プロジェクト管理ツールを導入するメリット・デメリットを詳しく解説！

プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理ツールとは、その名の通りプロジェクトを管理するツールのことです。プロジェクトのスケジュールや業務の進捗状況などを一元管理できます。

プロジェクトメンバーの役割や作業状況も可視化できるので、マネジメントもしやすくなるのが特徴です。メンバー同士で状況を把握すれば、業務連携も図れます。

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スプレッドシート・エクセルでの管理との違い

従来はスプレッドシートやエクセルでのプロジェクト管理が一般的でした。しかし、プロジェクトごとにスプレッドシートやエクセルを準備する必要があるため、複数案件の同時管理が難しくなります。

大規模なプロジェクトだと作業の優先順位が把握しにくい点もデメリットです。エクセルに限ってはリアルタイムでの情報共有が難しく、古い情報をもとに行動してしまうリスクもあります。

プロジェクト管理ツールは上記のような問題点を解決することが可能で、複数のプロジェクトを一元管理したり、リアルタイムで情報を共有できたりします。最新の状況を見える化できるので、よりスムーズにプロジェクトを進められるでしょう。

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プロジェクト管理が重視されている理由

プロジェクト管理が必要な理由は、主に以下の3つが考えられます。

• トラブルの未然防止
• プロジェクトの効率化
• プロジェクトの成功

トラブルの未然防止

プロジェクト管理では、「プロジェクトが予定通りに遂行されているか」「タスクの漏れはないか」などをチェックします。

スケジュールのずれが生じたりトラブルが起きたりした場合にはすぐに把握し、対策を打つことが可能です。納期遅れや作業もれといったトラブルの未然防止につながります。

プロジェクトの効率化

プロジェクト管理は、プロジェクトの効率化にもつながります。プロセスや必要なタスクを洗い出してからスケジュールを組み立てるので、無駄なくプロジェクトに取り組むことが可能です。

また、メンバーの業務状況を確認しながらタスクを振り分け直したり、業務フローを変更したりして、より効率的な取り組み方を模索できます。

プロジェクトの成功

プロジェクト管理はプロジェクトの成功に不可欠です。管理をせずにプロジェクトを進めると、進捗管理ができず取り組みが遅れたり、行うべき業務が漏れたりします。

遅れを取り戻すための人員の追加などによって、無駄なコストがかかる可能性もあるでしょう。プロジェクト管理を行えば、無駄を省けて進捗を管理できるのでプロジェクト成功につながりやすくなります。

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プロジェクト管理ツールを導入するメリット

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、以下の通りです。

• 進捗管理業務の負担軽減
• 情報共有の円滑化
• 費用の明確化
• 作業効率の向上
• モチベーションの向上
• 組織力の向上
• 働き方の多様化にも対応

進捗管理業務の負担軽減

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、進捗管理業務の負担を軽減できることです。ツールを利用すれば、プロジェクトメンバーのタスク量や業務の進捗状況を一元管理できます。

メンバーは業務終了の都度、進捗状況をツールに入力するだけです。ひと目で状況がわかるので、作業の遅れや業務量の偏りといった問題についても速やかに対処できます。

日報の提出や終業時の報告、進捗会議などアナログな業務による管理が不要になるため、進捗管理の負担が軽減されるでしょう。

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情報共有の円滑化

プロジェクト管理ツールを導入するメリットとして、情報共有の円滑化が挙げられます。ツールに入力した情報はリアルタイムで反映されるので、最新の状況をひと目で把握することが可能です。

エクセルでは情報共有にタイムラグが生じることが弱点でした。プロジェクト管理ツールを使えば、素早く円滑に情報を共有できます。

費用の明確化

プロジェクト管理ツールを導入すると、プロジェクト全体の費用を明確にできます。プロジェクト遂行中もリアルタイムで費用がわかるので、利益率を見ながら動きを調整することが可能です。予算管理の点からも、プロジェクトを成功に導きやすくなります。

