プロジェクト管理とタスク管理の違いとは？特徴や正しい使い方

プロジェクト管理とタスク管理の違い

まずはプロジェクト管理とタスク管理の違いを確認していきましょう。

プロジェクト管理の特徴

プロジェクトとは、ビジネス上のある目標を達成するための計画のことです。そして、そのプロジェクトを計画通りに遂行し、利益を最大化するために全体を管理することを「プロジェクト管理」といいます。

プロジェクト管理では「目標達成に必要な仕事・作業=タスク」を洗い出し、優先順位や処理期限の設定、メンバーへの振り分けを行います。プロジェクト開始後は各タスクの進捗状況を把握し、目標や計画とのズレが生じた場合には、フォローや追加メンバーの投入といった対策を講じなければなりません。

プロジェクトは複数のタスクの集合体であるため、1人の遅れが全体の遅れにつながることもあります。そのためプロジェクトを成功に導くには、全体像の把握とあわせて、各メンバーや各タスクの進捗のこまめな管理が必要不可欠といえるでしょう。

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プロジェクト管理とプロジェクトポートフォリオ管理は違う？

プロジェクト管理では、チームの誰が・何を・いつまでにするのかを明確にし、プロジェクトを計画通りに遂行することを目的としています。

一方、プロジェクトポートフォリオ管理では、複数のプロジェクトを分類・分析し、経営資源の適切な配分を決定することが目的です。また、経営陣が複数のプロジェクトの進捗を把握したり、チーム間でプロジェクトの優先順位を整理したりする際にも役立ちます。

タスク管理の特徴

タスクとは、個々のメンバーに割り振られた最小単位の作業や業務のことです。例えば、「○日までに企画書を提出する」「○時までに取引先に連絡する」といったものがタスクに該当します。

そして、それらのタスクを見える化して優先順位を付け、進捗を管理することを「タスク管理」といいます。タスク管理は作業を効率的に進め、抜け漏れや遅滞なくタスクを処理するために必要な取り組みです。

前述の通りプロジェクトは複数のタスクの集合体であるため、プロジェクト全体の業務効率向上や生産性向上を実現するには、適切なタスク管理が必須といえます。

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プロジェクト管理とタスク管理は意味が違う

プロジェクト管理とタスク管理の大きな違いは、管理を行う人と管理する対象です。

プロジェクト管理では、プロジェクトマネージャーがプロジェクト全体の管理を行います。管理の対象となる項目はスケジュールやコスト、品質、要員、リスクなど多岐にわたり、幅広い分野の知識やマネジメント能力が求められます。

一方、タスク管理を行うのは、タスクを割り振られたプロジェクトメンバー個人です。メンバーは自身の裁量で作業の進捗を管理するため、タスク処理にかかる時間を把握し、優先順位を考えて行動しなければなりません。

つまり、プロジェクトを円滑に進め、納期や予算、品質などの目標を達成するには、プロジェクト全体の管理はもちろん、個々のタスク管理も適切に行う必要があるのです。

プロジェクト管理の主なメリット

プロジェクト管理は、プロジェクトを遂行するうえで欠かせない取り組みであり、さまざまなメリットが得られます。

ここでは、プロジェクト管理を実施する主なメリットを3つ紹介します。

業務の進捗を可視化できる

プロジェクト管理を行うことで、業務の進捗を可視化し、チームの状況をスムーズに把握できます。

メンバーがそれぞれ独立してタスクをこなしていると、どこかで遅れや問題が生じてもなかなか気づけず、サポートやリカバリーが後手に回ってしまいます。このようなケースが積み重なると、プロジェクト全体での大きな遅延やトラブルに発展してしまう場合もあるでしょう。

プロジェクト管理では各メンバーが抱えるタスクや進捗、工数が可視化・共有されるため、プロジェクト全体の状況を簡単に把握できます。タスクの遅れや問題もすぐに察知できるため、適切かつ迅速に対応することが可能です。

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情報をスムーズに共有できる

プロジェクトでは複数のメンバーで業務を分担して進めることから、スムーズな情報共有が欠かせません。また、チームのどこかで遅延や問題が発生した場合はいち早く対処しなければならないため、スピーディーな情報共有が求められます。

プロジェクト管理を適切に行っていれば、プロジェクトリーダーが全体の状況を把握できているため、問題への対処や調整もリアルタイムに実行できるでしょう。

プロジェクトを効率化できる

プロジェクトは、ただスケジュール通りに進めればよいというものではありません。できる限り工数を削減し、効率的に進行することも重要です。

プロジェクト管理を実施する際は、プロセスの洗い出しを行ったうえで計画を立てるため、無駄なタスクの削除や非効率なタスクの短縮ができます。プロジェクト開始後も全体を俯瞰しながら進捗を把握していくため、必要に応じてタスクの再振り分けや業務フローの変更を行い、業務効率の改善を図ることが可能です。

