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【最新】無料で使える勤怠管理システム15選！完全無料やトライアル付きなど
勤怠管理システムの導入を検討しているけれど、実際のところ、そのメリットや料金が気になるという方もいると思います。本記事では、「まずは気軽に試してみたい」という方向けに、数ある勤怠管理システムの中から、評判が高く、かつ無料でも使えるおすすめの勤怠管理システム15選をご紹介いたします。
目次
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、正社員やアルバイト・パートといった雇用形態を問わず、すべての従業員の労働日数や労働時間が管理できるシステムのことです。
従来の印字式タイムカードや、手書きの出勤簿といった勤怠管理と大きく違う点は、記録した勤怠情報から労働時間を自動集計してくれるなど、自動化やその他のシステムとの連携などにより、労務業務全体を大幅に効率化できる点にあります。
無料で提供されている理由は？
業務の効率化が叶う便利な勤怠管理システムは、その多くが有料での提供となっています。しかし、なかには無料で利用できるものもあるのです。有料でのシステムが主流の中で、なぜ無料のシステムが存在するのか？その仕組みや理由をご説明します。
拡張機能を有料オプションとして提供
最も一般的なパターンが、フリープランで必要最低限のシステムのみを提供し、拡張機能を有料オプションとしている方法です。提供元としては、無料から使い始められることで間口が広がり、かつ気軽に導入できるため、より多くのユーザーを獲得できるメリットがあります。
新規事業開拓のため
利益の得られる主力事業が別にあり、勤怠管理システムについては、新規事業開拓を目的として無料で提供をしているというケースもあるでしょう。ただし、この場合は、「お試し期間」として無料プランには期限が設定されていることもあります。
広告により利益を発生させている
勤怠管理システムの利用料による収益ではなく、広告による収益を目的としているケースです。このケースでは、そもそも勤怠管理システムは、広告を掲載するための媒体でしかないため、利用料が無料とされていることが多いのです。
勤怠管理システムの基本的な機能
勤怠管理システムの機能はシステムによって異なりますが、基本的には次のような機能が搭載されています。
(1)打刻機能
出退勤や休憩の開始・終了などの時刻を記録する機能です。打刻方法は、パソコンやスマートフォン、ICカードなどが利用可能です。
(2)打刻データの自動集計とデータの出力機能
各従業員の打刻データを自動集計し、集計結果を画面やファイルへ出力する機能です。出力したデータは、給与システムとの連携も可能なため、労務業務を幅広く効率化できます。ただし、出力可能なファイル形式や、連携できるシステムは、システムによって異なりますので、ご注意ください。
(3)残業時間を算出機能
打刻されたデータに基づいて、総労働時間だけでなく、時間外労働や深夜労働、休日出勤などを自動で判別し、集計する機能です。これにより、給与計算の効率化だけでなく、労働関連の法令遵守の観点からも重要な時間外労働の管理が、手間をかけることなく正確に行えるようになります。
(4)他システムとの連携機能
先にお伝えした、勤怠管理システムと他のシステム間でデータを連携する機能です。
例えば、勤怠管理と親和性の高い業務には、雇用契約情報を扱う人事管理や給与計算などがあります。これらの業務システムと勤怠管理情報が連携できれば、一連の労務業務を一気に自動化することが可能になるのです。
同じ情報を、システムごとに入力するといった二重、三重の手間がなくなり、部署間でのファイルの受け渡しを行う必要もなくなります。
(5)スケジュール管理機能
個別のスケジュールパターンを作成し、システムに登録する機能です。シフト制の勤務形態が発生する企業においては、必須の機能といえるでしょう。
無料の勤怠管理システムの注意すべきことは？
無料の勤怠管理システムでは、機能やユーザー数に利用制限が設けられていることが少なくありません。求める機能が利用できない、あるいは、ユーザー数が不足してしまうということであれば、いくら無料とはいえ、導入するメリットはなくなるので注意が必要です。
(1)人数制限
10名未満で利用可など、利用できる人数を制限しているケースです。人数制限を超えて使う場合は、有料オプション、もしくは、有料プランへの移行としているシステムもあるでしょう。
(2)機能制限
フリープランの機能は、どのシステムでも一律というわけではありません。「何が使えて」「何が使えないのか」は、システムによって異なるため、求める機能が無料で使えるかの事前確認は、必須となります。
(3)保存期間やデータ容量の制限
