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プロジェクトが遅延してしまう原因とは？リカバリー方法やテクニックを徹底解説！
プロジェクト管理におけるリスクの1つである「プロジェクトの遅延」。遅延してしまう原因はさまざまなため、最低限、よくある原因については事前に理解し、対策を講じておくことが重要です。今回は、プロジェクトが遅延してしまう原因と、プロジェクト遅延のリカバリー方法やテクニックを徹底解説します。
目次
プロジェクトの遅延とは？
プロジェクトの遅延は、計画したスケジュールやタイムライン通りにプロジェクトが進行していない状況を指します。
多くの場合、遅延は人手不足などの資源の不足、予期しない問題の発生、コミュニケーション不足、リスク管理の不備などによって引き起こされます。遅延が生じると、プロジェクトのコストが増加する可能性があるほか、納期を延期することになれば、クライアントとの関係が悪化するだけでなく、損害賠償を請求されることもあるでしょう。
そのため、プロジェクト管理においては、遅延のリスクを最小限に抑え、発生した場合も早期にリカバリーが図れる準備をしておくことが不可欠です。
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プロジェクトが遅延してしまう原因
ここからは、プロジェクトが遅延する主な原因を詳しく見ていきましょう。
プロジェクトの遅延を避けるためには、その原因を把握し、適切な対策を講じる必要があります。
プロジェクトに対する理解が不足している
プロジェクトの成功は、その内容や目的に対する深い理解に基づいています。理解不足や認識不足は、プロジェクト全体が適切な方向に進行しないリスクが増大します。
具体的には、プロジェクトの目標が不明確なため作業に必要なタスクや作業時間が把握できない、あるいは、成果物のイメージが関係者間で統一されておらず認識のズレが生じている、などがあげられます。このような場合、メンバー間のコミュニケーションや作業連携がスムーズに行われないことが多いでしょう。
プロジェクト開始前の段階での十分なブリーフィング、進行中のコミュニケーション環境の整備による情報共有は遅延の防止に不可欠です。
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人員が不足している
人員の不足は、プロジェクト遅延の大きな要因の一つです。予めタスクを洗い出し、担当を割り振るなどの計画を立てていても、プロジェクトの進行中、イレギュラーな対応は多々発生します。
さらに、人員不足による過密スケジュールは、チームのモラルを低下させ、過労やストレスの原因ともなり得ます。このような状況は、ミスの増加や品質の低下を招く恐れもあるでしょう。
タスクや作業時間に見合った余裕のある人員の確保、そして適材適所の人材配置は、スムーズなプロジェクト進行のための絶対的要素となります。
進捗報告・情報共有が行われていない
プロジェクト開始前に、いくら綿密なすり合わせを行っていたとしても、進行中の進捗報告や情報共有は、別途こまめに行わなければなりません。
進行中のコミュニケーション不足は、問題点やリスクが早期に共有されないことから対策の遅れや誤った判断を引き起こす可能性を高める結果を招きます。
また、メンバーが全体の進捗を把握できていないことで、効率的な作業分担や優先順位の調整が困難となる場合もあるでしょう。複数のメンバーで進めるプロジェクトにおいては、情報共有の重要性は極めて高く、定期的なミーティングや報告体制の構築がプロジェクトの成功を大きく左右する要素となります。
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スケジュールが適切に組まれていない
スケジュールが、業務フローの理解や適切な作業時間の見積もりのもとに組まれていないと、多くの問題が発生する可能性が高まります。
例えば、タスクの依存関係が正確に把握されていない場合、一部の作業が遅れるとそれに続くタスクも影響を受けます。また、作業時間の見積もりに大きな誤りがあれば、予定を大幅に遅延した進行になってしまうのは否めません。
スケジュールを立てる際は、まずプロジェクトを階層的に整理できるWBSなどを活用してタスクを洗い出し、相関関係を明らかにするとともに、現場の意見を踏まえてバッファを持たせた作業時間を概算しましょう。適切なスケジュール管理は、プロジェクトの進行を円滑にし、遅延リスクを低減します。
遅延のリカバリーが影響している
