SFAの機能一覧！営業支援システム導入によってできることとは？

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SFAとは営業支援システムのこと

SFAとは、Sales Force Automationの頭文字をとった言葉で、日本語では営業支援システムを意味します。

SFA導入により、営業活動におけるプロセスの可視化・自動化・分析ができるため、業務効率化および利益拡大が期待できるのです。SFAの具体的な機能や導入メリットは後述しますので、ぜひチェックしてください。

▷SFAの導入目的って何？導入前に知っておくべき基本知識をおさらい！

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SFAでできること・あると便利な機能

ここでは、多くのSFAに標準装備されている機能やあると便利な機能をいくつか紹介していきます。

SFA提供会社によって付随していない機能もありますので、絶対に外したくない機能がある場合は、ツール選びの指標にしてください。

(1)顧客（取引先）管理

顧客管理は会社名・連絡先・担当者名といった取引先の基本情報だけでなく、これまでの商談内容や取引履歴といった営業プロセスまでをすべて一元管理する機能です。

あらゆる情報を一元管理できるので、担当者不在または担当者変更の際も取引先に迷惑かけることなくスムーズに対応できます。

ただし、一元管理できる内容はシステムによって異なりますので、導入前に一元管理したい機能が組み込まれているかチェックしておきましょう。

(2)案件管理

案件管理は提案から受注に至るまでの各案件を一元管理する機能です。

見込み客へのアプローチは担当者ごとに管理しているのが一般的なので、提案の重複などの課題があったものの、案件の一元管理により解消されます。

また、経営側はどのくらいの受注見込みがあるのかといったところを把握できるので、経営戦略にも活用できるのです。

▷SFAで案件管理を行うメリットとは？エクセルでは厳しい理由も解説

(3)商談管理

商談管理はこれまでの商談履歴を一元管理する機能で、過去の商談データから顧客のニーズや購買意欲を高める方法を分析し、より良い提案ができるようになります。

また、過去データを蓄積していくとより精度の高い分析ができるため、営業ノウハウができ新人育成にも役立つでしょう。

(4)営業の業務・行動管理

営業の業務・行動管理は、業務プロセスを可視化し進捗状況を一元管理する機能で、業務の進捗状況を可視化できるため、案件の取りこぼしを防止できます。

また、担当者ごとにどれくらい業務を達成したのかわかるため、人事評価の基準としても役立つでしょう。

▷SFAによる営業の行動管理とは？営業プロセスを可視化・改善する方法

▷SFA導入後のルート営業と新規営業での活用手法！成果を上げるコツは？

(5)予算管理

予算管理は案件管理や商談管理で登録された情報から売上予測と売上実績を可視化する機能で、登録情報と連携して自動的に予算管理ができるため、業務効率化が図れます。

また、目標達成度までどのくらいなのか明確にわかるため、モチベーション向上につながるでしょう。

(6)スケジュール管理

スケジュール管理は営業担当者全員のスケジュールを共有する機能です。

朝礼でのスケジュール報告や日程調整業務の負担を軽減できるため、時間を有効活用できます。

また、マネジメント側は、各担当者の空き状況が確認できるため、案件の適切な割り振りにも役立つのです。

(7)タスク管理

タスク管理は受注に向けてすべきことを可視化し実行するための機能です。

タスク管理を徹底することにより、抜け漏れを防止しスムーズに作業を完了できます。

(8)日報

日報は日々の業務履歴を記録していく機能であり、管理者が各担当者の行動を把握できます。行動管理よりも詳細なデータを入力できるため、より引き継ぎがスムーズにいくでしょう。

