電話代行サービスの平均費用の相場は？利用ケース別に目安の料金を解説

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費用を抑えて導入できる電話代行サービスとは？

フリーランス・小規模オフィス・起業家をメインターゲットにしている場合は、比較的リーズナブルな価格で電話代行サービスを利用できます。ターゲット層は資金面で制限があるため、各プランの料金設定が他社よりも安く設定されているからです。

依頼業務やコール数を絞れば、月額1万円以下で利用できます。また、対応時間と依頼業務を限定すると、ランニングコストを抑えられます。深夜や休日も含めた形で依頼すると人件費が多く発生し、月額料金が高くなるからです。

平日のみ電話代行を利用し、費用の高騰を防ぎます。一方、後者は問い合わせ対応・スケジュール案内・会社案内など、基本的な電話応対に委託範囲を限定し、業務効率化とコスト削減の両立を図ります。

予約管理・資料請求受付・商品案内など、専門的な業務はオプション扱いとなっており、追加するほど費用が高騰するからです。新規顧客獲得や売上に直結する業務は社員に任せ、サポート業務を電話代行へ依頼します。

また、無料トライアルが用意されている場合、積極的に活用してください。自社にとって必要なサービスの範囲をコストを掛けずに確かめられます。

電話代行サービスの平均費用算出方法

以下の4項目がコストとして発生します。

• 月額基本料
• 初期費用
• コールオーバー料
• オプション料金

一つひとつ内容をみていきましょう。

月額基本料

人件費と管理費が月額料金の基本構成です。問い合わせ対応・スケジュール案内・メール報告など、各種業務を行うオペレーターへの報酬が人件費に該当します。

基本的にはコール数によって料金プランが設定されており、回数が多くなる程料金も高くなります。

さらに、人件費に加え通信費やサポート代などが上乗せされ、月額料金が設定される形です。サービスによっては、料金プランごとに対応するオペレーターの質を分けている場合もあります。

初期費用

電話代行のサービスを受けるために発生する費用です。契約料・研修費・マニュアル作成費などが主な内訳です。サービスによっては初期費用を無料に設定し、利用へのハードルを下げている会社もあります。

コールオーバー料

選択したプランよりも多くコール回数が発生した場合に掛かる超過料金です。1件あたり100円〜150円が相場の料金ですが、なかには600円以上掛かる場合もあります。

取引先を多く抱え電話対応が頻繁に発生する場合、初めからコール数が多いプランを選択した方が、コストを抑えられます。

オプション料金

システム運用・SNS報告・予約管理機能など、会社の業態に合わせて機能を追加した場合に発生する料金です。オプション内容・料金は各サービスによって異なりますので、導入前に確認してください。

また、電話代行サービスの多くは企業の始業・終業に合わせ、平日の9:00〜18:00に応対時間を設定しています。時間外や長期休暇中の電話応対も依頼する場合、追加料金を支払わないといけません。

電話代行サービスのケース別の料金相場

料金相場はサービスを利用する状況によって異なります。以下3つのケースを例に挙げてみました。

• 平日や日中の電話代行
• 24時間365日対応の電話代行
• ネットショップの電話・受注代行

最もコストを安く抑えられるケースは、平日や日中に電話代行を限定した場合です。コール数の超過やオプション機能を追加しない限り、基本料金以外に費用は発生しません。

また、オンラインショッピングの利用増加で、データ入力・処理をパッケージ化したネットショップ向けの電話・受注代行サービスも増えています。

1：平日や日中の電話代行

商品ニーズの急激な拡大やクレーム対応など、コール数が極端に増える状況で無い限り、選択したプラン以上の料金が掛かるリスクはありません。例えば、週休2日制を採用している企業で、営業日に1日2回以上(月に50件前後)取引先から電話が掛かってくると想定します。

コール数50件と設定しているプランを選ぶと、料金相場は5,500円(税込)〜11,000円(税込)前後です。オプション機能を選ばなければ、追加料金は発生しません。企業によっては設定コール数を減らし、利用料金を安く設定している場合もあります。

2：24時間365日対応の電話代行

不動産・システム・保険など、緊急の問い合わせが多い業種の場合、24時間365日連絡を受付可能な体制を整えておく必要があります。営業時間外に連絡しても対応が望めると顧客側も安心し、リピート率や購入単価向上につながるからです。

コール数100件に設定した24時間365日対応可能な電話代行サービスを利用した場合、44,000円(税込)～75,000円(税込)が大体の相場です。コスト優先の場合は31,900円(税込)で利用できるサービスもありますが、サービスに制限が発生します。

また、コールオーバーした場合も1件あたり200円前後掛かるなど、日中よりも倍以上の単価となるため、注意してください。

3：ネットショップの電話・受注代行

感染症拡大の影響でオンラインショッピングを望む方が増えてきました。ニーズに対応するため電話対応・受注処理・発注入力など、様々な業務をパッケージ化したサービスを提供する電話代行会社が増えています。

例えば、電話対応・メール対応件数が最も少ない30件に設定したプランを選択した場合、料金相場は110,000円(税込)です。

また、ネットショップ専門に電話代行サービスを展開している企業の場合、コール数や休日利用の有無によって、27,500円〜125,400円(税込)と料金相場に大きな幅が生まれます。

