個人事業主向け電話代行サービス7選！利用メリットや活用事例を紹介

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個人事業主に人気の電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、個人事業主や企業が電話対応を専門業者に委託できるサービスです。電話代行専門業者のほか、秘書代行業者やコンサルティング会社、コールセンターの運営会社などが、電話代行サービスを提供しています。

一般的な電話代行サービスは、かかってきた電話にオペレーターが対応し、用件をメールやチャットなどで依頼者に報告するものです。

また、受電だけでなく、架電(電話をかけること)や英語での電話対応、緊急時の通話接続、商品の注文受付、電話番号の貸し出しなどを行う場合もあり、業者ごとに多様なサービスが提供されています。

電話代行サービスはこんな個人事業主におすすめ

電話代行サービスの利用をおすすめできる個人事業主の特徴は、次の6つです。

• 外出する予定がよくある方
• プライベートの時間をしっかり確保したい方
• とにかく毎日が忙しい方
• 電話対応に苦手意識を持っている方
• クライアントが電話を好むという方
• 電話対応スタッフを雇う予算がない方

外出する予定がよくある方

外出が多い個人事業主は、電話代行サービスの活用がおすすめです。営業活動などで顧客への訪問が多い人は、電話がかかってきても、なかなか受けることができません。新たなビジネスチャンスを逃したり、緊急時の対応が遅れたりする可能性があります。

電話代行サービスを利用すれば、商談中や移動中にかかってきた電話を取り逃すこともありません。そのため、機会損失やトラブルを防ぐことにつながります。

プライベートの時間をしっかり確保したい方

休日であっても電話がかかってくるなど、仕事とプライベートの時間の切り分けが難しいと悩む個人事業主は少なくありません。電話代行サービスを利用すれば、プライベートの時間をしっかりと確保できます。

休日は電話代行サービスを利用するなどと決めておくと、家族との時間や趣味の時間をゆっくりと取ることができるでしょう。

とにかく毎日が忙しい方

多忙を極める個人事業主も、電話代行サービスの利用がおすすめです。個人事業主は、営業から経理まで、やるべきことが多くあり、仕事を効率的に進めるには自分でやる業務を少しでも減らすことが大切です。

代行サービスに電話対応を委託すれば、自分しかできない重要な業務に注力できるようになります。

電話対応に苦手意識を持っている方

顧客が満足する電話対応を行うには、経験やスキルが必要です。電話対応に不備があると、顧客からの印象が悪くなることもあります。そのため、電話対応に自信がない方や苦手意識を持っている方は、電話代行サービスがおすすめです。

電話代行サービスには、専門的な教育を受けた経験豊富なオペレーターが揃っています。適切な対応で顧客からの電話を受けてくれるでしょう。

クライアントが電話を好むという方

電話でのやりとりを好むクライアントを抱えている方にも、代行サービスはおすすめです。メールやチャットと比べて、電話でのやりとりは時間を取られます。

1日に何度も対応していると、他の業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。代行サービスを利用すれば、オペレーターが対応して用件などを聞いてくれるので、時間を取られることがありません。

▷土日祝も対応可能な電話代行サービス6選！価格やプランの詳細を徹底比較

電話対応スタッフを雇う予算がない方

電話対応にかかる時間の削減には、専任スタッフを雇うのが効率的です。しかし、予算がないという個人事業主の方も多いでしょう。

電話代行サービスは、コール数や対応時間などに応じて月額数千円から利用できます。スタッフを雇う予算がなくても、気軽に活用できるのです。

▷電話代行サービスの平均費用の相場は？利用ケース別に目安の料金を解説

▷格安のおすすめ電話代行サービス・コールセンター代行会社12選

個人事業主向け電話代行サービスの機能

電話代行サービスには、さまざまな機能があります。ここでは、個人事業主向けの機能を5つご紹介します。

• 固定電話の貸し出し
• 通話接続サービス
• 通話録音
• 連絡サービス
• 時間外アナウンス

固定電話番号の貸し出し

電話代行サービスには、固定電話番号の貸し出しを行っている業者もあります。個人事業主の方は携帯電話だけで対応しているケースが多いかもしれませんが、顧客からの信用度を高めるには会社専用の電話番号があった方が良いでしょう。

代行サービスの中には、「050」で始まるIP電話番号、東京の市外局番「03」から始まる固定電話番号が借りられることもあります。回線工事などのコストや時間をかけることなく、会社専用の電話番号が得られるのです。

