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ペーパーレス化に便利なおすすめアプリ8選！会議システムや情報共有に！
働き方改革の推進などにより注目されているペーパーレス化。近年、会議システム・情報共有システムやリモートワークなどでも役立つアプリが次々に登場し、ビジネスシーンでの活用が進んでいます。そこで、本記事ではペーパーレス化におすすめのアプリ8選と、ペーパーレス化のメリットなどをご紹介します。
目次
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、資料を電子化して保存・管理し、紙の書類を減らすことです。ビジネスシーンでは、紙代・印刷代・保管スペースといったコスト削減や、資料の検索・共有・更新を容易にし、業務効率を上げることを目的として行われています。
▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説
ペーパーレス化の重要性は？
近年、ペーパーレス化は働き方改革の一環として注目されるようになりました。ペーパーレス化は業務を効率化し、テレワークなど多様な働き方を可能にするので、労働環境の改善が期待できます。
また、電子帳簿保存法の改正により、ペーパーレス化は重要課題となりました。電子帳簿書類の保存要件が緩和され、さらに、電子データで受け取った帳簿書類は電子データのままでの保存が求められるようになったため、ペーパーレス化を進める企業が増えたのです。
ペーパーレス化はDX推進の第一歩ともいえます。あらゆる業務をデジタル化するには紙の資料の廃止が必要不可欠です。
このように、働き方や社内システムの改革を推進するうえで、ペーパーレス化の重要性がさらに高まっているといえるでしょう。
▷ペーパーレス化が環境に与える影響とは？CO2削減効果や環境負荷について
ペーパーレス化におすすめのアプリ8選
ペーパーレス化を進めるにあたって、どのようなアプリを活用すれば良いのでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化におすすめのアプリを8つ紹介します。
1.Notion｜情報管理
Notionは業務に必要な情報を一元管理できるアプリです。無料で使えるテンプレートが豊富にあり、議事録の作成やタスク管理などさまざまなシーンに対応できます。
また、チャットツールやメール、カレンダーアプリなどさまざまな外部ツールとの連携が可能です。Notion上で他のツールの情報も参照できるため、業務の効率アップに役立ちます。
| 提供元 | Notion Labs, Inc |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | ■年払い
■月払い
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
2.Skype for iPad｜オンライン会議
Skype for iPadは世界中の人と通話できるオンライン会議アプリです。対面での会議では紙の資料が必要になるケースもありますが、オンライン会議アプリを導入すれば資料は画面共有で行うためペーパーレス化の促進にもなります。
Skype同士であれば無料で通話できるためコストカットにもつながります。また、通話レコーディング機能やリアルタイム字幕、画面共有機能があるので、商談や会議の場でも使いやすいアプリです。
| 提供元 | Microsoft Corporation |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | SkypeからSkypeへの通話は無料 Skypeからモバイルや固定電話にかける際に料金発生 支払い方法は以下の2通り・Skypeクレジット 600円、1,200円、3,000円で通信代を都度購入・月額プラン 国や地域により料金・通話可能時間が変動 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
3.Zoom Cloud Meetings｜オンライン会議
Zoomはあらゆるデバイスで使えるオンライン会議ツールです。画面共有やオンラインホワイトボード、バーチャル背景でのスライド共有などオンライン会議に役立つ機能が多く備わっています。また、カレンダーツールと連携した会議の設定が可能です。
さらに、バックグラウンドノイズ消音機能や外見補正機能、照明調整により、在宅勤務でもストレスなく会議に参加できます。
| 提供元 | Zoom Video communications, Inc. |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 【年払い】 ■個人
■ビジネス
【月払い】 ■個人
■ビジネス
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
4.Pocket Scanner｜スキャン
Pocket Scannerは撮影した書類をデータ化できるスキャンアプリです。連続キャプチャモードを使えば複数枚の書類を1つのPDFにまとめられます。
取り込み済みの資料に書き込みもできるので、テキストやメモを残したい場合にも便利です。
| 提供元 | Kdan Mobile Software Ltd. |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 基本無料 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
