【テンプレートあり】採用通知書とは?内定通知書との違いや書き方、郵送方法を簡単解説

2024/02/29 2024/02/29

採用管理システム

採用通知書とは

「採用通知書」とは、企業側が応募者を採用する意思を証明する書類です。書類をスムーズに送付するために、採用担当者は通知書についての理解を深めておきましょう。当記事では、採用通知書の書き方や送付方法、内定通知書との違いについて解説しています。

この記事の要約

・採用通知書とは、採用試験の通過者に対し、採用の意思を伝えるための書類のこと
・電話やメールなどでは企業側と求職者の間で認識に相違が生まれてしまうリスクがあるため、採用通知書を送付し採用意思を正しく伝える目的がある

採用通知書とは?

採用通知書とは、採用試験の通過者に対し、企業側の採用意思を伝えるための書類です。採用者に入社意思があるかどうかに関わらず、一律で送付されます。

採用通知書は、企業側の意思を伝えることを目的として送られる書類であるため、送付段階では労働契約は発生しません。採用決定者は、採用通知書を受け取ったあとに、入社の是非を決定します。

採用通知書の発行は法律で義務付けられているわけではないため、発行の有無や書類の体裁は各企業に委ねられます。

採用通知書を発行する目的

採用通知書を発行する目的は、企業側の採用意思を正確に伝えることにあります。

たとえば、電話による口頭での通知では、聞き間違いが発生する可能性も否定できず、双方の認識の違いからトラブルに発展するリスクがあります。また、メールでは、膨大なメールの中に紛れてしまい、採用者が見逃してしまうかもしれません。このような理由から、採用意思を正しく確実に伝えるためには、採用通知書が最適といえるのです。

また、企業側に採用意思があることを明確に伝えることで、採用者が他社の選考を辞退する可能性が高まり、最終的な採用者の確保にもつながるでしょう。

不採用通知書を発行する際の注意点

不採用通知書とは、採用通知書とは反対に、採用試験を通過しなかった応募者に対し、企業側に採用意思がないことを伝えるための書類です。

不採用通知書に不採用と決定するに至った理由を明記する必要はないため、選考結果のみ記載するだけでも構いません。しかし、不採用通知を受け取る側の精神的ダメージは大きいものです。不採用通知が原因で企業にネガティブな印象を持たれないよう、自社の採用試験を受けてもらったことに対して感謝の意を伝えるなど、真摯な対応を心掛けましょう。同時に、求職者の採用活動を妨げないよう、迅速に通知することも大切です。

不採用者の個人情報の取り扱いにも注意する必要があります。履歴書や職務経歴書は郵送で返却するか、返却人数が多い場合は企業側で破棄するという手段もあります。破棄を予定している場合は、ウェブサイトの採用募集ページなどに、不採用時は書類を企業側で破棄する旨をあらかじめ記載しておきましょう。

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採用時に発行される書類の種類と目的

採用時には、採用通知書のほかに以下の書類を発行します。

  • 内定通知書
  • 雇用契約書
  • 労働条件通知書
  • 採用証明書

これらは採用通知書とはどう違うのか、それぞれの書類の内容や目的を解説します。

内定通知書との違い

内定通知書とは、応募者に対して、内定が決定したことを通知する書類です。

内定とは、企業と採用者の双方が入社に合意している状態を意味します。したがって、採用通知書を送付し、採用者が承諾したのちに、内定通知書が発行される流れになります。

内定通知書自体に法的拘束力はないものの、内定という行為によって労働契約が成立しているものと見なされます。そのため、一度内定を出したあとは、正当な理由がない限り、企業は内定を取り消すことができません。

内定通知書も、発行が義務付けられているわけではありません。内定から入社日までが近い場合には発行されないこともありますが、トラブル防止の観点から発行することが一般的です。新卒採用の場合、正式な内定は10月1日以降とされています。したがって、内定通知書の発行も10月1日以降に行われます。

