【誰でもわかる】SFA(営業支援システム)とは？意味・機能・CRMとの違い

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SFAとは？役割や略称になる前の言葉・意味を紹介

SFAは「Sales Force Automation」の略称で、営業支援システムのことです。営業を支援する手法またはツールを指し、営業における業務や営業担当者の管理を自動化してくれるため、営業活動の効率化に役立ちます。

営業活動には取引先との商談や既存顧客のフォローなどの業務、定型業務などがあります。これらの定型業務を自動化できれば、他の業務に時間が使えるため、営業活動の効率化につながるとして導入する企業も増加中です。

▷SFAの機能一覧！営業支援システム導入によってできることとは？

SFAの主な機能

SFAの主な機能は以下の5つです。

1. 顧客管理
2. 案件管理
3. 行動管理
4. 予実管理
5. レポート管理

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1)顧客管理

顧客の企業情報をはじめ、担当者の氏名・役職・属性・連絡先・取引履歴など、顧客情報を管理できます。顧客の名刺から自動的に情報を取得する機能もあるため、入力する手間も省けるでしょう。

また、さまざまな顧客情報を管理できるため、過去の営業活動も可視化できます。

管理されている顧客情報は社内全体で共有できるので、異なる担当者が同一の顧客へ商談を持ちかけたり、引き継ぎの不備といったトラブルを防ぐことが可能です。

(2)案件管理

営業活動の案件管理が可能です。案件名だけでなく、案件ごとの担当者や進捗状況など、各案件の詳細な情報を管理できます。

以前は、各案件の担当者しか知らない情報もあり、担当者が不在の際に業務が滞ることもありました。しかし、SFAを活用すると各案件の情報を社内全体で共有できるため、業務が滞るといったトラブルを防げるでしょう。

また、各案件の進捗状況が見える化すれば、営業ノウハウの蓄積も可能です。

▷SFAで案件管理を行うメリットとは？エクセルでは厳しい理由も解説

(3)行動管理

営業担当者の行動や結果を管理できます。営業担当者が取引先に訪問した回数や受注率、提案した商材の数など、提案から受注までの行動管理が可能です。

行動管理を行うことで、効率的な営業活動が行えるだけでなく、営業担当者の評価にも役立つでしょう。

▷SFAによる営業の行動管理とは？営業プロセスを可視化・改善する方法

(4)予実管理

売上予測と実績を可視化する予実管理ができます。SFAに記録されたデータから、担当者や期間など、条件を絞って分析することも可能です。

SFAを使って簡単に予算と実績を比較できるため、目標達成度や達成状況を把握するのにも役立ちます。

また、過去の記録を分析することで、最適な予算の使い方を割り出すこともできるでしょう。

(5)レポート管理

営業活動に欠かせないレポートの管理も可能です。日報・週報・月報など、定期的に作成しなければならないレポートのテンプレートを用意しておけば、必要な項目を入力するだけでレポートが完成します。

また、レポートが完成したタイミングで自動的に通知を送る機能もあるため、レポートをわざわざ送らなくても、作成するだけで提出までを自動化してくれます。

SFAとCRMの違い

SFAに似たものにCRMがあります。ここからは、SFAとCRMの違いについて解説します。

(1)CRMとは

CRMは「Customer Relationship Management」の略称で、顧客管理システムのことです。

顧客の氏名や属性、購買履歴など、顧客に関するあらゆる情報を管理できます。SFAは営業活動を支援するシステムで、CRMはSFAの機能である「顧客管理」に特化したシステムと言えるでしょう。

(2)CRMの機能

CRMの主な機能は3つです。

1. 顧客管理
2. 顧客分析
3. プロモーション管理

それぞれ詳しく紹介します。

#1: 顧客管理

SFA同様、顧客管理の機能が備わっています。顧客の氏名・年齢・性別・属性などの基本情報から、購買履歴・購買目的・購買志向などの詳細な情報まで管理できます。また、必要に応じて条件ごとに顧客情報をグループに分けて管理することも可能です。

#2: 顧客分析

CRMでは顧客分析も可能です。取得した顧客情報をもとに、どのような特徴を持った顧客が、どのような商材を購入しているかを分析できます。顧客分析を行うことで、マーケティングの精度を高めることができるでしょう。

また、顧客分析をリアルタイムでできるため、状況の変化に応じたマーケティング施策を立案できます。

#3: プロモーション管理

各顧客に最適なアプローチができるプロモーション管理も可能です。顧客の購買日や購買金額、購買頻度など、顧客情報から条件を絞ったうえで、最適なターゲットへメルマガ配信をしたりクーポンを配布したりできます。

