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労働時間管理とは？従業員の正しい勤怠情報を把握するためのポイント
労働時間管理の義務化や法改正による罰則の追加など、今まで以上に厳しくなった勤怠管理。企業はより正確な勤怠情報の把握が求められています。そこで、本記事では労働時間管理について、ポイントや課題などを詳しく解説していきます。あわせて、労働時間管理に役立つ勤怠管理システムを7つ紹介します。
目次
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労働時間管理とは？
ここでは労働時間の義務化と、労働時間管理とはなにかについて解説していきます。
労働時間管理の義務化とは？
働き方改革の一環として、2019年4月に労働時間の把握が義務付けられました。これにより、企業は従業員の労働時間をタイムカードやパソコンの使用時間等で客観的に把握しなければならなくなりました。
このような改正が行われた背景には、長時間労働によって従業員の健康や安全に問題が起こることを未然に防ぐ狙いがあります。
企業が従業員の就業実態を正確に把握することで、労務トラブルを早期に発見できます。
労務管理と勤怠管理の違い
労務管理と勤怠管理の違いとはなんでしょうか。労務管理は、従業員が働くためのサポート業務と言えます。従業員の給与、福利厚生、適切に働ける環境づくりなど、労働に関係することを管理します。
勤怠管理は労務管理の一部で、従業員の労働記録を管理します。出勤、退勤、残業時間、休日出勤日、などを正確に記録します。
また、法律で定められた時間を超過して働いていないかなど、法律違反がないかをチェックするのも勤怠管理の重要な業務です。
労働時間管理で行わなければならない7つの措置
労働時間管理を行う上で、かならず抑えなければいけないものを解説します。
1.始業と終業時間の記録
従業員の始業時刻と終業時間を正確に記録しなければなりません。当たり前のように思えるかもしれませんが、企業の中には労働時間のみを把握して良しとしているところもあります。
就業する時間帯、1日の就業時間は、残業代や深夜労働の計算に影響します。また、休日労働は割増賃金を払う対象になります。このような就業記録を正確に計算できるよう、従業員が就業していた時刻は、正確に記録するようにしましょう。
2.自己申告での勤怠管理は原則認められない
従業員の自己申告による勤怠管理は、あいまいな報告になる傾向があります。そのため、原則としては認められていません。
勤怠管理にあたって、使用者は直接始業時刻、終業時刻を確認しなければなりません。また、客観的な情報として、タイムカード、ICカード、データなどの記録媒体で保存する必要があります。
3.やむを得ず自己申告制で確認と記録をする場合の措置
勤怠管理を自己申告で行うことは原則認められていませんが、なかにはやむを得ない場合もあります。
自己申告制で勤怠管理を行う場合は、以下の措置を講じる必要があります。
- 勤怠管理者・従業員に適正に自己申告を行えるように十分な説明を行う。
- 適正に勤怠管理が行われているか定期的にチェックする。
- 勤怠記録と実態に乖離があった場合は、実態調査を行う。
- 労働時間を超えて職場にいる従業員には、適正に勤怠記録をしているか確認する。
- 使用者は時間外労働の記録を認めないなど、勤怠記録に上限を設けてはならない。
これらの措置をしっかり行うことで、従業員が不利にならない正確な勤怠管理が可能になります。
4.賃金台帳には項目別に労働時間を記入する
労働基準法第 108 条及び同法施行規則第 54 条によれば、使用者は賃金台帳に従業員ごとに適正に記録をしなければなりません。記録する項目は、以下のようなものです。
- 労働日数
- 労働時間数
- 休日労働時間数
- 時間外労働時間数
- 深夜労働時間数
これらを記入していない、または故意に虚偽の記録をした場合は、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処されます。
5.労働時間の記録に関する書類は5年間保存する
労働基準法第109条によれば、使用者は労働時間を記録している書類を5年間保存しなければなりません。ここでの書類とは、以下のようなものです。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿
- タイムカード
6.勤怠管理の責任者は労働時間と管理の適正化を行う
勤怠管理を行う責任者は、勤怠管理が適正に行われているかを常に監視しなければなりません。
もしも管理上に問題が発生した場合は、実態の把握と問題の解消に努める義務があります。
7.労働時間等設定改善委員会を活用する
使用者には、必要に応じて労働時間等設定改善委員会など、労使協議組織の活用が義務付けられています。この委員会は労働時間の管理で問題がある場合に、問題解決のための調査・解決案の検討を行う組織です。
労務管理責任者は、過度な長時間労働がないか、勤怠記録は正確に行われているか等、勤怠管理上の問題を確認する義務があります。
[出典：厚生労働省「労働時間の認定に係る質疑応答・参考事例集の活用について」]
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労働時間管理を適切に行うためのポイント
労働時間管理は機械的に行えば、うまくまわるというものではありません。職場の実態や状況に応じて、適切な対応が求められます。