通話接続サービス

オペレーターが受電した通話を、内線電話のように依頼主に直接つなげるのが、通話接続サービスです。通話接続サービスがあれば、「折り返しの電話ではなく今すぐ話したい」という顧客にもすぐに対応できます。

緊急性の高い連絡や、丁重な対応が必要なクライアントだけを選んでつないでもらうことも可能です。また、クレーム対応を迅速に行えるため、トラブルの発生を未然に防ぐことにもつながります。

通話録音

通話録音は、オペレーターと電話相手の会話の録音を確認できる機能です。電話相手の話のニュアンスや内容とともに、オペレーターの実際の対応を正確に把握できます。

これにより、折り返し電話をした際に適切でスムーズな対応が可能になります。

連絡サービス

電話代行サービスが受電した内容を依頼主へ連絡する際には、電話、メール、チャットツール、Web上の専用管理画面などが使用されます。

外出や商談が頻繁にあるなど、電話に出られないことが多い方は、短時間で通話内容を把握できるメールやチャット、専用管理画面での連絡機能がある代行サービスがおすすめです。

時間外アナウンス

営業時間外に入る電話に対し、対応できない旨を案内し、営業時間内の連絡を促す時間外アナウンス機能を持つ電話代行サービスもあります。アナウンスの内容は、依頼主が決められることも多いです。

自分でアナウンスを吹き込むのに抵抗がある場合は、オペレーターがアナウンスを吹き込んでくれます。

個人事業主が電話代行サービスを導入する5つのメリット

ここからは、個人事業主が電話代行サービスを導入する具体的なメリットを5つご紹介します。

1. 人件費の削減
2. 会社の信頼度向上
3. 電話対応のストレス軽減
4. 業務の時間効率アップ
5. 電話の取りこぼし削減

1.人件費の削減

電話代行サービスを導入した場合のメリットの1つは、人件費が削減できる点です。必要な時間やコール数に応じた依頼ができるため、無駄な費用がかかりません。

電話対応の専任スタッフを雇うよりも代行サービスを利用した方が費用を抑えられるケースが多いので、予算に限りのある個人事業主にとっては大きなメリットになるでしょう。

2.会社の信頼度向上

固定電話番号の貸し出しサービスを利用すれば、すぐに会社専用の電話番号が取得できます。固定電話番号があることは、会社の信頼度の向上のためにはとても重要です。

また、電話代行サービスには、経験豊富でスキルの高いオペレーターが揃っています。顧客からの問い合わせに丁寧に対応してくれるので、会社の印象も良くなるでしょう。

3.電話対応のストレス軽減

電話対応に苦手意識のある場合、1日に何度も電話を受けるのは大きなストレスになります。

また、騒がしい場所や通信環境の悪い場所では、相手の声が聞こえにくく、やり取りにストレスを感じてしまうこともあるでしょう。

これらの電話対応によるストレスも、代行サービスの活用で軽減できます。

4.業務の時間効率アップ

集中力が必要な業務を行っているときでも、電話はかかってきます。電話対応のたびに手を止めていると、業務効率が低下してしまうでしょう。

代行サービスを利用すれば、電話を気にすることなく、業務に必要な時間を確保して集中できます。業務の時間効率のアップや生産性の向上にもつながるのです。

5.電話の取りこぼし削減

商談中や移動中、作業中などで電話に出られないときに重要な問い合わせが来た場合、ビジネスチャンスを逃している可能性があります。また、緊急性の高い連絡に対応できずに、トラブルに発展するリスクもあります。

電話代行サービスを利用すれば、どのタイミングで電話がかかってきても対応が可能です。電話の取りこぼしが削減でき、新規の顧客獲得や得意先との関係構築につながります。

▷電話代行サービスの選び方とは？選定ポイントや注意点を解説

個人事業主向け電話代行サービスの活用事例

次に、個人事業主の電話代行サービスの活用事例をご紹介します。ここでは次の2つのケースについて、導入効果などをみていきましょう。

• ケース1:電話対応にまで手が回らない場合
• ケース2:電話対応に苦手意識のある場合

ケース1:電話対応にまで手が回らない場合

起業直後に比べ受注する仕事が増え、全ての業務を1人でこなすのが難しくなってきたものの、新たに人を雇うほどの資金的な余裕はまだない個人事業主の事例です。

電話代行サービス活用前

受注した業務に忙殺され、電話対応に手が回らなくなっていました。メモを取るのが難しい出先では、電話の内容が正確に把握できず、再度の確認が必要となりさらに業務量が増えていました。

