プロジェクトのスケジュール管理方法！進め方や管理する際のポイント

プロジェクトにおけるスケジュール管理とは

プロジェクトにおけるスケジュール管理とは、タスクの洗い出し、タスク担当者のアサイン、作業順序や進捗状況、所要時間などを管理することです。プロジェクトの推進にあたっては非常に重要といわれていますが、その理由はどこにあるのでしょうか。大きく次の3点が挙げられます。

業務を効率よく進めるため

スケジュール管理により、「誰が」「いつまでに」「どのタスクを実行するか」が明確になります。そうすれば、プロジェクトで発生する各業務も効率よく進められるでしょう。

スケジュール管理は、プロジェクト達成に向けた業務効率を上げるために必要不可欠な要素と言えます。

プロジェクトの進捗状況を可視化するため

プロジェクトの進捗状況を可視化できる点も、スケジュール管理が必要とされる理由のひとつです。例えば進行が遅れているとき、状況をすぐに把握できれば、担当者を増やすなどの対応が可能です。

しかし、全体のスケジュールが見えなければ何の対処もできないどころか、遅れに気づかない可能性もあります。

スケジュールの遅れは信頼を失う要因にもなるので注意が必要です。

プロジェクトに関する情報を共有するため

複数人が関わるプロジェクトを成功させるためには、プロジェクト内で動いている業務の情報を共有することも欠かせません。

お互いの進捗状況が共有できていれば、遅れているタスクへの人員増強などの対応もスムーズにでき、メンバーも了承も得やすいでしょう。

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スケジュール通りにプロジェクトを進めるポイント

プロジェクトにおけるスケジュール管理の重要性がわかったところで、ここからは具体的な管理の方法を見ていきましょう。

基本的な流れは次のとおりです。

1. 目的とゴールを明確にする
2. 必要なタスクを洗い出す
3. タスクを整理する
4. スケジュールを組む
5. 必要に応じてスケジュールを調整する

プロジェクトの目的とゴールを明確にする

まずは、いつまでに何を成し遂げるのか、プロジェクトの目的とゴールを明確にしましょう。ゴールが決まっていなければ、スケジュールを組むことができません。

ゴールの設定は、メンバー間の共通認識を醸成するうえでも重要なポイントです。

必要なタスクを洗い出す

ゴールが決まったら、逆算しながら必要なタスクを洗い出していきましょう。すべてのタスクを洗い出すことにより、抜け漏れのないスケジュール管理が可能になります。

まずは、おおまかなタスクを洗い出し、ひとつひとつのタスクを細分化していきましょう。その際、スケジュール管理のしやすい形で細分化することを意識してみてください。

タスクを整理する

タスクが洗い出せたら、それぞれの依存関係や実行順序を整理します。

例えば、タスクAはタスクBの終了を受けてからでないと取りかかれないということもあるはずです。そのような依存関係や実行順序を考慮せずにスケジュールを立てたのでは、効率的ではありません。スムーズにプロジェクトを進めるためにも、タスクの関係性と実行順序の整理が重要になります。

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スケジュールを組む

タスクの依存関係と順序を考慮しながら、カレンダーに当てはめつつ、スケジュールを組みます。そのときに意識したいのが、想定どおりに進まなかった場合に備え、多少の余裕を持たせた期日にすることです。

すべてのタスクをギリギリの期日にしてしまうと、どこかに遅れが生じたときに、リカバリーが難しくなってしまいます。最悪の場合、プロジェクトの失敗につながりかねません。

そのような事態を回避するためにも、自己判断でスケジュールを組まないことを心がけましょう。現場の感覚がわからない場合は、担当者にヒアリングするなどしてスケジュールを組むことも大切です。

必要に応じてスケジュールを調整する

実際に決めたスケジュール通りに進まないケースも十分に考えられます。進行が早い場合や遅れている場合など、必要に応じてスケジュールを調整することも管理の観点では大切です。

何が原因なのか・改善するためにはどうすべきかを明確にした上で、スケジュールを調整するようにしましょう。

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スケジュール管理を行うポイント

ここからは、スケジュール管理をおこなう上でのポイントについて紹介していきます。

タスクの特性に合わせて担当者をアサインする

タスクにはデータ収集のような単純作業もあれば、プログラム設計のように専門知識を必要とするものもあります。

そのため、プロジェクトメンバーの個性も考慮し、タスクの特性に合った人員をアサインをすることが大切です。各タスクのスムーズな進行は、プロジェクトを成功に導くカギと言えます。