品質やコストを適切に管理できる

プロジェクト管理の実施により、各タスクの担当者やプロセスを把握・管理できるため、品質に問題があった場合の責任の所在や修正箇所が明確になります。また、品質チェックを実施すべきタイミングを的確に判断できるため、品質管理の効率化や精度向上にもつながるでしょう。

また、プロジェクト管理を行うことで、人件費や外注原価などのコストも可視化されます。正確なデータをもとに人員配置や外注する作業の再検討が行えるため、コストを最適化し利益を向上させることが可能です。

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タスク管理の主なメリット

タスク管理は、プロジェクトの進行においてさまざまなメリットをもたらします。

ここでは、タスク管理を実施する主なメリットを4つ紹介します。

業務の流れを把握できる

タスク管理では、各メンバーのタスクの内容や順番、期限、進捗などが可視化されます。それにより、プロジェクト全体の業務の流れや状況を把握できます。

また、タスクの全体像が明確になることで、スケジュールを踏まえて仕事に取り組むことが可能です。工数が多い作業やボリュームが大きな作業を抱えている場合でも、早期の着手やバッファの確保といった対処ができるため、進捗の遅延を未然に防止できます。

優先順位を明確にできる

各タスクの優先順位を明確にできる点も、タスク管理の大きなメリットです。

タスク管理を行わない場合、各タスクの重要度や期限がわからず、闇雲に作業することになるでしょう。また、それぞれのタスクに関連性がある場合は、順序立てて実行しないと非効率な動きや無駄な待ち時間が多くなってしまいます。

タスク管理を行えば、重要度や期限に応じて作業の優先順位を付けられます。優先順位を明確にすることにより、スケジュール通りかつ効率的に業務を進められるため、プロジェクト全体にとっても大きなメリットがあります。

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業務の属人化を防止できる

タスク管理を行い、チームで共有することで、業務の属人化を防止できます。

メンバー個人だけでタスク管理を行うと、業務がブラックボックス化してしまうため、ほかのメンバーは進捗の遅れや問題に気づきにくく、適切なサポートができません。

タスク管理をチームで共有すれば、各メンバーのタスクの進捗状況をリアルタイムで把握できます。情報が共有されることで、メンバー同士のコミュニケーションも生まれ、お互いの業務をサポートしやすい環境を作れるでしょう。

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生産性が向上する

タスク管理を適切に行うことで、生産性の向上が期待できます。

タスク管理を行う過程で、タスクごとにかかる時間・工数・スケジュールが明確になるため、時間のかかる作業は早めに着手する、すぐにできる作業は後回しにするなど、効率的に業務を進めることが可能です。

また、各メンバーの業務内容が可視化されるため、特定のメンバーへの業務集中も一目で把握できます。役割分担や作業配分の見直しを行い、業務を平準化すれば、プロジェクト全体の業務効率改善や生産性向上にもつながるでしょう。

代表的なプロジェクト管理のやり方

プロジェクト管理にはさまざまなやり方があり、それぞれに異なる特徴やメリットがあります。

ここでは、代表的なプロジェクト管理の手法を紹介します。

WBS

WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトを細かいタスクに分解し構造化する手法です。作業分解構造図とも呼ばれます。

プロジェクトの全体像を把握し、誰が・いつまでに・なにを・どこまで完了させるかを割り振って一覧にまとめるのが一般的です。

なお、WBSには以下のようなメリットがあります。

• 作業の工数を見積もりやすい
• 作業範囲が明確になり、進捗を共有しやすい
• プロジェクトの問題箇所を事前に特定できる

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プロジェクトタイムライン

プロジェクトタイムラインとは、プロジェクトの開始から完了までのタスクやマイルストーンを時系列でまとめて、線に沿って表示する方法です。

時間の経過に合わせてタスクをいつ実行する必要があるかを視覚化できるため、プロジェクト全体の流れを俯瞰で把握できるのがメリットです。また、プロジェクトの開始前に要件や考えられる問題を把握できるため、事前に対策を検討するのにも役立ちます。

ただし、タスクのステータスや各タスクの関係がわかりにくいというデメリットがあることから、ガントチャートのみを利用している企業も多いようです。

CCPM

CCPMとは「Critical Chain Project Management」の略で、プロジェクトの各工程の時間や予算を最小限に設定し、プロジェクト全体にバッファを持たせる手法です。

特に長期間・大規模なプロジェクトになると、遂行中にさまざまな遅延やトラブルが発生しがちです。CCPMでは、あらかじめ設定したバッファをプロジェクトの遅延解消やトラブル対応にあてることを想定しています。

各タスクにバッファを設けないため、「時間に余裕があることで着手が遅くなる」という問題を排除でき、結果として生産性向上につながるというメリットがあります。

PERT

PERTとは「Program Evaluation and Review Technique」の略で、プロジェクト内のタスクや作業の関連性・処理順序を図示して把握する手法です。

