会計ソフトの代わりにエクセルは使える？メリット・デメリットと無料ソフトを紹介

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会計業務にエクセルを活用する方法

会計業務では、専用ソフトの代わりにエクセルを用いることが可能です。ここでは、会計業務におけるエクセルの活用方法について解説します。

基本となるレイアウトを用意する

まずはじめに、会計帳簿として使えるレイアウトを用意する必要があります。会計帳簿に必要な項目は、以下の通りです。

• 日付：取引の生じた日付
• 勘定科目：発生した取引の大まかな分類(売上高・水道光熱費など)
• 摘要：取引の詳細(取引先名や取引内容など)
• 入金：取引での入金額
• 出金：取引での出金額
• 差し引き残高：前の残高から入金がある場合は加算し、出金がある場合は減算する

上記の項目を、1行目のセルにA列から順に横並びで入力します。入力が完了したら、次は各項目のセル幅の調節です。とくに、摘要は取引の詳細を記載する項目のため、セル幅を広めにしておきましょう。その後、格子状の罫線を引いたらレイアウトは完成です。

項目と数式を記入する

レイアウトが完成したら各項目を記載し、次の行の差引残高の欄に期首残高を記入しましょう。その際、左隣の出金のセルに期首残高と記載しておくと、後から何の数字か分かりやすくなります。

次に、数式の入力に移ります。差引残高は、1つ前の差引残高に入金額を加算し、出金額を減算することで算出可能です。よって、入金がD列、出金がE列、入力したい差引残高のセルがF3の場合、F3のセルに「=F2+D3-F3」と打ち込みます。打ち込んだら、すべての差引残高のセルに数式をコピーしましょう。

ここまで完成したら、各項目を入力します。記入の際はルールを決め、表記を統一することで現金の動きが見えやすくなるでしょう。

運用結果に合わせてカスタムする

運用開始後は、1ヶ月ごとなど定期的に見直すことが大切です。正しく入力できているか確認するとともに、より運用しやすいようにカスタムしていきましょう。フィルター機能なども活用すると、勘定科目ごとの集計がしやすくなるので便利です。

会計ソフトの代わりにエクセルを使うメリット

会計ソフトの代わりにエクセルを使うメリットを解説します。

導入コストが少ない

新しく会計ソフトを導入する場合、初期費用や月額費用などのコストがかかります。しかし、エクセルはすでに導入している企業も多く、ソフト導入にかかるコストが不要です。そのため、導入コストを抑えたいと考えている企業におすすめの方法といえるでしょう。

▷初心者でも使いやすい会計ソフトおすすめ10選｜選び方やスムーズに活用する秘訣

▷無料で使えるおすすめの会計ソフト12選｜主な機能や比較ポイント

互換性が高く共有しやすい

エクセルは、さまざまなパソコンで使える互換性の高いソフトです。環境に関係なく使用でき、データの共有も簡単に行えます。また、パソコンを買い替えた際もスムーズに移行できるのがメリットです。

自由にカスタマイズできる

自分自身でレイアウトを作成できるなど、カスタマイズ性が高い点もメリットといえます。運用するなかでより使いやすくしたり、業態に合わせて特殊な処理ができるよう自由にカスタマイズしていくことが可能です。

必要最低限の機能に絞れる

エクセルは、必要最低限の機能に絞って利用できます。会計ソフトには便利な機能がたくさん備わっていますが、使用しない機能があったり、操作を覚えるのが大変なこともあるでしょう。

そのため、会計帳簿として最低限の機能さえあればよいという方にはエクセルが適しています。

オフラインでも利用できる

クラウド型の会計ソフトは、インターネットにアクセスしないと利用できません。一方、エクセルはオフラインでも利用できます。そのため、時間や場所を問わず操作できるのがメリットです。

▷会計ソフトとは？何ができる？初心者が理解しておくべき機能や種類

会計ソフトの代わりにエクセルを使うデメリット

会計ソフトの代わりにエクセルを使うのは、メリットばかりではありません。ここでは、会計ソフトの代用としてエクセルを使うデメリットについて解説します。

導入までに手間や時間がかかる

会計業務にエクセルを使用する場合、最初にテンプレートを自作する必要があります。導入したらすぐに使い始められる会計ソフトと異なり、テンプレートの作成には時間と手間がかかるでしょう。そのため、すぐに会計帳簿をつけ始めたいと考えている方には不向きといえます。

簿記とエクセルの知識が必要になる

エクセルで会計帳簿を作成する際には、簿記の知識が必要となります。複式簿記の知識がなければ、テンプレートの作成もできません。また、法人税や消費税など、税務に関する知識も必要になります。