各顧客にとって最適なアプローチ方法を導き出すため、購買の確率を高められ、興味のないターゲットへの無駄なアプローチをすることを防いでくれます。

▷MA・CRM・SFAの違いとは？それぞれの役割と連携メリットを解説！

(3)SFAとCRMどちらが向いている？

SFAとCRMの特徴を理解しても、自社にはどちらが向いているのか分からないという方もいらっしゃるでしょう。そこで、SFAとCRMのそれぞれに向いているケースを紹介します。

#1: SFA向きの場合

SFAが向いているケースは、以下のような課題が挙げられます。

• 営業活動を効率化したい
• 営業活動の進捗状況が把握しにくい
• 営業活動の予実を管理したい
• 営業ノウハウを社内に蓄積させたい

このように課題を解決したいと考えている場合は、SFAの導入が向いているでしょう。また、SFAは営業部門全体で活用されることが多く、顧客管理だけでなく、営業活動を全体的に管理・効率化したい場合におすすめです。

#2: CRM向きの場合

CRMが向いているケースは、以下のような課題が挙げられます。

• 顧客からの問い合わせ履歴を記録として残したい
• 各顧客に最適なメルマガ配信を行いたい
• 顧客満足度を向上させたい
• ターゲティングの精度を高めたい

このような課題を解決したいと考えている場合は、CRMの導入が向いているでしょう。営業活動の効率化というよりも、顧客の管理やアプローチの最適化ができます。営業担当者や顧客のサポート部門で活用されることが多いです。

SFAを導入するメリット

SFAを導入するメリットは以下の5つです。

1. 営業プロセスにある課題を発見しやすくなる
2. データ分析が簡単
3. すぐにレポートを作成できる
4. ナレッジを蓄積・共有できる
5. 外出先でも入力ができる

それぞれ解説します。

(1)営業プロセスにある課題を発見しやすくなる

SFAでは、担当者の行動や業務プロセスが可視化されるため、フィードバックをしやすくなります。また、上司も担当者の行動をチェックできるため、非効率な部分や課題を早期に発見できます。

これまでは、上司が営業活動に同行しない限り、報告書のみで判断する必要があったため、細かい部分まで把握することが困難でした。

しかし、SFAを活用すれば担当者の行動をリアルタイムで見ることができるため、細かい課題も確認できます。

▷営業DXにはSFAが欠かせない？業務効率化を進めるために最重要な理由

(2)データ分析が簡単

SFAを活用することでデータの分析が簡単にできるようになるでしょう。SFAは営業活動のあらゆる情報をデータ化し蓄積するため、多くのデータから営業活動を分析できます。

また、担当者・案件・チームなど、条件を設定して分析することも可能です。そのため、さまざまな角度からデータを分析し、販売予測や営業戦略につなげられます。

(3)すぐにレポートを作成できる

SFAはテンプレートに必要な情報を入力するだけでレポート化してくれる機能があるため、簡単にレポートを作成できます。

営業活動においてレポート作成には膨大な時間が割かれ、他の業務を滞らせる原因となる場合もあります。

SFAを活用するとレポート作成が簡単に行えるため、レポート作成に割かれる時間を減らし、他の業務に時間を使うことができるでしょう。

また、SFAには入力ミスがあるとアラートで知らせる機能が備わっていることもあるため、レポート作成におけるミスの低減も期待できます。

(4)ナレッジを蓄積・共有できる

SFAは各担当者の行動や結果が記録されるため、社内にナレッジを蓄積・共有できます。営業活動では、担当者のみが知っている情報も多く、ノウハウが共有されにくいという課題がありました。

しかし、SFAは個人で情報を共有する必要はなく、SFAに情報を登録するだけで自動的にナレッジを蓄積できます。そのため、組織全体で営業ノウハウを活用でき、企業全体の売上向上が期待できるでしょう。

▷SFAを最大限活用する方法とは？今すぐチェックすべきポイントを解説

(5)外出先でも入力ができる

SFAはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスに対応しているものもあります。そのため、会社だけでなく自宅や外出先でも情報を入力することができます。

営業では移動することも多く、移動時間を無駄にしている人も少なくありません。しかし、SFAを導入していれば、移動時間などのわずかな時間でも情報入力で活用できるほか、商談後すぐに情報を入力することもできます。

