SFAに搭載されている機能一覧｜SFAでできることや導入メリットを解説

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SFAとは営業支援システムのこと

SFAとは、「Sales Force Automation」の頭文字をとった言葉で、営業支援システムを意味します。

SFAの導入によって、営業活動におけるプロセスの可視化・自動化・分析が行えるため、業務効率化および利益拡大が期待できます。商談履歴や取引履歴も確認でき、取引先とどのように関わってきたかを一目で把握することが可能です。

このように、常に最新の顧客情報を基に、最適な営業活動が行えるようになります。

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SFAの基本機能一覧

ここからは、多くのSFAに標準で備わっている基本機能を紹介します。

SFAの種類によっては搭載していない機能もあるため、絶対に外したくない機能がある場合は、ツール選びの指標にしてみてください。

顧客(取引先)管理

顧客管理は、会社名・連絡先・担当者名といった取引先の基本情報だけでなく、これまでの商談内容や取引履歴といった営業プロセスまでをすべて一元管理する機能です。

あらゆる情報を一元管理できるため、担当者が不在または変更になった際も顧客情報を確認すれば取引先に迷惑かけることなくスムーズに対応できます。

しかし、一元管理できる内容はシステムによって異なるため、導入前に一元管理したい機能が組み込まれているかをチェックしておきましょう。

案件管理

案件管理は、提案から受注に至るまでの各案件を一元管理する機能です。営業先企業や営業担当者、提案商品やサービス、営業フェーズや受注見込み額などが管理できます。

案件の一元管理により、営業マネージャーは各案件の進捗状況や各担当者の状況を一目で把握可能です。これにより、適切な指示を出すなどのコミュニケーションをより明確に行えるようになります。案件の共有も簡単に行えるため、業務の効率化も実現できます。

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商談管理

商談管理は、これまでの商談履歴を一元管理する機能です。過去の商談データから顧客のニーズや購買意欲を高める方法を分析し、より良い提案ができるようになります。

具体的には、過去の商談相手や商談時間、商談の目的や商談の進捗状況などを管理可能です。

また、過去データを蓄積していくとより精度の高い分析ができるため、営業ノウハウが共有でき新人の育成にも役立つでしょう。

営業の業務・行動管理

営業の業務・行動管理は、営業パーソンの業務プロセスを可視化して一元管理する機能です。具体的には、各メンバーの行動状況やアポイント数、訪問数や受注率などが管理できます。

担当者ごとにどれくらいの業務を達成したかがわかるため、人事評価の基準としても役立つでしょう。また、成績がよい営業パーソンがどのような行動をしているのかを把握し、社内で共有して個人のパフォーマンス向上を狙えます。

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予算管理

予算管理は案件管理や商談管理で登録された情報から、売上予測と売上実績を可視化する機能です。登録情報と連携して自動的に予算管理ができるため、業務効率化が図れます。

リアルタイムで売上予測を把握でき、状況に合わせて案件の優先順位をつけたり人員配置を調整したりして、より成果が上げられるよう適切なマネジメントが行えます。

また、目標達成度までどのくらいなのか明確にわかるため、モチベーション向上につながるでしょう。

SFAの便利な機能

SFAには、これまでに紹介した基本的な機能以外に営業活動を効率化できる便利な機能が備わっています。ここからは、SFAに備わっている便利な機能を5つ紹介します。

スケジュール管理

スケジュール管理は、営業担当者全員のスケジュールを共有する機能です。朝礼でのスケジュール報告や日程調整業務の負担を軽減できるため、時間を有効活用できます。

また、マネジメント側は各担当者の空き状況が確認できるので、案件の適切な割り振りにも役立ちます。

タスク管理

タスク管理は、受注に向けてすべきことを可視化して実行するための機能です。タスク管理を徹底することにより、抜け漏れを防止しスムーズに作業を完了できます。

また、マネージャーは各メンバーのタスクを確認して、リソースや仕事量を一目で把握することが可能です。タスクの設定によって各メンバーの作業における優先順位付けの正確性も確認でき、適切なアドバイスや改善の提案を行えます。

