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オフィス移転時に使える補助金とは?申請の流れや注意点を解説

2024/07/16 2024/07/16

働き方改革

オフィス移転時の補助金

「オフィスが手狭になった」「立地が悪く利便性を向上したい」など、オフィス移転を検討する企業は多いのではないでしょうか。まとまったお金がかかるオフィス移転は、補助金を使えば大幅な費用削減が期待できます。本記事では、オフィス移転時に使える補助金について解説します。

オフィス移転時に使える補助金とは?

オフィス移転には敷金・礼金や内装工事費といったイニシャルコストだけでなく、賃料や引っ越し費用など、さまざまな費用がかかります。

これらの負担を軽減する目的で活用されるのが、国や自治体が提供する補助金制度です。事業の成長や地域経済の活性化など、補助金ごとの目的に応じた条件が設定されており、その条件を満たすことで補助金が支給されます。

ただし、主に厚生労働省が実施している助成金制度と比較すると、交付金額が高い分、交付条件は厳しい傾向があることには留意してください。

補助対象はオフィス移転にかかる設備費用や賃料の一部に限られるものの、補助金制度を活用することで、企業や個人事業主はオフィス移転にかかるトータルコストを抑えつつ、理想的なオフィス環境を実現できます。

オフィス移転にかかる費用相場はどのくらい?概算費用や内訳・コストを削減する秘訣を解説

【全国】オフィス移転に使える補助金

全国の事業者が共通で活用できる補助金として、経済産業省や中小企業庁、商工会議所などが提供する制度があります。

ものづくり補助金

ものづくり補助金は、中小企業や小規模事業者が生産性向上を目的に、革新的サービス開発や試作品開発、生産プロセスの改善を行うために必要な設備投資などを支援する制度です。

省力化(オーダーメイド)枠、製品・サービス高付加価値化枠、グローバル枠という3つの支援類型があり、以下の経費が補助対象となります。

  • 機械装置・システム構築費
  • 技術導入費
  • 専門家経費
  • 運搬費
  • クラウドサービス利用費
  • 原材料費
  • 外注費
  • 知的財産権等関連経費
  • 海外旅費
  • 通訳・翻訳費
  • 広告宣伝・販売促進費

補助金が事業成果に結びついているかを確認するために、事業者は事業化状況報告書類を毎年提出することが義務付けられています。

[出典:全国中小企業団体中央会「ものづくり補助金総合サイト」]

小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者の経営計画の策定を支援し、販路開拓や生産性向上の取り組みなどに対して、経費の負担を軽減するための補助金です。

地域の商工会あるいは商工会議所の支援を受け、補助金事務局の採択を経て支給されます。補助対象となる経費は、以下のとおりです。

  • 機械装置等費
  • 広報費
  • ウェブサイト関連費
  • 展示会等出展費
  • 旅費
  • 新商品開発費
  • 資料購入費
  • 借料
  • 設備処分費
  • 委託・外注費

一部補助対象外となる経費もあるため、事前に内容を確認しておきましょう。

[出典:全国商工会連合会「持続化補助金とは」]

事業承継・引継ぎ補助金

事業承継・引継ぎ補助金は、事業の再編・統合に取り組む中小企業などを支援するための制度です。

経営革新枠、専門家活用枠、廃業・再チャレンジ枠という3つの支援類型があり、併用申請が可能になっています。主な補助対象となる経費は、以下のとおりです。

  • 設備投資費
  • 販路開拓費
  • 廃業費
  • M&A専門家の委託費

グループ内での事業再編やフランチャイズ契約など、一部対象外となる経費もあるので注意が必要です。

[出典:事業承継・引継ぎ補助金事務局「事業継承・引継ぎ補助金」]

IT導入補助金

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者の事業成長や業務効率化を目的に、ITツールの導入費を補助する制度です。

昨今はデータ利活用の重要性が高まっており、データを収集・蓄積するためのIT基盤の整備が求められています。

2023年からインボイス制度が始まったことで、2024年のIT導入補助金では通常枠・セキュリティ対策推進枠・複数社連携IT導入枠の他に、インボイス制度に対応したソフトウェアやハードウェアに変更するための補助金枠も設けられています。

オフィス移転の際、新たにソフトウェアやクラウドサービスを導入する中小企業・小規模事業者であれば、この制度の活用が可能です。

[出典:TOPPAN株式会社「IT導入補助金2024」]

【各自治体】オフィス移転に使える補助金

事業成長や企業誘致などを目的に、自治体が独自の補助金を用意しているケースもあります。ここでは自治体が支給している補助金を5つ例に挙げ、それぞれ解説します。

創業助成金|東京都

創業助成金は、東京都内の開業率の向上を目的に設けられた助成金です。都内で創業予定または創業から5年未満の中小企業等を対象に、最長2年間にわたって事業費・人件費・委託費など助成対象経費の2/3以内、最大400万円が助成されます。