情報を入力するためだけに会社へ戻ることもなくなるため、移動コストや人件費の削減にもつながるでしょう。

SFAを導入するデメリット

SFAを導入するにあたって生じるデメリットを3つ紹介します。

1. コストが発生する
2. 入力に時間を使う
3. 運用体制の再構築が必要

(1)コストが発生する

SFAは導入にコストがかかり、月々の支払いが必要です。

また、初期費用や月額費用が高額なSFAもあります。SFAは種類によって機能や操作性が異なるため、自社が必要な機能と予算を考えて最適なSFAを選ぶことが大切です。

▷SFAの平均費用はどれぐらい？主な営業支援システムの価格を徹底比較！

(2)入力に時間を使う

営業活動での行動履歴や結果を都度入力する必要があるため、入力に時間がかかってしまうことも考えられます。機能が多ければ多いほど、入力項目も増える傾向があります。

入力に時間がかかってしまうと、担当者が面倒に感じ、SFAの活用が社内に浸透しないかもしれません。本当に自社にとって必要な情報かを見極め、余計な項目がある場合は省いていきましょう。

▷SFAの費用対効果の考え方とは？計測方法や失敗しないためのポイント

(3)運用体制の再構築が必要

SFAで営業活動を効率化させるには、情報を蓄積するだけでなく、分析・活用することが大切です。そのため、SFAをどのように活用していくのか、運用体制を再構築しておく必要があります。

また、ITツールの活用に抵抗がある人は、従来のやり方の方がいいと考える人もいるでしょう。したがって、SFAを運用していくうえでスムーズに導入・活用ができるよう、マニュアルを用意しておくなどの対策をとることが大切です。

SFAを選ぶ際のポイント

自社に最適なSFAを選ぶ5つのポイントを紹介します。

1. サポート体制が充実しているか
2. モバイルやタブレットに対応しているか
3. 使い勝手が良いか
4. 料金と機能のバランスがとれているか
5. 連携したいツールと互換性があるか

(1)サポート体制が充実しているか

SFAは導入するだけでなく、活用することで営業活動の効率化を実現できます。

しかし、SFAを導入しても使い方に迷ったり、効果的な活用方法が分からなかったりすることもあるでしょう。そのため、ベンダーのサポート体制が充実しているものがおすすめです。

SFAが定着するまでのサポート、導入に関するノウハウの共有、問い合わせの受付体制など、各SFAのサポート体制を事前に確認しておくとよいでしょう。

(2)モバイルやタブレットに対応しているか

SFAはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットに対応しているものもあります。

さまざまなデバイスに対応しているSFAのほうが、外出先で簡単に情報を入力できるなど、利便性が高いので対応しているデバイスを確認しておきましょう。

せっかくSFAを導入したにもかかわらずパソコンでしか入力できないと、わざわざ会社にいく必要があるので余計な人件費や交通費がかかってしまいます。

▷オンプレミス型SFAとは？クラウド型との違いやおすすめサービスを紹介

(3)使い勝手が良いか

使い勝手の悪いSFAを導入すると、うまく情報を蓄積・活用できないだけでなく、営業担当者の負担を増やしてしまう可能性があります。しかし使い勝手がよければ、社内での定着も早く進むでしょう。

いくら機能が多くても、すべての機能を使えなければ、無駄にコストがかかってしまいます。そのため、自社に必要な機能が備わっていれば、あとは実際に使う担当者の使いやすさで選ぶことが大切です。

(4)料金と機能のバランスがとれているか

料金と機能のバランスがとれたSFAを選びましょう。料金だけで選んでしまうと、必要な機能がついていなかったり、操作性が悪かったりします。

また、機能性の高さだけで選んでしまうと、機能を使いこなせず、費用負担だけが大きくなる場合もあります。そのため、自社に必要な機能と導入予算、そして各SFAの機能と料金を照らし合わせながら、最適なものを選びましょう。

▷無料で使えるSFA(営業支援システム)12選比較！機能や選び方も解説

(5)連携したいツールと互換性があるか

すでに社内で導入しているCRMやMAがある場合、連携が可能なSFAを選ぶとよいでしょう。

外部ツールと連携ができれば、SFAを活用する幅が増えるだけでなく、外部ツールに蓄積された情報を、導入するSFAに入力する必要がありません。

おすすめのクラウド型SFA10選

ここからは、おすすめのクラウド型SFAを10個紹介します。

自社の予算や必要な機能を考えながら、導入の際の参考にしてください。

#1:Sales Cloud

Sales Cloudはツールと連携して活用することで、営業での売上拡大を目指せるSFAです。世界15万社以上の導入実績があるSFAで、顧客とのやり取りや営業活動などをリアルタイムで管理できるため、顧客への対応や業務プロセスの改善を素早くおこなえます。