日報

日報は日々の業務履歴を記録していく機能であり、管理者が各担当者の行動を把握できます。行動管理よりも詳細なデータを入力できるため、より引き継ぎがスムーズに行えるでしょう。

日報は簡単な操作で作成できるので営業活動の時間を削る必要がなく、業務に集中できます。

見積もり作成・承認

見積もり作成・承認は、見積書の作成から承認までを効率的に完了させるための機能です。

従来、見積書を作成する業務は、エクセルや手書きで作成したものを上長に提出して発行の許可を得ていたため、承認までにかなりの時間を要していました。SFAでは、必要事項を入力するだけで自動的に見積書を作成し、承認機能によりスムーズに完了することが可能です。

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分析・レポート機能

SFAに蓄積された情報から、幅広い分析やレポートを作成できる機能も備わっています。

例えば、商材別にレポートを作成することでどの商材の受注数が多いかを把握できるほか、エリア別などで分析すれば、どの地域で売れる傾向があるのかなどを知ることが可能です。分析した内容やレポートは、すぐにまとめて会議の資料としても活用できます。

SFAを導入するメリット

SFA導入には多くのメリットがあるため、費用対効果を考えると導入したほうが最終的な利益が増加する企業が多いでしょう。

ここでは、導入によるメリットをいくつか解説していきますので、自社に当てはまるかをチェックしてみてください。

営業戦略を立てやすくなる

SFAは営業担当者の業務効率化を図るツールと認識している方もいますが、営業戦略にも役立ちます。

営業戦略は、市場動向と自社の実績を考慮して戦略を立てていくため、正確なデータが必要です。SFAによって日々の営業活動の状況を可視化した正確なデータを得られることで、営業戦略の構築が行いやすくなります。

SFAはデータ分析も得意としているため、蓄積された膨大なデータから自社の強みや弱みを把握して営業戦略に役立てることも可能です。

営業プロセスを改善できる

SFAを活用すれば、営業パーソンの業務・行動履歴などを把握できます。これにより、マネジメント層は各メンバーの営業活動の状況をリアルタイムで把握することが可能です。

その結果、営業パーソンの課題や問題点などの営業プロセスにおける改善点が見えやすくなり、適切な営業プロセスの構築に役立ちます。

営業活動の状況を一目で把握できなければ営業プロセス改善の提案は難しいため、適切に改善の提案ができることはSFAの大きなメリットといえます。

営業活動を標準化できる

SFAの導入により、顧客への営業の内容や商談記録、顧客情報などを社内で簡単に共有できます。成功事例や優秀な営業パーソンの営業ナレッジを共有して新人教育や研修を行えば、営業活動の標準化が図れます。

また、担当者の異動や退職による引き継ぎもSFAを確認するだけで行えるため、スムーズな対応が可能です。

営業活動を効率化できる

クラウド型のSFAであれば、スマホやタブレットなどから外出先でも営業活動の状況を入力・確認ができます。外回りや移動の合間に入力や顧客情報などの確認を行えば、隙間時間を活用して営業活動を効率化することが可能です。

また、作成や共有に時間が取られがちな日報もSFAで簡単に入力できるため、作成や共有の手間がかかっていた時間を、新規開拓や既存顧客のフォローなどの営業活動に充てられます。

おすすめのSFAツール3選

ここからは、おすすめのSFAツールを3つ紹介します。初めて導入する企業でも使いやすいツールを紹介しているため、参考にしてみてください。

Account Engagement

Account Engagementは、顧客管理システムであるSalesforceと一体化したツールです。

マーケティング向けAIが搭載されており、顧客エンゲージメントとチームの生産性の改善を行えます。例えば、各顧客に対して最善なアクションを取れるようAIが意思決定をサポートし、最終的にコンバージョンへ誘導できます。

