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シェアオフィスとは？特徴や利用するメリット・コワーキングスペースとの違い
働き方の多様化に伴い需要が拡大している、「シェアオフィス」。都市部を中心に続々と設置されていますが、シェアオフィスとはそもそもどのようなオフィス形態なのでしょうか。シェアオフィスとは何か、コワーキングスペースとの違いや利用するメリットを解説します。
目次
シェアオフィスとは？特徴は？
シェアオフィスとは、複数の企業および個人が、ひとつのオフィススペースを分割して、それぞれが必要なスペースのみを利用できるオフィス形態です。
シェアオフィスには、作業デスクやインターネット回線、電話回線などの仕事をするうえで必要な設備が整っており、複合機などのOA機器は入居する企業で設備を共有しながら利用できることから、オフィスコストを削減できる点が大きな特徴です。
近年シェアリングサービスに注目が集まっていますが、シェアオフィスは、特にリモートワークの普及を機に需要が高まりました。会社に出社する必要がなくなったことにより、オフィス費用削減を目的にシェアオフィスを活用する企業や、会社や自宅以外の場所で仕事をしたい個人など、幅広い人から活用されています。
シェアオフィスと似たオフィスとの違いとは
近年はオフィス形態が多様化しており、シェアオフィスのほかにも以下のようなオフィスがあります。
- コワーキングスペース
- サテライトオフィス
- バーチャルオフィス
いずれもシェアオフィスと混同されやすいオフィス形態ですが、それぞれ違いがあります。違いを詳しく説明します。
コワーキングスペース
コアワーキングスペースは、職種や業種など関係なく、誰でも利用できるワークスペースです。シェアオフィスと同様に、複数の人がワークスペースを共有するオフィス形態となります。
シェアオフィスとコワーキングスペースは混同されやすいですが、違いは利用目的にあります。シェアオフィスは、仕事スペースの確保やオフィスの維持費用削減が大きな目的です。利用の際には利用契約を結んだうえで、出入りを自社の社員に限定できる専有スペースを設けることが可能です。
一方、コワーキングスペースは、利用者同士のコミュニケーションが主な目的とされています。事前の利用登録が必要となるケースがほとんどですが、ワークスペース内は、フリーアドレス制が多く、気軽に利用できる点が特徴です。学生やフリーランスの方も活用しており、利用者同士のコミュニケーションで新たなビジネスチャンスが生まれることが期待されています。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは、本社とは離れた土地に設置された小規模オフィスを指します。支社や支局とも似ていますが、あくまでも、従業員のワークスペースとして設置されるものであり、サテライトオフィス自体に組織機能はありません。
たとえば「都心の本社に所属しているけれど地方に住みたい」という従業員がいた場合、都心から離れた場所にサテライトオフィスがあることで通勤の負担を減らせるでしょう。また、出張拠点やリスク分散としての役割も果たします。
シェアオフィスとの違いは、サテライトオフィスは自社の従業員が利用するために設置されますが、シェアオフィスは不特定多数の企業が利用することが想定されています。またサテライトオフィスは別の場所に本拠地を構えたうえで設置されるのに対し、シェアオフィスは会社の本拠地となりうる点も大きな違いです。
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バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、名前のとおり、仮想のオフィスです。物理的なオフィス空間があるわけではなく、住所や電話番号を貸し出すサービスを指します。特に、法人登記のための住所が必要な場合や、自宅住所を公開したくない場合などに使用されています。
バーチャルオフィスでは、住所や電話番号の貸出し以外にも、以下のようなサービスが提供されています。
- 電話転送サービス
- 郵便物の受け取り、転送サービス
- 法人登記代行
- 貸会議室
空間を利用するためのサービスではないため、開業の際のコストも大幅に抑えることができるのが特徴です。
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レンタルオフィス