それぞれのタスクが複雑に関連している大規模プロジェクトに適した手法で、視覚的に作業工程がわかりやすく、作業時間を算出しやすい特徴があります。

PERTではPERT図と呼ばれる表現図式を用いて、最早結合点時刻・最遅結合点時刻・余裕日数・クリティカルパスの4つの要素で各工程の関連性を図示するのが一般的です。

PMBOK

PMBOKとは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、プロジェクト管理の基準や手法を体系的にまとめたガイドブックのようなものです。プロジェクト管理の世界標準として、国内外・業種を問わず幅広く採用されています。

PMBOKは、従来の管理方法にプロセス管理を加えることで、プロジェクトのQCDを達成することを目的としています。QCDとは、Quality＝品質・Cost＝費用・Delivery＝納期の頭文字を取った略称です。​​

PMBOKでは、知識エリアと呼ばれる、以下の10項目に分割してプロジェクトを管理するのが特徴です。

• 総合管理
• スコープ管理
• スケジュール管理
• コスト管理
• 品質管理
• 組織管理
• コミュニケーション管理
• リスク管理
• 調達管理
• ステークホルダー管理

また、上記の10のエリアを以下5つのプロセスに分けて進行します。

• 立ち上げ
• 計画
• 実行
• 監視・管理
• 終結

ガントチャート

ガントチャートとは、一つひとつのタスクの作業開始日と完了日を棒グラフで表すシンプルな手法です。

縦軸は作業内容、横軸は時間として表記するのが一般的で、シンプルゆえに見やすく使いやすいのが特徴です。ガントチャートを活用することで、プロジェクト全体のタスクの進捗がひと目でわかるため、作業順序の入れ替えや遅延しているタスクのリカバリーが容易に行えるようになります。

ただし、作業日数と進捗の可視化に特化した手法のため、作業同士が複雑に関連している場合や、複数のプロジェクトが混在している場合には適さないため注意が必要です。

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マインドマップ

マインドマップとは、1つの課題を起点に情報やアイデアを次々に分岐させていく手法です。

必要な情報の洗い出しや連鎖するアイデア出しに用いられるのが一般的で、プロジェクトに必要なタスクの整理などに役立ちます。

マインドマップはあくまで情報の洗い出しや整理を目的としているため、進捗や納期の管理をしたい場合は別の手法を併用する必要があります。

代表的なタスク管理のやり方

タスク管理にもさまざまなやり方があり、タスクの内容や状況によって適した方法は異なります。

ここでは、代表的なタスク管理の方法を紹介します。

ノートを使った方法

ノートなどの紙を使う方法は、用意するものが少なく手間もかからないため、すぐに導入できるタスク管理方法です。

具体的な手順は以下のとおりです。

1. 自分(またはチーム)のタスクをすべて書き出す
2. 緊急性・重要性を考慮して優先順位をつける
3. 優先順位の高いタスクから処理する
4. 完了したタスクはチェックをつける・削除する

上記の基本に加えて、1日のタスクを1枚の紙にまとめたり、1つのタスクを1枚のポストイットに書き、終わったものから剥がしたりする方法もあります。

作業環境やタスクの量などに応じて、タスクが混在しないよう工夫するとよいでしょう。

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メールを使った方法

メールを使う機会が多い場合は、メールの受信ボックスを活用したタスク管理も可能です。

1. 受信ボックスに未処理・完了の2つのフォルダを用意する
2. 未処理のフォルダに未着手のタスクが書かれたメールを入れる
3. タスクが完了したら完了のフォルダにメールを移す

一見シンプルな方法ですが、本文にタスクを書くと一つひとつ開封する手間が発生してしまうという難点もあります。タイトルや件名にタスクを書き、本文にタスクの詳細やメモを書くなど、視認性を高める工夫が必要です。

また、普段使っているメールボックスと併用すると、タスクとは無関係のメールと混ざってしまう場合もあります。併用する場合は受信メールの振り分け設定をしたり、タスク専用のメールボックス(アドレス)を用意したりするとよいでしょう。

カレンダーを使った方法

その日のうちに処理すべきタスクを、カレンダーに直接書き込んで管理する方法もあります。

タスクと予定が同等に扱われるようになるため、抜け漏れの防止や期限を意識しやすくなるメリットがあります。一方、カレンダーに記載できる情報量には限りがあるうえ、時系列での管理がしにくいといったデメリットもあります。

シンプルなタスクが多く、今日中に処理できればよいといった状況であれば検討してみてもよいでしょう。

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Excelを使った方法

Excelは多くの人が使い慣れているアプリであることから、タスク管理にもよく使われています。プルダウン機能を活用すれば、簡易的なタスク管理が可能です。

プルダウン機能とは、あらかじめ設定しておいた選択肢から項目を選んで入力する、もともとExcelに備わっている機能です。プルダウンに「未着手・対応中・完了」といったステータスを示す項目を作っておき、タスクの進行状況にあわせて変更していきます。