無料プランは、データの保存期間やデータ容量に制限がある、もしくは、有料プランと比べてデータ容量がかなり少ないといったケースもあります。
その場合は、定期的に手作業でバックアップを取ることになりますが、その頻度があまりにも多いと、業務効率化の妨げとなってしまうでしょう。
(4)広告表示されてしまう
「無料の理由」でもお伝えしましたが、広告収入で成り立っている勤怠管理システムの場合は、バナー広告の表示があったり、使用中に広告のポップアップが表示されることがあります。
どの程度表示されるのかは、使ってみないとわからない点ではありますが、仕事に差し支えるほどの表示頻度であるケースも珍しくはないため、広告収入系のシステムを検討される際には注意が必要です。
(5)ベンダーのサポートが利用できない
無料で提供されていたり、無料プランの範囲内でしか使っていなかったりする場合は、十分なカスタマーサポートが受けられないこともあります。
操作方法がわからず、業務が進められないとなれば、効率化どころではなくなってしまいます。サポート体制の有無についても、必ず確認しましょう。
無料で利用できる勤怠管理システムおすすめ9選
さて、ここからは特におすすめしたい、無料で使える勤怠管理システムを9つご紹介します。
(1)ジョブカン勤怠管理
出退勤管理・シフト管理・工数管理・休暇管理の4つの機能を搭載しており、フリープランでも、機能制限はあるものの、上記の4つの機能が利用できます。
有料に切り替えたのちは、機能制限が解除され、必要な機能のみを組み合わせて使うことができます。シフト管理がしやすく外国語表示も可能なので、外国人スタッフがいる会社におすすめです。
運営会社：株式会社 Donuts
有料プランで追加される機能：機能制限の解除
導入実績数：シリーズ累計12万社
(2)HRMOS勤怠
タイムカードや打刻機能、勤怠管理レポートなど基本的な機能はすべて無料で利用できます。
シンプルで使いやすく、アカウントを作成すればその日に使えるので、とりあえず勤怠管理システムを試してみたい場合におすすめです。有料プランの機能も豊富で、有料プランへの移行も簡単に行えます。
運営会社：IEYASU株式会社
有料プランで追加される機能：メールサポート、申請ワークフロー（届出）、有給休暇の自動付与など
導入実績数：3万社（2021年12月末時点）
(3)スマレジ・タイムカード
勤怠管理やシフト管理だけでなく、給与計算や日報、プロジェクト管理まで幅広く対応できるシステムです。フリープランでは利用できる機能が制限されます。
パソコン、iPhone、iPadを使った打刻のほか、打刻時の写真撮影や笑顔認証といったユニークな打刻方法も設定できます。
GPSによって打刻時の位置情報を記録することもできるため、在宅勤務や外回り、出張の多い会社などでは不正打刻の防止も可能になるでしょう。有料プランへ移行すれば、人事労務の業務をさらに簡略化できる機能も揃っています。
運営会社：株式会社スマレジ
有料プランで追加される機能：シフト管理、休暇管理、給与計算、年末調整など
導入実績数：登録店舗数10.8万店舗（2021年10月末時点）
(4)フリーウェイタイムレコーダー
打刻機能に特化したタイムレコーダーシステムです。
アプリのダウンロードが不要で、10人まで永久に無料で利用できるのが特徴。ユーザー数に応じた課金制の勤怠管理システムが多い中で、フリーウェイタイムレコーダーなら月額2,138円（税込）で利用人数を無制限にすることができます。
定額プランでコストを抑えつつ、いずれは業務の自動化によって生産性をあげたいとお考えの企業におすすめの勤怠管理システムです。
運営会社：株式会社フリーウェイジャパン
有料プランで追加される機能：操作サポート
導入実績数：ユーザー数は10,677人（2022年3月1日時点）
(5)Pochikin
スマートフォンやタブレット端末から打刻ができる勤怠管理システムです。モバイル端末とインターネット環境さえあれば利用でき、管理画面ではデータの確認や修正もできます。
1社1拠点で登録人数は最大で50人までとなっているため、小規模の会社、かつシステムに求める機能は、始業・終業の打刻のみというケースにおすすめです。
ちなみに、2021年2月現在はデータ保存の期限はありませんが、今後、2年程度の期限が設定される予定ですので、その点にはご注意ください。
提供元：Pochikin
有料プラン：なし
導入実績数：アカウント数8,000事業所
(6)Tablet Time Recorder
iPadで打刻できる勤怠管理アプリです。タイムレコーダー機能、勤怠データ集計機能などが利用できます。
登録者は3人までで、すべての機能を完全無料で使用できます。登録者数を増やすには10人単位で購入することになりますが、初期費用11,000円（税込）のみで月額はかかりません。
小規模の企業で初期費用のみで無期限で使える勤怠管理システムをお探しの企業におすすめです。
