RPAの活用事例一覧！業界・職種別の業務効率化事例を理解しよう

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RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは？

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは何を指すのか、なぜ注目されているのかがわからない方もいるでしょう。まずはRPAの概要や注目されている背景、RPA市場の現状について解説します。

ロボット技術による業務の自動化

RPAとはロボット技術による業務の自動化を指します。データ入力をはじめとした単純作業をロボットに任せられます。単純作業の繰り返しによる時間ロスや業務負担を軽減し、人間にしかできない仕事に集中する時間を創出できるのが特徴です。

▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！

RPAが注目されている理由

RPAが注目されている理由は、人手不足や働き方改革の実現が挙げられます。現在国内では少子高齢化が進み、年々労働人口が減っている状況です。

RPAを導入すれば単純作業を自動化し、人の業務負担を減らせます。人間よりも処理スピードが速く、作業も正確に行えるので、人手不足にも対応できるでしょう。

また、政府は働き方改革の一つとして「労働生産性の向上」を挙げています。RPAの導入によって生産性の向上も見込めるため、注目されているという背景もあります。

RPA市場の現状

RPAを最も活用している業界は、金融・保険業です。次にサービス業、製造業と続きます(「内閣府 令和元年度年次経済財政報告」を参照)。RPAは従業員が500人以上の大規模企業の導入が主となっている状況で、今後は中小企業への導入拡大が期待されます。

世界でもRPA市場は拡大しており、ガートナーの発表によると、RPAの売上が2021年では20億ドル近くにのぼるとされています。また2024年までに、RPAの市場は2桁の成長率で拡大すると予測されているのです。

[出典:ガートナー「プレスリリース」]

【業界別】RPAの活用事例一覧

RPAの活用事例を業界別に紹介します。

医療業界の事例

医療業界では、RPAの導入により外来患者数の報告業務の大幅な短縮に成功した事例があります。従来は30分ほどかかっていましたが、RPAの導入後は40秒未満に短縮しました。

毎日行うべき文書作成が行われていない部署にメールでリマインドする作業にもRPAを導入し、従来1時間ほどかかる作業が4分に短縮した実績もあります。事務部門で約1万時間の時間削減を目標に掲げ、RPAを導入している大学附属病院もあります。

インフラ業界の事例

インフラ業界では、約60の業務にRPAを導入し、事務作業の効率化を図った事例があります。ガス事業を展開する企業では、50ヵ所の営業所で入金リストの抽出作業の自動化に成功しました。

そのほかLPガスの需要予測に使用する気温データの取得や、官公庁への届出が必要な業務の状況をシステムで管理したりとさまざまな業務にRPAを導入。時間の創出に成功し、新規業務にも手掛けられるようになっています。

金融業界の事例

金融業界のある企業では、RPAの導入によって「税務署からの取引情報紹介依頼」の業務を効率化し、15人で行っていた作業を4人で処理できるよう改善されました。

さらに、未処理だった7,000件以上の依頼を2ヵ月で完了させ、業務スピードの向上にもつながっています。そのほか証券会社では口座開設の審査をRPAに任せている事例もあります。

建設業界の事例

建設業界では、請求書の作成業務やデータのシステム転記などにRPAを活用しています。RPAの導入で年間約3,500時間の創出に成功したり、一人あたりの労働時間を1割以上抑制できたりと、大きな恩恵をもたらしました。

また、不動産管理会社では手書きの報告書を読み取って業務アプリに移行する作業にRPAを活用し、業務を効率化した事例もあります。労働時間の抑制や人員配置の効率化などにつながっています。

サービス業界の事例

プロスポーツチームを運営する企業では、手作業で行っていたチケットの売上集計をRPAで自動化し、時間の創出に成功。

実質的な作業がなくなったため、フロントでのファンとのコミュニケーションや試合の演出など、クリエイティブな作業に時間を割けるようになりました。また、大手電機メーカーグループでは複数の部門でRPAを導入し、業務効率化を図っています。派遣社員の契約更新や確認作業なども自動化し、年間37万時間の削減につながっています。

小売業界の事例

小売業界の企業では、物流拠点で発行する受領証明書を毎回印刷し、紙で対応するのに時間を要していました。PDFでの対応に変更し、メール送信などの作業をRPAで自動化。これにより、年間1万時間を超える業務効率化につながっています。

