フレックスタイム制における正しい勤怠管理とは?重要性や注意点も解説

記事更新日:2022/11/28

勤怠管理システム

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柔軟で自由度の高い働き方ができるフレックスタイム制ですが、管理する側にとっては、勤怠管理が複雑化するデメリットがあります。勤怠管理でミスがあると、適切な給与計算や正当な人事評価ができないといったことが起こり得るでしょう。この記事では、そのようなトラブルを防ぐために、フレックスタイム制における勤怠管理の重要なポイント、フレックスタイム制導入のメリットやデメリット、注意点を紹介します。

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フレックスタイムとは?

「フレックスタイム制」は、一定の期間内(清算期間)で総労働時間が定められており、その範囲内で働く時間を従業員自身が、ある程度自由に選択できる制度です。ワークライフバランスが重要視されるなか、働き方改革の一環や人材確保の促進などを理由に、導入に踏み切る企業が増えています。

フレックスタイムは、柔軟な働き方を実現する一方で、従業員それぞれで勤務時間が違ってくるため、正確な勤怠管理もセットで重要になります。そのため、事前に制度導入によるメリット・デメリットを知っておく必要があるといえるでしょう。

ここでは、フレックスタイム制の導入を検討する場合に、知っておくべき点について詳しく解説します。

労働基準法で規定された変形労働時間制の1つ

フレックスタイム制は、労働基準法で定められた「変形労働時間制」の1つで、1日の労働時間を従業員自身が決められるものを指します(労働基準法第32条第3項)。

フレックスタイム制には、一般的な固定の労働時間制と異なる点が多くあります。まずは、フレックスタイム制の2種類の労働時間から説明しましょう。

コアタイム

コアタイムとは、従業員が1日のうちで必ず労働しなければならない時間のことです。企業側が設定でき、従業員はその時間帯を含むように労働時間を決める必要があります。

フレックスタイム制を導入するにあたって、コアタイムの設定が義務化されているわけではありません。ただし、従業員のコミュニケーションを円滑にする目的などから、コアタイムを設けているケースが多いといえます。

また、コアタイム時間が長すぎて、のちにご説明するフレキシブルタイムが短すぎる場合は、フレックスタイム制として認められないことがあるので注意が必要です。

フレキシブルタイム

従業員が労働時間として選択できるのがフレキシブルタイムです。一般的にコアタイムの前後に設定されています。

例えば、会社の所定労働時間が9時〜17時のフレックスタイム制で、コアタイムが10時〜15時の場合は、6時〜10時、15時〜19時が始業・終業のフレキシブルタイムとして設定可能な時間帯ということになり、フレキシブルタイム内での出退社の時間調整は従業員の自由となります。

フレキシブルタイムもコアタイム同様、就業の開始・終了の時間について、従業員の自主決定に委ねる時間帯の範囲を労使協定にて締結し、その旨を就業規則に明記しなければなりません。

スーパーフレックスタイム制

従業員が1日のうちで必ず労働しなければならない時間であるコアタイムですが、前述の通り、必ずしも設けなければいけないというわけではありません。

労働時間すべてを、コアタイムなしのフレキシブルタイムとして設定し、始業・終業の時間を完全に従業員自身の裁量に任せる働き方を導入する企業もあります。このようなコアタイムなしのフレックスタイム制は、「スーパーフレックスタイム制」と呼ばれ、近年は、こちらの働き方も注目されています。

フレックスタイム導入のメリット

フレックスタイムの導入は、企業と従業員にどんなメリットをもたらすのでしょうか。ここでは、フレックスタイム導入によるメリットを4つ紹介します。

優秀な人材を確保できる

フレックスタイムの導入は、優秀な人材確保につながります。子育てや介護といった家庭の事情や生活スタイルの変化によって、勤務時間の調整が必要になる人は少なくありません。高いスキルや知識を持ちながらも、就業時間がネックで、働くことを諦める人が多くいるのです。

フレックスタイムを導入していれば、それらの事情を抱えている優秀な人材を採用できます。また、これまで働いていた優秀な従業員が同様の事情を抱えたときも、退職せずに働き続けられるのです。

通勤ラッシュを避けるなどストレスの緩和になる

フレックスタイム制を取り入れることで、通勤ラッシュの時間帯を避けた出社ができるようになります。満員電車から解放され、時間によっては座っての通勤も可能になるでしょう。

精神的にも肉体的にも負担が減ればストレスの緩和になり、従業員が健康的に、効率的に仕事に取り組めるようになります。

ワークライフバランスが取りやすくなる

フレックスタイムの導入は、従業員の豊かな生活につながります。残業をした翌日は、早めに終業してゆっくりと過ごしたり、趣味を楽しむ時間や家族と過ごす時間を作ったりなど、自分の都合に合わせた働き方ができます。