過去の採択率は20%前後と厳しい結果になっており、事業の実現性や資金調達の妥当性などの幅広い観点から審査が行われます。

[出典:東京都「創業助成金(東京都中小企業振興公社)」]

セレクト神奈川NEXT|神奈川県

セレクト神奈川NEXTは、神奈川県内での経済活性化や雇用の創出を目的に、次の4つの支援事業から成り立つ制度です。

  • 企業立地促進補助金
  • 不動産取得税の軽減
  • 企業立地促進融資
  • 企業誘致促進賃料補助金

また、特区制度を活用した事業展開の場合は、補助金の補助率や上限額、融資の利率が優遇されます。

各種支援事業の対象となる業種は、以下の8業種が指定されています。

  • 製造業
  • 電気業(発電所のみ)
  • 情報通信業
  • 卸売業(ファブレス企業のみ)
  • 小売業(デューティーフリーショップのみ)
  • 学術研究、専門・技術サービス業
  • 宿泊業(旅館、ホテルのみ)
  • 娯楽業(テーマパークのみ)

セレクト神奈川NEXTを活用することで、本社機能を有する事業所だけでなく、工場や研究所などの投資削減効果が期待できるでしょう。

[出典:神奈川県「「セレクト神奈川NEXT」のご案内」]

企業立地に関する補助制度|埼玉県

埼玉県とさいたま市では、補助金や融資による企業立地の優遇制度を設けています。

  • 埼玉県産業立地促進補助金
  • 埼玉県産業創造資金(産業立地貸付)
  • さいたま市産業立地促進補助金
  • さいたま市産業進出促進事業所等賃借料補助金

これらの制度を活用することで、企業は最大2億円の不動産取得税の補助を受けられ、新設工場の70%以内の経費削減(最大20億円)が期待できます。

[出典:さいたま市「企業立地に関する補助制度」]

地域課題解決型創業支援補助金|栃木県

地域課題解決型創業支援補助金は、栃木県が創業や事業承継を支援するために設けた制度です。デジタル技術を活用した商材を扱う法人企業・個人事業主を対象に、以下の経費を補助します。

  • 人件費
  • 店舗等借入費
  • 改装費
  • 設備費・賃料
  • 知的財産等関連経費
  • 謝金・旅費
  • 広報費
  • 外注費
  • 委託費

また、東京23区の在住者あるいは通勤者が栃木県内に移住して創業する場合、移住支援金として最大100万円(単身者は60万円)が支給されます。

[出典:栃木県「地域課題解決型創業支援補助金の2次募集を開始しました」]

企業立地・本社移転優遇制度|群馬県

群馬県が設ける企業立地・本社移転優遇制度は、地域経済を牽引する事業の創出を目的とした支援制度です。

温泉やスタジアム・アリーナなどを活用した観光・スポーツ・文化・まちづくり分野や、特産品を活用した農林水産分野など、地域の特性を活かせる事業者に対して以下の優遇措置を提供します。

  • 設備投資に係る減税措置
  • 土地・家屋・構築物の固定資産税課税免除(3年間)
  • 県制度融資や日本政策金融公庫の低利融資
  • 各種国補助事業の申請時の加点・優遇措置

事業の制限はあるものの、地域経済牽引事業計画の承認を得ることで税金や融資面での支援が期待できます。

[出典:群馬県「優遇制度(設備投資等)」]

オフィス移転に使える補助金の申請の流れ

補助金は金額が高めに設定されている反面、支給対象者の上限が決められています。

適切なフローに沿って申請を行わなければ、せっかく魅力的な補助金を見つけても活用できません。ここでは一般的な補助金の申請の流れについて解説します。

自社のオフィス移転に使える補助金を探す

補助金は国や地方自治体、商工会議所などが幅広いメニューを用意しているのもあり、まずは自社のオフィス移転に使える補助金を探すことが大切です。

補助金の名称を把握するには情報をまとめたポータルサイトでも可能ですが、情報が古くなっているケースもあるため、詳細な情報は公式サイトで確認しましょう。

必要な申請書類を作成し提出する

補助金ごとに支給条件が異なることから、必要となる申請書類も変わってきます。

事業計画書や誓約書などの様式を指定している場合もあるため、作成前に確認が必要です。また、事業計画書の実現可能性などもチェックされるため、専門家の見解を取り入れることも検討してみましょう。

オフィス移転を実施し結果を報告する

補助金の申請が通った場合、オフィス移転を実施し、移転結果を報告しましょう。

一般的に補助金は報告書の提出後に支給手続きが行われるため、経費の領収書などは適切に保管する必要があります。

補助金を受け取る

審査基準を満たしており報告内容に問題がなければ、補助金を受給できます。

補助金の中には課税・非課税の区分が異なる、あるいは事業化状況報告書の定期的な提出を求められる場合もあります。補助金の公式サイトで最新の情報を確認し、不備を出さないように心がけましょう。

