社内の日程調整を円滑に！上手なメール文例や効率化する方法とは

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社内の日程調整を効率化する重要性

社内における日程調整は、業務を円滑に進めるために重要です。

例えば、社内会議の日程を調整する際、チーム内でのスケジュール共有がうまくいっていないと、会議日程とクライアントとの商談の日程がバッティングしてしまったメンバーが社内会議に参加できないといったケースが起こり得ます。

この場合、社内会議が延期になったり、社内会議の内容を参加できなかったメンバーに伝えたりと、業務の滞りや手間が増えてしまいます。このように、正確な日程調整は業務を円滑に進めるだけでなく、チームワークの向上にもつながるでしょう。

社内で日程調整メールが必要になるシーン

社内で日程調整が必要となるシーンには以下2つが挙げられます。

• 1on1
• 全体会議

1on1

1on1での打ち合わせをする際、日程調整が必要です。上司と部下の面談であったり、プロジェクトマネージャーとメンバーにおける個別の打ち合わせなどが挙げられます。

話し合う内容にもよりますが、1on1は2人の日程が合えばよいため、スキマ時間といった短い時間も活用できるでしょう。ただ、30分や1時間などまとまった時間を必要とする場合は、前もって日程を調整することが大切です。

全体会議

社内で全体会議をおこなう際も日程調整が必要となります。全体会議には、チームや部署、役員などの単位でおこなう集団会議も含まれます。

この場合は複数人の日程を揃えなければならないため、1on1より日程調整は困難です。そのため、「会議参加者全員が空いている日程を探す」というより、「会議参加者それぞれの日程を調整する」という形になることがほとんどでしょう。

なかには、どうしても調整できない予定がある参加者もいるため、候補日を複数挙げ、1on1同様に前もって日程調整しておくことが大切です。

▷リスケとは？意味や使い方・知っておくべきビジネスマナーを解説

▷複数人の日程調整が面倒？効率化する方法やおすすめツールを紹介

社内に送る日程調整メールの作成ポイント

メールを活用して社内の日程調整をおこなう場合、以下のポイントを押さえて日程調整メールを作成するとよいでしょう。

• 件名は簡潔にまとめる
• 複数の日程を提示する
• 相手の都合を考慮する
• 返信期限を設ける

件名は簡潔にまとめる

日程調整メールの件名は、メールの内容が一目で分かるよう簡潔にまとめましょう。「【日程調整のお願い】○○会議」というように、日程調整に関するメールであることが必ず伝わるような内容にすることが大切です。

日程調整メールと認識されなければ、後回しにされて日程調整が遅れたり、メールが埋もれて日程調整ができなかったりします。

また、1日に多数のメールを受信する人にとって、メールの内容を件名だけで把握できるのは業務効率化にもつながります。相手がメール対応に手間をかけないためにも、件名を簡潔にすることが必要です。

複数の日程を提示する

日程調整メールでは、複数の日程を提示しましょう。候補日が1つだと、参加・不参加の2択になってしまいます。結果、何度も候補日を出しては回答を得るといった手間が発生し、日程調整のやり取りが増えてしまうかもしれません。

候補日が複数あれば「この日なら参加できる」と、何度もやり取りすることなく日程を調整できます。候補日があまりに多すぎると日程を絞り込めない可能性もあるため、候補日は3～5つ程度を目安として提示するとよいでしょう。

相手の都合を考慮する

日程調整メールを送る際は、相手の都合を考慮しましょう。相手が多忙であれば候補日以外でも対応できる旨を伝えたり、相手がテレワーク中であれば対面ではなくオンライン会議にしたりするなど、相手の都合を考慮した内容にすることが大切です。

日程調整はお互いの協力が必要であるため、自分の都合を押し付けず、メールを受け取った相手が気持ちよく対応できるよう心がけましょう。

返信期限を設ける

日程調整メールには、返信期限を設けましょう。期限がなければ返信を後回しにされ、日程調整が一向に進まないだけでなく、返信を忘れる人もいるかもしれません。

そのため、返信期限を設け、「日程調整メールの返信」をタスクのひとつとして捉えてもらうことで、返信忘れを防止できるでしょう。また、返信期限があれば、期限を過ぎた際の催促もしやすくなります。