また、朝型、夜型など、自分の集中しやすい時間帯に就業時間の重きを置いて、生産性を上げる働き方もできるようになるでしょう。フレックスタイム制は、従業員の仕事と私生活の両方を充実させ、ワークライフバランスを実現してくれるのです。

不必要な残業時間の削減

残業時間の削減ができるのも、フレックスタイムのメリットです。フレックスタイムでは、1日の所定労働時間は決まっておらず、上限を3ヶ月とする清算期間内で労働時間を管理します。例えば、コアタイムのみ働く日もあれば、10時間働く日があってもいいのです。

そのため、仕事が落ち着いているときは早めに退勤し、忙しい日は長く働くなど、自分で時間の調整ができます。月の所定時間内に収まるようにスケジュールが組めるので、無駄な残業が発生しません。

従業員の長時間労働が減ることはもちろん、残業代の削減にもなります。

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フレックスタイム導入のデメリット

フレックスタイム導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。ここでは、主なデメリットを3つ確認しておきましょう。

勤怠管理の方法が煩雑になる

フレックスタイム制によるデメリットの1つは、煩雑化する勤怠管理です。固定時間制度であれば、基本的に全従業員を一括で管理できるため、遅刻や早退などの勤務状況も確認しやすいでしょう。

しかし、フレックスタイム制は、従業員によって出退勤時間が異なるため、一括での管理が難しくなります。また、定時がないため、従業員が働いている時間が定められた労働時間内なのか残業時間にあたるのかの判断も個別になってしまうのです。

光熱費がかさむ可能性がある

フレックスタイムでは、従業員の就業時間が一定ではないため、オフィスの総使用時間が増加します。朝早く出社する従業員もいれば、遅くまで残る従業員もいるからです。

一人でもオフィスに従業員がいれば、照明や冷暖房が必要になります。そのため、光熱費がかさむ可能性があるのです。

アポイントメントや緊急時の対応が取りづらくなる

顧客や取引先との時間調整がしにくくなったり、緊急時の対応が取りづらくなったりすることもデメリットにあげられます。

自分以外の社員が、アポイントメントの日時調整をする場合、当事者の正確な勤務時間を把握する必要があります。これが複数人となると、その調整に負担がかかることはいうまでもありません。

また、顧客・取引先への電話対応なども同様です。電話の取次や折り返しの設定も従業員の就業時間がはっきりしていなければ、迅速な対応ができません。このように社員同士のコミュニケーションを必要とするケースでは、業務が滞る可能性があります。

フレックスタイムにおける勤怠管理の重要なポイント

フレックスタイム制は、一般的な固定時間制度よりも勤怠管理が煩雑です。とはいえ、勤怠の状況把握は、人事評価にもつながるため、適切な制度の運用と正確な勤怠管理を効率的に行いたいところ。そこで、フレックスタイム制における勤怠管理の重要なポイントについて確認していきましょう。

勤怠管理の「見える化」で常に勤務状況が把握ができる

フレックスタイム制の場合、始業・終業時間の選択によっては、上司や周囲の社員と意図的に労働時間をずらすことも可能になります。この場合、従業員の勤務態度の評価が難しくなるといった弊害が生まれます。

このような状況を招かないためには、勤怠管理を見える化することが重要です。そのため、毎月の労働時間の集計時期にならなければ、従業員がいつ、どれだけ働いているのかが分からないといった勤怠管理は、なるべく避けた方がいいといえます。

遅刻や欠勤といった勤務態度の把握はもちろん、長時間労働を是正する意味でも、勤怠管理は、管理者が常に把握しやすい方法で行うことがポイントです。

フレックスタイムにおける生産性を把握する

フレックスタイム制では、勤怠管理の情報と売上などの成果物の状況を照らし合わせ、定期的に労働時間と生産性について計測しておくことも大切です。その結果から、コアタイムを見直すなど業務の効率化に向けた改善ができるようになるでしょう。

これは、勤怠管理を含む労務管理の面だけでなく、業績改善など企業全体の重要なポイントでもあります。ちなみに、コアタイムは、部署ごとや個人ごと、日によってなどで設定を変えても制度上、問題とはなりません。