また、あるホームセンターでは取扱商品の売価データの変更作業にRPAを導入し、月に200時間の余力がうまれています。変更作業を行うスタッフの採用活動も不要になり、コストカットにつながったため、価格政策の対応も行えるようになりました。

通信業界の事例

大手電気通信事業者では事業規模が拡大し、さまざまな業務が煩雑化したため、ミスが起こりやすくなっていました。特に請求書の作成ではシステムで対応できない部分があり、毎月20万件の処理がネックになっていました。

そこで、RPAのを導入を決定。請求書の作成業務をはじめとした各種業務を自動化したことで業務上のミスが軽減したほか、年間約5,000時間の手間を削減しています。この削減によって、DX推進や業務効率化などに手掛ける余裕がうまれました。

製薬業界の事例

製薬大手のある企業では、2018年〜2020年の間に100以上の業務シナリオをRPAで自動化し、2020年には年間35,000時間を超える業務時間の削減に成功しました。

しかし、RPAの導入に消極的な部署もあったため、全社導入に踏み切ろうと成功部署を分析。分析結果を踏まえてRPAの導入を進めた結果、2021年だけで40,000時間削減できました。2023年までに年間10万時間の業務時間削減を目指し、業務のRPA化を進めています。

製造業界の事例

製造業界では、製品開発後のシミュレーション処理にRPAを活用している事例があります。ロボットの開発や運用などの過程で発生した単純作業はRPAで対応し、年間2,700時間の削減に成功しました。

また、パソコンで行う事務作業もRPAで自動化。事務作業の時間を削減し、顧客の装置メンテナンスやサポートに力を入れられるようになりました。

自治体の事例

ある地方自治体では、源泉徴収清算処理業務の自動化にRPAを活用しています。マイナンバー制度の開始によって源泉徴収関連の業務が増加したことが導入の理由です。

導入テストの結果、年間444日の削減につながると判断し、導入を決定しました。事務品質の向上を図れることや、既存システムの改修コストを削減できることも導入理由の一つです。なお、現在は保育園の入園申込業務にも活用しており、年間3,000件の処理を自動化しています。

保険業界の事例

生保大手のある企業では、保険契約の事務や保険金の請求手続きにRPAを活用しています。ファイルの転記やシステム登録をRPAに任せたことによって、年間50,000時間ほどの業務時間削減に成功しました。

また、繁忙期と閑散期の差の緩和に成功し、業務負担の軽減もできています。さらに、RPAで自動集計作業を行ったことで、輪番での早出がなくなった部署もあるなど、働き方改革にもつながっています。

▷【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方

【職種別】RPAの活用事例一覧

続いて、RPAの活用事例を職種別にご紹介します。

マーケティング部門の事例

ゼブニー社では、広告運用の実績レポートの作成や競合の広告出稿状況の確認などに多くのリソースを割いていました。

案件が増えるとバックオフィス業務がまわらなくなり、業務時間が足りなくなるため、RPAを導入しています。レポート作成や人気アプリの調査、競合の広告出稿状況の確認などを自動化し、月に600時間の労働時間の確保に成功しました。

管理部門の事例

ある企業の管理部門では、約100店舗分のPOSシステムの売上速報値を手作業で日次集計していました。

手作業での集計・入力は時間がかかるため帰宅が遅くなったり、精神的にも負担がかかったりする点を問題視し、RPAを導入しています。導入後は処理速度が従来の10倍ほどに向上しています。これにより作業効率が上がり、退勤時刻の前倒しにも成功しました。担当者の精神的負担も軽減されています。

経理部門の事例

ある企業では、取引先からの入金と請求書データの照合作業にかかる業務負担を減らすべく、RPAを導入しました。従来はネットバンキングから取得した入金データと、社内で管理している請求書データをExcelに転記し、相違がないかの照合作業を人力で行っていました。

入金データと請求データが一致しない場合のみ担当者にメールで通知するよう設定し、メールが来たときのみ確認作業を行います。通知が来たとき以外は他の業務に集中できる体制が整いました。

人事部門の事例

人事部門では、勤怠登録の代行業務にRPAを活用した事例があります。ある人事部門では、勤怠登録の代行業務にかかる負荷が問題視されていました。休職中や海外勤務中の従業員の勤怠入力を毎月人事担当者が代行していましたが、手作業登録で時間もかかるため、RPAでの自動化を決定。

