土日祝も対応可能な電話代行サービス7選！価格やプランの詳細を徹底比較

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電話代行サービスの選び方3つのポイント

BPOの一つとして電話代行サービスを検討している方に向けて、サービスのメリットや選び方についてご紹介しています。いますぐ始めたい、まずは試してみたいという方のために3つのポイントし絞ってご説明しています。

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土日祝も対応可能な電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、依頼者(依頼した企業)にかかってきた電話を、一次対応としてオペレーターが代わりに受電するサービスです。

電話代行サービスは多くの企業が提供しており、さまざまなプランがあります。ここでは、土日祝も対応可能な電話代行サービスについてお伝えしていきます。

土日祝の依頼も可能

電話代行サービスの対応可能な時間帯は、提供会社によって異なります。

電話代行サービスによっては、平日だけでなく、土日や祝日の依頼も可能です。中には、24時間365日対応が可能なサービスもあります。

自社の営業日時、従業員の出勤状況などに合わせて利用できるのが、電話代行サービスの大きなメリットです。

土日祝だけの依頼も可能

企業によっては平日の営業時間は電話対応ができても、土日祝は対応ができないというケースもあるはずです。そのような場合には、土日や祝日だけ電話代行サービスを利用することもできます。

電話代行サービスには、1日だけ依頼できたり、対応時間を30分単位で設定できたりするプランもあります。土日祝だけの依頼はもちろん、「日曜日の午後だけ」「祝日だけ」など、どうしても人材が確保できない時間だけの利用も可能です。

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土日祝の電話対応における3つの課題

自社で土日祝の電話対応を行う場合、どのような課題が考えられるのでしょうか。3つの課題をピックアップしてご紹介します。

人件費がかかってしまう

まずはコスト面での課題が挙げられます。休日の電話対応のためにスタッフを雇用すると、人件費が発生します。また、交代制で社員に対応をさせると、休日出勤の手当が必要です。

これらの人件費をかけてまで土日祝の電話対応が必要かどうかは、費用対効果の観点から考えなくてはならないでしょう。

従業員に負担がかかる

電話対応のための休日出勤は、従業員に大きな負担になります。

交代制で代休が取れたとしても、家族や友人たちとの予定が組みづらくなるなど、不満を募らせる従業員が出てくるかもしれません。

また、休日出勤が必要な企業は、企業選びの際に求職者に敬遠される可能性もあります。つまり、採用活動に影響が出ることも考えられるのです。

業務の効率が低下してしまう

土日祝に電話対応をしても、それらがすべて利益につながるわけではありません。電話の中には、理不尽なクレームや営業電話なども多くあります。

これらの対応に時間を取られてしまうと、本来の業務に遅れが出てしまうのです。そして結果的に、会社全体の業務効率が低下する可能性があります。

土日祝に電話代行サービスを利用する4つのメリット

自社ではまかないきれない土日祝の電話対応を、電話代行サービスに依頼するという方法もあります。ここでは、代行業者を活用するメリットを4つ解説していきましょう。

1.受電漏れの防止

電話代行サービスを利用して、土日祝の受電漏れを防止できればビジネスチャンスを取りこぼすことがありません。

見込み顧客からの問い合わせや商談のアポイントメントなどの重要な電話が、土日祝にかかってくる可能性も十分にあります。これらに対応できないと、大きな機会損失につながることがあるのです。

電話代行サービスは、受電をした時点で情報を共有してくれるため、連絡を受けた時点で対応することも可能です。休業日であっても、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。

2.緊急事態にも対応できる

土日祝に意外と多いのが、緊急性の高い連絡です。対応が遅れることで大きな損害を被る可能性があります。

例えば、メーカーであれば製品や設備の不具合に対応するために点検をしたり、部品を交換する必要があります。IT業界であればシステム障害などに対して即座に対応しなければ、影響範囲が広がり損害が拡大するかもしれません。

会社が休業日でも、電話代行サービスを利用することで、緊急事態に対応することが可能です。また提供会社によっては、緊急事態に現場へ直行し、初期対応を行ってくれるサービスもあります。

3.顧客満足度が上がり企業のイメージもアップ

土日祝も電話対応を行うことで、顧客満足度の向上が期待できます。平日の営業時間しか対応をしていないと、休日や仕事終わりに連絡をしようと考えている顧客の電話を受けることができません。

連絡したい時間に連絡がつかないというのは、大きなストレスになり、顧客満足度を低下させます。休日も電話対応すれば顧客満足度が上がり、結果的に企業のイメージアップにもつながるのです。