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フレックスタイム制における勤怠管理の注意点

次に、フレックスタイム制における勤怠管理の注意点についてです。なかでも、特に注意が必要な5つの点について詳しく解説していきましょう。

導入の要件を理解しておく

フレックスタイム制を導入するには、厚生労働省が定める要件を理解しておかなくてはなりません。導入時に満たすべき要件を詳しく確認していきます。

就業規則等への規定

フレックスタイム制は、就業規則やこれに準ずるものに「従業員に始業・終業の時刻決定を委ねる」旨を明記しなければ導入できません。これとあわせて、コアタイムとフレキシブルタイムの始業時刻・終業時刻の明記も必要です。

なお、始業時刻のみや終業時刻の一方のみを従業員の決定に委ねるという規定、また、出勤時間は自由だが1日8時間は必ず働くことといった規定は、終業時間の自由を従業員に与えていないことになります。その場合、フレックスタイム制とは認められないので注意しましょう。

労使協定で所定の事項を定める

フレックスタイム制を導入するには、従業員と使用者(企業)間で取り交わされる「労使協定」が必要です。

労働組合がある場合は労働組合と使用者が、労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者と使用者の間で労使協定を結びます。これにより、フレックスタイム制の基本的な枠組みが定められるのです。定めが必要となるのは以下の事項です。

①対象となる労働者の範囲
②清算期間
③清算期間における総労働時間(清算期間における所定労働時間)
④標準となる1⽇の労働時間
⑤コアタイム(※任意)
⑥フレキシブルタイム(※任意)

導入を検討するときには、必ず確認しておくようにしましょう。

[参考:厚生労働省 フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き]

社内への周知を徹底する

フレックスタイム制導入では、社内への周知徹底が重要です。運用ルールは、決めるだけでは意味がありません。併せて、制度の対象となる従業員への周知もしっかりと行い、内容を十分に理解してもらうようにします。

周知が曖昧で十分な理解が得られないままに制度をスタートすると、業務効率の低下や勤怠管理の漏れ・抜けの原因となりますので、気をつけましょう。

コミュニケーション不足への対策を行う

フレックスタイム制の導入により従業員によって出退勤時間が異なる場合、職場内のコミュニケーションが不足しがちになります。従業員が取引先や顧客との対応をスムーズに行うためには、職場の従業員すべてが揃うようにコアタイムを設定するといった工夫も求められます。

また、フロアがわかれている、在宅ワークを取り入れているなど、勤務状況が確認しづらい環境の場合は、始業・終業時に、メールやチャットで知らせるといったルールを決めておくのもいいでしょう。

時間外労働・割増賃金は発生する

フレックスタイム制には残業という概念はありませんが、「時間外労働」が発生した際は、割増賃金が発生します。時間外労働とは、労働基準法第32条で定められた1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた労働のことを意味します。

固定の就業時間で勤務する場合は、この法定労働時間を超えた残業に関しては、1日単位で割増賃金が計算されるのが通常ですが、フレックスタイム制では、1日だけ法定労働時間を超えても、すぐに割増賃金が発生するものではありません。

算出方法は、清算期間によって異なりますが、あくまで清算期間における一定の期間内での労働時間によって計算されることを覚えておきましょう。

遅刻・早退の規定を作る

フレックス制であっても、コアタイムは従業員に勤務が義務付けられた時間です。フレキシブルタイムの有無に関わらず、コアタイムの時刻を超過した場合は遅刻となり、コアタイム中の退勤は早退扱いになります。

しかし、清算期間の総労働時間を満たしている場合は、コアタイム中に遅刻や早退が発生しても賃金カットなどのペナルティを課すのは困難です。そのため、例えば「遅刻3回で減給」といった何らかの制裁を設けたい場合は、就業規則にコアタイムの遅刻や早退をした際の取り扱いについて規定しておくようにしましょう。

フレックスタイムの勤怠管理はシステム導入がおすすめ

勤怠管理が煩雑になるフレックスタイムでは、システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムの導入で得られる利点について確認しておきましょう。

従業員の勤怠を一元管理できる

フレックスタイムは従業員によって勤務時間が異なります。そのため、これまで紙のタイムカードなどアナログな方法で管理していた場合は、特に、集計や残業代の計算といった管理側の業務が複雑化し、負担が大きくなってしまいます。

勤怠管理システムには、従業員ごとに働き方を設定しておけば、自動での管理が可能です。また、コアタイムに対する遅刻や早退などを自動で表示する機能もあります。異なる勤務時間の従業員であっても、一元管理できるため、担当者の負担になることもありません。

労働時間の集計ミスの防止になる

従業員ごとに勤務時間が異なるフレックスの場合、労働時間の集計ミスが起こりやすくなります。従来の管理方法では、タイムカードを目視で確認したり、出勤表に入力ミスがないかをチェックしたりなど、細かな作業が増えてしまうからです。

