ペーパーレス化に不可欠なツール・システム一覧！選び方や導入方法も解説

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ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、書類を電子化して保存・管理し、紙の書類を減らす取り組みです。

ビジネスの場では、紙代・印刷代・保管スペースなどのコスト削減や、書類の検索・共有・更新を容易にし、業務効率を上げることを目的として行われます。

ペーパーレス化が必要とされる理由

近年、ペーパーレス化は働き方改革の一環として注目されるようになりました。

ペーパーレス化は業務を効率化し、リモートワークなど多様な働き方を可能にするので、社員がより働きやすくなる環境を整えられます。

また、電子帳簿保存法の改正により、ペーパーレス化がさらに推進されました。

電子帳簿書類の保存要件が緩和され、電子データで受け取った帳簿書類は電子データのままでの保存が求められるため、ペーパーレス化を推進する企業が増えたのです。

ペーパーレス化の進捗状況

2021年8月に一般社団法人日本能率協会が行った「ビジネスパーソン1000人調査」によると、この1年で職場におけるペーパーレス化が進んでいると回答したのは全体の43.9%でした。

また、FAX業務で61.7%、印鑑業務で60.5%、契約書業務で49.9%もの人が電子化されていないと回答しています。

これらは取引先などと並走する業務であり、自社の都合だけで簡単に電子化できないことが理由として考えられます。

この結果からも分かるように、新型コロナウイルスの感染拡大でリモートワークが推進されても、ペーパーレス化をまだ進められていない企業が多くあります。

▷ペーパーレス化の成功事例7選！事例から学ぶメリットや進め方のポイント

ペーパーレス化ツール・システム目的別に紹介

ペーパーレス化を進めるにあたり、ツールやシステムの活用は不可欠です。では、どのようなツールやシステムを利用すれば良いのでしょうか。

ここからは、ペーパーレス化に役立つツールやシステムを目的に分けて紹介します。

情報・ナレッジ共有・オンライン会議

まずは、基本業務やコミュニケーションのペーパーレス化を実現できるツールやシステムです。

導入すると、社内外の情報共有を円滑にでき、業務の効率化が図れます。

Chatwork

Chatworkはビジネスコミュニケーションを円滑にするチャットツールです。

グループチャット機能やタスク・ファイル管理機能により、情報・ナレッジ共有を円滑にします。また、ビデオ・音声通話機能も備わっているため、直接会話をすることも可能です。

社外ユーザーとのやり取りの際は機能制限もできるため、安心して利用できます。さらに、Gmail・Googleカレンダー・boxなどの外部ツールと連携することで業務の効率化も可能です。

LINE WORKS

LINE WORKSはLINEのような使い勝手で利用できるビジネスチャットツールです。

グループトークではノート機能・フォルダ機能・予定機能などで、体系的な情報共有ができます。また、メンバーの意見や考えを集められるアンケート機能も利用可能です。

社内メンバーに周知したい情報は掲示板機能で共有できます。また、投稿の既読状況から未読メンバーに再通知できるので、回覧板としての利用も可能です。

Notion

Notionは業務に必要な情報を一元管理できるアプリです。チームやプロジェクトごとにワークスペースを作成し、ナレッジ共有ページや議事録などをアップできます。

また、無料で使えるテンプレートが豊富にあるので、ページの作成も簡単です。

また、チャットツールやメール、カレンダーアプリなどさまざまな外部ツールとの連携もできます。Notion上で他のツールの情報も参照できるため、業務の効率化が可能です。

NotePM

NotePMは社内Wikiの作成で、マニュアル作成やナレッジ共有をサポートするシステムです。画像編集や動画共有の機能があり、視覚的に分かりやすいマニュアルの作成・共有ができます。

パソコン・スマートフォン・タブレットといったマルチデバイスに対応しており、チャット連携も可能なため、手軽にナレッジ共有が可能です。

また、ページの閲覧履歴の一覧表示やレポート機能により、共有したページがどのくらい見られているのか把握できます。

Zoom

Zoomは、場所やデバイスを問わず使えるオンライン会議ツールです。

画面共有やオンラインホワイトボード、バーチャル背景のスライド共有などオンライン会議に役立つ機能が多く備わっています。また、カレンダーツールと連携した会議の設定が可能です。