4.コスト削減

電話対応は企業のイメージに直結するため、研修や教育が必要です。しかし、適切な電話の取次やクレーム対応ができる人材の育成には、時間がかかります。

電話代行サービスを利用すれば、スキルが高いオペレーターが電話対応をしてくれます。そのため、従業員の研修や教育にかかるコストが削減できるのです。

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土日祝に電話代行サービスを利用する3つのデメリット

電話代行サービスを利用する際には、デメリットも把握しておかなければいけません。ここでは、3つのデメリットをご紹介します。

1.従業員よりも柔軟な対応ができない可能性がある

電話代行サービスのオペレーターは、従業員と同じ知識レベルではありません。そのため、柔軟な対応が難しいケースもあります。

オペレーターには、最低限必要な知識などが事前に共有されていますが、専門的な知識を持っているわけではありません。あくまでマニュアルに沿った対応になるため、トラブルや緊急時の対応は、社員が行う必要があります。

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2.プランによってコストがかさむ可能性がある

電話代行サービスは、プランやオプションなどによってコストがかさむ可能性があるので注意が必要です。

料金プランは、対応時間・内容・受信コール数・契約期間などで異なります。サービスの導入前に、必要な費用を計算して把握しておきましょう。

▷電話代行サービスの平均費用の相場は？利用ケース別に目安の料金を解説

3.社内の情報が漏れてしまう可能性がある

社内の情報が漏れてしまう可能性があることもデメリットの1つです。電話対応の内容によっては、商品やサービスの情報、顧客情報などをオペレーターに共有しておく必要があります。

コンプライアンスに関する研修はどのオペレーターにも徹底されていますが、思わぬミスから情報が漏洩するリスクもあるのです。

サービス導入前に、オペレーターの研修制度やコンプライアンス違反に関する規則を確認し、自社でできる対応策を考えておきましょう。

土日祝も対応可能なおすすめの電話代行サービス7選

最後に、土日祝も対応可能な電話代行サービスを7つご紹介します。

IVRy

IVRyは、株式会社IVRyが提供するAI電話代行サービスです。オペレーターは人ではなくAIが担当するため、利用料金が比較的安く、24時間365日対応可能です。

AIオペレーターがヒアリングした内容は自動で要約され、ビジネスチャットで通知されます。対応シナリオも柔軟に設定できることから、顧客満足度においても高い評価を得ています。

BusinessCall(ビジネスコール)

ビジネスコールは、大企業のコールセンターなども運営するウィズ・プランナーズ株式会社が提供するサービスです。

オペレーターの派遣ではなく、かかってきた電話を転送し、対応するシステムを採用しています。オペレーターの質には定評があり、ビジネスマナーや個人情報の取り扱いなど、徹底した教育を行っていることが特徴です。

テルリンク

テルリンクは、低価格・高品質のサービスが特徴です。無料期間が1ヶ月設定されており、初期費用も無料なため、初めて電話代行サービスを利用する企業にも適しています。

また、月単位ではなく1日だけの利用も可能なので、さまざまなケースで依頼できる点も魅力の一つです。

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、夜間休日電話代行で30年の実績を誇ります。オーダーメイド対応が特徴で、業界や目的に合った料金プランの組み合わせが可能です。

オペレーターはチーム制を導入し、常に品質向上に向けた取り組みを行っています。

e秘書

e秘書は、大手コールセンターなどを運営する株式会社ベルシステム24ホールディングスが提供するサービスです。

オペレーターの質の高さには定評があり、教育プログラムだけではなく、情報セキュリティやコンプライアンスの研修が徹底して行われています。

オフィスジャパン

オフィスジャパンは、サービス開始から30年以上、導入実績18,000社以上を誇る電話代行サービスです。

各地に営業所を展開しており、全国47都道府県に対応しています。問い合わせ対応や事務局などの小規模なものから、商品受注や予約の受付などの大規模なものまで、さまざまな用途で利用できます。

アフターコールナビ

アフターコールナビは、全プランで365日対応を実現したコストパフォーマンスの高いサービスです。

契約価格の維持を大原則とし、価格変更は新規契約分からのみという良心的な価格設定を行っています。クレーム電話専用の「クレーム電話対応プラン」なども提供しているのが特徴です。

土日祝も電話代行サービスを利用して業務効率化の実現へ

土日祝の電話対応は、顧客満足度の向上や受電漏れの防止などのメリットがあります。しかし、自社で対応するには人件費の増加や従業員に負担がかかるなどの課題が多く、容易ではありません。

本記事で紹介したように、電話代行サービスを利用すれば、これらの課題をクリアできる可能性があります。土日祝も対応可能なサービスを導入して、コスト削減や業務の効率化を実現させましょう。