忙しさから約束した折り返しの電話をかけるのを忘れてしまい、顧客を失ったこともあります。時間に関係なくかかってくる電話で、休息や睡眠時間もうまくとれず、体調も悪化していました。

電話代行サービス活用後

外出中には、自分の携帯電話への着信を電話代行サービスに受けてもらい、電話相手の情報や用件はメールで共有してもらいました。いったん調べてから用件について折り返しの電話ができるので、短時間で電話対応が終わり、他の業務に集中できる時間を増やせました。

電話代行サービスの時間外アナウンス機能も活用したことで、営業時間外は電話を受けずに済み、オンとオフのメリハリをつけて働けています。電話対応の負荷が減り、ミスが少なくなったことで顧客からの信頼が増し、売り上げアップにつながりました。

ケース2:電話対応に苦手意識のある場合

これまで電話対応についての専門的な教育を受けたことがなく、ビジネスでの電話対応を苦手としていた個人事業主の事例です。

電話代行サービス活用前

電話対応が苦手なため、焦りからとっさの言葉選びや敬語の使い方を間違え、顧客を怒らせてしまうことがありました。電話が鳴るだけで不安を感じ、ストレスになっていたのです。

顧客にできる限りメールなどで連絡してもらうように依頼しても、電話の方が楽という人が多く、電話業務を減らすことは難しい状況でした。

電話代行サービス活用後

プロのオペレーターに対応を任せることで、敬語や言葉選びの間違いによるトラブルやクレームがなくなりました。

苦手な電話を自分で受けずに済むので、余計な不安やストレスを感じず、他の業務に集中できています。録音された顧客とオペレーターの会話は、仕事の確認や自分の電話対応の改善に役立てています。

個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際のポイント

個人事業主が、電話代行サービスを選ぶ際のポイントを6つご紹介します。具体的には次の点を確認して、比較検討しましょう。

• 導入費用・月額料金
• サービスの対応範囲
• 対応品質
• コール数
• 電話番号貸し出しの有無
• 電話内容の報告手段

導入費用・月額料金

電話代行サービスの導入費用や月額料金は、業者によって異なります。必要とする機能が予算内で提供される電話代行サービスを探しましょう。

個人事業主の場合、スモールスタートした事業が徐々に大規模になっていくことも考えられます。事業が拡大したときに、起業直後に選んだ電話代行サービスの料金が高額になるという事態にならないよう注意しましょう。