さらに、バックグラウンドノイズ消音機能や外見補正機能、照明調整により、在宅勤務でも問題なく会議に参加できます。

Google Meet

Google MeetはGoogle Workspaceサービスの一つで、あらゆるデバイスからビデオ会議ができるシステムです。

Googleのユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が組み込まれているため、安全に利用できます。

ネットワーク速度に応じて映像と音声の設定が自動調整されるため、どこからでも高品質のビデオ通話が可能です。また、画面共有機能で書類を確認しながら会話もできます。

電子署名・電子契約

署名・契約作業を自動化することで人的ミスを減らし、業務を効率化するためのツール・システムです。セキュリティ対策も万全で、安心して利用できます。

クラウドサイン

クラウドサインは電子署名・電子帳簿法に準拠した電子契約サービスです。情報セキュリティマネジメントについての国際標準規格であるISO 27001(ISMS)の認証を取得しているため、安心して利用できます。

契約締結の際はメール認証と2段階・2要素認証による本人性の担保が可能です。また、弁護士ドットコムが電子署名・タイムスタンプで非改ざん性を担保します。

さらに、承認権限の設定や複数部署管理機能で、誰がどの書類を扱えるのかといったアクセスコントロールも可能です。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、電子帳簿保存法に準拠した電子契約サービスです。認印から実印まであらゆる署名が可能で、内容や本人確認レベルに応じた契約締結ができます。

署名依頼の送信時に便利な複数文書一括送信機能や複数署名者のうち1名が署名すれば完了するOR署名機能があるのも特徴です。

また、ワークフローの設定もできるので、署名依頼前に承認作業もできます。

Docusign

Docusignは、世界中で利用されている電子署名サービスです。

SMSで署名依頼ができ、モバイルサイトやモバイルアプリを利用すれば外出先でも署名捺印が可能なので、署名作業を手軽に進められます。

署名者の身分証明書を自動で検証するID Verificationで、本人確認作業の効率化が可能です。さらに、400以上のビジネスツールと連携できるので、すでに社内で利用しているシステムと連携して業務の効率化ができるでしょう。

オンラインストレージ

電子書類を保管・管理するためのツール・システムです。ファイルの共有が簡単にでき、共同編集できるものも多いため、書類管理を効率化できます。

Google Drive

Google Driveは、Google Workspaceのサービスに含まれるファイル管理ツールです。

オンライン上にファイルやフォルダを管理・保存し、URLを用いて外部へ共有もできます。保存したファイルへのアクセスは暗号化されるため、セキュリティ面も安心です。

保存したファイルは、スマートフォン・タブレット・パソコンなどから共有や共同編集ができます。

また、Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライドだけではなく、Microsoft Officeのファイルも共同編集可能です。

Dropbox

Dropboxは、ファイルやフォルダをオンライン上で管理できるストレージサービスです。

相手がDropboxを利用していない場合でも、リンクを共有するだけであらゆるデータを送信できます。また共同編集も可能で、更新データはリアルタイムで共有可能です。

スマートフォン・タブレット・パソコンなどさまざまなデバイスで利用でき、書類管理を効率化できます。さらに、書類のパスワード保護やファイル権限の設定もできるので、セキュリティ面も安心です。

OneDrive

OneDriveは、あらゆるデバイスからアクセスできるクラウドストレージです。

モバイルデバイスで書類をスキャンすれば、電子データで保存できます。また、リンクを送信するだけでファイルの共有が可能です。

OneDriveに保存したすべてのファイルはWindows 11でアクセスできます。さらに、Officeアプリを使えばドキュメントや写真の共有や、リアルタイムでの共同作業が可能です。

ワークフローシステム・労務・経費

承認作業など複雑な業務を整理し、効率的に進めるためのシステムです。労務管理や人事管理の負担を軽減し、確認忘れによるミスなどを減らせます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、業務に関する申請・承認作業を効率化できるワークフローシステムです。50を超えるテンプレートが揃っており、誰でも簡単にフォームを作成できます。