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雇用契約書との違い

雇用契約書とは、企業と従業員の間の契約内容を記した書類です。採用通知書を送付し、内定が決定したあとに発行されます。

雇用契約書には、以下の事項が記載されます。

  • 契約期間
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 労働時間(始業時間・終業時間・休憩時間等)
  • 休日
  • 休暇
  • 賃金ついて
  • 退職に関する事項
  • 昇給に関する事項

契約内容について企業と従業員の双方が承諾することで、契約が成立します。雇用契約書についても発行の義務はありませんが、認識のズレによるトラブルを回避するために、証拠として書面に残しておくことをおすすめします。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、企業が従業員に対して労働条件を提示するための書類です。労働基準法第15条第1項において、企業が労働者と労働契約を結ぶ際には、労働条件を明示することが義務付けられています。

「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。」

[引用:e-Gov法令検索「労働基準法 (労働条件の明示) 第15条」]

労働条件については、2019年の労働基準法施行規則改正により、書面に限らず、FAXやEメール、SNSメッセージでの明示もできるようになりました。

労働者が希望した場合には書面以外での交付が可能ですが、紛失防止のため、労働者が印刷や保存をしやすい添付ファイルでの送付が推奨されています。

採用証明書との違い

採用証明書とは、失業手当受給中の失業者が再就職した際に、ハローワークに提出するための書類です。この書類によって、失業者は再就職したことを証明することができます。

採用証明書を発行する目的は以下の2つです。

  • 失業手当の受給を停止するため
  • 再就職手当を受給するため

採用証明書は、採用者からの依頼を受けた場合に、企業側で必要事項を記入します。万が一、記入に誤りがあると、失業手当の不正受給につながる恐れもあるため、正確に記入しましょう。

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採用通知書に法的効力はある?

採用通知書は、採用者に対して企業側の採用意思を通知するための書類であり、法律上の決まりがあるわけではありません。

ただし、採用試験への応募自体を労働契約の申し込みとみなし、採用を通知することで労働契約が成立したものと解釈される場合も多いです。

労働契約が発生した場合、正当な理由がない限り、企業側が採用を取り消すことは困難です。一方で、採用決定者側には、民法によって労働契約の解除が認められています。採用者の辞退を企業側が拒否することは原則できません。

採用通知書に法的拘束力が発生しているかどうかは、企業における書類の扱いや状況によって異なります。不安な場合は、専門家に相談するなどして確認しておくことをおすすめします。

採用通知書に同封する書類

採用通知書を送付する際は、以下の書類も同封します。

  • 入社承諾書・入社誓約書
  • 添え状
  • 返信用封筒

それぞれの目的を説明します。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書および入社誓約書は、採用者が企業に対し、入社意思があることを伝えるための書類です。採用者に署名と捺印をしてもらい、入社意思があることを確かめたうえで、企業側は正式に内定を出します。

入社承諾書には以下の事項を盛り込みます。

  • 採用通知書の受取日
  • 採用承諾日
  • 会社名
  • 採用者名
  • 誓約内容

誓約内容としては、理由なく入社を拒否しないこと、書類を遅延なく送付することなどを記載しましょう。

また、入社誓約書には、入社するにあたって遵守すべき事項を記載し、誓約してもらいます。記載する事項としては以下のようなものがあります。

  • 就業規則の遵守
  • 虚偽の経歴がないことの確認
  • 業務命令や昇・降格の遵守
  • 秘密保持義務
  • 社会秩序を乱す行為の禁止
  • 競合避止義務
  • 第三者に対する守秘義務
  • 損害賠償・懲戒処分について

このほか、保証人名や内定取り消しの条件などが記載されることも多いです。

添え状

添え状とは、送付する書類の種類や枚数などを記した書類です。採用通知書に限らず、ビジネスシーンにおいて書類を送付する際、挨拶代わりとして同封されます。基本的なビジネスマナーであるため、忘れずに同封しましょう。