ここでは、適切に労働時間管理を行うためのポイントをご紹介します。
働きに応じた給与や手当を支払う
就業時間に応じて適切に給与・手当を支払いましょう。適切な賃金の支払いは労働基準法で定められています。そのため、企業は正確に勤怠管理を行わなければなりません。
また、賃金の支払いが適切に行われないと、従業員の不満に繋がります。結果として、モチベーションの低下、離職、訴訟などのリスクを負うことになるでしょう。
法律に反しないよう残業時間を管理する
2019年の法改正により、定められた時間以上の残業は労働基準法違反になり、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金がかせられるおそれがあります。
注意したいのが、従業員に過度の残業を強いていなくても、就業時間を集計したら基準を超過していた、というパターンです。
労働基準法違反をしてしまうと、企業イメージの低下など、罰則以上のデメリットをもたらします。そのため、今まで以上に正確な勤怠管理を行わなければなりません。
適切な雇用と人材配置を行う
業務を遂行するために、適切な人材マネジメントが求められます。従来は人事体制に問題があっても、従業員が残業することでなんとか埋め合わせを行うということが可能でした。
しかし、2019年の法改正で残業時間に制限がかかったことから、適切な人事マネジメントが必要になりました。
業務を遂行するために、十分な雇用と適切な人材配置を行いましょう。そのためには、従業員の個々の特性や能力に応じて、人的資源を活用するタレントマネジメントのノウハウが役に立ちます。
労働条件の変更には必ず従業員の同意を取る
労働条件の変更は、従業員の同意のもとで行わなければなりません。従業員に不利にならないと思われるものであっても、一方的な変更を許す体制は経営側に有利に傾いてしまいます。
そのため、経営者と従業員がお互いに納得の上で、労働条件を変更する仕組みが必要になります。
労働環境は常に改善していく
労働環境は一度見直せば完璧になるわけではなく、常に改善の余地があります。また、企業の変化に伴い、労働状況も変わっていくため、それに合わせたアップデートも求められます。そのため、労働環境の改善は継続的に行っていきましょう。
労働環境の改善方法はさまざまですが、改善しやすい仕組みがなにより重要です。現場からの声を聞く窓口を用意したり、要望や問題点を話し合い、改善を実施する、という一連の流れをフローで決めておくとよいでしょう。
継続的な改善のために、従業員に意欲的に協力してもらうための啓発活動も重要です。改善実績の周知、会社が従業員の声を求めていることを伝えるなどして、従業員のモチベーション向上に努めましょう。
労働時間管理の必要性をプレゼンする
経営陣に労働時間管理の重要性を理解してもらいましょう。サービス残業の横行など、日本企業における労働時間管理は厳格に行われていたとは言えません。そのため、経営陣の中には、労働時間の管理を重要だと考えていない人がいるかもしれません。
しかし、労働時間の管理はおろそかにしてはいけません。従業員が働いた分の賃金は適正に支払わなければならず、過度の残業は法律違反になるからです。
経営陣には、労働時間管理の重要性、法律違反をしたときのデメリットなどをしっかり説明して、理解を得ることが重要になります。
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労働時間管理が適切に行えない場合の問題点
職場によっては、労働時間管理がうまくいかないことがあります。ここでは、その原因と解決策について説明します。
就業規則などの内容があいまいになっている
ありがちなのが、就業規則が明確に定められていないなど、そもそものルールに問題があるケースです。
就業規則をしっかりと決めていなかったり、問題点を把握しつつもそのままにしている会社は意外に多いものです。未成熟の新しい会社だけでなく、歴史のある会社でも暗黙の了解でまわっているところが少なくありません。
就業規則が曖昧だと、ルールに基づいた厳格な管理が行えません。そのため、記録項目の不足、就業時間の書き換えなどが横行するおそれがあります。
就業規則を明確に定め、社員が労働時間管理を適切に行えるようにしましょう。
タイムカードを押し忘れる従業員がいる
タイムカードの押し忘れが頻発し、管理ができないというケースがあります。これは、主に2つの原因が考えられます。
一つは、従業員が勤怠記録の重要性を理解していないというものです。労働時間管理は従業員のためにも、企業が法律を遵守するためにも必要です。従業員には啓発を行い、勤怠記録は業務の一環だと理解してもらわなければなりません。
そしてもう一つが、勤怠記録作業が煩雑な場合です。この場合は、打刻作業を簡単にするシステムを導入するなどの方法が有効です。たとえば、顔認証での打刻システムを導入することで、タイムカードを使う手間がなくなります。
労働時間管理に勤怠管理システムがおすすめな理由
労働時間管理を行う上では、勤怠管理システムの利用が助けになります。ここでは、勤怠管理システムをおすすめする理由を解説します。
正しい給与を支払うため
勤怠管理システムを利用すれば、正確な情報をもとに給与支払いができます。
給与の計算には残業時間、深夜労働時間、休日労働など、さまざまな要素が関わってきます。これらを正確に計算することは非常に手間で、ヒューマンエラーのリスクも無視できません。
勤怠管理システムは、従業員の打刻や申請情報をもとに、正確に計算を行います。また、多くの計算処理が自動化されるため、担当者の負担軽減にも繋がります。