勤怠登録の代行対象者やデータをExcelで読み込み、時間管理アプリの操作と勤怠管理システムへの反映を自動化しました。RPAの導入後は、毎月20時間ほどの時間的余力が生まれています。また、入力ミスや漏れもなくなり、業務がスムーズに行えるようになりました。

営業部門の事例

顧客からの定型連絡を転記したり、データを作成したりする営業部門は、さまざまな業務にRPAを活用できます。ある不動産情報プラットフォーム運営企業は、新規利用申込書の内容を基幹システムに自動で記録・照合を行ったり、顧客管理システムに転記したりする作業をRPAで自動化しています。

また、工事発注者からメールで送られてくる現場の図面データの整理・保存もRPAで行い、残業時間を削減している企業もみられました。営業部門は、定型化しやすい作業が多くRPAの導入効果を得やすい部門ともいえるでしょう。

顧客対応部門の事例

ある企業ではカスタマーサポートに発送物に関する問い合わせがあった際、状況確認に時間がかかり、対応がスムーズにいかないことが課題でした。

問い合わせの都度、顧客情報から追跡番号を確認し、配送状況をチェックする一連の作業を自動化するためにRPAの導入を検討。顧客管理システムの顧客番号をもとに配送台帳内の追跡番号を取得し、現在の配送状況を確認する作業の自動化に成功しました。顧客への回答を素早くスムーズに行えるようになり、顧客満足度の向上につながっています。

EC部門の事例

ある企業ではカスタマーサポートに発送物に関する問い合わせがあった際、状況確認に時間がかかり、対応がスムーズにいかないことが課題でした。問い合わせの都度、顧客情報から追跡番号を確認し、配送状況をチェックする一連の作業を自動化するためにRPAの導入を検討。

顧客管理システムの顧客番号をもとに配送台帳内の追跡番号を取得し、現在の配送状況を確認する作業の自動化に成功しました。顧客への回答を素早くスムーズに行えるようになり、顧客満足度の向上につながっています。

調査部門の事例

競合店のWebサイトから対象商品の価格を常時調査する必要があったものの、品数が多く対応が難しかったため、RPAを導入したという事例もあります。

競合サイトの巡回を自動で行い、取得情報をExcelにまとめることに成功しています。現在は自社商品の評価・コメントをまとめる業務や各地のお天気情報の集約などにも活用されています。

登録部門の事例

請求書や納品書などの帳票登録作業にRPAを導入した事例もあります。現在は、RPAと文字認識ソリューションを組み合わせて原本のデータ化・自動登録が可能になりました。

帳票登録作業を自動化したため、入力ミスの防止やチェック作業の簡素化につながっています。また、RPAの導入によって、帳票の原本を担当者に届ける工数がなくなったり、処理速度が向上したりしたため、業務全体のスピードアップと生産性の向上も期待できます。

RPAによるメリット

RPAを導入するメリットは、以下の4つです。

• 生産性の向上が見込める
• コストを削減できる
• 人為的なミスを防げる
• 社員の負担を減らせる

以下、4つのメリットを具体的に解説します。

生産性の向上が見込める

RPAは、人間よりも作業スピードが速いです。人間では処理が不可能な量も処理できます。さらに、24時間365日稼働できるため、従来とは比にならないほど生産性が上がるでしょう。

単純作業をRPAに任せることで、社員は人間にしか行えないコア業務に集中できます。クリエイティブな業務や業務改善、企画の作成など付加価値の高い作業にリソースを割けるので、企業全体の生産性向上も見込めるでしょう。

コストを削減できる

RPAに定型業務を任せれば、コストの削減が可能です。定型業務は単純であるものの、時間と手間がかかるものが多いため、実働時間が長い傾向にあります。RPAで定型業務を自動化すれば、人件費の大幅な削減につながるでしょう。

また、定型業務の作業方法を教育したり、手順を引き継いだりする時間も減らせるため、人件費を削減できます。さらに、やりがいを感じにくい定型業務をRPAで行えば、従業員の仕事に対するストレスを軽減できるため、離職者を減らせる可能性があります。結果として、人材確保に必要なコストの削減にもつながります。

人為的なミスを防げる

人間は、作業量が多いほど抜け漏れや入力ミスなどが発生しやすいです。どれだけ慎重に作業しても、ミスをゼロにするのは難しいでしょう。

しかし、RPAは決められた業務を機械的かつ正確にこなします。人間のように操作・入力のミスは起きないため、人為的なミスを防ぐことが可能です。人為的なミスによるエラーの修正作業がなくなるのも大きなメリットです。業務遅れが起こりにくいので、顧客満足度の低下による損失も未然に防げます。

