フリーアドレスとは？導入目的やメリット・デメリットを徹底解説！

フリーアドレスとは？

「フリーアドレス」とは、オフィスで固定席を持たず、自由に座席を選ぶワークスタイルです。多くの企業では従業員ごとに座席の場所が決まっており、自席で作業を行っています。

フリーアドレスでは主に、ノートパソコンやタブレットなどを使うモバイルワークをメインとしている会社で選ばれていることが多い働き方です。

働き方改革の推進や、無線LAN・Wi-Fi環境の構築が整備される昨今、デジタル化によって場所を選ばず仕事ができるようになったことから、フリーアドレスというワークスタイルが選択肢のひとつとなってきました。

コミュニケーションの活性化やオフィスの省スペース化、より自由度の高い働き方であるABW( Activity Based Working)を目指すことなどが背景にあり、フリーアドレスの導入が加速しています。

フリーアドレスを導入する目的

オフィス内の自由な場所で働けるフリーアドレスですが、下記の3つが主な導入目的となります。

• コミュニケーションの活性化
• オフィススペースの有効活用
• ABWを意識した働き方の促進

ここではそれぞれの内容について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションの強化

フリーアドレスを取り入れることで、これまで交流のなかった他部門の従業員と自由闊達な意見交換などが持てるようになれば、全社的なコミュニケーションの活性化が期待できます。

グループワークやチームコミュニケーション、情報共有も強化されることが考えられ、生産性の向上も期待できる点もフリーアドレスを採用する大きなメリットとなります。

オフィススペースの有効活用

フリーアドレスを導入すると、全従業員分の座席を用意する必要がありません。在席率を把握し、席数を算出することでオフィススペースのコストを削減することが可能です。

さらに、例えば空いた席をコミュニケーションスペースとして活用すれば、豊かな発想を生み出す空間の提供が可能となります。従って、省スペース化の実現や空間の有効利用にもつながるのです。

ABWを意識した働き方の促進

ABWとは、「時間」や「場所」にとらわれず、自由に選べる働き方を指す「ActivityBasedWorking」の略称です。

ABWは、オランダから始まったワークスタイルで、グローバル型企業で採用されることが多数でしたが、新型コロナウイルス感染症の影響で注目され、導入企業も増えています。

とはいえいきなりABWを導入すると、従業員が戸惑うことが考えられるため、始めは午前だけ、午後だけといったように時間帯で区切るなどして、少しずつABWの対応時間を増やしていく方法も一案です。

フリーアドレスを導入する5つのメリット

多くの企業が注目を集めているフリーアドレスですが、下記の5つのメリットを得ることができます。

• 柔軟に対応できるようになる
• 社員の自律性を養うことができる
• クリエイティブな活動を促進することができる
• スペースコストを削減することができる
• コミュニケーションを促進できる

次に、これらのメリットについて詳しく解説をしていきます。

柔軟に対応できるようになる

従来の「従業員全員の座席を用意する」スタイルから、人数の変化などにも柔軟な対応ができるフリーアドレスを導入する企業が増える昨今。

隣に居合わせた人にアイデアをもらって新しい企画を生み出すこともできるなど、柔軟性を持たせた働き方を選べるところがフリーアドレスの魅力です。

社員の自律性を養うことができる

フリーアドレスは自分の席が決まっていないため、自分自身で席決めを行う必要があります。日々、ルーティーンの業務を繰り返していると、自発的に考えて仕事をする習慣が薄れてしまいがちです。

しかしフリーアドレスでは、どの席に座るか、そこで何をするか、周りの人とどのように関わっていくかについて、自ら考えなければなりません。フリーアドレスの導入により毎日、座席を選択することによって、自分で考えて行動に移し、主体性を向上させてくれるでしょう。

クリエイティブな活動を促進することができる

クリエイティブなアイデアはどこで生まれるかわかりません。ずっと同じ席で仕事をしていると、周囲の人たちとの関係性を含めて変化がありません。

フリーアドレスでは業務や価値観が異なる人と隣同士になることもあり、今まで気付かなかった視点からの考えに気付かされることもあるでしょう。他部門のさまざまな人と意見交換ができるため、クリエイティブな活動の促進にもつながるでしょう。