5.Microsoft Office Lens｜スキャン
Microsoft Office Lensは印刷・手書きの資料をデータ化できるスキャンアプリです。他のMicrosoft Officeアプリとも連携可能で、読み込んだ画像はPDF・Word・PowerPoint・Excelファイルに変換できます。
単に資料をデータ化するだけではなく、会議中にとったホワイトボードのメモの資料化や、領収書や名刺のデータ化など幅広い使い方ができるアプリです。
| 提供元 | Microsoft Corporation |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
6.AxelaNote｜PDF
AxelaNoteはPDF原本の上に「透明シート」を重ねることで、制限がかかったPDFも編集・印刷が可能になるPDF編集アプリです。
ページの入れ替え・削除・挿入・回転ができ、自由に編集できます。また、PDFに書き込みが可能なので、手書きのメモを残したい際にも便利です。
| 提供元 | 株式会社TransRecog |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 50,000ダウンロード以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
7.Web to PDF Converter ＆Reader｜PDF
Web to PDF Converter ＆ReaderはWebサイトをPDF化し、ローカルデータとして保存できるアプリです。また、ページ内に埋め込まれたURLはクリック可能なリンクとして保存されるので、どのデバイスからも簡単にアクセスできます。
保存したPDFはオフラインで開けるので、ネット環境がないところで閲覧したい場合に便利です。
| 提供元 | DIGISET LLC |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | アプリ内課金あり |
| 機能・特徴 |
|
| URL | App Store |
8.Dotted Sign｜電子署名
Dotted Signはクラウド上で契約業務を進められ、法的拘束力のある電子署名ができる電子サインサービスです。
署名タスクの割り当てができるため、契約業務を効率的に進められます。また、契約に関する全プロセスの暗号化や、契約対象者の身分証明には2種類の認証方法を採用するなどセキュリティ面も安心です。
| 提供元 | Kdan Mobile Software Ltd. |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化することで企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、ペーパーレス化によるメリットを4つ紹介します。
費用削減
メリットとして、紙代・印刷代・資料の郵送代などの費用削減があげられます。資料の保管スペースも大幅に減らせるため、管理コストの削減も期待できるでしょう。また、資料の保管に使用していたスペースも有効活用できるようになります。
▷ペーパーレス化は中小企業こそ進めるべき？メリットや推進方法を解説
業務の効率化
データ化した資料は社内外に共有しやすく、クラウドなどに保存しておけば、場所や時間を問わずアクセス可能です。取引先への送付も共有フォルダやメールなどを用いて容易にできます。
また、資料を探す際はファイル名などで検索できるため、必要な資料をすぐに見つけ出せるでしょう。
データ化すれば紙ベースでの管理よりも、資料の共有・検索の手間を大幅に削減できるので、業務の効率化につながります。
情報が劣化しない
紙の資料は経年による紙の劣化やインクの色あせなどが起こります。また、ページが破れてしまったり特定のページを紛失してしまったりするなど、物理的に破損してしまうこともあるでしょう。
デジタル化した資料ならこのような劣化や破損が起こりません。最新版のアップデートや修正も簡単にできるため、資料の保管・更新作業もスムーズにできるでしょう。さらに、更新した資料をすぐに共有できるため、全社員が常に最新の情報にアクセスできます。
▷ペーパーレス化におけるワークフローシステムの活用法！導入方法も解説
働き方の多様化
ペーパーレス化を進めることで、必要な資料に場所や時間を問わずアクセスできるようになります。オフィスに出社せずとも仕事を進められるため、テレワークなどの多様な働き方に対応可能です。
さらに、出産・育児、介護など、さまざまな事情を抱えた従業員も働きやすくなり、離職防止や優秀な人材の確保にもつなげられます。
おすすめアプリを活用してペーパーレス化を促進しよう
ペーパーレス化を進めることで紙の資料の保管にかかるコストを大幅に削減できます。さらに、場所や時間を問わず必要な資料にアクセスできるので、多様な働き方を可能にし、業務効率もアップするでしょう。
近年では、ペーパーレス化に役立つアプリが数多く普及しています。無料アプリも多く、さまざまなデバイスで横断して使えるため、導入しやすいのがメリットです。今回ご紹介したアプリを参考に、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。
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