SFAを導入する目的とは?メリット・デメリットや導入する際のポイントを解説
SFAの導入目的を事前に明確にしておかなければ、思うように使えずSFAが社内に浸透しないうえに、無駄なコストを支払うことになってしまいます。そのため、あらかじめ導入目的を明確にしておきましょう。本記事では、SFAの導入目的や導入前のチェックポイントを紹介します。
目次
SFAの導入目的とは?
SFAとは「Sales Force Automation」の略で「営業支援システム」と呼ばれます。昨今導入する企業が増えてきたSFAですが、どのような効果があるのでしょうか。SFAを導入する目的は、大きく分けて3つです。
- 営業活動の効率化
- 営業活動の一元管理
- 営業ノウハウの蓄積
いずれも企業にとって大切な目的で、これらの目的達成においてSFAは効果的です。ここでは、それぞれの目的について詳しく解説します。
営業活動の効率化を図るため
SFAを導入することで、自社の営業活動に関するデータを分析することが可能です。これにより、顧客ごとに最適な営業方法や営業の成功パターンを分析して、効率的に営業活動を行えるようになります。
また、商談情報や顧客情報の管理なども自動化できるうえに、日報などは外出先からスマホで直接提出できるため帰社する必要がなくなるなど、営業活動に付随する業務の効率化も期待できます。
営業活動を一元管理するため
従来の営業活動では、営業担当者が個別に顧客情報や案件の進捗状況などを管理し、マネージャーに報告するのが一般的です。
しかし、これでは情報が営業担当者ごとに分散されるうえにリアルタイムでの情報把握が不可能となり、マネージャが適切なタイミングでアドバイスや指示が行えず営業活動が滞ってしまうこともあります。
SFAでは、顧客情報や案件情報、商談の進捗状況などがすべてシステム上で一元管理できるため、各営業担当者がどのような状況でどの程度受注しているのかをリアルタイムで把握することが可能です。
また、情報の一元管理によって担当者の不在時に顧客から問い合わせがあったとしても、システムに登録されたデータを基にスムーズな対応が行えるようになります。
営業ノウハウを蓄積するため
SFAで営業活動を可視化することで、営業ノウハウの蓄積ができます。
例えば、営業成績のよい営業担当が使っている資料やアプローチ方法、成功しやすい時間帯などのデータを蓄積し、営業ノウハウとして活用することが可能です。営業ノウハウを標準化してほかの営業担当とも共有すれば、企業全体の売上向上につながるでしょう。
また、失敗事例もノウハウとして蓄積することで、どのようなアクションを起こすことが失敗につながるのかを確認できます。
成功・失敗に関わらず営業ノウハウとして蓄積していくことで、次にどのようなアクションを起こせばよいかを判断する指標になります。
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SFAを導入する7つのメリット
SFAは決して安価なツールではありません。しかし、導入することで費用以上の大きな効果が得られる可能性があります。ここからは、SFAを導入する7つのメリットを詳しく解説します。
売上・利益の向上が期待できる
SFAを導入して最大限に活かすことで成約率や購買率が上がり、売上・利益の向上が期待できます。過去のデータを分析して営業活動に活かすと、さらに効率よく売上や利益の向上が狙えるでしょう。
また、顧客情報の共有や日報、アプローチの結果報告などをSFAで一括管理すれば業務が効率化され、無駄な残業などのコストを抑えることが可能です。
つまりSFAの活用により、企業の売上と利益の両面を最大化することが可能になる点が、SFAを導入する大きなメリットと言えるでしょう。
営業活動の状況を把握しやすくなる
SFAによって、各営業担当の営業活動を可視化できるのもメリットのひとつです。
営業活動は各営業担当者に委ねられているため、どのような営業活動をしているのか見えない部分が少なくありません。SFAを導入すれば、各営業担当者の行動履歴や商談の進捗状況などが一元管理でき、状況をリアルタイムで把握できるようになります。
また、営業活動を可視化することで各営業担当の行動や結果が把握しやすくなり、成功したケースから営業活動パターンの状況が確認できます。そのため、成功パターンをほかの営業担当者とも共有することで、売上の底上げを図ることが可能です。
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人材育成にかかるコストを削減できる
SFAで可視化された営業活動は、今いる営業担当者の営業力底上げにつながるだけでなく、新しい営業担当者の教育材料としても活用できます。
新しい営業パーソンが配属された場合、最初に行われるのは教育です。そこで、SFAで可視化した営業パターンや蓄積された営業ノウハウなどを共有することで、人材教育にかかるコストを削減できます。
営業ノウハウの共有によって、営業経験が乏しい初心者でも一定の結果を出すことができるでしょう。
既存システムとの連携で顧客分析ができる