#2:Oracle Sales Cloud

Oracle Sales Cloudは、SFAのなかでもテリトリー分析と売上予測が強化されているSFAです。営業担当者がどのような営業活動をおこなえばよいのか、マネージャーは正確な売上予測からどのような指示を出せばよいのかを支援してくれます。もちろん、顧客情報や案件の管理も可能です。

#3:kintone

kintoneは、SNSを利用するような感覚でコミュニケーションがとれるため、スムーズに営業活動を見える化できるSFAです。これまでExcelにまとめていた情報も、同ツールで読み込むだけでアプリとしてデータ化してくれるため、社内の情報を一元管理できます。

#4:Senses

SensesはAIを取り入れたSFAで、情報入力の自動化機能が備わっています。そのため、日々の情報入力も容易にできます。また、AIによって案件ごとのリスク分析や類似案件の実績からアドバイスを提示することも可能です。

#5:Zoho CRM

Zoho CRMは、世界で25万社以上の導入実績があり、企業規模・業種を問わず導入されています。同ツールは導入支援サービスや利用トレーニングなど、導入・活用に向けたサポートを充実しているため、初めてSFAを導入する企業でも安心して活用できます。

#6:SAP Sales Cloud

SAP Sales Cloudは、顧客データを分析することで理解を深め、顧客との関係構築を得意とするSFAです。顧客とのコミュニケーションをあらゆる角度で把握し、顧客との関係を築くことから、売上拡大やロイヤリティの向上が期待できるでしょう。

#7:ネクストSFA

ネクストSFAは、「使いやすさ」と「見やすさ」を追求して開発されたSFAです。案件管理からメルマガ配信など、営業管理だけでなく追加機能によってはMAツールとして活用することもできます。ツールのカスタマイズも可能なので、自社に適したツールを作成可能です。

#8:GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは、業界を問わず幅広い企業で活用されているSFAです。機能数が豊富で、操作画面もシンプルに作られているため、誰でも直感的に操作することができます。導入から平均1か月～2か月で運用開始できるので、運用開始までのスピードが早いのも魅力です。

#9:eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは導入数5,500社を超え、利用継続率も95%を誇るSFAです。営業活動を見える化し、効率化を実現します。企業の状況に合わせてプランが用意されていることから、企業規模や業種を問わず幅広い企業で導入されている点も魅力です。

#10:楽楽販売

楽楽販売は、カスタマイズが可能なため、豊富な機能を自社仕様で活用できるSFAです。ルーティンワークの自動化はもちろん、情報のリアルタイム共有もできるため、属人化や伝達漏れを防ぎます。連携できる外部ツールも豊富なので、利用している外部ツールと連携して活用できます。

SFA導入時の注意点

SFAを導入するにあたって、以下の注意点に気を付けましょう。

(1)SFAを導入するだけで効果が出るわけではない

SFAは導入後、活用することで営業活動の効率化が可能です。しかしSFAを導入することが目的になり、SFAを導入して満足することがないようにしましょう。

SFAを充分活用するには、日々の情報入力やレポートの活用が欠かせません。SFAを導入したら、どのように活用していくかを社内で検討しておくとよいでしょう。

(2)営業プロセスやマネジメントもセットで改善する

SFAの導入と一緒に、営業プロセスやマネジメントも改善しましょう。SFAは営業記録の蓄積や分析が可能ですが、SFAが改善を行うわけではありません。

SFAを活用して営業プロセスの課題を見つけたら、現場で改善が必要です。もし、マネージャーが営業の結果のみを管理していると、課題発見が遅れるだけでなく、改善が実行されないことも考えられます。

SFAを活用して営業プロセスを管理するのもマネージャーの仕事です。SFAで現場の営業活動を効率化するだけでなく、営業プロセスやマネジメント体制を見直すようにしましょう。

(3)PDCAを回し続ける必要がある

SFAを導入後、活用しながら効果を出していくにはPDCAを回し続けることが大切です。

SFAの課題は一度で解決するわけではありません。一つの課題が解決されれば、また新たな課題が見つかるでしょう。このように、PDCAを回していくことがボトルネックの発見・解決につながり、SFAの効果を最大化できます。

▷国産のおすすめSFA(営業支援システム)8選！各機能や費用など徹底解説

SFAのことを理解し、適切に導入しよう

SFAは営業活動を効率化するために効果的なITツールです。デジタル化が進む現代では、SFAを導入する企業も増えつつあります。

しかし、SFAといってもさまざまな種類があり、目的や必要な機能によって最適なSFAは異なります。あらかじめ自社に必要な機能を洗い出し、予算と照らし合わせながら、最適なSFAを導入しましょう。