社員の負担を減らせる

社員の負担を減らせるのも、RPAを導入するメリットです。定型業務はやりがいを感じにくく、心理負担も大きいものです。ストレスが溜まりやすく、仕事に対するモチベーションの低下にもつながります。

RPAに業務を任せれば、社員の体力的・心理的な負担を減らすことが可能です。定型業務を減らした分、クリエイティブな仕事や自分のスキルを活かせる業務に注力できるので、仕事にやりがいや楽しさを感じやすくなります。モチベーションアップにもつながるでしょう。

▷DX推進にRPAは欠かせない？違いや関係性・活用ポイントを解説！

RPAによるデメリット

RPAには多くの導入メリットがありますが、デメリットもあります。デメリットは以下の5つです。

• 導入や運用にコストがかかる
• 障害や故障が業務停止に直結する
• セキュリティリスクが生まれる
• 作業の誤りに気付きにくくなる
• 作業内容がブラックボックス化する

メリットとデメリットの両方を理解したうえで、導入を検討しましょう。

導入や運用にコストがかかる

RPAの導入や運用には、コストがかかります。初期費用だけでなく、ランニングコストやライセンス料、メンテナンス料などさまざまな費用が発生するため、それなりの予算が必要です。

また、RPAの導入時には業務の洗い出しやRPAへの指示書の作成といった作業も行わなければなりません。一時的に人的リソースを割いたり残業代が発生したりと、人件費も発生します。費用対効果が低い場合もあるので、RPAの導入費用に見合う効果が得られるか、慎重な見極めが重要です。

障害や故障が業務停止に直結する

RPAはITツールのため、万が一障害や故障が起きると業務が停止してしまいます。障害や故障を予期したり防いだりするのは困難です。突然業務が停止して他の作業が進まなくなったり、場合によっては納期に間に合わず顧客に迷惑をかけたりする可能性もあるでしょう。

RPAの停止で保存データや作業中のデータが消えるリスクもあります。事前にRPAが停まったときの対処方法をマニュアル化したり、ルールを作ったりして、体制を整えておくことが大切です。また、周辺機器のメンテナンスやOSのアップデートなどでも停止のリスクを軽減できます。メンテナンス体制も考慮したうえで導入を検討してください。

セキュリティリスクが生まれる

RPAはソフトウェアのため、サイバー攻撃や不正アクセスを受けるリスクがあります。もしサイバー攻撃や不正アクセスを受けたら、連携しているシステムにも影響を及ぼす可能性が高いです。機密情報や顧客情報などの重要な情報が流出すると、大損害につながります。万が一のことも考えて、セキュリティ対策が厳重なRPAを選ぶことをおすすめします。

作業の誤りに気付きにくくなる

RPAは決められた内容の作業を確実に繰り返すため、基本的にはミスが起きません。しかし、最初の設定が誤っていると間違った作業を延々と繰り返してしまいます。誤ったまま処理を進めてしまい、あとから修正するのに膨大な時間を割く場合もあるでしょう。

人間と異なり、作業そのものの正誤を判断できない点は大きなデメリットです。本格運用の前に誤りがないかテストをしたり、定期的に作業のチェックを行ったりと、運用体制を整えることが大切です。

作業内容がブラックボックス化する

RPAは、定型業務を自動で繰り返し処理してくれるのが大きなメリットです。一度ルール化すれば延々と作業を繰り返してくれます。しかし、業務をRPA任せにしてしまうと、担当者が作業内容の引き継ぎを行わずにブラックボックス化する場合があります。

ブラックボックス化すると、システムを入れ替えるときに適切な対応ができず、リプレイス作業が困難になる可能性が高まります。そのため作業手順書を作成し、ブラックボックス化を防ぐ工夫が必要です。

RPA導入の進め方

ここでは、RPA導入の進め方を6ステップで解説していきます。

業務フローを整理する

まずは、RPAの導入候補となる業務を選定しましょう。業務選定のために各業務を見直し、フローを整理します。業務フローを整理すると、今まで認識できなかった課題が把握できるでしょう。

