経理アウトソーシングを活用する

経理アウトソーシングの活用も属人化を解消する上で有効な方法です。経理業務の一部または全ての工程をベンダーや税理士事務所に委託できます

経理業務をアウトソーシングする際には、業務プロセスの洗い出しをおこなうため、その過程でブラックボックスになっていた領域も可視化することが可能です。このように、アウトソーシングを活用することによって、属人化問題の解消につながるでしょう。

また、経理の専門家に業務を任せられるため、業務の品質向上も見込めるのも魅力の一つです。

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属人化の解消が見込める経理アウトソーシングサービス

ここからは経理業務を委託できるアウトソーシングサービスについて紹介していきます。各サービスごとに特徴や料金が異なるので、比較して自社に適したものを見つけてみてください。

Chatworkアシスタント

「Chatworkアシスタント」は、株式会社Kubellが提供しているオンラインアシスタントサービスです。月10時間から依頼が可能で、経理業務をはじめ様々なバックオフィス業務を依頼できます。最短で即日から開始でき、マニュアルが不要な点も魅力です。

NOC経理アウトソーシング

「NOCアウトソーシング」 は、課題に応じて依頼内容をカスタマイズできるのが特徴で、基本的な経理業務からコンサル領域まで幅広いサポートを受けられます。

また、公認会計士をはじめとした高い専門性を持つスタッフや実績豊富なスタッフなど、経理のプロが業務を行うため、安心して仕事を任せられる点も魅力です。

Remoba経理

「Remoba経理」は、自社で課題となっている経理業務をまるごと依頼できるサービスです。専属コンサルタントとオンラインのプロワーカーが経理部として業務を遂行するため、経営判断や戦略策定などの重要なコア業務に自社のリソースを集中できます。

業務の進捗状況やデータはリアルタイムで確認できるため、業務の効率化や状況を把握できる点も魅力です。

経理業務の属人化解消に向けた取り組みを進めよう

本記事では、経理業務の属人化について原因や解消方法などを解説していきました。経理業務を忙しくこなしていくなかで、ついつい経理業務は属人化に陥ってしまいがちな領域といえます。

属人化の解消を検討している場合は、是非本記事の内容を参考にしてみてください。