▷【例文あり】面接の日程調整メールの書き方・返信方法を解説！

社内に送る日程調整メールの文例

「1on1」と「全体会議」の2つのシーンを例に挙げ、社内に送る日程調整メールの文例を紹介します。

文例1.1on1などの個別面談

まずは、1on1などの個別面談の日程調整メールの文例です。

文例2.社内の全体会議

次に、社内における全体会議の日程調整メールの文例です。

▷【日程調整】リスケ依頼のメールの書き方！文例や注意ポイントまとめ

▷日程調整におけるビジネスマナーとは？基本知識や見直したい注意点を解説

社内の日程調整にはツールの活用がおすすめな理由

社内で日程調整をおこなう際は、メールよりツールの活用がおすすめです。その理由をメリットと合わせて紹介します。

日程調整を効率化できる

ツールを活用することで、日程調整を効率化できます。メールでの日程調整は、候補日から選択して返信する必要があり、候補日で調整できなければ新たに日程を提示してもらわなければならないなど、やり取りに時間がかかるため非効率です。

一方、日程調整ツールを活用すれば、候補日を記載したURLを共有し、相手はURLから参加できる日程を選択するだけです。そのため、わざわざ返信する手間が省け、選択した日程もリアルタイムで同期されるため、日程調整の時間を短縮できるでしょう。

日程の共有が楽になる

日程調整ツールでは、スケジュールの共有も可能です。ツールに予定を入力すれば、リアルタイムで自動反映されるため、わざわざメールや電話で伝えることなく日程を共有できます。

そのため、日程調整の際は相手のスケジュールを確認したうえで、相手の空いている日程のみを候補日に挙げることができるでしょう。

リマインダー機能が活用できる

日程調整ツールではリマインダー機能を活用できるため、予定を忘れてしまう不安がありません。予定を忘れてしまうと、再度日程を調整する手間が増え、場合によっては予定そのものがなくなる可能性もあります。

このように、日程調整ツールは日程調整の効率化だけでなく、日程の管理におけるミスやトラブルも減らせるでしょう。

▷日程調整ツールを導入するメリットは？選び方や運用時の注意点も解説

社内の日程調整におすすめのツール3選

社内の日程調整におすすめのツールを3つ紹介します。下記ツールの特徴や導入メリットなどを解説していきます。

1. スケコン
2. 調整アポ
3. biskett

1.スケコン

スケコンは、日程調整やオンライン名刺交換などの機能を利用できる日程調整ツールで、フリープランもあります。

100名以上のユーザーに実施したアンケートをもとに、分かりやすいデザインを採用しているため、ITツールに慣れていない方でも使いやすいという特徴があります。

また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携できるため、社内でのスケジュール共有にも役立つでしょう。

2.調整アポ

調整アポは、スケジュール調整と当日までのフォローアップを自動化する、法人向けの日程調整ツールです。「日程調整はコピペで終わり」をキャッチコピーとしており、同ツールの予約ページURLをコピペで相手に送るだけで、日程調整ができます。

また、複数人の日程から、空いている日程を自動的に抽出してくれるため、手動で日程を照らし合わせる必要がありません。

調整アポ | 日程調整ツール

「調整アポ」は、スケジュールを自動化し、日時確定後のフォローも自動で行う法人向け日程調整ツールです。空き時間の確認やスケジュール登録などの面倒な日程調整作業は簡単”コピペ”の3ステップ・10秒で完結します。

Chatwork

3.biskett

biskettは、Googleカレンダーと連携し日程を調整できるツールです。日程調整用のURLを相手に送れば、相手が選択した日程は自動的にカレンダーへ入力されるため、簡単に日程調整をおこなえます。

また、同ツールには幅広いプランが用意されているため、個人事業主から大企業まで、自社に最適なプランが見つかるでしょう。

社内の日程調整から無駄な時間を省くこと

社内の日程調整を円滑におこなうことで、業務効率やチームワークの向上につながります。メールで日程調整をおこなう際は、何度もやり取りをせずに日程を決められるような工夫が必要です。

ただし、メールでの日程調整にはどうしても非効率な部分があるため、日程調整ツールの活用を検討してみてもよいかもしれません。メールの工夫やツールの導入などで、社内における日程調整を効率化していきましょう。

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