派遣社員の正しい勤怠管理とは?注意点やおすすめ管理システムを解説!

2022/1/21 2022/02/23

勤怠管理システム

オフィスで働く派遣社員

派遣社員の正しい勤怠管理方法について知っていますか?この記事では、派遣社員の正しい勤怠管理方法から注意点まで詳しく解説していきます。またおすすめの派遣会社向け勤怠管理システム5選もご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

派遣社員の正しい勤怠管理とは?

派遣社員の正しい勤怠管理には、派遣元と派遣先両方の対応が必要です。派遣社員は、派遣元と派遣先が結ぶ派遣契約に基づいて働きます。派遣社員を雇用するのは派遣元で、実際に派遣社員が働くのは派遣先です。

派遣元と派遣先では、派遣社員に対して負う責任が異なるため、どちらの責任で何を行うかを理解しておかなければなりません

労働時間の把握は使用者の義務!労働基準法を遵守した勤怠管理とは?

派遣元企業の管理項目とは

派遣元と派遣社員は使用者(雇用者)と労働者(被雇用者)の関係です。派遣元は、賃金や休暇、社会保険など、使用者としての責任を果たすために、次の項目を管理しなければなりません。

賃金を支払う

派遣社員に賃金を支払うのは、派遣元の責任です。派遣社員を雇っているのは派遣元なので、雇用契約に基づいて賃金を支払います。派遣社員の賃金は、一般的に時間給で計算されるケースが多いですが、業務内容によっては日給や月給の場合もあります。

当然ですが、派遣先の指示により時間外労働(残業)や休日労働、深夜業務などが発生した際の割増賃金も派遣元が支払わなければなりません。

年次有給休暇の管理​​

年次有給休暇の管理も派遣元の責任です。雇用日から6ヶ月間継続勤務し、かつ全労働日の8割以上出勤している場合には、年次有給休暇が発生します。

働き方改革による法改正を受けて使用者は、10日間以上の有給休暇を付与した従業員には、年5日間以上を取得させることが義務づけられています。この有給休暇取得の義務は、10日以上の有給休暇を、派遣元より付与された派遣社員も対象となります。

災害補償

労働者災害補償保険は、業務中や通勤途中に起きた事故や出来事により、従業員がケガをしたり、病気になったりした場合や、障害が残ってしまった、または死亡した場合に、本人や遺族に対して保険給付を行うものです。派遣社員のために労災保険に加入するのも派遣元の責任です。

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派遣先企業の管理項目とは

派遣先と派遣社員は指揮命令とその遂行という関係のため、派遣先においては、派遣社員の勤務状況の確認、職場環境の管理や整備などが求められます。管理すべき項目について詳しく確認していきましょう。

労働時間の管理

派遣社員の労働時間の管理は、派遣元と派遣先の双方に責任があります。具体的には、出退勤時間や休憩時間の記録と承認といった、勤怠管理は派遣先にて行います

また、残業や休日出勤など、時間外労働が発生した場合にも適切に管理しなくてはなりません。労働基準法で定められた労働時間を超えないよう、細心の注意を払う必要があります。

休憩時間の適正な取得

派遣社員が休憩時間を適正に取得できるように管理するのも派遣先の責任です。休憩時間は、労働基準法第34条により、実労働時間に応じた休憩時間が定められています。

業務が忙しい場合であっても、派遣社員が法律によって定められた適切な休憩が取れるように、職場環境を整備しておくことも大切です。

安全衛生面の管理

労働環境の安全衛生についての管理責任を負うのは派遣先です。具体的には、派遣社員の作業環境の整備や作業管理が該当します

派遣契約に明記されていない危険な作業、健康に悪影響が出るような業務がないか管理します。ただし、労災保険への加入や健康診断の実施については派遣元の責任です。

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派遣社員の勤怠管理でよくある問題

派遣社員の勤怠管理でよくある問題として挙げられるのは、派遣先での就業の実態を派遣元が把握しにくいことです。

毎日の労働時間は派遣先が管理するため、派遣元はリアルタイムでの確認ができません。そのため、派遣社員から申告された勤怠情報に虚偽や間違いがないかのチェックも派遣先任せになります。