AIによって、主要な取引先内の最も購入する可能性が高い担当者を導き出し、有効なアプローチを行うことも可能です。

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、CRM機能も備えた営業支援ツールです。

AIが搭載されており、AIによる受注予測機能は正答率92%と高い実力を発揮しています。直感的に操作できるインターフェースで、外出先からスマホで入力することも可能です。

データ分析の型も決まっていて、誰でも簡単に蓄積されたデータを活用できる点がメリットです。導入時は、ITツールの操作に慣れていない方も知識不要で誰でも設定ができます。万が一困った時は、リアルタイムでのチャットサポートが受けられる点もメリットです。

e-セールスマネージャー

e-セールスマネージャーは、使いやすさや充実したサポート体制が魅力のSFAです。これまでに​5,500社​以上で導入されており、95％の利用継続率があるなど信頼性が高いといえます。

案件ごとに営業担当者や顧客、商品や売上金額などの必要な情報を紐付けて管理できるため、マネジメントがしやすい点が特徴です。また、規模や進捗によるランク付け管理や停滞案件をピックアップするなど、リスト化の機能も利便性が高いです。

SFAを導入する際に確認すべきこと

SFAは、利益拡大には欠かせないビジネスツールといわれていますが、自社に合っていないものを選んでしまうと思ったような結果が得られないケースもあります。SFA導入の際は、以下5項目をチェックして自社に最適なシステムを選びましょう。

外出先でも利用できるか

営業担当者は基本的に社外で活動するケースが多いため、外出先でも利用できるクラウド型のシステムを選びましょう。

自社のサーバーに設置するオンプレミス型のシステムでも業務の自動化による効率化は図れますが、直帰できる場合でも作業のためだけにオフィスに戻らなければなりません。

また、クラウド型のシステムは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、自宅やサテライトオフィスからの利用もできテレワーク推進につながります。

自社に運用できるリソースがあるか

SFAの分析機能で運用したいリソースを明確にしておきましょう。SFAは見積もりやレポート作成といった細かな業務の自動化にも役立ちますが、メインは分析機能です。

分析結果を経営戦略に役立てたいのであれば、事前にどのような分析項目が必要かといった具体的なところを決める必要があるため、担当者を決めておきましょう。

▷SFA導入後に定着しない理由は？入力が面倒？原因と対策法を解説

必要な機能が搭載されているか

SFAを選ぶ際は、必要な機能が搭載されているシステムを選びましょう。

使いたい機能が搭載されていないと、業務効率化や利益拡大につながらない可能性が高く、別ツールと併用しなければいけなくなります。

「必要な機能がいまいちよく分からない」という方は、自社に営業活動における課題をすべて書き出し、課題を解決できる機能を探しましょう。

運用コストは適切か

SFAの運用コストは、1ユーザーあたり月額0円から18,000円程度が相場といわれています。機能や提供会社によって金額が大きく変わりますが、高額になればなるほど利益率アップにつながると考えるのは早計です。

提供会社によっては導入後にかかるコストの簡単なシミュレーションをしてくれるところもあるため、利益と運用コストを考慮して費用対効果が高いツールを選びましょう。

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サポートは充実しているか

SFAに限らず、新しいビジネスツール導入の際には操作画面が分かりやすく、サポートが充実したシステムを選びましょう。

SFAには便利な機能がたくさん搭載されていますが、使いこなせなければ意味がありません。また、初めて使うツールは勝手が分からないことが多いため、問い合わせ窓口が設置されたSFAがおすすめです。

▷自社に合った最適なSFAの選び方は？7つのチェック項目を解説

営業を効率化するSFAの機能を活用しよう！

SFAは、営業活動における業務効率化および利益拡大に役立つ便利なシステムです。

SFAには、営業活動を可視化および自動化を実現するさまざまな機能が搭載されているため、効率化を図りたい企業担当の方はぜひ活用してみてください。

どんなによい製品やサービスを持っていても、適切なアプローチができなければ売上にはつながりません。SFAの分析機能により、最適なアプローチ方法を導き出して経営戦略に役立ててみてはいかがでしょうか。