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作業効率の向上

作業効率が向上するのも、プロジェクト管理ツールを導入するメリットです。プロジェクト管理ツールを導入すると、処理すべきタスクや優先順位が明確になります。

また、緊急の業務が発生した場合は、タスクの進捗状況をみながらメンバーに振り分けることが可能です。チームでの連携強化によって、作業効率の向上につながります。

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モチベーションの向上

プロジェクト管理ツールは、タスクの進捗具合をひと目で把握できます。業務がどこまで進んだかを確認しながら進められるので、モチベーションの向上につながりやすいです。

また、適切なプロジェクト管理を行えるため、プロジェクトの成功確率も上がります。プロジェクトの成功につながれば、よりモチベーションが向上しやすくなるでしょう。

組織力の向上

プロジェクト管理ツールを導入すると、プロジェクトの目標やタスク、進捗状況をメンバー全員が確認できます。目標に向かってメンバー全員で取り組んでいる意識が生まれるため、組織力の向上につながります。

働き方の多様化にも対応

プロジェクト管理ツールは、働き方の多様化にも対応することが可能です。クラウド型のツールを導入すれば、インターネット経由でいつでもどこからでも利用でき、リモートワークでも問題なく導入できます。

昨今では様々な働き方が尊重され、自宅をはじめとした様々な場所で勤務する人が多くなっているので、管理側だけではなくメンバー的にも働きやすくなるメリットがあります。

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プロジェクト管理ツールを導入するデメリット

プロジェクト管理ツールの導入には、デメリットもあります。考えられるデメリットは、以下の3つです。

• コストがかかる
• ITリテラシーに左右される
• 適切な運用には時間がかかる

それぞれについて具体的に解説します。

コストがかかる

プロジェクト管理ツールの導入にはコストが発生するものがほとんどです。無料で使用できるものは、機能に制限があったり使用期間が定められていたりします。

機能が多いほどコストもかさむ傾向にあるので、事前に最低限必要な機能をピックアップしたうえで導入するツールを選びましょう。

ITリテラシーに左右される

プロジェクト管理ツールによっては、ITリテラシーが低いと操作が難しいものもあります。ITリテラシーが低い社員が多い場合、アナログな方法のほうが素早く作業できるでしょう。

プロジェクト管理ツールの利用に慣れないうちは、かえって生産性が下がるため、なかなか利用が浸透しない可能性もあります。

適切な運用には時間がかかる

プロジェクト管理ツールを適切に運用するには社員教育が必要です。ツールの利用に慣れ、適切な運用ができるまでには時間がかかります。導入後、実際の運用開始までにタイムラグがあるのもデメリットの一つです。

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プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、いくつか見るべきポイントがあります。特に、以下の項目を意識して選びましょう。

• 利用規模に適しているか
• 必要な機能が備わっているか
• 費用は妥当か
• ITリテラシーに関わらず操作可能か
• 日本語に対応しているか
• 安全対策は十分か
• サポート体制は十分か
• トライアル期間はあるか

利用規模に適しているか

第一に、利用規模に適したプロジェクト管理ツールを選びましょう。例えば社内で特定のプロジェクトを管理するために利用する場合は、自社サーバーにインストールして使うツールが適しています。もし社外とのやりとりも必要なら、クラウド型でないと対応できません。

管理するプロジェクトの数やツールの利用人数によっても適したツールが異なるので、よく確認してから契約しましょう。

必要な機能が備わっているか

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、必要な機能が備わっているか確認してください。必要な機能がないとツール導入の意味がなくなり、無駄なコストだけがかかってしまいます。導入を検討する前に、必要な機能をピックアップしておきましょう。

例えばプロジェクトメンバーが多い場合、ツール上でコミュニケーションをとれると便利です。少人数であれば、タスク管理やチェック機能で事足りる場合もあるでしょう。搭載機能はプロジェクト管理ツールによってさまざまなので、スペックをしっかりと確認しましょう。