また、派遣先での遅刻や欠勤、勤務態度などの把握が難しいなど、派遣社員の勤怠管理における問題は多くあるのです。

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派遣社員のタイムカード保管義務についての注意点

タイムカードは派遣社員の労働時間を把握するために欠かせないものです。また、勤務記録を保管する義務もあるため、取り扱いには注意しなくてはなりません

ここでは、派遣社員のタイムカードを保管する重要性について確認していきましょう。

タイムカードは5年間保管

タイムカードは、労働基準法によって、その作成と保管が義務付けられている、法定三帳簿のうちの「出勤簿」にあたります。

労働基準法の改正によって、従業員の勤怠記録である出勤簿は、5年間の保管が、使用者に対して義務付けられました。これは正社員や派遣社員などの雇用形態によることなく適用されます。派遣社員の場合は、派遣元だけでなく派遣先も、タイムカードを保管しなければならないため、注意しましょう。

また、タイムカードで勤怠管理をしていない場合は、それに代わる出退勤の記録が必要です。

勝手な判断でのタイムカード破棄は違法なので注意

5年の保管期間中に、勝手な判断でタイムカードを破棄してはいけません。派遣契約を満了した場合でも、そこから5年間保管する必要があります。仮に契約満了後に情報開示を求められた場合、記録がなく求めに応じられない場合は違法と判断されるため注意が必要です。

トラブルを未然に防ぐ

タイムカードは、使用者が適切に勤怠管理をしている証拠にもなります。タイムカードによって、労働時間を把握して給与支払いを正しく行っていることを、客観的に示すことができるのです。

そのため、派遣社員から給与や残業代に関する問い合わせがあっても、根拠を示した上で対応ができます。タイムカードの適切な管理は、従業員とのトラブルを未然に防ぐことにもつながるのです。

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派遣対応の勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは、派遣に対応した勤怠管理システムを導入する3つのメリットをお伝えします。

メリット1 | 管理業務の削減

派遣対応の勤怠管理システムでは、派遣社員の勤怠情報の共有が可能です。派遣元も労働時間をリアルタイムで確認できるため、派遣社員が労働時間を正しく申告しているかの確認もタイムリーに行えます。

さらには、派遣先と派遣元間の情報共有や連絡の手間も省けるので、双方ともに管理業務の削減が期待できます

メリット2 | システムによる業務効率化

勤怠管理システムには、勤怠情報を自動で集計する機能があります。給与計算のためにタイムカードや出勤簿に記載された情報を、手作業で集計していたケースも多いはずです。手作業での集計は手間がかかり、ミスにもつながります。

管理システムで自動集計ができれば、業務効率化につながり、人為的なミスも防げるのです

メリット3 | 契約状況・書類の一括管理

派遣社員の契約内容や契約期間は、人によって異なります。そのため、派遣社員の契約状況の管理は、煩雑になりがちです。また、契約書類や誓約書などの書類の数も膨大になるため、管理が容易ではありません。

勤怠管理システムには、必要書類などの一括管理機能があるため、管理のわずらわしさを軽減してくれます

勤怠管理システムを導入する目的と効率化によるメリット8選

派遣社員の勤怠管理に必要な勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムを選ぶときには、派遣社員の勤怠管理を適切に行える機能が搭載されているかの確認が必要です。ここでは、派遣社員管理に必要な機能を確認しておきましょう。

1.スタッフ管理機能

派遣元と派遣社員において交わした契約書や給与に関連する書類など、派遣社員ごとに内容が異なる書類を管理更新する機能です。さらには、稼働中なのか休職中なのかという、派遣登録スタッフの現在の状況もわかるようになっていると便利でしょう。

2.契約の受注管理機能

派遣社員の契約管理機能も必須です。派遣先企業の情報、派遣先企業と契約した業務内容、派遣開始年月日や終了予定年月日、時給などを管理します。

3.クライアント管理機能

クライアント企業情報や受発注履歴、現在どの業務で何人稼働しているかなどの情報を管理します。派遣先が求めるスキルや資格、経歴や派遣社員から吸い上げた派遣先の情報などもまとめておくとよいでしょう。