電話代行サービスの費用はなぜ違うのか？

不動産や士業など、専門職種に特化したサービスが存在しているからです。コール回数が多く専門的な知識も問われるため、通常の電話代行サービスよりも費用はやや高額に設定されています。

また、電話代行サービスの費用を減らすためには、メール・Webサイト・チャットボットツールの活用が必要です。コール数を減らせれば、月額料金が最も安いプランへ移行できます。

価格差が生じる理由

特定の業種に特化したサービスは対応内容の難易度や頻度も異なり、必要な人材のレベルや量も違ってくるので費用に価格差が生じます。不動産販売・弁護士・会計士など、外出頻度が多く顧客対応に時間が掛かる職種の場合、不在時に電話の問い合わせを受けるケースが珍しくありません。

対応できない場合は、新規顧客獲得のチャンスを逃す形になるため、電話代行を依頼する企業や事務所が増えています。

また、上記職種は専門用語も多く、高品質な電話対応が求められます。知識や実績が豊富なオペレーターにしか務まらないため、通常の料金体系より価格設定はやや高額です。

費用をできる限り抑えるには

メール・Webサイト・チャットボットツールの活用です。取引先との応対をメール中心に移行すれば、電話対応の数は自ずと減ります。内容を文章で伝えられるため口頭よりも理解しやすいだけでなく、複数の方へ同時に情報を発信できるからです。

さらに、互いのやりとりを形として残せますので、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。また、Webサイト上に顧客から高頻度で質問を受ける内容をQ＆A形式で掲載しておくと、問い合わせの電話を減らせます。

併せてチャットボットの活用で問い合わせ対応の自動化を図り、業務負担と電話代行費用の削減が可能です。

費用の安い電話代行サービスを選ぶ6つのポイント

コストパフォーマンスに優れた電話代行サービスを選ぶポイントは、以下の6点です。

• コール数の上限
• 電話対応の品質
• 対応時間
• サービス内容
• 柔軟性
• 報告方法

サービスを比較する際の判断材料としてご活用ください。

コール数の上限

電話代行サービスは1か月間に受けた電話の数によって、月額料金に大きな差が生まれます。最も少ない件数で20件、多いと月間300件まで応対を依頼できます。自社が1か月間のうちどの程度、電話での問い合わせを受けているか把握することが重要です。

また、急激に電話応対の数が増える可能性が少ない場合は、コール数を少なく設定した低コストプランを選択するのも一つの選択肢です。コールオーバー料が発生しても超過数が少なければ、設定コール数が多く料金が高いプランを選択した場合よりコストを抑えられます。

電話対応の品質

オペレーターの質＝自社イメージに直結するため、電話代行会社を選択する上で非常に重要なポイントです。導入企業数が多くサービス継続率が高い場合は、高品質な電話対応を期待できる一つの指標になります。サービスを比較する際にチェックしてください。

さらに、継続年数が長い企業は多くの顧客から信頼される証です。特に初めて電話代行を利用する場合、実績が豊富な会社を選ぶと安心感が増します。また、研修内容や応対事例がサイトに掲載されていると利用後のイメージも具体的に湧くため、不安を軽減できます。

対応時間

平日の日中だけ業務を依頼するのか、深夜・休日も含めてサービスを利用するのか、どちらかを選択してください。休日対応や24時間対応可能なサービスの場合、必然的に料金は高くなります。ポイントはメール対応で補えないかという点です。

普段から取引先とメールでやりとりをしている場合、メールで受け取った方が対応もスムーズに進みます。伝達内容も文章として残るため、口頭による聞き間違いを防げます。

また、日中での業務対応を基本としている場合、取引先から夜間に連絡を受けても対応できるのは翌日になるため、深夜対応を電話代行サービスに依頼するメリットをほとんど得られません。

サービス内容

委託先にどこまでの対応を求めるかを社内で共有してください。求める業務の数が増える程、利用料金は高くなるからです。電話代行会社が基本的に行う業務は、取引先からの問い合わせ対応・会社案内・質問への回答などです。

予約管理や専門的な商品説明はオプション対応となり、別途料金が発生します。自社の人的リソースや予算を把握し、電話代行会社を選定してください。

柔軟性

企業の業種・社風・取引先との関係など、状況に応じた対応が望めるかどうかも重要なポイントの一つです。フレンドリー・ビジネスライク・明るい対応など、自社の要望に応じて対応が望める電話代行会社を選ぶと、企業のイメージアップや顧客との関係強化を実現できます。

導入企業・事例の多さはサービスの柔軟性を示す一つの指標です。導入前にチェックしてください。

報告方法

スピーディーに電話対応後の報告を社内で共有するためには、チャットツールの利用が欠かせません。多人数と素早く情報が共有できるからです。Chatwork・Slack・LINEなどと連携していると、リアルタイムで案件状況や問い合わせ内容を確認できます。