運営会社：株式会社ネオレックス
有料プランで追加される機能：なし（ライセンスの追加購入のみ有料）
導入実績数：5,000社以上
(7)KOKODAS USBタイムレコーダー
ICカードをかざして打刻するタイムレコーダーです。スマートフォンやタブレットなどの携帯端末に内蔵されたカードリーダー、もしくは、携帯端末にUSB接続したPC用のカードリーダーのいずれかを利用して打刻します。
SuicaやPasmoなどの交通系ICカードが利用できるため、公共交通機関を使って通勤する社員が大半を占める会社においては、新たに勤怠管理用のICカードを作る手間を省くことができます。
5名まで永久無料で利用できますが、6名以上での利用も一人あたり99円で追加登録が可能です。とにかくコストを重視して勤怠管理システムを選びたい企業におすすめです。
運営会社：ココダス株式会社
有料プランで追加される機能：なし（ライセンスの追加購入のみ有料）
(8)Zoho People
Zoho Peopleは勤怠管理のみならず、採用や入社手続き、タスク管理、人事評価など人事労務業務を幅広くサポートするシステムです。
5名までであれば、従業員データベース管理と休暇取得管理を無期限で利用できます。スタッフが増えても追加料金は最安のプランで一人あたり月額108円（税込）のため、小規模な企業においては、コストパフォーマンスのいいシステムといえます。
有料プランは5種類あり、すべてのプランに無料トライアルがあります。
運営会社：ゾーホージャパン株式会社
有料プランで追加される機能：新入社員研修、従業員データベースの管理、人事ファイル管理、従業員セルフサービス、休暇取得管理など
(9)オツトメ！
打刻や勤怠データの入出力、スケジュール登録など、勤怠管理業務に必要な機能をミニマルに集約したシステムです。
メールアドレスがあればすぐに登録可能。また、デモ版については登録不要で操作を確認できます。機能制限と登録人数の制限がないので、従業員数の多い会社や有料プランに移行した後の勤怠管理システムにかかるコストを削減したい企業におすすめです。
運営会社：ネクストライブ株式会社
有料プランで追加される機能：なし
導入実績数：2,000社
無料トライアルがある勤怠管理システムおすすめ6選
勤怠管理システムの良し悪しは実際に使ってみないとわからないことも少なくありません。そのため、有料の勤怠管理システムを導入する際は、無料トライアルを試してから選ぶことをおすすめします。
無料トライアルがあるおすすめの勤怠管理システムは、次の6つです。
(1)ジンジャー勤怠
2021年に設立したjinjer株式会社が提供している勤怠管理システムです。導入しやすく操作が簡単、さらには、サポート体制も充実しているので、担当者がシステムに詳しくない場合も使いやすいでしょう。
労働関連の法令にも対応しているので、法令を遵守した勤怠管理が、大きな手間をかけることなく実現できます。また、従量課金制で他の機能と組み合わせることも可能です。
料金：月額432円（税込）/人 ※最小利用人数10名
(2)マネーフォワード クラウド勤怠
株式会社マネーフォワードが2019年から提供している勤怠管理システムです。多種多様な打刻方法を選べるため、さまざまな働き方に対応できます。
労働時間と休暇取得状況をリアルタイムで把握することができ、残業超過時間と有給取得期限がひと目で分かるので、働き方改革にも役立つでしょう。
料金：年額プラン3,218円（税込）/月～
(3)AKASHI
ソニービズネットワークス株式会社が2016年から提供している勤怠管理システムです。ユーザーレビューをもとに、ユーザーから支持された製品を表彰する「ITreview Grid Award」の勤怠部門で、8期連続「Leader」を受賞した実績のあるシステムです。
プランが3種類あり、契約後のプラン変更も可能です。ICカード打刻、Web打刻、スマートフォン打刻、静脈打刻などから打刻方法が選べます。
低価格さも魅力のひとつですが、有料でもデータの保存期間が3年である点にはご注意ください。
料金：月額216円（税込）/人～
(4)CLOUZA
アマノビジネスソリューションズ株式会社が、2013年から提供している勤怠管理システムです。マルチデバイス対応で、24時間勤怠データの記録ができます。打刻方法は移動型と設置型を選択でき、働き方に合わせて組み合わせることも可能です。
シンプルで料金が安いので、小規模な企業やはじめて勤怠管理システムを使う企業におすすめのシステムといえます。
料金：月額216円（税込）/人～
(5)kincone
株式会社ソウルウェアが2014年から提供している勤怠管理システムで、こちらも「ITreview Grid Award」の「Leader」を連続受賞した実績があります。