勤怠管理システムは、自動で従業員の労働時間を集計して管理してくれます。労働時間の集計ミスが減り、管理側のコスト削減も期待できるでしょう。

設定により残業時間等の自動計算ができる

勤怠管理システムは、残業時間の設定ができるようになっています。フレックスタイム制でも一般的な労働時間制と同様に所定の労働時間を超えた場合、残業代にあたる部分を計算する必要があります。

勤怠管理システムなら個別に計算する必要がなくなり、自動で超過分の手当てが計算できます。残業が多い従業員にはアラートを設定するなど、残業削減への意識を促すことも可能です。

フレックスタイム制に対応している勤怠管理システム5選

フレックスタイム制の勤怠管理には、システムの導入がおすすめです。ここからは、フレックスタイム制に対応している勤怠管理システムを5つ選んで紹介します。

1.ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、豊富な機能が低コストで利用できる勤怠管理システムです。グローバル化にいち早く対応しており、外国人労働者に合わせていることも大きな特徴。英語をはじめ、インドネシア語やタイ語、台湾語、ベトナム語などの言語に対応しています。

打刻方法が豊富なことに加え、勤怠に関する申請・承認がシステム内で可能。また、労務管理に関わるサービスを多く提供しており、組み合わせて活用すれば、労務担当者の負担軽減も見込めます。

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2.KING OF TIME

「KING OF TIME」は、使いやすさに定評のある勤怠管理システムです。システムのサーバーへインターネットを経由して接続するASP(Application Service Provider)サービスのため、自社でシステムのアップデート作業などを行う必要がありません。

また、打刻方法も多彩で、パソコンやモバイル、ICカードにも対応。さらに、指紋認証システムなど、本人以外による打刻の不正やミスなどを防ぐ機能もあります。

管理する労務担当者のニーズに応えた外部サービスとの連携も豊富で、サポート体制も充実。テレワークの勤務に対応していることも大きな特長です。

(KING OF TIMEの公式サイトはこちら)

3.RecoRu(レコル)

勤怠管理システムのスムーズな導入を求めるなら「RecoRu(レコル)」がおすすめです。こちらもICカード打刻や生体認証による打刻、チャットでの打刻などから選べ、専用の打刻機を使用する場合も、申し込み後に届いたタイムレコーダーをインターネットで登録したら、すぐに運用が開始できます。

スマートフォンやタブレットで認証する場合は、アプリをインストールするか、Webブラウザを開くだけのため、こちらも導入の手間がほとんどかかりません。

また、必要な機能だけをシンプルに使いやすく配置しているので、マニュアルがなくても使い始められるのもポイント。導入相談会も開催しているので、安心して導入できるでしょう。

(RecoRu(レコル)の公式サイトはこちら)

4.freee人事労務

「freee人事労務」は、クラウドで人事・労務の管理が可能なシステムです。従業員が21名以上の企業には担当者がつき、設定をサポートしてくれるので安心。フレックスタイムをはじめ、さまざまな勤務体制に対応しており、シフトや休暇まで管理できます。

ミニマムプラン、ベーシック、プロフェッショナル、エンタープライズと、価格と使用可能な機能のプランが細かく分かれているため、必要な機能だけを無駄なく使えることも特徴。外部システムと連携することもでき、年末調整や給与計算だけでなく、労務書類作成などの負担が軽減できます。

(freee人事労務の公式サイトはこちら)

5.ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、年次有給休暇の取得状況および残日数や、時間外の労働状況を一覧で表示する機能が実装されています。また、有給休暇取得を促進するメール通知も可能。働き方改革関連法を遵守するための便利な機能が揃っています。フレックスタイム制の見直しにも有効なシステムになっているので、導入後に制度の最適化を模索するためにも便利です。

また、多彩な打刻方法も魅力のひとつ。ICカードや指静脈、モバイル・パソコンに加え、顔認証やLINE、Slackといった外部サービスとの連携、ジオフェンシング打刻(打刻できる場所の制限)も設けられます。

(ジョブカン勤怠管理の公式サイトはこちら)

フレックスタイムを導入する場合は適正な勤怠管理を!

従業員の多様な働き方を実現するために、フレックスタイム制を導入する企業が増えています。人材確保や業務効率化の観点から、企業側にもたくさんのメリットがあるため、検討中の企業も多くあるはずです。

しかし、フレックスタイム制は、勤怠管理の注意点も多く、より効率的な管理方法の整備が求められます。ここで紹介した、フレックスタイム対応のツールを活用し、導入のメリットを享受できるよう適切な勤怠管理を行いましょう。






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