スペースコストを削減することができる

従来であれば、従業員全員分の椅子や机を用意する必要があるため、人数に合わせたスペースの確保が必須でした。

しかしフリーアドレスでは、全従業員の席を用意する必要がなく、人数が少ない場合は空きスペースをミーティングルームとしても活用できます。無駄のない空間構築ができる点からも、フリーアドレスはメリットが大きいといえるでしょう。

コミュニケーションを促進できる

クリエイティブな活動ができる点と似ていますが、フリーアドレスを実施すると、これまで接点のなかった人たちと隣り合わせの席になることも少なくないでしょう。

面識のない人と隣になったからといってコミュニケーションを取らなければならないわけではありませんが、何かのきっかけで親しくなり、そこから話が広がってアイデアにつながる可能性もあります。

コミュニケーションの促進ができるという点もフリーアドレスの魅力なのです。

フリーアドレスを導入する5つのデメリット

フリーアドレスはメリットが豊富ですが、デメリットも存在します。

下記の5つのデメリットについて詳しく解説をしていきますので、導入を検討している人はメリットと合わせてチェックしてみましょう。

• 社員の管理が難しくなる
• 導入コストがかかってしまう
• 従業員の負担が増す可能性がある
• 報連相が滞る可能性がある
• ストレスや集中の妨げになる可能性がある

社員の管理が難しくなる

従業員は「自分の気分に合わせて席を選べる」という点がフリーアドレスの魅力ですが、逆に、管理者サイドでは従業員がどこにいるのか分かりづらく、管理が難しいという点があげられます。

フリーアドレスの場合、どこで仕事が行われているか分かりづらいため、密に連携が取れるような体制作りが必要でしょう。

導入コストがかかってしまう

フリーアドレスを行う際には、オフィス内のレイアウト変更や電子機器の導入、それに伴う設備投資が必要になります。

オフィス全体で使えるような無線LANの整備や電子機器の整備、部門内の従業員が近くにいなくてもやり取りができるコミュニケーションツールや勤怠管理ツールなどの設備投資が必要となります。

徐々にフリーアドレスへスライドさせていく方法もおすすめですが、目的に合わせた規模や計画・整備の準備を行う必要があります。

社員の負担が増す可能性がある

自分の席が決まっていないことから、フリーアドレスの場合は資料など全ての持ち物を毎回持ち運ぶことが必要です。ノートパソコンのみで仕事が進むのであれば負担は小さいでしょうが、資料や他の端末などがある場合、荷物がかさばってしまいます。

従業員のストレスを減らすつもりが、逆に負担になるケースもあります。フリーアドレスの導入時は、働く人の負担になることがないかも確認しましょう。

報連相が滞る可能性がある

近くに上司がいると、タイミングを見て報連相を行えます。しかし、フリーアドレスを取り入れると、近くに上司がいるとは限らないため、業務が滞ってしまう懸念があります。

タスク管理ツール・スケジュールシステムを活用して、報連相の徹底を行う環境作りも必要です。

ストレスや集中の妨げになる可能性がある

自分一人で集中して仕事をしたいにも関わらず、フリーアドレスで自由な席にすることで、周りの声が耳に入ってしまい、ストレスや集中の妨げになってしまうケースもあります。

小さい場所をオープンスペースにしてしまうと、周囲との距離が近くなり集中できないなど、ストレスを感じる可能性も否めません。

集中力の低下やストレスは生産性の低下につながるため、フリーアドレスの導入時は仕事がしやすい環境を確保できるかにも目を向けましょう。

フリーアドレスの業種・部門別の向き不向きについて

業種・部署によって向き・不向きもあります。

【不向きな職種】

• 経理
• 人事
• エンジニア
• 製造業
• 物理的な作業を伴う業種
• 道具が多い業種

【向いている職種】

• 営業職
• 事務
• IT系
• 一般サービス業

デジタル環境に移行しても支障がないような業種や、外出が多い営業職などはフリーアドレスの導入をスムーズに行いやすいといえるでしょう。

一方、経理や人事などの大切な情報を扱う業務はフリーアドレスには向きません。フリーアドレスにしてしまうと情報漏洩をはじめ、セキュリティ面が脆弱になりやすいため、固定席が向いています。