さらに、エクセルの関数やマクロに関する知識も必要となるでしょう。とくに総勘定元帳は、マクロの知識がないと使いやすいフォーマットの作成が行えません。

計算を誤ってしまう可能性がある

エクセルでは関数やマクロの入力を手作業で行うため、計算ミスが起こりやすいといえます。また、帳簿間でデータを共有する際に、転記ミスが発生することもあるでしょう。

さらに、誤って関数やマクロを崩してしまったり、データを上書き保存してしまうことも考えられます。1箇所にミスが発生すると、全体に影響を及ぼすことがあるため注意が必要です。

引き継ぎ業務が難しい

カスタマイズが簡単にできるため、担当者の使いやすいように設定が変わっていることがあるでしょう。また、簿記とエクセルに関する知識がないと扱えないため、操作できる人間が限られています。

そのため、フォーマットの変更や担当者の交代があった場合に、引き継ぎ業務が難航することがあります。とくに、関数やマクロが複雑に組まれていると、他の人が扱えずトラブル対応が難しくなるため注意が必要です。

変更や修正の対応がややこしい

法改正や社内ルールが変更された際には、自身で修正を加えなければなりません。関数やマクロの設定を見直す必要があるため、修正作業には手間と時間がかかります。

また、関数やマクロに何度も変更を加えることで複雑化し、気づいた頃には誰も手をつけられない状態になることもあるでしょう。

実用的なテンプレートばかりではない

エクセルには、無料で使えるテンプレートが豊富に展開されています。テンプレートを活用すれば、会計帳簿を自作する手間が省けるので便利です。

テンプレートは実用的なものが多く展開されている一方で、業態や社内ルールによっては使いにくいものもあります。その場合、自社に合わせてカスタマイズする手間がかかるでしょう。

データのバックアップが必須になる

エクセルで会計帳簿をつける場合、手動でデータのバックアップをとる必要があります。

誤ってデータを上書きしてしまったり、関数やマクロが壊れた際に、すぐに復旧させるためには、データのバックアップは必須です。クラウド型の会計ソフトとは異なり、自動でバックアップを残す機能はないので注意しましょう。

▷【2023年最新】おすすめの会計ソフト15選徹底比較｜失敗しない選び方とソフトの特徴

業務別に会計ソフトとエクセルを使い分けることも可能

会計ソフトとエクセルは組み合わせて使用することも可能です。ここでは、併用することでどんなことができるのか、みていきましょう。

現金の入出金管理のみエクセルで行う

会計ソフトでは、クレジットカードや銀行など金融機関を通した入出金を、CSVデータのインポートやAPI連携などの機能で自動取込・仕訳をしてくれます。しかし、現金の入出金は手入力で処理しなければなりません。

そのため、現金出納帳など一部の帳簿はエクセルで管理・集計したのちに、会計ソフトにデータを取り込むという使い方もおすすめです。エクセルは、多くの人にとって使い慣れているツールでもあります。一部の帳簿をエクセルで管理することで、業務の効率化にもつながるでしょう。

支店・営業所の管理にはエクセルを使用

複数の拠点がある企業では、コストや人手の面などからすべての拠点で会計ソフトを導入・運用するのは難しいこともあるでしょう。このように、会計ソフトを導入するのが難しい場合は、支店や営業所の管理をエクセルで行うことも可能です。

その際は、本社で利用している会計ソフトにデータを集約し、管理を行うという使い方もできます。

▷青色申告におすすめの会計ソフト8選｜ソフトを活用するメリットや選び方

エクセルと合わせて使いたい会計ソフトの選び方

会計ソフトを選ぶ際には、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、エクセルと合わせて使いたい、会計ソフトの選び方についてみていきましょう。

自社の規模に適したソフトを選ぶ

会計ソフトは、個人事業主向けのものと法人向けのものがあり、また大企業向けの複雑な処理に対応しているものや中小企業向けの基本機能のみを揃えたソフトもあります。そのため、自社の規模に応じたソフトを選ぶことが大切です。

また、製品によっては飲食業界など業種に特化したものもあるため、自社の業態に合うか確認する必要もあります。

社員が操作しやすいソフトを選ぶ

会計ソフトは、経理担当者が操作しやすいものを選びましょう。ツールに使い慣れない担当者が操作する場合は、シンプルで分かりやすい操作画面の製品を選ぶことが大切です。

また、簿記の知識が少なくても簡単に使えるソフトなら、担当者が会計業務に不慣れな場合でも扱いやすいでしょう。製品によっては無料トライアルなども設けられているため、実際に操作して使用感を確かめてから本格導入するのがおすすめです。