事業規模や業務スタイルに合った料金設定のサービスを選択することが重要です。

サービスの対応範囲

契約した電話代行サービスで何ができるのか、対応できるサービスの範囲を踏まえて選ぶことも重要です。

契約の中に必要のないサービスが含まれていると、その分の費用が無駄になってしまいます。必要なサービスだけを過不足なく利用できる電話代行を選びましょう。

対応品質

高品質な電話対応を謳う電話代行サービスは数多くあります。高品質な電話対応をどのような努力で実現しているかを確認すれば、業者の対応品質に対する姿勢が見えてきます。

例えば、教育体制や管理体制について確認することも大事です。

個人事業主にとっては顧客1人1人の重要性が高く、オペレーターの些細なミスが大切な顧客の信頼を失うきっかけになります。

電話対応品質の維持・向上のために具体的な対策を行っている代行サービスを選びましょう。

コール数

電話代行サービスの料金は、コール数(受電した回数)の増加に比例して高額になるプランが多いです。

携帯電話や会社の固定電話にどのくらいの数の電話がかかってきているかは、おおまかな予測ではなく正確に把握した上で、コール数に合ったプランを選びましょう。

セールスなどの不要な電話は、コール数から除外できるプランもあります。

電話番号貸し出しの有無

電話番号の貸し出しサービスの有無も、電話代行を選ぶポイントです。

すべての電話代行サービスが、電話番号の貸し出しを行っているわけではありません。

会社専用の電話番号を取得したい場合などには、事前にサービス内容を確認しておきましょう。

電話内容の報告手段

受けた電話の内容をどのような手段で報告するかは、電話代行業者によって異なります。主な報告手段は、以下のようなものです。

• 電話
• メール
• チャットツール
• 留守番電話への吹き込み
• 専用システム上での通知

業務スタイルや営業日時に合わせて、最適な報告手段に対応しているサービスを選びましょう。

個人事業主が電話代行サービスを利用する際の注意点

電話代行サービスを利用する際には、事前に理解しておくべきことがあります。特に個人事業主が注意すべき点について確認しておきましょう。

対応できる範囲には限界がある

オペレーターが対応できる範囲には限りがあります。電話対応の基本的なスキルはありますが、依頼主の事業について専門的な知識を持っていないからです。

そのため、商品やサービスの問い合わせに対して、自社の従業員と同等の説明や対応は難しいと理解しておきましょう。オペレーターの対応範囲はどこまでか、具体的に確認しておくことが大切です。

コール数の超過には注意しておく

契約したコール数を超えてしまうと、コールオーバーと呼ばれる超過料金が発生します。コール数の超過は、予算をオーバーする原因の1つです。

超過を防ぐには、コール数の実態を契約前に調べておく必要があります。また、コール数を超えた場合にどれだけ追加料金がかかるかなども、あらかじめ確認しておきましょう。

個人事業主におすすめの電話代行サービス7選

個人事業主におすすめの電話代行サービスを、7つ選んでご紹介します。

1. スマイルフォンネット
2. CUBE
3. Business Call
4. SHIBUYA Office
5. Chatwork 電話代行
6. ビジネスアシスト
7. MKサービス

1.スマイルフォンネット

スマイルフォンネットは、電話対応やビジネスマナーの研修会社が運営する電話代行サービスです。申し込みから最短3営業日で利用できます。

間違い電話やセールスの電話など、ビジネスに関係のない電話はコール数としてカウントされないので、無駄な費用がかかりません。

2.CUBE

CUBEは、英語に対応したプランも選べる電話代行サービスです。クレームの1次対応や、内線のように電話をつないでもらえる応答後転送も、基本料金で利用できます。

対応に満足できなかった場合、利用開始から1ヶ月以内なら費用が全額返金される保証制度もあるので安心です。

3.Business Call

Business Callは、大手企業のコールセンター業務を行う会社が運営しており、高品質な電話対応が期待できる電話代行サービスです。土曜日や日曜日、祝日にも電話対応を依頼できます。

受電内容は専用管理画面で確認できるほか、メールやLINE、Chatworkでも通知を受け取れます。「03」や「050」から始まる電話番号の貸し出しも利用できる追加オプションがあります。

4.SHIBUYA Office

SHIBUYA Officeは、12,000社以上の導入実績がある電話代行サービスです。時間外アナウンスや通話録音サービスを使えるだけでなく、求人応募や資料請求、商品受注などの対応にも利用できます。

SlackやLINE、Chatworkなどのツールを使った通話内容の共有が可能です。

5.Chatwork 電話代行

受電報告をChatworkのグループチャットで共有できる電話代行サービスです。グループチャットのメンバー数に上限はなく、スタッフが増えても全員に受電報告ができます。

オペレーターへの転送設定は、ONとOFFの切り替えが自由にでき、必要な時間だけ利用できます。アカウント登録をした当日から利用できるのも魅力です。

6.ビジネスアシスト

ビジネスアシストは、Web制作会社やコンサルティング会社、保険代理店、不動産業などの各専門業や、士業に特化したプランがあります。企業のイメージやカラーに合わせた対応ができる電話代行サービスです。

オペレーターは全員が360時間もの研修を受けた正社員のため、高品質な対応が期待できます。

7.MKサービス

MKサービスは、メールでの受電報告に加え、専用管理画面で電話履歴の確認ができます。Chaworkでの受電報告や、通話中の転送、商品注文の聞き取りも、オプションで対応可能です。

必要な機能だけを組み合わせて使いたい方など、基本プランの内容は最低限でよい方におすすめのサービスとなっています。

個人事業主も電話代行サービスで受電対応を効率化

電話代行サービスの利用は、「電話対応に苦手意識やストレスを感じる」「忙しいけれど人を雇うのは難しい」などの個人事業主の悩みを解決できる手段です。

受電対応を代行サービスに任せれば、負担を軽減しながら効率的に仕事ができます。必要に応じて電話代行サービスを上手に利用し、業務の効率化、生産性の向上につなげましょう。