ビジネスチャットと連携可能な電話代行サービス7選！メリットも解説

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ビジネスチャットに連携可能な電話代行サービスとは？

電話代行とは、電話対応を他社に任せられるサービスのことをいいます。自社にかかってくる電話を転送し、電話代行業者のコールセンターで対応する仕組みです。その後、名前と連絡先、要件などをまとめた連絡が依頼した企業に届きます。

また、上記にビジネスチャットを連携させることで、オペレーターが入力した通話内容をリアルタイムで確認することが可能です。従来通りオフィスで電話対応をし、周囲と共有する感覚でテレワークでの業務ができます。

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電話代行サービスでビジネスチャットを連携する7つのメリット

ここでは、電話代行サービスでビジネスチャットを連携するメリットを7つご紹介します。

リアルタイムでの情報共有以外にも様々なメリットがあるので、参考にしてみてください。

1.より細かく精査できる

従来の電話対応では、対応した担当者のタスクが増えたり、業務に圧迫されて至急案件を上手く優先できなかったりする可能性がありました。電話代行サービスが一次対応をすることで、担当者に負担がかかることなくビジネスチャットツールから内容の確認ができます。

そのため、問い合わせの内容ごとに対応の順序を精査できるというメリットが得られ、業務効率と生産性の向上が見込めるでしょう。

2.過去の報告までチェックできる

1つの画面の操作で、過去の報告までチェックできます。ビジネスチャットはスクロールすれば時系列順に見ていけるため、どのようなやり取りをしたのか順序立てて確認することが可能です。

また、ビジネスチャットなら過去のメッセージのリンクを貼り付けできるなど、グループ内で情報共有をする際に便利な機能も備わっています。

3.無駄な情報を遮断できる

DMなどの無駄な情報が入ってこないこともメリットの1つです。ビジネスに関係のない情報は入ってこない仕組みなので、業務に集中できます。

4.複数名で簡単に情報共有できる

ビジネスチャットでは、報告用のグループを作成することで、LINEのグループチャットのように社員で共有できます。メールのように1つずつ転送する手間が省けるので、作業の効率化にも繋がるでしょう。

5.どの端末からでもアクセスできる

ビジネスチャットはパソコンだけでなく、ログインさえすればスマートフォンやタブレットからもメッセージの送受信が可能です。そのため、自社ドメインの不具合に振り回されることなく使用できます。

6.シンプルなやり取りだから集中できる

メールであれば宛名や締めの言葉などが必要になりますが、ビジネスチャットでは、それらが不要でシンプルに会話を進めることができます。電話代行サービスからの連絡は、時系列順に入電確認を行うことで、業務の効率アップを期待できるでしょう。

7.電話代行サービスと連携したチャットツールが便利

電話代行サービスによって、連携するチャットツールは異なります。LINEのトークルームと連携できる場合もあるので、LINEを使用している社員が多ければ、非常に便利です。

各社のサービスと連携したビジネスチャットを利用し、仕事の効率化を図っていくことをおすすめします。

電話代行サービスでビジネスチャットを連携する際の3つの注意点

ビジネスチャットを連携するメリットについてお伝えしましたが、注意点もあります。ここでは、3つの注意点についてご紹介します。

1.誤送信をしてしまう可能性がある

メールと異なり簡単に送信できてしまうため、誤送信の可能性は否定できません。ビジネスチャットのシステムにもよりますが、改行しようとしてEnterキーを押すことで送信される場合があります。このようなミスを防ぐには、システムをよく理解して使用することが重要です。

2.情報漏洩の可能性がある

社内への電話を第三者に委託する場合、会社の機密情報が知られる危険性もあります。依頼側の企業は、代行会社へ社内情報を共有しておかないと、電話対応に支障が出る可能性もあるでしょう。しかし、社内情報を共有した場合、オペレーターが誤って情報漏洩してしまうケースがあることに注意しなければなりません。

電話代行サービスと契約する際には、情報管理規程を設けるなど、機密情報の流出を防ぐための徹底した対策をとることが重要です。それでも心配な場合は、口コミ等で電話代行サービスの評価を確認しておくことをおすすめします。

3.連携ミスが起こる可能性もある

電話代行サービスが取り次いだ通話内容は、連携したビジネスチャットやメールを通じて共有される仕組みです。しかし、連携にミスがあった場合、やり取りがスムーズにいかない場合もあります。

熟練のオペレーターが電話対応したとしても、お客様との認識相違が起こる可能性はゼロではありません。そこで、「通話ログ」を提供しているサービスを選ぶことで、認識の相違を解消することをおすすめします。

ビジネスチャットと連携できる電話代行サービスの選び方

ビジネスチャットと連携できる電話代行サービスも様々です。ここでは、より良い電話代行サービスを選ぶコツをご紹介します。

1.料金

電話代行サービスの利用金額は、基本的に毎月受信するコール数で決まります。一般的な相場は、以下の通りです。

• 月50コール以内、月額5,000～10,000円程
• 月100コール以内、月額8,000～15,000円程

いずれも平日や日中のみの金額なので、土日祝日や夜間対応などについては確認してください。自社の月のコール数をもとに、適切なプランを選びましょう。

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2.対応時間

電話代行サービスに依頼したい時間は、企業によって異なります。基本的に平日9～18時の対応は各社行っていますが、24時間、あるいは土日祝日の対応は確認しておかなければなりません。対応時間によって料金も異なるので、自社の業務スタイルを考慮して検討してください。