導入を検討する場合は、自社がフリーアドレスに向いているか否かを考えた上で導入を行いましょう。

フリーアドレスを導入する方法と流れ

フリーアドレスを導入していこうと考えている場合は、下記の7つのステップで進めていくとスムーズに制度の変更ができるでしょう。

1. ゴールの設定
2. 座席率の調査・導入の検討
3. 従業員と経営者間での合意形成
4. レイアウトの設計
5. デスクなどのツール手配
6. 試験導入
7. 運用ルールの決定

それぞれの方法について解説をしていきますので、参考にしてみてください。

ゴールの設定

まずはフリーアドレスを導入する目的を考えてゴールの設定を行いましょう。いきなりフリーアドレスを始めることが通達されても、従業員はなぜ仕組みが変わるのかを理解できず、戸惑いが広がるかもしれません。

従業員に納得してもらうためにもゴールの設定を行いましょう。目標はズレることもあるので、その都度変化を見ながら目標の再設定を行うのがおすすめです。

座席率の調査・導入の検討

ゴールの設定が終わった後は、自社の在席率の調査を行っていきます。ただ座席率を調べるのではなく、フリーアドレスを実施してメリットが見込めるのかも併せて検討してください。

フリーアドレスを取り入れる際も、トップダウンで決めてしまわず、なるべく従業員の意見なども参考にしながら導入を検討するのが理想です。

従業員と経営者間での合意形成

導入が決まった後は、従業員にフリーアドレスを導入することを伝えます。会社や従業員にどのようなメリットがあるのかについて説明し、理解を得ることが大切です。

もし従業員に説明することなくフリーアドレスを導入してしまうと、自分の席がなくなる不安を与えてしまう可能性もあります。従業員と経営者の間で合意を行った上で導入を実施しましょう。

レイアウトの設計

導入が決まった後は、レイアウトの設計が必要です。フリーアドレスでも全フロアをフリーアドレス化してしまうのか、それとも一部だけフリーアドレス化するのかによって構築するレイアウトが変わります。

必要な座席や配置数なども変わってくるため、レイアウトを決定してから取り入れましょう。実際に運用を行って不具合が生じた場合は、その都度、柔軟に対応していけばよいでしょう。

デスクなどのツールの手配

フリーアドレス化を実施する場合は、勤怠管理システムや連絡ツールなどさまざまなツールを導入する必要があります。ツールの導入を行うための予算を用意しておく必要がある上に、自社に合ったツール・システムなのか試用することも必須です。

ほかにも、フリーアドレスを導入するに当たってのセキュリティ面の強化、机やロッカーの手配なども必要です。

試験導入

レイアウト設計やツール・デスクなどの手配が終わったら、いよいよフリーアドレスの試験導入を行いましょう。試験的に一部のフロアでフリーアドレスをスタートし、従業員の意見を取り入れることで、次はどう対応すべきかが見えてきます。

試験導入を実施すると、フリーアドレスを実際に導入したときの様子を把握しやすくなりますが、長く利用したときのデメリットまでは想像しにくいものです。そのため、短い期間と長めの期間を設定するなど、さまざまなパターンでの試験導入を実施しましょう。

運用ルールの決定

試験導入を行って、しっかりとフリーアドレスの運用ができそうであれば、運用を行う上でのルール設定を行いましょう。例えば「座席を一時的に使用していた後の机や椅子の処理」「衛生面」「私物の取り扱い」「セキュリティはどのようにするか」といった内容です。

ルールを設定することで、皆が前向きにフリーアドレスを利用できるよう、運用ルールの設定を行いましょう。

フリーアドレスの導入を成功させる6つのポイント

フリーアドレスを導入する際に、下記の6つを意識しておくと成功しやすいです。

1. 導入する目的を明確にする
2. 入念な仕組み作りを行う
3. 便利なオフィスツールを導入する
4. ペーパーレス化を進めておく
5. タスク管理などにITツールを活用する
6. 一人でも集中できる環境も整備する

それぞれ成功させるためのポイントについて解説をしていきますので、フリーアドレスの導入を検討している人は参考にしてください。

1.導入する目的を明確にする

前述したように「なぜフリーアドレスを実施するのか」といった目的の明確化が大切です。フリーアドレスを導入することでコミュニケーションの活性化を目指していることなど明確に伝えることは大切です。