遅延が生じた際に講じたリカバリー対策が機能しなければ、プロジェクトの進行に新たな負担をもたらすことになってしまうでしょう。
例えば、遅延を労働時間を増やすことで巻き返そうとすれば、メンバーに疲労が蓄積し、焦りによる新たなミスやトラブルが発生する原因になります。また、リカバリー過程での急な変更や判断における意識が統一されていなければ、非効率な作業の発生によるさらなる遅延、もしくは、品質の低下などを招く結果となるのです。適切なリカバリー戦略の策定とその共有・実施は、新たな遅延や問題を生じさせないための慎重かつ丁寧な実行が求められます。
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プロジェクト遅延のリカバリー方法・テクニック
適切なリカバリー方法とテクニックは、プロジェクトが遅延した場合の大きな助けとなります。
主なリカバリー方法とテクニックを確認しておきましょう。
クラッシング
クラッシングは、新たに追加資源(リソース)を投入することで、プロジェクト進行を短縮したり、遅延をリカバリーしたりするための手段です。
具体的には、追加の人員を投入したり、作業が効率化されるシステムを導入するなどが挙げられます。ただし、クラッシングは、プロジェクトにおける「クリティカルパス」に対して講じなければ、大きな効果は得られません。
クリティカルパスとは、プロジェクトの一連のタスクの中で、最も影響力を持つ連続したタスクを意味します。そのため、プロジェクトの進捗に最も影響力を持つタスクを見極める判断力が求められます。
ファスト・トラッキング
ファスト・トラッキングは、通常、順次実行される予定のタスクを、同時並行して進めることでスケジュールの短縮を図るリカバリー方法です。
ファスト・トラッキングは、主に序盤の工程での遅れを取り戻すための手段として用いられますが、当然、この前工程でミスが生じていれば、手戻りが発生し、並行して進めたその後の作業そのものが無駄になってしまうことも考えられます。
例えば、全体スケジュールの短縮を目的に、設計と開発を同時に進めていても設計自体にミスがあれば、開発作業をやり直すことになります。そのため、このテクニックの活用は、全体的なプロジェクト期間の短縮が期待できる一方で、潜在的なリスクが増える可能性があることも理解しておきましょう。
プロジェクトのスケジュール・要件を変更する
プロジェクトの遅延が、クラッシングやファスト・トラッキングなどのリカバリー方法でも対処しきれない場合には、クライアントとすり合わせのうえ、スケジュールや要件を変更する方法もあります。
スケジュールの変更や要件の見直しは、必ずしも必須ではない機能やデザインなどが対象となります。具体的には、必要性が低い機能を後回しにする、あるいは一時的に省略するといった対処が挙げられますが、当然、クライアントとの十分なコミュニケーションと合意が前提となります。
場合によっては、クライアントの信頼を失う結果になってしまうこともあるため、変更の影響や取り組み方については、十分なすり合わせが必要です。
プロジェクト管理ツールを導入する
プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクト遅延を回避するための予防策として有効な手段です。
これらのツールでは、タスクとその相関関係の可視化、タスク配分、スケジュール管理、情報共有機能など、プロジェクト管理に必要な機能が一元化され、チーム間の情報共有やコミュニケーションの促進を実現します。また、リアルタイムでの進捗の可視化は、問題点の早期特定にもつながるため、先を見越した迅速な対応が可能となるでしょう。
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原因とリカバリー方法を熟知し、プロジェクト遅延を回避しよう
どんなにプロジェクト管理に慣れていても、イレギュラーな出来事の発生などによるプロジェクトの遅延は起こり得るものです。
そのため、よくある原因を認識しておき、万が一の場合にはリカバリーが図れる準備を整えておくことが重要となります。ここでご紹介したリカバリー方法やテクニックを参考に、遅延を最小限にとどめ納期や品質を守れる体制を整えることはもちろん、予防策としてプロジェクト管理ツールを導入しておくのもおすすめです。
ぜひ自社に合ったプロジェクト管理方法を見つけ、無理なく遅延のない、効率的なプロジェクト管理を実現してください。
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