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費用は妥当か

費用が妥当かどうかも、プロジェクト管理ツールを選ぶときのポイントです。多くのプロジェクト管理ツールは、初期費用と運用費用が発生するため、両方の価格のバランスを見ながら導入を検討するのがおすすめです。

例えば初期費用が安くても、機能やオプションの追加などによって運用費が高額になる場合があります。反対に、初期費用が高くても最初から使える機能が多く、運用費を安く抑えられる場合もあるでしょう。

必要な機能や使用人数などを細かく計算したうえで比較・検討すると失敗しにくいです。

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ITリテラシーに関わらず操作可能か

プロジェクト管理ツールは、ITリテラシーに関わらず操作できるものを選ぶとよいでしょう。操作が難しいと利用が浸透しなかったり、教育に時間がかかったりします。直感的に使えるものを選ぶのがおすすめです。

日本語に対応しているか

プロジェクト管理ツールは海外で開発されたものもあります。英語表記のみだと、人によってはツールを使いこなせない可能性があります。ツールの活用を定着させるためにも、日本語に対応しているツールを導入したほうがいいでしょう。

安全対策は十分か

十分な安全対策が施されているツールを選ぶことも大切です。プロジェクト管理ツールでは、多くのプロジェクト情報を管理します。

セキュリティ面が甘いと重要情報が社外に漏れてしまい、トラブルにつながるおそれがあります。セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶと安心です。

また、バックアップ体制も確認しておきましょう。万が一データが消えてもバックアップできれば、プロジェクトの進行を止めずに済みます。

サポート体制は十分か

サポート体制が十分かどうかも重要なポイントです。プロジェクト管理ツールの使用方法がわからなかったり、トラブルが起きたりしたときにサポートを活用したい人は多いでしょう。サポート体制が整っていないと疑問を解決できなかったりトラブルを解消できなかったりと、さまざまな問題が生じます。

事前にサポート体制を確認してから契約すると安心です。また、海外ツールの場合は日本語に対応したサポートがあるかも確認しておきましょう。

トライアル期間はあるか

プロジェクト管理ツールのほとんどが有料です。導入してから使いにくさや機能面のずれを感じた場合、無駄なコストがかかってしまいます。

導入後の失敗を防ぐには、トライアル期間や無料プランがあるツールを利用するのがおすすめです。ツールの使用感を掴みつつ、自社の業務体制に合うかを確認できます。他のツールとの比較検討にも役立つでしょう。

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プロジェクト管理ツールの導入事例

プロジェクト管理ツールの導入事例を紹介します。

ソフトバンクロボティクス株式会社

ソフトバンクロボティクス株式会社は、複数のプロジェクトを同時に進行する場面が多く、案件の管理不足によるタスク漏れやメール返信業務にリソースを奪われることが課題でした。

プロジェクト管理ツール導入後は案件の進捗状況が可視化されたため、タスク漏れが減少したといいます。同時にメールの数も減少したので、メール返信業務にあてる時間も減らすことに成功しました。

遠州鉄道株式会社

遠州鉄道株式会社は、各プロジェクトのスケジュール管理が可視化されていない状況を問題に感じ、プロジェクト管理ツールの導入に踏み切りました。

導入前は各担当者が個別にスケジュールを把握しており、毎朝プロジェクトの進捗状況を報告していました。プロジェクト管理ツールの導入後はスケジュールの可視化が容易になったため、毎朝の報告時間の削減に成功しています。

メリット・デメリットを理解し目的にあったツールを導入しよう

プロジェクト管理ツールの導入には、メリット・デメリットがあります。両方を理解したうえでツールの導入を検討してください。また、自社の目的に合うツールかどうかを見極めることも大切です。

本記事ではプロジェクト管理ツールの選び方も紹介したので、導入を検討する際にお役立てください。