レンタルオフィスとは、専用オフィスとして、主に個室を一定期間利用できるサービスです。一般的には、デスク、椅子、インターネット接続、電話、ファクスなどの基本的なオフィス設備が揃っており、会議室や共有スペース、キッチンなども共用で利用できる場合があります。
フリーアドレス制のシェアオフィスと比べると、作業スペースが個室となることから、より機密情報を守りやすいオフィス形態といえるでしょう。
レンタルオフィスは、特に税理士や宅地建物取引業など、開業のために専用の個室スペースを必要とする人におすすめです。しかしながら個室を確保出来る分、利用料金も高くなる傾向にあります。
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シェアオフィスを利用するメリット
シェアオフィスには以下の4つのメリットがあります。
- 賃貸オフィス契約にかかる費用を削減できる
- オフィス規模の拡大・縮小が容易にできる
- 好立地にオフィスを構えられる
- 他社との交流を図れる
それぞれ詳しく説明します。
賃貸オフィス契約にかかる費用を削減できる
シェアオフィスの大きなメリットは、賃貸オフィス契約にかかる費用を削減できる点です。
シェアオフィスは一つの大きなオフィススペースを、企業や個人など、入居者ごとにエリアを区切って利用するため、月々の利用料金を安く抑えられる傾向にあります。敷金や礼金も安価、もしくは無料であることが多いため、一般的なオフィスを契約するよりも費用を大幅に削減できるでしょう。
削減できるのは契約費用だけではありません。シェアオフィスでは、デスクやイス、OA機器、インターネット回線なども利用できるため、オフィスの運営費用が抑えられるほか、なかには共有のキッチンやフリードリンクコーナーが設置されているオフィスもあります。
オフィス規模の拡大・縮小が容易にできる
シェアオフィスを利用することで、会社の状況に応じてオフィスの規模を簡単に拡大・縮小できます。なぜなら、シェアオフィスは短期間での利用が可能であるからです。
一般的に賃貸オフィス契約では、「賃貸借契約」を結びます。一般的な契約期間は2〜3年ほどであり、長期的な利用が想定されています。一方シェアオフィスでは、賃貸借契約ではなく「サービス利用契約」を結ぶ場合が多く、利用期間も1ヶ月～数ヶ月での契約が可能です。
短期契約が可能なシェアオフィスであれば、従業員の増減や事業規模の拡大縮小が発生した際にも柔軟な対応が可能になります。
好立地にオフィスを構えられる
好立地にオフィスを構えられる点もシェアオフィスのメリットです。ビジネスに便利な一等地は競争率が高く、賃料相場も高い傾向にあります。しかしシェアオフィスの場合、好立地な場所であっても、賃貸オフィスより安く利用できます。
好立地にオフィスがあると、業務面でもさまざまなメリットが得られます。たとえば駅に近いオフィスであれば、従業員や顧客のアクセスが楽になるでしょう。また頻繁に出向く取引先や施設などが近くにあることで、業務の効率化にもつながります。
他社との交流を図れる
シェアオフィスを利用することで、他社との交流も図れるでしょう。シェアオフィスには、専有スペースのほか、フリーアドレス制のスペースが設けられており、自社社員以外の多くのビジネスパーソンが利用しています。他社との交流は、自社にない視点や知見を得られる機会であり、良い刺激になります。
また他社との交流を通じ、新たな顧客に出会ったり、協働できるビジネスパートナーに出会う可能性があります。新たなビジネスチャンスの創出にもつながるでしょう。
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シェアオフィスを利用するデメリット
シェアオフィスには、2つのデメリットがあります。
- 周囲の雑音・騒音が気になる
- 情報の取扱いに注意が必要
一般的な賃貸オフィスとは使用感が異なるため、事前に注意が必要です。
周囲の雑音・騒音が気になる
シェアオフィスでは、周囲の雑音や騒音が気になる場合があります。特にフリーアドレススペースを利用する場合には、当然、周りを自社以外の人が行き交うことになるため、話し声や作業音が気になって集中できないこともあるでしょう。
周囲の雑音があまりにもうるさいと、集中力が削がれ、生産性の低下にもつながってしまいます。雑音が気になる場合は、個室利用が可能なオフィスを選択するのがおすすめです。
情報の取扱いに注意が必要