添え状には、同封する書類の内容のほか、送付日時や担当者氏名、連絡先、タイトル、時候の挨拶などを記載します。

返信用封筒

採用者が署名・捺印した入社承諾書や入社誓約書を、自社に返信してもらうための封筒も同封しましょう。封筒には返信先の住所と宛名をあらかじめ記入し、切手も貼り付けておきます。

返信用封筒の同封は必須ではありませんが、用意するほうが親切です。また、企業側で封筒を準備することで、送り先や宛名の記入ミス防止につながります。間違いなくスムーズに書類を返送してもらうためにも、返信用封筒を同封しましょう。

採用通知書の書き方

採用通知書の書式に決まりはなく、自社で独自のフォーマットを作成することができます。この際、以下の事項を記載しましょう。

  • 日付
  • 採用者氏名
  • 会社住所
  • 会社名
  • 代表取締役氏名
  • 採用試験応募のお礼
  • 採用決定の通知
  • 提出書類の内訳
  • 提出期限
  • 担当者の連絡先

特に、返送書類の提出期限や連絡先については漏れなく記載しましょう。

採用通知書の例文テンプレート

採用通知書の例文テンプレートを紹介します。採用通知書の内容に迷う場合は、下記のテンプレートを参考に作成してください。

令和〇年〇月〇日
[採用者氏名]様

会社住所
会社名
代表取締役氏名

採用通知書

拝啓

貴殿におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

このたびは、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、貴殿を採用することといたしましたので、ご連絡申し上げます。

つきましては、下記の書類を同封いたしました。
記入、署名・捺印のうえ、〇月〇日までにご返送くださいますようお願いいたします。

敬具


同封書類:入社承諾書、入社誓約書
提出期限:令和〇年〇月〇日(〇)必着

ご不明な点がございましたら、担当〇〇(〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)までお問い合わせください。

以上

Web上でも採用通知書のテンプレートが多数公開されています。必要に応じて活用するとよいでしょう。

採用通知書を送付する際の注意点

採用通知書を送付する際は、以下の3点に気を付けましょう。

  • 住所や氏名に誤りがないかチェックする
  • 書留郵便で送付する
  • できるだけ早いタイミングで送付する

それぞれのポイントを解説します。

住所や氏名に誤りがないかチェックする

採用通知書を送付する前に、住所や氏名に誤りがないか、念入りに確認しましょう。

万が一、誤った住所や名前で送付し、別の人の元に届いてしまうと、個人情報の漏洩につながります。個人情報の漏洩は、漏洩された本人に迷惑がかかるのはもちろん、企業としての信頼も失いかねません。

採用通知書の内容はプライバシーに関わります。ダブルチェックをするなどして、封筒に記した住所や氏名に間違いがないか、書類の内容に不備がないかを十分確かめましょう。

書留郵便で送付する

採用通知書は、書留郵便で送付します。書留郵便とは、郵便物の配達状況を追跡できる方法です。書留郵便を利用することで、採用通知書が採用者の元に無事配達されたかを確認できます。

また採用者がほかの郵便物と間違えて紛失しないよう、封筒には「採用通知書在中」と目立つように記載しましょう。

できるだけ早いタイミングで送付する

採用者が決定したら、できるだけ早いタイミングで採用通知書を送付しましょう。目安としては、採用決定後1週間以内の送付が望ましいです。

求職者は、並行して他社の採用試験も受けている場合が多いものです。採用通知書の送付が遅れるほどに、「他社への入社が決まった」などの理由で、採用を辞退されてしまう可能性が高まります。また、対応の遅さによって印象が悪くなり、入社意欲を損なう恐れがあるかもしれません。採用の機会を失わないよう、迅速に採用通知書を送付しましょう。

採用通知書とは採用意思を正式に伝えるための書類

本記事では採用通知書の概要や書き方、送付の際の注意点などを紹介しました。採用通知書は、採用者に採用の意思を伝えるための大切な書類です。採用通知書は誤りのない内容で作成し、迅速に送付しなければなりません。採用通知書をスムーズに作成・送付するために、本記事で解説したポイントをおさえ、採用活動に役立ててください

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