承認経路の作成はクリックのみで完結し、条件設定により分岐もできるので、複雑なワークフローにも対応可能です。

また、Googleアカウントやクラウドサイン、Amazonビジネスとも連携可能なため、作業を効率化できます。

Create!Webフロー

Create!Webフローは既存の書類を生かし、紙による申請・決裁業務をそのままデジタル化できるワークフローシステムです。

直感的に操作できるUIなので、パソコン操作が苦手な人でもすぐに使い始められます。

Excel、Word、PDFのフォームをワンタッチでインポートできるため、既存の書類を活用した申請フォームの作成が可能です。入力サポートも充実しているため、これまでの運用方法を大きく変えずにデジタル化できます。

SmartHR

SmartHRは、人事・労務に関する作業を効率化できるシステムです。

必要情報を従業員に直接入力してもらうことで、入社手続きや雇用契約をペーパーレスで進められます。また、最新の社員名簿で従業員情報を一元管理できるので、正確な情報をもとにした従業員管理が可能です。

各種労務手続きはもちろん、人事評価機能や従業員サーベイなどの人事業務関連の機能も充実しています。また、外部サービスとの連携も可能なので、従業員情報の連携も簡単です。

人事労務freee

人事労務freeeは複雑な労務事務を一元化し、効率化するとともに労務事務におけるミスを減らすためのシステムです。

最新の法令・税制に対応しており、給与計算・労務管理を正確に進められます。また、毎月の給与事務が3ステップで完了できるので、業務を効率的に進められるでしょう。

入社手続きはオンラインで完結し、社会保険・雇用保険の加入に必要な書類も自動作成するため、人事まわりの事務作業もスムーズにできます。さらに、入社後の人事管理や退職後の手続きも簡単です。

請求書・帳簿管理・勤怠管理・給与計算

手間のかかる帳票書類の作成から管理までを効率化するツール・システムです。各法令に準拠しているため、法律への理解があまりなくても直感的に利用できます。

楽楽明細

楽楽明細は帳票発行業務に特化したWeb請求書発行システムです。

必要最低限の機能で構成されており、ツールの操作が苦手な人でも簡単に使えます。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しているため安心です。

さまざまなファイル形式に対応しており、帳票は取引先ごとに異なる形式で発行可能です。また、帳票ステータス管理機能により、顧客とのやり取りをスムーズに進められます。

MakeLeaps

MakeLeapsは、見積書・請求書・領収書などの9種類の帳票書類がクラウド上で作成・共有できるWeb請求書発行システムです。

作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで対応できます。

テンプレートは日英2種類の言語に対応しており、30種類以上の外貨にも対応しています。また、作業時間を入力する作業報告書を作成できるので、時間報酬ビジネスの請求書作成も簡単です。

Touch on Time

Touch on Timeは、働き方改革関連法に対応した勤怠管理システムです。

フレックス勤務や変形労働時間制、3交代勤務など多様な働き方に対応した勤怠管理ができます。

勤怠集計は各従業員の就業ルールに合わせてリアルタイムで自動集計できるので、簡単に勤怠状況の把握が可能です。

タイムレコーダーは生体認証打刻やスマホ・携帯打刻など、用途に合わせたものを利用できます。直行直帰や出張、リモートワーク、時差出勤などにも対応可能です。

マネーフォワード クラウド給与

マネーフォワードクラウド給与は、給与計算に関わる業務を自動化できるシステムです。

5つの項目を設定するだけで給与計算が可能になるので、給与計算ソフトに不慣れな人でも簡単に操作できます。

所得税や雇用保険料といった税金・社会保険も自動計算できるので、知識がなくても法令に準拠した計算が可能です。また、マネーフォワードクラウドと連携すれば様々なバックオフィス業務を効率化できます。

ペーパーレス化によって得られるメリット

ペーパーレス化を進めると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここからは、ペーパーレス化によって得られるメリットについて解説します。