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3.サービス内容

グローバル対応している企業なら、多言語対応かどうかも確認しておきたいポイントです。今後、海外展開を考えている企業にとっても、視野に入れるべきサービスでしょう。何か国語が必要になるかによっても選ぶべき電話代行サービスが変わるので、よく検討してみることをおすすめします。

4.電話対応の報告方法

電話対応の報告の際には、様々なツールが使われています。ビジネスチャットの他、メールや電話・FAXなどがあります。

通常の業務で利用しているツールと連携可能か確認しておくと良いでしょう。社外からも確認できるツールを選択することで、リアルタイムで用件の確認ができます。

5.対応の品質

業務委託するにあたって、電話対応のクオリティは重要なポイントです。トークスキルはもちろんですが、ビジネス会話やマナーを理解し使用できなければ問題外でしょう。実際の音源や口コミから確認し、信頼できるサービスを選ぶ必要があります。

電話代行サービスは仕事の性質上、高品質のオペレーターを選抜しています。気になるようであれば、導入前に品質のチェックができるサービスを選ぶのがおすすめです。

6.実績や口コミ

電話代行サービスでのオペレーターと顧客とのやり取りは、時として個人情報や取引に関する機密情報に触れる場合もあります。電話対応の品質が悪ければ、そのまま企業のイメージダウンに繋がるケースもあるので、注意が必要です。

そのため、運営会社の口コミの確認が大切になります。どこの企業と契約しているのか、継続年数はどれくらいかなどについては、ぜひチェックしておきたいポイントです。

おすすめのビジネスチャットと連携可能な電話代行サービス7選

ここでは、利便性が高くおすすめのビジネスチャットと、連携可能な電話代行サービスを7つご紹介します。企業によって使いやすいビジネスチャットは異なるので、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。実際に使用しているイメージを行いながら、比較検討してください。

1.Chatwork 電話代行

Chatwork電話代行とは、提携している株式会社うるるの「fondesuk」が電話代行サービスを請け負っています。fondeskのオペレーターが電話の一時対応を行い、利用中のChatwork上に受電内容を通知する形式です。

Chatwork電話代行はシンプルなシステムですので、稼働は平日の9〜18時となります。土日祝日も現段階では運営しておらず、日本語のみの対応です。

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2.Smartdesk

Smartdeskでは、優秀なオペレーターによる電話代行サービスが可能です。平日の9〜19時まで利用できます。通話ログ機能が使えるので、お客様とオペレーターの行き違いを防ぐことができるでしょう。また、シンプルな料金設定なので、受電数に合わせたプランを検討してください。

3.CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービスは、創業22年の実績ある会社です。継続率も99.2％と高く、英語対応プランもあります。対応に自信があるので、全額返金保証付きです。より高品質な対応を求めている方にはおすすめのサービスでしょう。

4.電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社では、業種や対応に合わせたプランが選べます。クレーム対応専門や、コールセンター代行など幅広く対応可能です。オリジナルカリキュラムによる研修と教育を行っており、高品質の電話代行サービスを提供しています。

5.セントラル・アイ株式会社

セントラル・アイ株式会社では、54年の経験から高品質の電話代行サービスを実現しています。日中深夜問わず連絡が繋がるので、安心して依頼できるでしょう。きめ細かい電話対応が口コミで高評価を得ています。

6.株式会社ビジネスアシスト

株式会社ビジネスアシストでは、情報の正確さとクリアな音質で高評価を得ています。他社から移行してくる企業も多く、臨機応変に対応できるクオリティの高さで注目されています。

見積り対応の丁寧さも好評なので、気になる企業は、まず見積り依頼をしてみるのも良いでしょう。

7.Lancers Assistant

大手クラウドソーシングサービス会社ランサーズに、2020年に新設された電話代行サービスです。プロフェッショナルが集まる会社の中でも、電話対応に特化した精鋭でチームを編成しています。対応ツールは順次拡大中なので、問い合わせ時にご確認ください。

電話代行サービスとビジネスチャットを連携して効率の実現へ

今回は、電話代行サービスとビジネスチャットを連携することで、様々なメリットを得られることをお伝えしました。電話対応を業務委託すると、作業に集中ができて効率的です。また、様々な企業が電話代行サービスを提供しており、特徴もそれぞれ異なります。料金は1か月のコール数で変わるので、自社の総受電数を確認し適切なプランを契約しましょう。

今後、電話代行サービスとビジネスチャットを連携させ、企業にとってより効率的な環境を築くことは非常に重要です。テレワーク化も進む現代、多様な働き方を選べるように環境を整えてみてはいかがでしょうか。