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人事評価を見える化するメリットとデメリット｜注意点やおすすめのツールを紹介
人事評価のプロセスを目に見える形式に整える人事評価の「見える化」。人事評価の見える化を進める企業が増えていますが、どのようなメリットがあるのでしょうか。本記事では、人事評価を見える化するメリットとデメリットを、注意点やおすすめのツールとあわせて紹介します。
目次
人事評価の見える化とは？
人事評価の「見える化」とは、従業員の業績評価に関するさまざまな情報を従業員自身に開示し、共有することを指します。
どのような能力や行動が評価対象とされ、どのような基準で評価が行われるのかを公開し、評価制度の透明性を保つことで、過去の人事評価が抱えていた問題を解消するための取り組みと言えます。
具体的にはどのような情報を共有するのか、以下に説明します。
評価項目・評価基準の共有
一般的な人事評価では、業務遂行能力や成果はもちろん、コミュニケーション力や主体性なども評価の対象となりますが、評価基準が不透明な場合、評価に対する納得度を低下させてしまう課題が発生しやすくなります。
しかし、「見える化」によって評価項目と具体的な評価基準をあらかじめ開示しておけば、従業員一人ひとりが「何をすれば高評価を得られるのか」をイメージできるようになり、評価に不満を抱く可能性が減少します。同時に、自身が何を求められているかの理解が深まり、生産性を高めるためのよい指標となるでしょう。
評価プロセス・結果の共有
人事評価の結果を本人に伝える際、「どのようなプロセス(根拠)でこの評価に至ったか？」をわかりやすく伝えましょう。もし、評価基準が明確だとしても、「どの行動がどの基準に照らしあわされて評価されたのか？」がわからなければ、従業員は原因と結果を結びつけられず、評価に納得しづらくなるためです。
どのような評価を下されたとしても、そこに納得感があれば従業員に不満は生まれません。そして、従業員が評価を咀嚼して更なる成長につなげられれば、組織全体としての目的を果たすためにもよい効果が期待できます。しかし、従来の人事評価には、こうした機能が不十分であったと見なされています。
個人目標を意識した業務遂行
従業員に課された（あるいは自身で設定した）個人目標が、いつでも「見える化」された状態になります。
従来の人事制度では、「期首に立てた個人目標が、期末には忘れら去られている」といった傾向がありました。しかし、「見える化」によっていつでも目標を再認識できれば、従業員が意識をより高い状態を保ち続ける一助となります。これは評価者側にも同じことが言えるでしょう。
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人事評価を見える化するメリット
従業員の業績評価プロセスを透明化し、評価方法や理由を開示することで、さまざまなメリットが期待できます。
具体的なメリットについて、以下に詳しく説明します。
進捗具合をリアルタイムで把握できる
人事評価を「見える化」すれば、従業員一人ひとりの目標に対する進捗状況を、リアルタイムで把握することができます。
評価システム上で設定された目標値と現在の実績値を常に確認でき、目標達成に向けての課題や遅れに早く気づくことが可能になります。進捗管理を適切に行えば、上長によるフォローアップの実施など、タイムリーな対応が実現され、結果として目標達成の確率が高まるでしょう。
評価の納得感や信頼性が高まる
評価対象となる項目や具体的な評価基準、実際の評価プロセスなどが事前に開示されていれば、評価結果に対する従業員の納得感が格段に高まります。
結果として、従業員のモチベーションは高まり、評価者の主観的な判断が抑制されれば、互いの信頼関係を高めることにもつながるでしょう。つまり、「適切に人員を評価して組織を強くする」という人事評価の目的が、より洗練されたことになります。
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人事評価を見える化するデメリット
人事評価を見える化することには、デメリットも存在します。
例えば、評価の透明性が高まっても、評価者のスキルが未熟であった場合には、従業員からの不信感がかえって高まり、制度そのものへの反発につながる恐れがあります。つまり、評価者側の欠点も「見える化」されます。
人事評価を「見える化」するメリットを最大限に生かすためには、評価者一人ひとりの高いスキルと公平な判断力が、これまで以上に求められます。こうした課題に対しては、評価者への十分な研修や、第三者によるチェック体制の構築などが、有効な対策となるでしょう。
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人事評価を見える化する際の注意点
人事評価を「見える化」することには多くのメリットがありますが、メリットを享受するための注意点が存在します。2つの例を紹介します。