経費削減

ペーパーレス化すると紙の書類が不要になり、紙代や印刷代などの経費を削減できます。

書類の保管・廃棄にかかる費用も削減できるため、大幅なコストカットを実現できるでしょう。

さらに、書類の保管スペースも不要になり、オフィスの省スペース化や空いたスペースの有効活用も可能です。

業務効率・生産性アップ

ペーパーレス化すると、紙の書類の作成・管理にかかる手間を削減できます。

また、書類の共有・検索も簡単にできるため、業務の効率的に進めることができるでしょう。

さらに、業務効率が上がると他の業務に使える時間が増えるので、生産性も向上します。

バックアップしやすい

紙の書類を紛失・破損した場合、失われた書類を復元することはほぼ不可能に近いでしょう。

一方、デジタル化してクラウド上に保存した書類なら、バックアップの復元が容易にできます。また、書類を更新した際の版管理もできるため、過去書類の参照も簡単です。

リモートワーク等の具体化

ペーパーレス化を推進すれば場所や時間を問わず書類にアクセスできます。そのため、リモートワークなどの多様な働き方に対応可能です。

押印作業や書類閲覧のために出社する必要がなくなり、柔軟な人員配置を可能にします。

▷テレワークの導入手順ガイド！基本的なステップや役立つツールを解説

情報漏洩や書類紛失リスクの回避

紙の書類は、置き忘れ・紛失などの情報漏洩リスクがあります。ペーパーレス化すると書類をサーバー上で管理できるので、このようなリスクを大幅に減らせるでしょう。

また、書類へのアクセスを社用端末のみにしたり、資料閲覧のパスワードを設定したりするなど柔軟なセキュリティ対策を講じることも可能です。機密情報を守るためにも、ペーパーレス化は有効といえます。

BCP対策

ペーパーレス化すると、非常時の重要書類の紛失・破損を防止し、書類のバックアップも可能です。

また、出社しなくても業務が進められるので、すみやかに復旧作業に取り組めるでしょう。そのため、ペーパーレス化はBCP対策につながり、災害時でも事業の早期復旧・継続を可能にします。

企業イメージアップ

ペーパーレス化に取り組むことで、環境保全に取り組む企業として認知されやすくなります。

近年、SDGsに注目が集まっていることからも、ペーパーレス化は企業イメージアップにつながる取り組みです。

ペーパーレス化ツール・システムの選び方

社内環境や導入目的などに応じて、適したペーパーレス化ツール・システムは異なります。

ここからは、ペーパーレス化ツール・システムの選び方について解説します。

コストは妥当か

ペーパーレス化ツール・システムの導入コストに見合った効果が得られるのか検討しましょう。自社の業務内容をもとに、予想される利用頻度や導入効果を検証することが大切です。

また、余計な機能や容量が付いたツールを選んでいないか、よりコストパフォーマンスの良いツールがないか比較もしましょう。

適切なシステム・ツールを選ぶことで、より高い費用対効果が期待できます。

全社員が容易に使用できるか

ペーパーレス化ツール・システムを導入しても、社員が使えなければ意味がありません。

ツール・システムの導入により、かえって業務効率を下げてしまうことも考えられます。特に、紙の書類に慣れている企業の場合、システムを使い慣れない人も多いでしょう。

よって、社員のITリテラシーに合わせ、不慣れな人でも簡単に使えるようなペーパーレス化ツール・システムを選ぶことが大切です。

ツール・システム間の連携はとれるか

複数ツール・システムの導入を検討している場合や、すでに導入しているツール・システムがある場合は連携できるか確認しましょう。

相性の良いツールと連携すれば情報共有が簡単にできるようになり、業務効率がさらに向上します。

▷ペーパーレス化に便利なおすすめアプリ8選！会議システムや情報共有に！

ペーパーレス化ツール・システムの導入方法

ここでは、ペーパーレス化ツール・システムの導入方法について解説します。

経営側の理解を得る

ペーパーレス化ツール・システムの導入は、企業で従来行われていたやり方を大きく変革する取り組みです。そのため、導入の際は経営層の理解・許可なしでは進められません。紙の書類に慣れている会社ほど、理解を得るのが難しいでしょう。

なぜペーパーレス化が必要なのか、ペーパーレス化によってどのような効果をもたらすのかを経営層にしっかり伝えましょう。

導入の目的を明らかにする

ペーパーレス化ツール・システムを導入する目的を明確にしましょう。目的をはっきりさせることで必要な機能を洗い出せるので、導入目的に合ったツール・システムを導入できるようになります。

