電話代行サービスはテレワーク推進に最適!導入メリットやおすすめを紹介

最終更新日時:2022/12/20

電話代行・コールセンター委託

近年活発化しているテレワークへの推進。導入を検討している企業も多いですが、課題が残るのも事実です。本記事では、そんな課題を解決できるかもしれない電話代行サービスについてご紹介していきます。導入メリットやおすすめの電話代行サービスをぜひ参考にしてみてください。

テレワークに最適な電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話の一次対応を代行するサービスのことです。テレワークが普及してきている中、電話代行サービスを導入すれば、電話対応のためにわざわざ出社する必要もありません。

テレワーク導入における電話対応の課題を解決できるサービスとして多くの企業がサービスの導入を検討しており、需要を伸ばしつつあります。

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テレワークにおける電話対応の課題

企業のテレワーク化が推進される中で、電話対応における課題は主に4つあります。以下の項目について確認していきましょう。

企業に必須の電話窓口

電話窓口での対応は、どの企業においても欠かせない業務です。新規・既存顧客からの問い合わせや取引先企業からの連絡など、電話窓口で対応すべき内容は少なくありません。

テレワーク化の推進によって電話窓口が設置できなくなると、貴重なビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあります。

代表電話の管理

テレワークの推進によって、代表電話の管理が難しくなるという課題もあります。受電内容や伝言を記録・管理する仕組みやツールがなければ、代表電話としての機能を果たせなくなる可能性も。

代表電話は問い合わせの窓口であり、企業の顔とも言える重要な役割を担っています。そのため、代表電話の管理はテレワークにおける電話対応の大きな課題といえるでしょう。

セキュリティ上の問題

テレワークの推進によって、コワーキングスペースやカフェなどを利用して業務を進める社員もいます。

不特定多数の人が近くにいるような状況下で電話対応を行うと、意図せず情報が漏洩する危険性も否定できません。

セキュリティ上の安全を確保するためにも、セキュリティに配慮した環境で電話対応を行う必要があるのです。

テレワーク中の社員への取次

テレワーク中の社員へ電話の取次を行う場合、他の社員の在宅・外出の予定などを常に把握していなければなりません。

また、取次できなかった場合は、相手の情報や受電内容を正確に報告する必要があります。時間と手間がかかるため、電話対応をする社員の生産性が下がる恐れもあります。

電話代行サービスの選び方とは?選定ポイントや注意点を解説

テレワークで電話代行サービスを導入する5つのメリット

テレワーク中の電話対応に関する課題解決のためには、電話代行サービスの導入がおすすめです。

ここでは、電話代行サービスの導入で得られる5つのメリットを解説します。

1.人件費の削減

新たに電話対応の人員を雇用する場合、毎月の人件費が増える上に、指導・教育を行う側の人件費も発生します。

しかし、電話代行サービスを導入すれば新たな人員を雇用する必要がないので、人件費を抑えながら電話対応についての課題を解決できます。電話対応のプロが対応するため、指導・教育にかかる人件費も不要です。

電話代行サービスの平均費用の相場は?利用ケース別に目安の料金を解説

2.生産性の向上

テレワークになったことで、本来は電話対応の担当ではない社員が対応を行うケースもあります。そのため、電話対応が非効率的になったり、電話対応以外の業務が滞ったりして、業務全体の進捗に影響が出る可能性もあります。

しかし、電話代行サービスを導入すれば、電話対応の必要がなくなるため社員の業務効率が上がり、企業全体としての生産性向上にも期待できます。

3.社員の負担軽減

企業にかかってくる電話の中には、顧客からの電話以外に、セールスや勧誘の電話なども含まれます。電話代行サービスを経由して連絡を受け取ることで、折り返し連絡の要・不要の判断を簡単に行うことが可能です。

また、受電内容を一元管理できるので、必要のない連絡に対応したり、データ管理に時間をかけたりする必要がなく、社員の負担軽減にも繋がりやすくなります。

4.顧客の満足度上昇

電話代行サービスでは、研修を受けたプロフェッショナルなオペレーターが電話対応をします。高品質な電話対応を行うことで、顧客満足度がアップすることも期待できます。

電話窓口は企業の顔とも言える役割を担っているため、オペレーターの丁寧な対応は重要なポイントです。

5.受電漏れの防止

顧客が急ぎの案件を依頼したい場合など、しっかりと対応できる電話窓口があることは重要です。万が一、受電漏れがあると、せっかくのビジネスチャンスを失うことにもなりかねません。

電話代行サービスの導入により、メールやチャットツールなどで即時連絡ができるため、顧客へのスピーディーな対応も可能です。

テレワークで電話代行サービスを導入する際の注意点

電話代行サービスを導入することには多くのメリットがある反面、注意点もあります。ここでは、3つの注意点について解説します。

対応範囲が狭い可能性がある

電話代行サービスの主な役割は、相手の氏名と用件をまとめ、チャットツールなどで担当者へ連絡することです。一次対応としての利点はありますが、社員と同等レベルの知識を持って顧客対応するのは難しいでしょう。