(9)見積もり作成・承認

見積もり作成・承認は、見積書の作成から承認までを効率的に完了させるための機能です。

従来、見積書を作成する業務は、エクセルや手書きで作成したものを上長に提出し発行の許可を得ていたため、承認までにかなりの時間を要していました。

SFAでは、必要事項を入力するだけで自動的に見積書を作成し、承認機能によりスムーズに完了できるのです。

▷SFA導入がもたらす効果とは？メリット・デメリットを徹底解説！

SFAを導入するメリット

SFA導入には多くのメリットがあるため、費用対効果を考えると導入したほうが最終的な利益が増加する企業が多いでしょう。

ここでは、導入によるメリットをいくつか解説していきますので、自社に当てはまるかチェックしてみてください。

(1)営業戦略を立てやすくなる

SFAは営業担当者の業務効率化を図るツールと認識している方もいますが、営業戦略にも役立ちます。

営業戦略には、市場動向と自社の実績を考慮して戦略をたてていくので、正確なデータが必要です。

SFAは、データ分析も得意としているため蓄積された膨大なデータから自社の強みや弱みの把握もできます。

(2)営業活動を可視化できる

SFA導入による最大のメリットは、営業活動におけるプロセスを可視化できるという点です。

従来の営業活動は個人で動くことが多く、営業担当者が独自のノウハウで売上を上げるため実績にばらつきがありました。

しかし、営業活動を可視化することにより、売上を上げている担当者がどのような方法で受注しているのかわかるようになります。

(3)マネージャーが商談状況を把握できる

SFAには商談の進捗状況が確認できる機能がついているため、マネージャーが商談の進み具合を把握できるというメリットがあります。

商談が通常より遅れている場合は担当者にすぐ確認できるため、担当者が抱えている課題にすぐ気がつき、コミュニケーションも密になるでしょう。

(4)レポート提出が簡単になる

従来のレポートおよび日報作成は、業務終了時に1日の出来事を思い返して文章でまとめるため、作成にかなりの時間を要していました。

しかし、SFA導入によりレポート作成にかかる時間が大幅に削減でき、必要項目をクリックするだけで簡単に作成できるので提出が簡単になります。

また、SFAに記録されたデータを自動的にまとめるため抜け漏れ防止にもなります。

(5)引き継ぎが容易になる

SFAは、誰がどの案件に着手していてどれくらい進んでいるかがリアルタイムで見えるので、引き継ぎ作業が容易になるというメリットがあります。

体調不良による急なお休みでも、SFAのスケジュールおよびタスク管理からその日にやるべきことがすぐわかるのです。

(6)外出先からでも見積もり・日報の提出が可能になる

クラウド型のSFAは、外出先からでも見積書の作成や日報の提出ができるので、わざわざオフィスに戻る必要がありません。

先方からその場で見積書の作成を依頼されてもすぐに対応できるため、顧客満足度向上にもつながるでしょう。

また、マルチデバイス対応のSFAは、スマートフォンやタブレットからでもインターネット環境さえあればアクセスできます。

(7)顧客情報を素早く共有できる

SFAに登録した顧客情報は、リアルタイムで反映されるためチーム内に素早く共有できるというメリットがあります。

共有までに時間がかかってしまうと、同じ企業に重複してアプローチをかけてしまい、相手の担当者に不信感を抱かせてしまう場合もあります。

SFAを導入する際に確認すべきこと

SFAは、利益拡大には欠かせないビジネスツールといわれていますが、自社にあっていないものを選んでしまうと思ったような結果が得られないケースも想定できます。

SFA導入の際は、以下5項目をチェックして自社に最適なシステムを選びましょう。

(1)外出先でも利用できるか

営業担当者は基本的に社外で活動するケースが多いため、外出先でも利用できるクラウド型のシステムを選びましょう。

オンプレミス型のシステムでも業務の自動化による効率化は図れますが、直帰できる場合でも作業のためだけにオフィスに戻らないといけなくなります。

また、クラウド型のシステムは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、自宅やサテライトオフィスからの利用もできテレワーク推進にもつながります。

(2)運用できるリソースがあるか

SFAの分析機能で運用したいリソースを明確にしておきましょう。

SFAは見積やレポート作成といった小さな業務の自動化にも役立ちますが、メインは分析機能です。

分析結果を経営戦略に役立てたいのであれば、事前にどのような分析項目が必要かといった具体的なところを決める必要があるので担当者を決めておきましょう。

▷SFA導入後に定着しない理由は？入力が面倒？原因と対策法を解説

(3)必要な機能がついているか

SFAを選ぶ際は、必要な機能が搭載されているシステムを選びましょう。

使いたい機能がついていないと、業務効率化や利益拡大につながらない可能性が高く、別ツールと併用しなければいけなくなります。

「必要な機能がいまいちよくわからない」という方は、自社に営業活動における課題を全て書き出し、課題を解決できる機能を探しましょう。

(4)運用コストは結果に見合うか

SFAの運用コストは、1ユーザーあたり月額0円から18,000円程度が相場といわれています。機能や提供会社によって金額が大きく変わりますが、高額になればなるほど利益率アップにつながると考えるのは早計です。

提供会社によっては導入後の簡単なシミュレーションをしてくれるところもありますので、利益と運用コストを考慮し費用対効果が高いツールを選びましょう。

▷SFAの平均費用はどれぐらい？主な営業支援システムの価格を徹底比較！

(5)サポートは充実しているか

SFAに限らず、新しいビジネスツール導入の際には操作画面がわかりやすく、サポートが充実したシステムを選びましょう。

SFAには便利な機能がたくさん搭載されていますが、使いこなさなければ意味がありません。また、初めて使うツールは勝手がわからないので、問い合わせ窓口が設置されたSFAがおすすめです。

▷自社に合った最適なSFAの選び方は？7つのチェック項目を解説

営業を効率化するSFAの機能を活用してみましょう！

SFAは、営業活動における業務効率化および利益拡大に役立つ便利なシステムです。

SFAには、営業活動を可視化および自動化するさまざまな機能が搭載されていますので、効率化を図りたい企業担当の方はぜひ活用してみてください。

どんなに良い製品やサービスを持っていても、適切なアプローチができなければ売上にはつながりません。SFAの分析機能により、最適なアプローチ方法を導き出し、経営戦略に役立ててみてはいかがでしょうか。