オフィス移転時のチェックリスト|流れやスケジュール・コスト削減のポイント

オフィス移転に使える補助金を利用する際の注意点

補助金の利用はオフィス移転の負担の軽減効果が高い反面、いくつか注意点があります。ここでは代表的な5つの注意点について解説します。

補助金は基本的に後払いのため移転資金の確保は必要

補助金は報告書の受理を経て支給される性質上、基本的に後払いとなります。そのため、オフィス移転資金は事前に確保しておかなければなりません。

このことから銀行融資などで資金調達を行う必要がありますが、融資での資金調達は補助金と異なる難しさがあるため、資金繰りが難航しやすいことが注意点です。移転前に資金が足りていない場合は、そもそも移転そのものが難しいと言えるでしょう。

書類作成など申請・受給手続きに手間がかかる

申請書類や事業計画書の作成、報告書の提出など、申請・受給手続きには手間がかかり相応のリソースが必要になります。

手続きの工数を見誤ってしまうと期限内での提出が間に合わず、結果的に受給要件を満たせないことにもなりかねません。

したがって、補助金の申請・受給手続きに必要な工数を確保しておくことが求められます。

受け取る補助金には法人税・所得税が課される

補助金は会計において収益扱いで課税対象となり、法人税や所得税が課されます。

特にオフィス移転を目的とした補助金の場合は、課税されるケースが多いため注意が必要です。

実施年度・時期によって内容が変更される場合がある

補助金は、毎年同じ補助内容・申請期間で実施されるわけではありません。

補助金の要件やメニューが更新されたり、申請期間が延長・短縮されたりすることもあります。時には予算の消化によって、制度そのものが廃止されてしまうケースもあるでしょう。

したがって、定期的に公式サイトを確認し、最新の情報をチェックしておくことが大切です。

申請書に記載した事業内容を厳守する必要がある

補助金は申請内容の成果に対して支払われる性質上、申請書に記載した事業内容を厳守しなければなりません。

仮に事業内容が実態と異なる、あるいは報告内容に不備がある場合は審査が通らないだけでなく、補助金の支給後に返還を求められる可能性もあります。

オフィス移転時の総務がやるべきタスク一覧|スムーズに進めるポイントや注意点

オフィスの移転費用を節約する方法

オフィス移転には、補助金の利用以外にも費用を節約する方法があります。具体的な方法を紹介します。

オフィスの縮小化を図る

オフィスは面積に対して賃料が増加する傾向があるため、オフィス規模を縮小すれば賃料を下げられます。

昨今はテレワークを導入する企業が増えていることから、在宅で完結できる業務の範囲も広がっています。そのため、出社が必要な業務とそうでない業務を区別し、出社が必要な人数に応じたオフィスを移転先に選ぶとよいでしょう。

居抜き物件・レンタルオフィスの利用も視野に入れる

オフィス移転の際に出費が増えやすい項目は、内装工事費と設備導入費です。

そのため、自社のイメージに近しい居抜き物件や設備の充実したレンタルオフィスがあれば、これらの費用を削減できるでしょう。

旧家具・備品は売却または継続して利用する

産業廃棄物に該当する家具・備品には、処分する際に費用が発生します。

そのため、売却によって負担を軽減する、あるいは継続的に利用する方法をとり、新調するものを減らすことで費用を節約できます。

貸主にフリーレント交渉をする

一定期間の家賃が無料になるフリーレントを、貸主に交渉することも選択肢に入ります。

貸主は空室期間が長引くほど、賃料を下げるリスクが発生します。したがって、不動産価値を下げないためにも、貸主は減額交渉よりもフリーレント交渉のほうが空室率の改善手段として検討しやすいでしょう。

フリーレント物件の場合、数か月間の家賃は削減できるものの、管理費や共益費などは通常どおり発生します。また、契約期間よりも早期に解約すると違約金が発生する場合もあるため、注意が必要です。

敷金減額サービスを活用する

オフィス移転には6か月〜12か月分の敷金が発生することが一般的で、大きな負担がかかります。

そのため、敷金減額サービスを活用して、オフィス移転の初期費用の負担を軽減するのも手段のひとつです。

「敷金半額くん」では平均1,000万円、最大2億円以上の敷金減額実績があり、物件オーナーの承諾があれば設立年数の浅い法人や個人事業主でも利用できます。

このように初期投資を上手く抑えながら、オフィス移転の選択肢を広げていくとよいでしょう。

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オフィス移転時に使える補助金を活用し費用を軽減しよう

オフィス移転には多額の費用が発生する分、国や自治体などがさまざまな補助金を用意しています。

補助金を活用することでオフィス移転の費用を軽減しつつ、効果的に事業拡大を図れるでしょう。本記事を参考に公式サイトで最新の情報をチェックし、ニーズに合致する補助金の活用を検討してみてください。

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ビズクロ編集部
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