また、不必要な機能も明確にできるため、より費用対効果の高いシステムを選べるでしょう。

▷ペーパーレス化を推進する方法！基本の流れや注意点・役立つツールを解説

社内書類の把握・整理

社内にある紙の書類を整理し、どのような書類があるのか洗い出しましょう。

社内にどの程度紙の書類があって、どのように管理されているのか全体像を把握することが大切です。

ペーパーレス化する書類の選定

整理した紙の書類から、ペーパーレス化する書類を選定しましょう。現場の混乱を防ぐためにも、ペーパーレス化する書類の優先順位や範囲を定めることも重要です。

まずは、業務に支障の出ない書類からペーパーレス化し、慣れてきたら徐々に対象範囲を広げるといいでしょう。

ペーパーレスツール・システムの選択

ペーパレス化する書類が決まったら、ペーパーレス化ツール・システムを選択します。

ツール・システムとして、オンラインストレージや電子契約システム、紙の文書のデジタル化に必要なOCRソフトやPDF変換ソフトなどがあげられるでしょう。

目的に応じて、使いやすさやコストなども加味しながら選ぶことが大切です。

保管・取り扱いに関するルール決定

ペーパーレス化した書類は、すべてオンラインストレージに保管されます。

そのため、保存先やタイトル、ファイル形式などのルールがないと、書類の管理が大変になってしまうでしょう。

つまり、デジタル化した書類の扱い方について、社内で統一したルールを策定することが大切です。具体的には、以下のようなルールが考えられます。

• ファイル・フォルダの命名ルールの設定
• ファイル形式の指定
• バックアップに関するルールの設定
• 部署や役職に応じたアクセス権の付与
• 取引先への共有方法の指定

検証・再検討

ペーパーレス化ツール・システムを導入したら、運用する中で浮かんだ課題を抽出・検証し、運用方法を改善していくことが大切です。初めは小規模の導入から進め、課題を一つひとつ検討しながら徐々に導入範囲を広げていきましょう。

ペーパーレス化ツール・システム導入時の注意

ペーパーレス化ツール・システムをスムーズに導入するにはさまざまな注意が必要です。

最後に、ペーパーレス化ツール・システム導入時の注意点について解説します。

コストパフォーマンス

ペーパーレス化ツール・システムの導入にあたって、コストに見合った効果を得られているのか確認しましょう。

せっかくコストをかけて導入しても、業務効率が下がったり、社内に浸透しなかったりすれば意味がありません。

新しいツール・システムを導入する際は、費用対効果を意識することが大切です。

安全対策・社員への周知と教育

書類には社外秘の情報も多く含まれているため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必要です。

具体的には、アクセス権限の設定や社用端末のみアクセス可能にするといったことがあげられます。さらに、システム障害への対策として、バックアップをとるなどの対策も必要でしょう。

社員が適切にツール・システムを操作できるよう教育することも大切です。また、端末操作だけではなく情報リテラシーを高めるための研修も必要となります。

▷ペーパーレス化におけるワークフローシステムの活用法！導入方法も解説

ペーパーレス化に不向きな書類もある

ペーパーレス化は闇雲に進めればいいわけではありません。取引先が紙の書類を扱っている場合の契約書などペーパーレス化に不向きな書類もあります。

また、許可証・免許証といった現物そのものに価値がある書類はペーパーレス化できません。

ペーパーレス化することでかえって業務に支障が出る書類は紙のままで保管しましょう。社内資料など外部の影響を受けない書類からペーパーレス化を段階的に進めることが大切です。

▷経理業務をペーパーレス化するメリットは？進め方や役立つツールを解説

企業に最適のツール・システムの導入が必要

ツール・システムは解決すべき課題や導入目的に適したものを選びましょう。

また、せっかく導入しても社員が扱えなければ意味がありません。よって、企業における導入目的だけではなく、社員のITリテラシーを加味し、現場の状況に合わせてツール・システムを選定することが大切です。

導入には費用がかかる

ツール・システムの導入には、初期費用や月額費用などのコストがかかります。ペーパーレス化によって紙の資料の運用コストを削減できても、かえってツール・システムの運用費がかかってしまうこともあるでしょう。

そのため、導入に際して初期投資が可能か、導入後の管理費にコストをかけられるかについても検討が必要です。

ペーパーレス化の導入で労働環境を改善しよう

働き方改革や電子帳簿保存法の改正により、ペーパーレス化が推進されています。しかし、紙の資料に慣れているため、ペーパーレス化に取り組めていない企業も多いでしょう。

ペーパーレス化ツール・システムを活用すれば、効果的に業務のペーパーレス化が進められます。本記事で紹介したおすすめのペーパーレス化ツール・システムを参考に、ペーパーレス化への第一歩を踏み出してはいかがでしょうか。