シェアオフィスを利用する際には、情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。不特定多数の人が利用する場での仕事は、情報漏えいのリスクが高まるためです。電話でのやりとりを聞かれないよう通話はフォンブースなどの個室で行う、パソコン画面が見られないよう離席の際は画面を閉じるなど、対策を講じましょう。
またシェアオフィスではインターネット回線も共有しています。インターネット回線のセキュリティが低ければ、そこから情報が盗まれる可能性もあるため、利用するシェアオフィスのセキュリティ状況を事前に確認する必要があります。
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シェアオフィスの選び方
シェアオフィスの需要が高まり、さまざまなシェアオフィスが登場しています。そのため、どのシェアオフィスを利用すればいいか迷っている人もいるのではないでしょうか。
シェアオフィスを利用する際は、次の5つのポイントに着目しながら選ぶとよいでしょう。
- 立地で選ぶ
- サービス・設備で選ぶ
- 利用料金で選ぶ
- 個室の有無・オフィスの広さで選ぶ
- セキュリティレベルで選ぶ
それぞれ詳しく解説します。
立地で選ぶ
ビジネスにおいて、オフィスの立地は重要なポイントです。従業員の通勤がしやすい場所、取引先や普段利用する銀行が近い場所などを基準に選ぶとよいでしょう。たとえば駅から遠いオフィスよりは、駅から近いオフィスのほうが利便性が高まります。従業員だけでなく、取引先の企業にとっても行き来がしやすく、円滑に仕事ができるでしょう。
またどこにオフィスを構えるかで、自社のブランディングにも影響します。都心の一等地をオフィスとして設定できると、取引先や世間に対して、信頼感や好印象を与えられる効果も期待できます。
サービス・設備で選ぶ
シェアオフィスはワークスペースだけでなく、さまざまなサービスや設備が用意されています。たとえば以下のようなものがあります。
- 有人受付
- 電話対応
- 会議スペース
- ドリンクサービス
- インターネット回線
- 住所登録
- 法人登記
- 郵便物の受け取り
特に企業単位で利用する場合には、以上のようなサービスがあることで、来客対応や社内会議なども問題なく行うことができます。一方で、サービスが充実しているシェアオフィスは利用料金も高くなる傾向にあります。自社が必要とするサービスや設備を整理したうえで、比較検討すると良いでしょう。
利用料金で選ぶ
シェアオフィスの料金体系には次の2種類があります。
- 月額制
- ドロップイン
月額制の場合は月々定額の料金を払うことで、オフィスを自由に利用できます。
相場は、個人もしくは小規模利用であれば数千円から数万円で利用できるほか、専有スペースの有無や広さ、利用人数などによっては、百万円を超えることもあるなど、利用の仕方によって大きく変わります。ただし、いずれも賃貸オフィスを契約するより安い傾向にあるといえるでしょう。一方ドロップインは、「1時間〇円」「1日〇円」など単発で利用できますが、月額制と比較すると割高です。
たとえば、シェアオフィスに常駐することを想定するならば月額制での利用、ミーティング時だけ個室を利用したいのならばドロップインでの利用など、自社の用途に応じた料金体系を選びましょう。
個室の有無・オフィスの広さで選ぶ
個室の有無やオフィスの広さも、シェアオフィス選びのポイントです。シェアオフィスにはさまざまな種類があり、なかにはフリーアドレス制のワークスペースしかない、会議室がないというシェアオフィスもあります。
社内会議や顧客対応を想定している場合には個室があるシェアオフィスを、大人数での活用を想定している場合は広いオフィスを選ぶなど、自社に最適なオフィスを探しましょう。
セキュリティレベルで選ぶ
不特定多数の人が利用できるシェアオフィスだからこそ、セキュリティの高さは重要なポイントです。たとえば、個室利用ができるか、インターネットのセキュリティが強固であるか、入退室時のセキュリティチェックがあるかなどを確かめると良いでしょう。
安心して仕事ができるよう、シェアオフィスのセキュリティレベルを事前に確認する必要があります。また利用者個人でも、機密情報が流出しないよう細心の注意を払いましょう。
シェアオフィスの用途・利用に向いている人
シェアオフィスは誰でも利用することができますが、特に以下の人に向いています。
- スタートアップ企業・ベンチャー企業
- コンサルタント
- カウンセラー
- Webデザイナー・ライター
- 個人事業主・フリーランス
- 企業に属する従業員