費用が安いおすすめ電話代行サービス6選

以下6種類の電話代行サービスを紹介します。

1. CUBE電話代行センター
2. e秘書
3. Chatwork 電話代行
4. 渋谷オフィス
5. 電話代行サービス株式会社
6. ビジネスアシスト

一つひとつ内容をみていきましょう。

1.CUBE電話代行センター

サービス継続率99.2%を誇る電話代行サービスです。特徴はオペレーターの対応力の高さです。入社後に独自の研修プログラムを1年受講し、言葉遣いやビジネスマナーを習得します。

研修後はスムーズに相手とやりとりができるよう、先輩社員がマンツーマンで指導を行います。対応力が一定の基準に達するまで独り立ちはさせません。どのオペレーターに電話代行を依頼しても、安定した対応が望めます。

また、様々な業種・業態に対応できるようスタンダードな電話代行サービスに加え、受付代行やWEB受注代行サービスも選択できます。

表：シンプル・スタンダードプラン比較(税込価格)

表：オプション各種(税込み価格)

表：WEB受付代行サービスの主な特徴(税込み価格)

▷詳細は公式サイトを参照してください

2.e秘書

大規模コールセンターで得た運営ノウハウを活かした電話代行サービスです。電話応対・情報管理・コンプライアンスなど、様々な面で質の高い教育を受けたオペレーターが多数在籍し、知名度・安定性・信頼性でナンバー1に輝いた実績を誇ります。

また、スタンダードコースやメッセージコースに加え、1日単位で利用可能なスポットコースや24時間対応コースなど、多彩な料金プランが用意されています。

表：スポットコース(税込価格)

表：24時間体制プラン(税込価格)

▷詳細は公式サイトを参照してください

3.Chatwork 電話代行

ビジネス用チャットツールを提供するChatwork社の電話代行サービスです。特徴はシンプルな料金プランです。月100件の電話対応を11,000円(税込)で利用できます。2週間利用できる無料プランも用意されており、コストを掛けずに使い勝手を確認できます。

また、無料でChatworkと連携できる環境が整っており、重要な情報をスピーディーに共有可能です。

表：月額料金(税込)

▷詳細は公式サイトを参照してください

4.渋谷オフィス

25年以上電話代行サービスを専門に扱っており、導入実績は12,000社以上を誇ります。特徴は優れたコストパフォーマンスです。月額9,900円(税込)で利用可能なスタンダードプランの選択で、問い合わせ対応・担当者別スケジュール案内・会社案内など、基本的な電話代行の業務を依頼できます。

初期費用は一切掛かりません。また、オフィスに担当オペレーターが常駐するため、情報漏洩のリスクも最小限に抑えられます。コストに制限があるフリーランス・小規模経営者・個人事業主の方も安心して利用できます。

表：料金プラン比較(税込価格)

▷詳細は公式サイトを参照してください

5.電話代行サービス株式会社

業種別に用意された選択肢の多さが特徴です。不動産・ネットショップ・水道修理など、様々な業態の企業や店舗に特化したサービスが用意されており、自社のニーズに合致したプランが選択できます。

また、オペレーターは電話応対・クレーム対応・コミュニケーションスキルなど、様々な分野の研修を受けており、高品質な電話対応が期待できます。

さらに、会社として臨床心理士・社会福祉士・ビジネスマナー検定など、スキル向上に向けた資格取得支援も積極的に実施しており、オペレーターによる電話対応のバラつきを防いでいます。

表：平日のみ不動産会社向けの料金プラン(税込価格)

表：平日+休日不動産会社向けの料金プラン(税込価格)

▷詳細は公式サイトを参照してください

6.ビジネスアシスト

導入実績8,000社を超える電話代行サービスです。ビジネスアシストの特徴は柔軟性です。フレンドリー・ビジネスライク・フォーマルな対応など、自社の社風に合わせたオペレーションの応対方法を望めます。

企業カラーにマッチした電話応対によって、顧客満足度向上や企業のイメージアップも期待できます。さらに、メール・チャット・SNSを使い分けて電話内容を報告し、スムーズな情報共有へ導きます。

また、料金プランに応じてオペレーターのグレードも分けており、ハイグレードを選んだ場合は厳しい社内基準を通過したオペレーションスタッフが担当するため、安心して応対を任せられます。

表：料金プラン比較(税込価格)

▷詳細は公式サイトを参照してください

電話代行サービスの費用を比較して最適な選択を

今回の記事では以下の4点について解説しました。

• 電話代行サービスの費用算出方法
• 電話代行サービス料金相場
• 安い電話代行サービスを選ぶポイント
• おすすめの電話代行サービス

電話代行サービスの月額料金は、基本料・初期費用・コールオーバー料・オプション料金で構成されており、コール数や対応時間を限定するとコストを削減できます。また、オペレーターの品質＝企業イメージに大きく影響を与えるため、高品質な対応が望める企業を選んでください。

研修体制・導入継続率・導入企業数が、オペレーターの品質の高さを測る一つの指標になります。ただし、初めて電話代行サービスを利用する場合、どの会社のサービスが自社に合っているかわからない場合も多いでしょう。

無駄なコストを掛けずに使い勝手を確かめられるよう、無料トライアルを積極的に活用してください。失敗してもコストロスは発生しません。