リアルタイムでの情報共有を意識する

プロジェクトの状況を正確に把握するためには、リアルタイムでの情報反映と共有が必要不可欠です。

タスクごとの進捗状況がわからなければ、スケジュール管理することなどできません。

取り組んでいるタスクの状況・完了した際に報告については、リアルタイムで行うことをメンバーでルール化しておきましょう。なお、共有内容を一目で把握できるように報告する際の方法を決めておくのも重要です。

管理ツールを導入する

大きなプロジェクトになればなるほどメンバーが増え、細分化されたタスクも増えるため、負担を軽減するためにも管理ツールの導入を検討しましょう。

管理ツールを導入すれば、スケジュールの共有はもちろん、進捗状況の報告や確認がリアルタイムでできます。スケジュール管理者の負担が軽減できるだけでなく、プロジェクトの効率的な推進にも力を発揮してくれるでしょう。

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スケジュール管理を行うためのツールの選び方

スケジュール管理者の負担を軽減し、効率的なプロジェクト推進を後押ししてくれるスケジュール管理ツール。さまざまなツールがありますが、どのような観点で選べばよいのでしょうか。ポイントをまとめました。

操作しやすいか

確実に使いこなすためにも責任者やメンバーにとって操作しやすいツールを選びましょう。

なお、操作性は実際に利用してみないと把握できない部分もあるので、無料トライアルを提供しているツールを活用してみるのがおすすめです。

無料トライアル期間を通じて搭載されている機能なども一通り試せるので、本導入する際にスムーズに業務に組み込むことができます。

必要な機能があるか

スケジュール管理では、工程の進捗状況さえわかればよいということもあれば、担当者のアサインや変更にも柔軟に対応したいということもあるでしょう。どのような機能が必要かは、プロジェクトによって異なります。

何をどのように管理したいかをはっきりさせ、必要な機能を備えたツールを選んでください。

適正コストで導入できるか

初期費用がかからないツール、利用人数によって料金が変動するツールなど、料金設定はベンダーにより異なります。余計な出費を抑えるためにも、コストが適正であるかチェックしましょう。判断材料としては、以下のようなことが挙げられます。

• 無料プランと有料プランでは何が違うか
• 料金体系はどのようになっているか
• クラウド型かオンプレミス型か
• サポート体制はあるか

プロジェクトのスケジュール管理に役立つツール

多々あるスケジュール管理ツールの中から、おすすめのツールを紹介します。「スケジュール管理にツールを導入したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。

Stock

Stock（ストック）の強みは「チームの情報を簡単に残せること」です。チャットツールが抱える「情報が流れてしまう」「ファイルの共有が面倒」という課題にも対応しています。

「ノート機能」では、テキスト情報のほか、画像やファイルも残すことが可能です。

Jooto

Jooto（ジョートー）の特徴は、タスクや担当を縦列のリストで作成する「カンバン方式」を採用していることです。

タスクの移動は、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作でき、タスクの締切日や担当者で絞り込みができる検索機能も備えています。工程管理や時間管理に適したガントチャートも標準搭載し、業種や業界を問わず運用が可能です。

Backlog

Backlog（バックログ）は、シンプルでわかりやすい操作性を備えたSaaS型のスケジュール管理ツールです。ガントチャート方式により、タスクの状況が一目瞭然で把握でき、作業の遅延にも速やかに対応できます。

作業工程が細かいエンジニアやデザイナー、マーケッターを中心に、幅広い業種や業界で利用されているツールです。

teamgantt

teamgantt（チームガント）は、ガントチャート作成に特化したスケジュール管理ツールで、操作性に優れています。

ポイントは、プロジェクトの進捗状況や期日が、視覚的に確認しやすいこと。タスク間の依存関係も明示してくれるなど、複雑なプロジェクトのスケジュール管理に適したツールです。

Lychee Redmine

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、「小さなチームも大きなプロジェクトも、マネジメントをもっと簡単に」を掲げるスケジュール管理ツールです。

リアルタイムで共有できるタスク管理や、マイルストーンが見られるガントチャート、誰もが使いやすいカンバン方式など、機能性の高さを誇ります。複数のプロジェクトの進捗状況が一括で閲覧できる点も、管理者にとっては使いやすいポイントです。

適切なスケジュール管理でプロジェクトを成功させよう

プロジェクトを成功に導くためには、適切なスケジュール管理が必要不可欠です。そのポイントをお伝えしました。

しかし、プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、スケジュール管理者の負担は増します。そのような負担を軽減してくれるのが、スケジュール管理ツールです。多くのツールは、無料トライアルも提供しています。ぜひプロジェクトに合ったツールを利用し、スケジュール管理の負担を軽減し、スムーズなプロジェクト運営を目指しましょう。