SFAは単独でも使えるツールですが、ほかのツールと連携することでより強力なツールになります。
例えば、CRM(顧客管理ツール)と連携させることで、顧客属性の管理・分析が可能です。問い合わせや購入履歴、好みや傾向なども把握できるため、顧客に対してより有効な営業活動を探ることができます。
SFAとCRMなどの既存システムを連携させれば契約の成約率が高まり、結果として売上向上につながるでしょう。
外出先から情報共有できる
営業担当者は、商談のために社外にいることが多いです。一方、営業日誌を書いたり、営業先での情報を共有したりするなどの社内で行う業務もあります。
SFAを導入することで、営業担当者が外出先からの移動の合間などに、スマホで営業活動の報告や営業先の情報共有が可能です。そのため、営業担当者はより多くの時間を営業活動に費やすことができるようになります。
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適切な経営判断ができる
SFAにデータを蓄積し続けることで、常に最新の情報を分析できるようになります。これにより、今後の動向まで細かく分析できるため、スピーディーに適切な経営判断を下すことが可能です。
過去の経験や、経営者の勘などによる不確かな判断ではなく、「なぜこの商品がこのタイミングで売れたのか」「なぜこの商品は売れなかったのか」などのデータ分析に基づく確かな経営判断ができる点が、SFA導入の大きなメリットです。
社員を適切に評価できる
営業担当者の評価は、成約件数や成約率などの数値から客観的に行われることが一般的です。しかし、実際の営業活動ではほかの営業担当者のフォローや営業手法の立案など、数値では表しにくい業務を行うことが多くなります。
SFAを導入すれば、各営業担当者の行動履歴もすべて蓄積されるため、数値では表せない業務についても適切に評価することが可能です。
正しい評価が行えるようになるため、営業担当者のモチベーションも向上してより営業活動に専念できるでしょう。
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SFAを導入するデメリット
さまざまなメリットがあるSFAですが、一方でデメリットもあるためあらかじめ把握しておきましょう。ここからは、SFAを導入するデメリットを2つ紹介します。
ランニングコストが発生する
SFAを導入するには、初期費用や月額費用などが発生します。一般的には1ユーザーあたりの料金で課金されることが多いため、利用人数が増えるほど運用コストも高くなる点がデメリットです。
無駄なコストをかけないためにも、導入前にあらかじめ利用人数を見極めて予算を設定して、予算内に収まるSFAを導入するようにしましょう。
一時的に業務負担が増える場合がある
SFAの導入直後は、SFAにデータを登録する必要があるため一時的に業務負担が増える恐れがあります。
また、SFAはデータを登録することで導入効果を発揮するため、営業活動を行うごとにデータの入力作業を行わなければならない点もデメリットと言えます。
営業担当者の負担を減らすためにも、入力する項目は必要最低限に留めておくことが大切です。入力に慣れてくるとスムーズに作業を行えるようになり、業務負担も軽減されるでしょう。
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SFAを導入する前のチェックポイント
SFAの導入に関しては、導入・運用自体を目的としてしまい上手くいかないケースも少なくありません。そのため、導入前に3つのチェックポイントを把握しておきましょう。
導入目的を明確にしておく
SFAをなぜ導入するのか、その目的を明確にしておくことは重要なポイントです。
何のために導入するのかを明確にせずに導入してしまうと、運用がうまくいかないこともあるからです。その結果、SFAが活用されず売上の向上につながらないことにもなりかねません。
SFAの導入には費用・時間といったコストがかかります。それだけに「どのような課題を解決したいのか」「そのためにSFAをどのように活用するのか」をよく検討する必要があるのです。
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社員にSFAの導入について理解を得ておく
SFAの導入が社員にとって営業活動の一助になることを理解してもらうことも重要です。また、社員一人ひとりの成果につながるだけでなく、会社への貢献にもつながることを説明し、理解を得ておく必要があります。
会社の一存でSFAを導入しても、社員が「やらされている」と感じてしまうと、活用しようとは考えないからです。
「SFAとは何か」について、事細かに説明する必要はありません。しかし、「SFAでどのような課題が解決できるか」「会社をはじめ、社員にもどのようなメリットがあるのか」といった点については説明しておくのが賢明です。社員の理解を得ることで、SFAを最大限活用できます。
運用のためのリソースは確保しておく