そのため、企業のサービスや技術情報などに関する問い合わせは、基本的に担当の社員へ申し送り、社員からの折り返し連絡が必要になります。

対応品質にばらつきが生じる可能性がある

電話代行サービスには複数の種類があるので選ぶサービスによっては、電話対応の品質にばらつきが出てくる可能性もあります。

ただし、基本的に電話対応を行うオペレーターは徹底した研修を受けたプロフェッショナルばかりです。実際に電話代行サービスを導入するにあたり、電話対応の品質をしっかりと調べておくことで、リスクを回避できます。

場合によっては無料のトライアルプランを提供する電話代行サービスの会社もあるため、試しに利用してみて、対応品質等の良し悪しを判断するのがおすすめです。

コストが増えてしまう可能性がある

電話代行サービスの多くは、月額料金に対して電話対応の回数が規定されています。

例えば、電話対応100件分で月額10,000円のサービスの場合、101件目から追加料金が発生することになります。そのため、電話対応の回数が多いと、コストが増える可能性もあります。

電話代行サービスによりますが、追加料金は1件あたり数百円の傾向です。そのため、人件費を考慮すると一概に高いとは言い切れません。

電話代行サービスの選び方・選定ポイント4つ

電話代行サービスを実際に選ぶときは、どのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。以下4つの項目で、電話代行サービスを選ぶポイントを紹介します。

料金プラン

電話代行サービスの料金プランは、サービスを提供している会社によって異なります。そのため、企業のニーズや予算に合った料金プランを選ばなければなりません。

一般的に、電話代行サービスの料金プランは月額料金制で、ひと月あたりに電話対応できる件数が規定されています。

例えば、ひと月の対応回数が90件程度の場合、200件/月の電話対応が可能なプランに申し込むのはおすすめできません。未対応となる110件分が返金されるわけではないからです。

一ヶ月あたりの受電回数に見合った料金プランを選択することが大切です。

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サービスの品質

基本的な電話対応は一定レベルの品質が保たれている傾向があるものの、会社ごとにサービス品質に違いがある場合もあります。

実際に利用している口コミなどをチェックして、サービス品質を把握しておきましょう。

品質が低いと電話対応をアウトソースする意味がなくなってしまい、余計な費用がかかってしまいます。

サービスの対応時間

電話代行サービスの対応時間は、各社が提供するプランごとに異なるので注意が必要です。

平日に利用できるプランが一般的ですが、土日祝日や深夜対応を行っているプランもあります。

ただし、土日祝や深夜対応のプランは、平日のプランよりも料金設定がやや高めとなる傾向があります。

自社の営業時間に沿ったプランというポイントだけでなく、利用料金も考慮することでコスト面のバランスが取れます。

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電話対応の報告方法

電話対応後は、電話代行サービスから相手の氏名や所属、要件などが報告されます。

その際の報告方法は、チャットツールやメール、電話など様々です。例えば、チャットツールなら複数の社員で簡単に情報共有できるため、折り返し対応もスムーズにできます。

自社のニーズに即した連絡ツールが使えるかという点も、電話代行サービスを導入する際に確認しておきましょう。

テレワークでおすすめの電話代行サービス7選

ここからは、テレワークでおすすめの電話代行サービスを7つご紹介します。料金プランや特徴などを詳しく解説しますので、電話代行サービスの導入の参考にしてみてください。

1.渋谷オフィス

渋谷オフィスの特徴は、月額3,000円の「スタート」プランから月額25,000円の「エグゼクティブ」プランまで、グレードの異なる5つの料金プランを選べることです。6ヵ月以上の研修を積んだ電話業務のエキスパートが対応するため、高品質な電話代行サービスの導入を検討している場合でも安心です。

提供元渋谷オフィス Jyovial, co,ltd.
料金プラン

  • スタート:3,300円(税込)/月
  • エコノミー:5,500円(税込)/月
  • スタンダード:9,900円(税込)/月
  • ビジネス:16,500円(税込)/月
  • エグゼクティブ:27,500円(税込)/月
対応可能時間月~金 9:00~18:00
連絡対応ツール

  • メール
  • 電話
  • チャットツール(Slack、Chatwork、LINE)
機能・特徴

  • 着信コール数に応じてプランを選べる
  • 初期費用、補償金が無料
URLサービスの詳細はこちら

2.e秘書

e秘書は、コールセンターの運営実績がある株式会社ベルシステム24の電話代行サービスで、歯科医院や弁護士向けの専門的なプランもあることが特徴です。また、通常の月額コースの他に1日のみの利用ができるスポットコースもあります。

提供元株式会社ベルシステム24ホールディングス
料金プラン

  • スタンダードコース:11,000円(税込)~/月
  • メッセージコース:16,500円(税込)~/月
  • エグゼクティブコース:24,200円(税込)~/月
  • スポットコース:11,000円(税込)~/日
対応可能時間■全日9:00~18:00※最長21:00まで対応でき、1時間ごとに指定可能■24時間対応※24時間対応コースを選んだ場合
連絡対応ツールメール
機能・特徴

