オープンソースのワークフローシステムを比較｜メリットや注意点・クラウド型との違い

オープンソースのワークフローシステムとは？

オープンソースのワークフローシステムは、無料でソースコードが公開されているため、誰でも自由に利用、改変、配布することができます。

オープンソースのワークフローシステムを利用する最大のメリットは、無料公開されたソースコードにより、カスタマイズが自由に行えることから、開発コストを抑えつつ、自社オリジナルのワークフローシステムを構築できることでしょう。特に、高額な初期費用が必要とされるオンプレミス型と比べると、導入時の費用を大幅に削減することも可能です。

オープンソースのワークフローシステム比較

オープンソースのワークフローシステムを紹介します。

Exment

Exmentは、無料で利用できるWebシステムで、レンタルサーバーでも動作することが可能です。データベースはノーコードで構築可能。充実した基本機能だけでなく、業務用のテンプレートも用意されているため、導入後、すぐに利用を開始できるほか、拡張機能やプラグインにより、独自のカスタマイズも簡単に行えます。

Tec STORK.

Tec STORK.は、日本国内の会社が提供するオープンソースのグループウェアです。ワークフローやスケジュール管理、メール機能などを備え、既存の外部システムと連携して、機能を拡張することができます。

SHIRASAGI

SHIRASAGIは、中・大規模サイト向けのCMSで、Webアプリの開発プラットフォームとしても利用できます。グループウェアとして、ワークフロー機能ポータル機能、スケジューラー機能、設備予約機能などを標準搭載。有償でサポートを受けることもできます。

オープンソースのワークフローシステムのメリット

オープンソースのワークフローシステムの利用にはどのようなメリットがあるのでしょうか。主な2つのメリットについて解説します。

無料で使える

オープンソースのワークフローシステムの大きなメリットの一つは、そのコスト効率の高さです。初期投資の経済的な負担の軽減は、特に予算に限りがある中小企業やスタートアップにとっては、資金繰りに余裕を持てることからも有力な選択肢となるでしょう。

カスタマイズ性に優れている

オープンソースのワークフローシステムは、ソースコードが公開されているため、自社に合わせて「独自のワークフロー構築」、「独自のユーザーインターフェースの作成」といったカスタマイズが可能です。

一から構築するよりも開発コストを抑えつつ、さらに独自の機能を追加できる点は、時間・費用・人的リソースなど、あらゆるコストの削減に役立ちます。

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オープンソースのワークフローシステムの注意点

オープンソースのワークフローシステムは、メリットがある一方で、導入にあたっての注意点もあります。

専門的な知識が求められる

オープンソースのワークフローシステムを最大限に活用するためには、一定の専門的な知識が必要です。導入やカスタマイズにはコーディングやプログラミングのスキルが求められます。

また、不具合や不明点は、基本的にユーザー側で対応・解決しなければなりません。ベンダーによるサポートが受けられる場合もありますが、基本的にはユーザー側で解決するものだと理解しておきましょう。

セキュリティリスクがある

オープンソースソフトウェアは、ソースコードが公開されているため、セキュリティ上の脆弱性が見つかりやすく、悪用される可能性があります。

オープンソースのワークフローを利用する場合は、セキュリティ対策を怠らず、つねに最新バージョンのソースにアップデートしておきましょう。

機能が不十分な場合がある

ソースコードが公開されていてカスタマイズが可能だからといって、必要な機能を自社で追加する工程が容易だとは限りません。

不足する機能を追加する場合、機能の追加自体が可能か、また、作業にはどの程度の時間と手間のコストがかかるのかをあらかじめ専門知識を持つ担当者と話し合って決めることが大切です。

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クラウド型ワークフローシステムとは？

クラウド型ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの業務プロセスをオンライン化できるシステムです。

オープンソースのワークフローシステムとはどのような違いがあるのでしょうか。

オープンソースとクラウド型ワークフローシステムの違い

クラウド型のワークフローシステムの場合、システムの管理や保守作業、新機能の開発などは、全てベンダーが行います。そのため、社内に専門知識を持つエンジニアがいなくても、導入可能です。管理作業の多くをユーザー側が行うことになるオープンソースのシステムとは、まずその点が大きく異なるといえるでしょう。

また、クラウド型は、一般的にサブスクリプション型の料金体系が採用されています。管理や運用の手間は省けますが、使用中は、ずっとコストがかかり続ける点も、大きな違いといえるでしょう。

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クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型のワークフローシステムを利用するメリットについて見ていきましょう。ここでは、主な3つのメリットを解説します。

場所を選ばずに利用できる

クラウド型ワークフローシステムのメリットの一つは、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできる柔軟性です。オフィスはもちろん、自宅・外出先・移動中など、パソコンやスマートフォンからアクセスでき、申請・承認作業を行うことができます。

導入・運用にかかる費用・手間を削減できる

クラウド型ワークフローシステムでは、自社でサーバーを用意する必要がなく、システムを構築するための初期費用もかかりません。アップデートなどのメンテナンスをはじめ、システムの管理はサービスのベンダーが行うため、自社での作業は不要です。こうしたことから初期費用、運用にかかる費用と手間を大幅に削減することができます。

導入時もユーザー登録のみで利用開始できるため、「すぐにワークフローシステムを取り入れたい」という要望にも応えられます。

セキュリティ対策が向上している

近年、クラウドサービスのセキュリティ対策は常にアップデートされ、データセンターの高度な安全性のほか、データの暗号化やアクセス管理、セキュリティ監視機能の搭載など、さまざまな対策が講じられています。

クラウド型も十分なリスク管理、セキュリティ対策がなされていると考えてよいでしょう。

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【クラウド型】おすすめのワークフローシステム

最後に、クラウド型のワークフローシステムを紹介します。

X-point Cloud

「X-point Cloud」は、紙の帳票を作成する際のイメージを、入力フォームで再現したワークフローシステムです。そのため、書類ベースのワークフローからの移行もスムーズに実行できるでしょう。申請入力フォームや承認ルートの作成は、ノーコートで簡単に行えるため、システム管理者の経験がない方でも安心して利用できます。

マルチデバイス対応で、グループウェア、クラウドサービスなどのさまざまな外部システムとも連携可能です。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、20万社以上の企業で導入されているワークフローシステムです。直感的に操作でき、スマートフォンからのアクセスにも対応。外出中でも簡単に申請や承認を行うことができます。Googleアカウントとも連携できて、英語・韓国語・タイ語表示が可能な使いやすいシステムです。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、「ペーパーレスの促進」「業務改革・効率化」「プロセスの見える化」を実現するワークフローシステムです。既存の紙文書を再現して、そのまま電子化することができるため、システム導入が初めての企業でも導入時の混乱や学習コストを最小限に抑えられます。

直感的に使いやすいデザインで誰でも簡単に操作でき、サポート体制が充実している点も魅力です。

自社に適したワークフローシステムを選ぼう

オープンソースのワークフローシステムは、カスタマイズ性とコスト効率に優れていますが、システムの運用にはエンジニアを要するなど、導入できる環境が限られる点に注意が必要です。

一方のクラウド型システムは、システム管理を社内で行う必要はなく、利便性にも優れていますが、多くの場合、自社独自の機能追加はできず、使用中は継続してコストが発生します。

どちらにもメリット・デメリットがあることを考慮しつつ、自社の人的リソースや予算、セキュリティ要件に合ったシステムを選び、ワークフローの効率化・最適化を実現しましょう。