見えてきた課題の中で、RPAの導入候補を検討します。ただし、現時点で手順化されていないものはRPAに向かないため、対象外としてください。

導入業務を選別する

次に、RPAを導入する業務を選別します。RPAが得意なのは定型業務です。具体的には、決められた日付・時間に一定の条件のデータを抽出したり、システム間のデータ登録を行ったりすることを得意としています。

当てはまる業務を洗い出したら、RPA化したときの効果を算出しましょう。例えばRPA導入後に削減できる時間や、従業員の心理状態などです。導入時の費用と期待できる効果を比較し、RPAを導入する業務を決定します。

▷RPA開発の方法・費用相場｜失敗しないための注意点と開発手順

利用ツールを選定する

RPAを導入する業務が決定したら、利用ツールを選びましょう。ツールによって特徴が異なるので、よく比較して自社に合うものを導入してください。

海外ツールの場合は、日本語でのサポートに対応しているものを選ぶのがおすすめです。マニュアルや使用画面が英語だとわかりにくく、スムーズに導入できなかったり、使いにくかったりするデメリットがあります。使い勝手が悪いと保守や管理にも困るため、RPAが浸透しない恐れもあるでしょう。利用目的に合ったツールを選ぶと同時に、使いやすさも重視することが大切です。

試験的に運用する

RPAツールは無料トライアルを利用できるサービスもあります。無料トライアルで試験的に運用し、ロボットの作成を行なってみましょう。RPAツールの使用感を把握し、問題ないかチェックします。

疑問や不安がある場合は、提供元に問い合わせて解消しておきましょうす。試験運用は、自社に合うRPAツールを見つけることも目的の一つです。複数のツールを利用して、自社に合うものを探してください。

▷完全無料で使えるRPAツールフリーソフト4選｜無料トライアルで使えるツールも紹介

問題を改善する

試験運用でのRPAの効果を検証し、問題を改善しましょう。人の手とRPAで作業した時間を見比べたり、RPAが作業したものの内容を確認したりして、効果を確認します。

期待した効果が得られている場合は、RPAの本格導入を検討します。反対に、期待した効果が出なかった場合は原因を分析しましょう。原因は業務フローの整理が不十分であることが多いので、改めて整理し直すことが重要です。

本格的に導入する

期待した効果が得られており、費用対効果もよいと判断した業務については、RPAを本格的に導入します。修正作業が発生したときやエラーが発生したときのために、導入前にはRPAの修正担当者の選定や、エラー発生時のルールを決めておきましょう。

なお、RPAの導入を拡大する場合は、一気に全社に展開するのではなく、部署内の業務の導入から始めるのがおすすめです。少しずつ導入を拡大していくと、うまくいきやすいでしょう。

RPAの導入におすすめのツール

RPAの導入におすすめのツールを5つご紹介します。費用や特徴、機能についても解説するので、比較検討の参考にしてください。

WinActor

WinActorは、7,500社以上の導入実績があるRPAツールです。操作性に優れていること、多くのアプリケーションとの連携ができることが高く評価されています。導入後の技術サポートが充実しているのも魅力の一つです。

RoboTANGO

RoboTANGOは、1つのライセンスを複数拠点で利用できるRPAツールです。画面録画機能で自動化したい操作を記録し、簡単にロボットを作成できます。サポート体制も整っているため、不明点があればいつでも質問することが可能です。

JobAuto

JobAutoは、ITの知識がなくとも簡単にロボットを作成できるRPAツールです。ブラウザやGoogleスプレッドシート、Office製品との連携もできます。月額88,000円(税込)と低価格なのも嬉しいポイントです。

AUTORO

AUTOROは、パソコン上にロボットを作成して業務効率化を図るRPAツールです。自動化したい業務を実際に操作すると、ロボットが作業内容を記録します。

記録が完了すれば、次からはロボットが自動で業務を行ってくれる仕組みです。操作が簡単なので、ITに慣れていない方でも利用しやすいのが特徴です。

アシロボ

アシロボは、月額55,000円(税込)と格安で利用できるRPAツールです。操作説明会やアフターサポートといったサポートが充実しています。更新料やサポート料などの追加費用が発生しないので、コストを抑えてRPAツールを導入したい企業に向いています。

RPAの事例を参考に導入を検討しよう

RPAを導入すれば、さまざまな業務の効率化につながります。業務時間を削減すると他の業務に集中できたり、残業を減らしたりすることが可能です。本記事では業界や部門ごとのRPA導入事例を紹介しているので、参考にしながら導入を検討してください。