外部のサービスと連携することができ、交通系ICカードをタッチすると、乗降した駅名を記録し、交通費を自動計算してくれる機能もあります。
月額料金が比較的低価格なことに加え、iOS端末またはNFC対応のAndroid端末があれば使えるため初期費用も安く抑えることができます。
料金：月額216円（税込）/人～
(6)freee人事労務
freee株式会社が2017年から提供している勤怠管理システムです。タイムカードや封入作業が不要で、記入ミスもクラウド上でかんたんに修正ができます。
導入アドバイザリー、サポートデスク、習熟コンテンツがあるので、管理システムに慣れていないケースでも導入しやすいでしょう。
また、アラート機能を搭載しているので、その日にするべきことを可視化することも可能です。
料金：月額2,138円（税込）/月～
無料の勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムを導入すると労務管理の強化と業務の効率化が図れますが、勤怠管理システムを導入して生じる具体的なメリットは次の3つです。
(1)コストを抑えられる
勤怠情報の集計時には、毎月複数の労務担当者が、タイムカードに印字された勤怠情報を手作業でExcelの管理シートに入力し、集計する作業を行っているという企業は少なくありません。
しかし勤怠管理システムを導入することで、これらの一連の作業が自動化されます。貴重なヒューマンリソースを、別の業務に振り分けることができるため、生産性のアップと人件費の削減が両立できるのです。
有料の勤怠管理システムは、初期費用のほか、月額費用といったランニングコストもかかるため、費用対効果の見極めが必要ですが、無料の勤怠管理システムなら確実にコスト削減を実現できます。
(2)シンプルな操作で誰でも使用可能
高額な費用をかけて有料の勤怠管理システムを導入しても、使わない機能まで搭載されているようでは、コストの無駄遣いとなってしまいます。
一方、無料の勤怠管理システムは、打刻データの記録に特化しているものもあり、操作を覚えるのに多くの時間は不要です。機能がシンプルな分、担当者が代わった際も引き継ぎが容易となり、業務が滞る心配もありません。
(3)自社の目的に合うかどうかを無料プランでトライアルできる
使わない機能まで搭載されていたり、既存のシステムと連携できなかったりした場合は、せっかく導入しても、その費用対効果は下がってしまいます。
費用をかけた割には大して効率化を図れなかったというような状況は、どの企業においても避けたいところでしょう。
勤怠管理システムを選ぶ際に重要なのは、無料か有料かよりも、その機能が自社の目的に合うかどうかです。フリープランで実際に使ってから選ぶことで、導入後のミスマッチを最小限に抑えることができるはずです。
無料の勤怠管理システムの導入デメリット
無料の勤怠管理システムはお金がかからないので気軽に使えますがいくつかのデメリットもあるので、利用する前にはしっかりと理解しておくことが重要です。
(1)制限が多い
無料と有料の勤怠管理システムの大きな違いは、制限の有無です。勤怠管理システムによって、どの程度制限されるかは異なりますが、無料の勤怠管理システムで制限されるのは主に次の3つです。
システムに登録できる人数
なかには無制限のものもありますが、少ない場合は5〜10名以下の場合もあります。
データ保存期間
無料の場合データの保存期間は、多くの場合、1年ほどです。勤怠情報は、5年間の保存が法律により定められているので、データを失うことがないよう、定期的に出力し保存する必要があります。
サポート体制
無料のシステムには、操作方法に対するサポートがないケースがほとんどです。操作方法が分からない場合でも、社内の担当者が調べて「自力」で対処しなくてはいけません。ただし、有料プランの利用であれば、メールや電話でのサポートが受けられるため、これらの心配はありません。
(2)広告表示が多いため使いづらい
先にお伝えしたように、システム利用料ではなく、広告収入を利益としている勤怠管理システムの場合は、操作画面内に必ず広告が表示されます。
どのように広告が表示されるかはシステムにより異なりますが、バナー広告やポップアップ広告が、使う度に表示されるのが一般的です。システムによっては、その頻度が多く、仕事の妨げになる場合もあるでしょう。
まずは無料の勤怠管理システムから導入を検討しよう
勤怠管理システムはシンプルな作りで使いやすいものも多いですが、選び方を間違えると業務の簡略化が図れなかったり、無駄にコストをかけてしまったりすることも少なくありません。
勤怠管理システムの導入をお考えの企業は、まず無料の勤怠管理システムを実際に使ってみた上で、本格的な導入を検討することをおすすめします。
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