SFAは、導入すれば勝手にすべての作業を自動的に行ってくれるわけではありません。SFAの主な機能であるデータの蓄積や分析は、自社でデータの入力を行うことで効果を発揮します。
SFAを運用して得た分析結果を今後の営業活動にどう活かすかを考えるのは、各営業担当者や上層部の仕事です。しかし、その基になるデータを蓄積していくためには人員が必要です。
そのため、データ分析やレポートの提出を行うチームやリーダーの選定、分析や行動計画の策定など、SFAで得られるデータを活かすための体制構築も進めることが重要になります。
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SFAを導入する際の注意点
SFAの導入には、少なからず費用がかかります。自社に合わないSFAを導入してしまった場合、売上向上につながらず、コストだけがかかってしまう点に注意が必要です。
導入を成功させるためにも、これから紹介する4つの注意点を押さえておきましょう。
操作性がよいシステムを選ぶ
SFAを選ぶ基準のひとつに、操作性のよさがあります。簡単な分析を行うだけでも、画面遷移が多い、あるいは同じような操作を何度もしなければならないシステムでは、使われなくなる可能性があるからです。
そのため、一画面で必要な情報が閲覧でき、クリックやタップ、ドラッグなどで手軽に操作できるSFAを選ぶことをおすすめします。
また、データ入力の際に項目数が多いと社員の負担になりSFAの定着が進まないため、入力項目をカスタマイズできるシステムを選び、必要最低限の項目のみに絞りましょう。
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外部システムと連携ができるか確認する
SFAを導入する際には、外部システムと連携できるかを確認する必要があります。ほかのシステムで蓄積しているデータが必要になる、あるいはSFAのデータをほかのシステムで処理するといったことができれば、より効率化できるからです。
例えば、CRMと連携すればSFAでは収集していない顧客情報を扱えるようになり、より精度の高い分析や営業支援が可能となります。また、会計システムと連携すれば、請求書や納品書などの発行や入金管理などを連動させることも可能です。
導入を考えているSFAがどのような外部システムと連携できるか、使いたい外部システムと連携しているか、という観点から検討することも大切だと言えるでしょう。
提供形態を確認する
SFAの導入前に提供形態の確認を行い、クラウド型のシステムを選ぶようにしましょう。
自社のサーバーに設置するオンプレミス型とは異なり、クラウド型であれば外出先からスマホやタブレットなどを使ってSFAを操作できます。データ入力や履歴の確認、日報の提出などが外出先から行えるため、SFAを利用するために帰社する必要がありません。
業務負担の軽減や業務効率化のためにも、クラウド型SFAを選ぶことが大切です。
必要な機能が揃っているか確認する
SFAを導入する場合は先に導入の目的を考え、その目的を達成するために必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。
評判が高い、あるいは価格にも見合っているといった視点もひとつの基準ではあります。しかし、導入後に必要な機能が利用できなければ導入効果を得ることはできません。
各SFAにどのような機能が搭載されているのかを洗い出し、導入目的を達成するための機能があるのはどのSFAなのかを見極める必要があります。多少導入費用が高くても、自社にとって必要なSFAであれば、最終的にコストパフォーマンスの向上につながるでしょう。
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サポート体制が充実しているか確認する
操作性のよいSFAを導入しても、導入当初は操作を覚えるのに時間がかかる可能性があります。また、使っていくうちに疑問が生じたり、より効果の高い使い方を知りたくなったりする場合もあるかもしれません。
このような場合に十分なサポートを受けるためにも、SFAのサポート体制が充実しているかを確認することも大切です。
例えば、「導入前から相談できるか」「夜間・休日なども対応しているか」「導入後も活用方法を提示してもらえるか」など、具体的なサポート内容を確認しておくことをおすすめします。また、サポートとの連絡手段や、サポートにかかる料金の有無なども確認しておきましょう。
SFAの導入目的を明確にしたうえで導入を検討しよう
SFAを導入するうえで一番大切なのは、導入目的を明確にすることです。なぜSFAを導入するのか、導入して何をしたいのかが明確になっていれば、自社に適したSFAが選びやすくなります。
選択肢が複数ある場合には、今回ご紹介したポイントに沿って検討し、自社の求めるSFAを絞り込んでみてください。SFAの導入は企業にとって時間と費用がかかりますが、それ以上の効果が見込めます。うまく活用して、自社のビジネスをより発展させてみてはいかがでしょうか。
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