企業やチームの現状・改善点について共通の認識を持つ
人事評価を「見える化」する前に、従業員と評価者の間で、組織全体の目標や現状の課題意識をよく話し合って共有しておきましょう。
そもそも、評価基準は企業の現状認識を反映し、目標を達成するためのものです。その前提が正しく周知されていない、あるいは従業員と経営層の認識にギャップがあるままでは、どんなに優れた人事評価制度を「見える化」しても機能しません。逆に不満を増大させることさえあります。
繰り返しますが、「見える化」は人事評価に透明性をもたらす一方で、組織の弱点を浮き彫りにする側面もあります。正しい順序で進めなければ、かえって組織に混乱をもたらすことに注意しましょう。
納得感のあるフィードバックをする
人事評価の「見える化」には、従業員が納得できるフィードバックが不可欠です。
たとえ評価の査定プロセスや結果が公開されていても、そこに納得感のある公正な理由がなければ、「見える化」を行った意味があまりありません。従業員がフィードバックを正しく受け入れてこそ、はじめて「見える化」の効用が現れるからです。
しかし、公正なフィードバックを行うにはスキルが必要です。評価担当者に対して定期的な研修を行うことや、経験を積ませる期間を確保することも重要になるでしょう。
人事評価の見える化には人事評価ツールがおすすめ
人事評価を「見える化」するためには、人事評価ツールの活用をおすすめします。
人事評価ツールを導入することで、評価シートの作成や評価結果の集計・共有など、人事評価の一連のプロセスをスムーズに行えるようになります。以下に、おすすめの人事評価ツールを紹介します。
MINAGINE人事評価システム
MINAGINE人事評価システムは、従業員の目標管理と評価プロセスを一元化できる人事評価ツールです。
主な特徴は、評価項目の細かいカスタマイズが可能なこと、評価結果の可視化がしやすいことがあげられます。評価フローの設計も自由度が高く、組織の性格に合わせた運用ができるのが魅力です。評価履歴の管理機能もしっかり整備されており、評価の経緯を従業員に開示しやすい設計になっています。
| 提供元 | 株式会社ミナジン |
| 初期費用 | 20万円～ ※ 人数などで変動 |
| 料金プラン |
※ 年額分の一括支払い |
| 機能・特徴 | 評価項目のカスタマイズ、クラウドで一元ストック、進捗管理の可視化、評価結果を相対化・PDF化、メモ機能など |
| URL | 公式サイト |
SmartHR
SmartHRは人事労務フルパッケージのクラウドサービスで、優れた人事評価機能も備わっています。
従業員データと連携できるので、評価項目の設定もスムーズです。評価結果を分析するレポート機能や、アンケート機能なども豊富に用意されており、従業員へのフィードバックを行いやすい環境が整っています。操作性にも優れ、ブラウザさえあればどこからでも確認できるのも特徴です。
| 提供元 | 株式会社SmartHR |
| 初期費用 | 無料（プランと契約人数に応じた料金のみ） |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | 入社手続き・雇用契約、人事評価、キャリア台帳、配置シミュレーション、スキル管理、従業員サーベイ、ラクラク分析レポート、従業員データベースなど |
| URL | 公式サイト |
HRBrain
HRBrainは国内No.1(同社HPより)の人事評価システムとして定評があります。
企業の人事評価制度に合わせて、きめ細かい設定ができるのが最大の強みです。カスタマイズ性や操作性が高く、さまざまな人事評価手法に対応。ストレスなく人事評価業務ができると好評です。 多くのIT企業に支持されているため、セキュリティ対策も万全です。
| 提供元 | 株式会社HRBrain |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 累計導入実績 | 2,500社以上（IT系企業が4割） |
| 機能・特徴 | 組織分析、人事評価/1on1、360度評価、アンケート、評価テンプレート、ダッシュボード、シートカスタマイズ、入退社手続き、組織診断サーベイなど |
| URL | 公式サイト |
人事評価を「見える化」し制度への納得度を高めよう
人事評価を「見える化」することには大きなメリットがありますが、評価者の能力不足などによるデメリットやリスクも存在します。
しかし、評価者教育の徹底やフィードバックの充実化など、適切な運用体制を整備することで、デメリットを最小限に抑えられます。制度の信頼性を高めるには、まず現状を正しく把握した上で、人事評価の見える化に着手し、従業員とのコミュニケーションを密にすることが重要です。注意点をよく意識した上で、人事評価の「見える化」を推進しましょう。
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