それぞれの理由を解説します。
スタートアップ企業・ベンチャー企業
オフィスの敷金は、住居に比べ非常に高く、賃料の6ヶ月から12ヶ月分が相場と言われています。
そのため、新たにオフィスを構えようとすると、内装費用や設備費用などを含めて、多額の初期費用がかかることになるのです。しかし、起業して間もないスタートアップ企業やベンチャー企業の場合、できるだけコストを抑えたいものです。
初期投資が抑えられるシェアオフィスを利用することで、なるべく手元に事業資金を残し、スムーズに事業を展開できます。このような理由から、シェアオフィスはスタートアップ企業やベンチャー企業から人気を得ています。
最近はおしゃれな内装のシェアオフィスも登場しています。快適な環境下で業務ができる点は、採用時のPRにもなり得る要素です。また他社との交流もできるため、ビジネスチャンス拡大の機会も得られるでしょう。スタートアップ企業やベンチャー企業にとって、シェアオフィスの利用にはさまざまなメリットがあるのです。
コンサルタント
コンサルタントもシェアオフィスの利用をおすすめしたい職業です。対面だけでなくオンラインでの仕事が可能となった昨今、コンサルタントは自宅でも行えるようになりました。しかしながら、自社HPや名刺にオフィスの所在地を明記する際、都心の一等など良い立地であるほうが、顧客からの信頼を得やすくなる効果があります。
またコンサルタントは企業や個人事業に対しての課題解決を図る仕事です。シェアオフィスでは、さまざまな業種や職種の企業やフリーランスが仕事をしているため、そこでの出会いから仕事につながる可能性もあるでしょう。
カウンセラー
カウンセラーは個人宅で開業できますが、カウンセリングを行う際にはクライアントのプライバシーが確保でき、リラックスして話せる個室が必要です。自宅でカウンセリングルームが確保できない、個人宅でのカウンセリングに抵抗があるクライアントがいるという場合は、個室利用ができるシェアオフィスを利用することで、カウンセリング場所を確保できます。
常時カウンセリングを行うわけではない場合でも、デスクワークはフリースペースで行い、カウンセリングは個室で行うというように、仕事場所を使い分けることもできます。
Webデザイナー・ライター
WebデザイナーやWebライターは、基本的にパソコンがあればどこでも仕事ができる仕事です。在宅で仕事を行っている人も多いでしょう。しかしながら、家では集中できない、仕事とプライベートを切り替えたいという人も少なくありません。そこで、仕事場としてシェアオフィスを利用することで、集中力の向上や生産性の向上が期待できます。
キッチンやカフェが併設されているオフィスもあり、気分転換をしながら仕事をすることができる点もシェアオフィスの魅力です。
個人事業主・フリーランス
シェアオフィスは個人事業主・フリーランスとして活動している人にもおすすめです。1人で仕事をする個人事業主・フリーランスの場合、自宅をオフィス代わりにする人も多いですが、「自宅の住所を公開したくない」「クライアントの打ち合わせ場所がほしい」という人もいるでしょう。そのようなときは、低コストで利用できるシェアオフィスが便利です。
シェアオフィスは、Webデザイナーやライター、コンサルタントなど活動場所を選ばない仕事のほか、カウンセラーや士業など自宅以外でクライアントとの打ち合わせ場所を確保したい人など、さまざまな業種の人が活用できるでしょう。
企業に属する従業員
個人事業主・フリーランスだけでなく、企業に属する従業員もシェアオフィスは利用されています。
たとえば会社がリモートワーク可の場合にシェアオフィスを仕事場として使ったり、出張先でワークスペースがほしい場合に利用したりと、活用の場面は多岐にわたります。会議室を利用してミーティングを開くことも可能であり、一般的なオフィスと変わらない使い心地で使用できるでしょう。
最近はオフィスを持たない企業も増えており、企業に所属しているかどうかに関わらず、シェアオフィスはビジネスパーソンに必要とされています。
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シェアオフィスの特徴やメリット・デメリットを紹介しました。シェアオフィスは、柔軟な働き方を実現する手段のひとつであり、業種や雇用形態に関わらず活用できます。ぜひ自分に最適なシェアオフィスを探し、活用してみてください。
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