実施にあたっての準備や対応も含め、フリーアドレスを導入する目的を明確にして、それを従業員に伝えることは重要です。

2.入念な仕組み作りを行う

フリーアドレスの運用を実施したものの、この取り組みが継続しなければ意味がありません。さまざまなパターンを想定し、骨組みをしっかり構築した上で導入しましょう。

例えば新入社員や若手が多い部門では人を頼るシーンが多いため、固定席を多くするなど業務内容やメンバー構成なども考慮して対応しましょう。現場の状況を加味した上での仕組み作りが大切です。

3.便利なオフィスツールを導入する

業務効率や管理状態を高めるために、便利なオフィスツールの導入も視野に入れて検討しましょう。デジタルツールなどを導入することによってコミュニケーションを取れる環境で仕事することも可能です。

ただし、オフィスツールを導入する際には、従業員のデジタルリテラシーを視野に入れておくことが重視ポイントです。従業員の誰もが利用できるツールを選ぶことが大切なのです。

4.ペーパーレス化を進めておく

フリーアドレスの導入と合わせてペーパーレス化を進めておくと、従業員の負担も軽減されます。ペーパーレス化が進んでいない状況でフリーアドレス化を行っても、文書の確認などで手間取ることが想定されるからです。

業務の効率化とコストの削減ができるペーパーレス化も併せて進めることが有効といえるでしょう。

5.タスク管理などにITツールを活用する

フリーアドレスを導入する際は、タスク管理ツールやビジネスチャットツールなどのITツールを活用することがおすすめです。ITツールを活用することによって業務効率を高められるだけでなく、離れた場所で密な連携を取ることも可能とするからです。

ただし、ITツールを導入する際は、企業の業務内容などによって合う・合わないがあるため、自社に合ったツールかを確認した上で採用しましょう。

6.一人で集中できる環境も整備する

フリーアドレスを実施する場合、集中して仕事に打ち込めるスペースが欲しいと考える人も少なくありません。静かな環境で業務を行える環境を整備できると理想です。

スペースが狭い場合など、周囲の声が入ってしまい作業効率が低下する懸念があります。仕事に集中できる空間と、コミュニケーションが取れる環境の両方を構築することが業務の効率化につながります。

フリーアドレス導入の成功事例

多くの企業がフリーアドレスの導入を成功させています。

下記はフリーアドレスを導入して成功した企業の事例になりますので、導入を検討している人は参考にしてみてください。

• ヤフー株式会社
• カルビー株式会社
• 株式会社ベネッセコーポレーション

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は、誰もが知るポータルサイトである「Yahoo!ジャパン」を運営しています。モバイルは時間や空間に左右されずに使用できるにも関わらず、働く人には変化がなかったことに疑問を感じ、フリーアドレスを導入した企業です。

フリーアドレスを導入したことによって、各従業員の行動が主体的となり、業務効率や社内コミュニケーションが円滑になった成功事例です。

カルビー株式会社

スナック菓子メーカーとして有名なカルビー株式会社では働く場所を会社が決めるのではなく、メンバーに選択肢を提示して選んでもらう考え方からフリーアドレスを導入しました。

フリーアドレスは規模が大きな企業になるほど導入が難しいとされていますが、同社では2009年に、個室に閉じこもっていても良い物は生まれにくいという理由からフリーアドレスを導入しています。

実際に同社では、役員もみんなと同じようにフリーアドレスの席に座る取り組みを実施。従業員にとっても新鮮な取り組みだったようです。カルビー株式会社も、フリーアドレスの導入によって社内のコミュニケーションが円滑になった成功事例といえるでしょう。

株式会社ベネッセコーポレーション

株式会社ベネッセコーポレーションも以前までは、完全固定席でのオフィス勤務で、従業員同士会話が弾みにくいという点に課題を感じていました。

同様の問題を持つ企業は少なくないでしょうが、同社ではオフィス面積を4割削減するとともに、コラボレーション用のスペースなどコミュニケーションを取れるゾーンを拡充しています。

同社もメリハリのあるオフィスにすることで、コミュニケーション不足を補った成功事例といえるでしょう。

フリーアドレスを導入してフレキシブルな働き方へ

フリーアドレスは社内のコミュニケーションを円滑にし、他部署の従業員たちからインスピレーションを得ることができたり集中できるエリアを作ったりと、柔軟な働き方ができるワークスタイルです。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響で、より柔軟な働き方が注目を集めており、フリーアドレスを導入する企業が増えています。フリーアドレスのメリットやデメリットを把握した上で、よりフレキシブルな働き方ができるフリーアドレスの導入を検討してみましょう。