4.勤怠管理機能

出退勤の打刻、休日などの情報を管理します。勤怠管理システムであれば、休憩時間や残業時間、休日出勤などの時間数を自動集計が可能です。また、スマホなどで打刻できるシステムを選ぶことで、派遣社員は派遣先から手軽に打刻することができ、派遣社員と派遣元で、タイムカードやタイムシートなどを、やり取りする手間も省けます。

自動集計された勤怠情報は、給与計算やクライアントへの請求書にも利用できるので、包括的な業務の効率化が叶います。

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派遣会社向けおすすめ勤怠管理システム5選

最後に、派遣会社におすすめの勤怠管理システムを5つ紹介します。

1.かえる勤怠管理システム

かえる勤怠管理は、初期費用ゼロというだけでなく、運用費用の安さも魅力の派遣会社向け勤怠管理システムです。導入に必要な機器も少なく、用意がない場合には貸し出しにも対応。休暇管理や給与計算(オプション)も可能です。

▼おすすめポイント
・初期費用ゼロ
・管理者用のパソコンとインターネット、ICカードがあれば導入可能
・タイムレコーダー(タブレッド)のレンタル無料
・課金は人数ではなく拠点数
・1拠点あたり月額5,000円から
・無料トライアルあり(30日間)

2.CLOUZA(クラウザ)

CLOUZAは、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性が魅力です。料金は「その月に打刻した人数×200円」と、無駄なく使えるプランになっており、初期費用もゼロなので導入コストもかかりません。シフト管理や休暇管理など、勤怠管理に関連する必要な機能を備えています。

▼おすすめポイント
・初期費用ゼロ
・打刻はマルチデバイス(パソコン、タブレット、スマートフォン)対応
・課金はその月に打刻した人数(毎月の変動に自動的に対応)
・1名あたり月額200円から
・1ヶ月500名を超える場合は要相談
・無料トライアルあり(30日間)

3.Jobs(ジョブス)

Jobsは派遣・業務請負会社専用の勤怠管理システムです。専用というだけあり、スタッフ管理や勤怠管理、クライアント管理など、派遣対応に必要な機能がすべて備わっています。また、月額3.3万円のみの料金プランで、機能の追加、使用PC台数や利用人数による追加費用が一切ないのもポイントです。

▼おすすめポイント
・初期費用ゼロ
・わかりやすく使いやすい操作
・専属のサポート担当者がつく
・課金は毎月定額の利用料金のみ
・月額3.3万円
・無料トライアルあり

4.DigiSheet (派遣会社Ver.)

DigiSheet(派遣会社Ver.)は、5,000社以上もの派遣会社に採用されている実績をもつ、人材派遣に特化した勤怠管理システムです。特化型のため、派遣社員の勤怠管理に必要な基本機能のほか、自動残業計算や半日休暇管理など、勤怠管理の細かな煩わしさを解消してくれるような機能も魅力的なポイントです。

▼おすすめポイント
・初期費用がかかる(要問い合わせ)
・豊富な打刻方法
・導入まで最短1ヶ月
・さまざまなオプションサービス
・外部システムとの連携可能
・1名あたり月額390円から

5.e-naviタイムシート[派遣]

e-naviタイムシート[派遣]は、手ごろな料金で派遣社員の勤怠管理に必要な機能をバランスよく備えているシステムです。また、画面の見やすさや操作のしやすさなど、使いやすさ重視の仕様も特徴のひとつ。残業や欠勤・遅刻などの勤務状況がリアルタイムに確認できるため、スタッフへの細かなケアにも役立ちます。

▼おすすめポイント
・打刻はマルチデバイスに対応(ガラケーにも対応)
・勤怠の締め日を派遣先ごとに設定可能
・導入支援オプションサービスあり
・1名あたり月額250円から
・無料トライアルあり

派遣社員の正しい勤怠管理を徹底しよう

派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先の両方に責任があります。ただし、それぞれに管理が必要な項目が違うため、正しく理解しておかなくてはなりません。また、派遣社員の勤怠管理においては、派遣会社が勤務状況を把握しにくいなどの問題があります。そんな問題を解決してくれるのが、勤怠管理システムです。

システムを導入すれば、正確な勤怠管理が可能になり、業務も効率化されます。勤怠管理システムを上手に活用して、派遣社員の正しい勤怠管理を徹底しましょう。

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