  • 月額プランの他に、1日から利用可能なスポットコースがある
  • 歯科医院向けプランや、弁護士・法律事務所などの専門職向けプランにも対応
URLサービスの詳細はこちら

3.Chatwork電話代行

Chatwork電話代行の特徴は、ビジネスチャットツールであるChatworkを受電報告で利用することです。報告内容を複数人で共有できるため、折り返し連絡の要・不要を簡単に確認できる点は大きなメリットと言えるでしょう。月額基本料金も11,000円(税込)~と比較的リーズナブルで、コストを抑えたい場合もおすすめです。

提供元Chatwork株式会社
料金プラン■月額11,000円(税込)~※月100件までの電話対応分含む101件目以降は1件につき220円(税込)
対応可能時間平日9:00~19:00
連絡対応ツールChatwork(グループチャット)
機能・特徴

  • Chatworkを使って、受電履歴を報告
  • 14日間の無料トライアル有
URLサービスの詳細はこちら

4.セントラル・アイ

セントラル・アイの特徴は、月額9,350円(税込)から利用できる基本料金プランと、オプションサービスを自由に組み合わせられる点です。また、コールセンター向けの電話代行など、サービス内容も豊富です。

提供元セントラル・アイ株式会社
料金プラン■基本料金プラン:9,350円(税込)~※月100件までの電話対応分含む101件目以降は、1件につき150円■オプションサービス-メール連絡:1,650円(税込)~ 等
対応可能時間■全日9:00~18:00※最長21:00まで対応でき、1時間ごとに指定可能■時間外17:00~翌9:00/24時間 等
連絡対応ツール

  • メール
  • 電話
  • FAX
機能・特徴

  • 基本料金プランに対し、オプションサービスを自由に組み合わせられる
  • 葬儀社電話代行や、法律事務所・弁護士事務所など専門的なプランも用意
URLサービスの詳細はこちら

5.ビジネスアシスト

ビジネスアシストの特徴は、3つの基本プランに加えて、弁護士・法律事務所向けなど専門プランも充実していることです。また、1日の業務終了後に提出される「日次レポート」で、当日の電話内容を一覧で確認できるメリットもあります。

提供元株式会社ビジネスアシスト
料金プラン

  • ライト:22,000円(税込)/月
  • スタンダード:33,000円(税込)/月
  • ハイグレード:66,000円(税込)/月
対応可能時間平日9:00~18:00
連絡対応ツール■Eメール

※希望ツールでの報告も可能

機能・特徴

  • 3つの基本プランに加えて、弁護士・法律事務所専用プラン、保険代理店専用プランなども選べる
  • 1日3回まで、ホットラインで電話の内容を確認できる
URLサービスの詳細はこちら

6.ウケTEL

ウケTELは、基本料金が月額11,000円(税込)〜で、希望の連絡ツールを選べるのが特徴です。最短3日で電話代行サービスを導入することも可能で、新規事業を展開する場合も手軽に利用できます。

提供元ビートレード・パートナーズ株式会社
料金プラン■月額11,000円(税込)~※月100件までの電話対応分含む101件目以降は1件につき220円(税込)
対応可能時間平日9:30~19:00
連絡対応ツール

  • Eメール
  • ビジネスチャット(Teams、Slack、Chatworkなど)
機能・特徴

  • 希望の連絡ツールで受電報告を受けられる
  • 平日9:30~19:00の時間帯であれば、転送設定を自由にできる
URLサービスの詳細はこちら

7.BELLQuick24 LCC

30年以上の実績を持つBELLQuick24 LCCの特徴は、一時受付パッケージプランなどに加えて、多言語プランにも対応していることです。希望があれば大規模コールセンターも構えられ、クライアントへの対応品質の最大化を目指せます。

提供元株式会社ベルシステム24
料金プラン

  • 一時受付パッケージプラン:74,000円~
  • コールセンター専任業務:1席 300,000円~(スペース、人件費込み)
対応可能時間24時間
連絡対応ツール要問い合わせ
機能・特徴

  • スタンダードなプランの他に、英語や中国語に対応した多言語プランなども選べる
  • 1席から数百席規模まで、ニーズに応じてコールセンター設計ができる
URLサービスの詳細はこちら

電話代行サービスを導入して安心のテレワーク環境を

電話代行サービスを導入することで、テレワーク環境下における企業の電話対応の課題解決が見込めます。また、人件費の削減や顧客満足度の向上など、多くのメリットも期待できるでしょう。

料金プランや対応時間、特徴などは電話代行サービスを提供している会社ごとに異なるため、サービス詳細をしっかりとチェックした上で導入することが大切です。電話代行サービスを導入して、より快適なテレワーク環境を作ってみてはいかがでしょうか。

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