Excelは個人のタスク管理には便利ですが、スマホからは操作しづらいため、外出が多い方には適さない可能性があります。また、チームのタスクを管理する際は共有がしづらかったり、誤って上書きしてしまうといったミスが発生しやすかったりというデメリットもあります。

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ツールを使った方法

煩雑なタスク管理を効率化したいのであれば、タスク管理の機能が備わっているITツールやアプリを使う方法がおすすめです。

なかには個人のタスク管理だけでなく、チーム全体のタスクを把握できるツールもあり、プロジェクト管理を行ううえで進捗を管理しやすいというメリットがあります。また、マルチデバイスに対応しているものも多く、場所や時間を問わずアクセスできるため、リアルタイムでステータス更新や情報共有を行うことが可能です。

ただし、必要以上に機能が多いとかえって使いづらく、個人でもチームでも定着しない可能性があります。ツールを使用する場合は作業内容やプロジェクトの状況に適したものを選ぶことが大切です。

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プロジェクト管理やタスク管理におすすめのツール

プロジェクト管理・タスク管理におすすめのツールを6つ紹介します。

Trello

Trelloは、Googleをはじめとする200万以上のチームが利用しているプロジェクト・タスク管理ツールです。

ボード・リスト・カードを使ったシンプルなデザインで、直感的な操作性と見やすさがポイントです。

既存で利用しているSlack・Outlook・Gmail・Salesforce・InVisionなど、何百ものアプリやサービスとシームレスに統合できるため、既存のフローに組み込みやすいというメリットもあります。

Redmine

Redmineは、オープンソースソフトウェアとして公開されているプロジェクト管理ツールです。

利用形態は自分のサーバーにインストールするオンプレミス型とクラウドサービスから選択でき、カスタマイズ性にも優れています。オープンソースのため、オンプレミス型はダウンロードすればすべての機能を無料で利用できるのも大きな魅力です。

またクラウドサービスは、Redmineをそのままクラウドで利用できる「My Redmine」と、Git・かんばん・ビデオ会議が使える「Planio」という2種類のサービスが用意されています。いずれも有料のため、利用シーンにあわせて検討すると良いでしょう。

Jooto

Jootoは、カンバン方式を採用したプロジェクト・タスク管理ツールです。

基本操作はドラッグ＆ドロップだけという、非常に簡単な操作性が特徴です。カンバン方式以外にも、タスク作成・ガントチャート・プロジェクトを横断したタスクの閲覧など、多彩な機能が備わっています。

料金が安価に設定されており、4人までならずっと無料で利用できるため、小規模なプロジェクトや個人での利用におすすめです。

Brabio!

Brabio!は、タスク・プロジェクト管理初心者を対象としたクラウドツールです。

ガントチャートを簡単に作成できるうえ、さまざまなビューで視覚的にもわかりやすいのが特徴です。プロジェクトを横断して担当者の状況を確認することも可能なため、組織全体で「誰が」「いつ」「何を」しているのか一目で把握できます。

5人までならずっと無料で利用できるため、小規模の事業所やプロジェクトにもおすすめです。

Jira Software

Jira Softwareは、アジャイル開発チーム向けのタスク・プロジェクト管理ツールです。

スクラムボードとカンバンボードの2つの方式に対応しており、目的に合わせて豊富なテンプレートから選べるため、すぐにでもプロジェクト管理を開始できます。また、プロジェクトの要件や状況に応じて、画面に表示する項目やワークフローなどをカスタマイズすることも可能です。

Asana

Asanaは、世界190か国100万を超えるチームに利用されているプロジェクト管理ツールです。

すべてのタスクをリスト形式で表示できるほか、タイムラインやボード、カレンダーなどプロジェクト管理やタスク管理に役立つ機能が豊富に搭載されています。さらにAsana上の定型作業を自動化できるため、業務負担軽減にも役立ちます。

自分のタスクが組織の目標にどのように結びついているのかを見える化できるため、メンバーのモチベーション向上にもつながるでしょう。

プロジェクト管理とタスク管理の違いを理解して生産性を向上させよう

プロジェクトの目標を達成し、企業全体の生産性を高めるためには、プロジェクト管理とタスク管理が欠かせません。

両者は混同されがちですが、プロジェクト管理が全体の管理を行うのに対し、タスク管理は個々の業務の進捗管理を行うといった違いがあります。そのほかにも、管理者や管理する対象、管理手法などさまざまな点で異なります。

本記事を参考に、プロジェクト管理とタスク管理の違いを理解したうえで、プロジェクトの適切な管理を行いましょう。