プラン内容からソフトを選ぶ

同じ製品でもプランによって使える機能や受けられるサポートに差があります。会計ソフトを選ぶ際は、プランの内容についてもチェックしましょう。

プランによって月に入力できる請求書の数に上限があったり、経費精算や予実管理まで行えるものなどさまざまです。自社の会計業務をどこまでカバーしたいかによって、選ぶべきプランは異なります。

サポート内容からソフトを選ぶ

会計ソフトを選ぶ際は、サポート内容も確認しましょう。ソフトの種類や料金プランによって、受けられるサポートは異なります。とくに、初めて会計ソフトを導入する際は、サポートが手厚い製品を選ぶのがおすすめです。

どのような問い合わせ方法が可能か、サポートセンターの受付時間は決められているかなどを確認しましょう。また、ソフトの導入・運用に関する相談だけではなく、業務相談ができる場合もあります。

定期的にアップデートされるソフトを選ぶ

会計ソフト選びでは、定期的にアップデートが行われるかについても重要な要素です。法改正などがあった場合、多くのクラウド型の会計ソフトは自動でアップデートがされます。

アップデートのないソフトの場合は、法改正があるごとに新しくソフトを買い直す必要があるため、その分手間とコストがかかるでしょう。

税理士と連絡を取りやすいソフトを選ぶ

決算や税務報告、会計処理の管理などを税理士に任せている場合は、税理士とやりとりしやすいソフトを選ぶのがおすすめです。税理士が普段使用しているものと同じ製品であれば、やりとりがスムーズに進められるでしょう。

また、製品によっては税理士用のアカウントが用意されている場合もあります。共有アカウントがあれば簡単に会計データにアクセスできるため、税理士との連携が楽になるでしょう。

▷会計ソフトの使い方｜流れや活用術を初心者の方でもわかりやすく解説！

エクセルと合わせて使いたい無料会計ソフト

最後に、エクセルとの併用におすすめの、無料会計ソフトを5つ紹介します。

クラウド会計freee

クラウド会計freeeは、経理がはじめての方でも使いやすい会計ソフトです。領収書の読み取りや金融機関との連携などにより、入力を自動化できます。

インボイス制度・電子帳簿保存法に対応に対応していて、法改正にも対応可能です。また、チャットや電話相談などのサポートも充実しています。30日間のお試しが可能なので、まずは試してみるのもおすすめです。

やよいの白色申告 オンライン/青色申告 オンライン

初心者でも扱いやすい機能とデザインが特徴の会計ソフトです。インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しているため、安心して使えます。

銀行明細やクレジットカードなどの取引データの取り込みや、領収書などのスキャンなどにより、入力作業の自動化が可能です。また、直接e-Taxによる申告もできるため、確定申告も簡単に行えます。

マネーフォワードクラウド会計

マネーフォワードクラウド会計は、法人向けの会計ソフトです。銀行・クレジットカード・電子マネー・POSレジなど、3000以上のサービスと連携が可能で、日々の取引データを自動で取得します。さらに、一度登録した仕訳はAIが学習するため、使うほど会計業務の効率化が可能です。

また、他シリーズ製品と合わせて導入することで、バックオフィス業務全体の効率化が実現できます。

ちまたの会計

完全無料で使える、非営利団体向けの会計ソフトです。シンプルで操作しやすいデザインで扱いやすく、パソコン・タブレット・スマートフォンといった複数のデバイスから操作ができます。

会計書類は自動でエクセルエクセル・PDF形式で作成できるため、会計報告も簡単です。また、SSL通信による暗号化がされていて、セキュリティ面も安心して利用できます。

HANJO会計

HANJO会計は、飲食店の経理に特化した会計ソフトです。8つのNAVIや専用のコールセンターのサポートにより、導入から運用まで安心して使えます。

クレジットカードや銀行などの取引データの自動取込・自動仕訳が備わっているので、データの入力も簡単です。さらに、スマートフォンで撮影するだけでレシートのスキャン・自動取込も行えます。

会計ソフトとエクセルを組み合わせた使い方もおすすめ

多くの人が使い慣れているエクセルは、会計業務に活用するのもおすすめです。コスト面やカスタマイズ性の高さなど、会計ソフトにはないメリットが多くあります。

エクセルと会計ソフトを併用すれば両方のメリットを享受できるため、担当者の負担を軽減することも可能です。会計業務を効率化したいという方は、今回の記事を参考にエクセルや会計ソフトを活用してみましょう。