コンプライアンスのため
勤怠管理システムの導入は、コンプライアンス上でも重要です。
昨今は社会の目も厳しくなり、コンプライアンスをおろそかにする企業はブラック企業と認知されてしまいます。法律の遵守、就業規則の作成、企業倫理の遵守は、企業にとっての義務となりました。
勤怠管理システムは、従業員の勤怠情報を正確に記録・計算し、ミスによる法律違反を防止できます。計算ミスやチェック漏れのヒューマンエラーを避けるためには欠かせないと言えるでしょう。
労務トラブルを防止するため
就業状態を正確に監視できるため、事前に労務トラブルを防止できます。
従業員の就業実態は、経営側からはなかなか見えません。そのため、知らないうちに従業員に負荷がかかり、健康状態を損なったり、鬱(うつ)になってしまうおそれがあります。このような事故が起こったとき、知らなかったでは済まされず、責任追及は避けられないでしょう。
勤怠管理システムは、正確な記録と計算により、全社員の就業状況を確認できるようになります。また、過度に負荷のかかっている従業員を検知し、警告を出すことも可能です。
労働時間管理に勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムには、非常に多くのメリットがあります。これらを理解することで、勤怠管理の効率と正確さは劇的に向上するでしょう。
ここでは、勤怠管理を導入するメリットについて解説します。
自動化により業務を効率化できる
勤怠管理システムは、勤怠業務を自動化するように設計されています。たとえば、従業員が打刻したデータをもとに、就業時間、残業時間、休日出勤時間などを計算します。手作業でExcelに移して計算していた従来の方法よりも、少ない作業量で業務が行えます。
また、休暇申請などもシステム上で行えるため、紙の申請書に比べて短時間で承認業務が行えるのも大きなメリットと言えるでしょう。
適切かつ簡単に管理できる
勤怠管理システムは、誰でも操作できるように非常にシンプルな画面になっています。多くのことはシステム側が自動化しているので、作業者が行うことは最小限です。
また、勤怠管理システムは法改正に対応するため、計算方法や仕様を随時アップデートしています。そのため、ユーザー側が法改正に伴って行う作業は必要最低限になります。
不正打刻を防止できる
タイムカードを使った打刻方法であれば、他の人が打刻可能なため、不正が発生しやすくなってしまいます。一方、勤怠管理システムでは、静脈や指紋認証、スマホのGPSを活用した認証システムを採用しているため、不正な打刻を防止できます。
労働時間管理におすすめの勤怠管理システム8選
ここではおすすめの勤怠管理システムを8つご紹介します。どれも基本的な機能は揃っていますが、それぞれに特徴があります。自社に合ったサービスを探してみましょう。
1.ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠はjinjer株式会社が提供しているクラウド型の勤怠管理ツールです。
労働時間の収集をはじめ、各種管理をリアルタイムで一括管理が可能なので勤怠関連業務の負担軽減につながります。
スマホアプリにも対応しており、手持ちのスマートフォンでいつでもどこでも従業員の状況に合わせて勤怠をつけられるのもポイントです。
給与情報との連携も可能なので、バックオフィス全般の工数削減が実現します。
| 提供元 | jinjer株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 月額300円/1人 |
| 導入実績 | - |
| 機能・特徴 | アプリ上で打刻、ワークフローシステム、シフト管理、有給管理、アラート機能 |
2.MINAGINE
MINAGINEは株式会社ミナジンが提供する勤怠管理システムです。株式会社ミナジンは30年以上、労務課題を解決してきた企業です。MINAGINEは、その中で積み上げてきたノウハウをもとに設計されています。
注目すべき機能は、PCログ取得機能です。パソコンの挙動を監視することで、従業員の就業実態を把握することができます。実際の状態がわかりにくいテレワークなどで効果を発揮するでしょう。
| 提供元 | 株式会社ミナジン |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 月額30,000円 ※30名まで。31名以降は300円/ユーザー ※500名以上は別途見積 |
| 導入実績 | - |
| 機能・特徴 | PCログ取得、打刻改ざん防止、36協定チェッカー、有給取得チェッカー、スマホ打刻 |
| URL | 公式サイト |
3.ジョブカン
ジョブカンは株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。シンプルで使いやすい設計が特徴で、利用に慣れていないユーザーでも直感的に操作できます。
利用する機能がプランごとに分割されているため、必要な機能を選択して利用できるのも魅力です。
| 提供元 | 株式会社 DONUTS |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 4つのプランから利用するものを選択
利用プラン1つ 月額220円(税込)/ユーザー 以降、プラン1つ追加ごとに月額110円(税込)/ユーザー |
| 導入実績 | 約150,000社 |
| 機能・特徴 | LINE打刻、Slack打刻、顔認証打刻、指静脈認証打刻、GPS打刻、スマホ対応、働き方改革法対応、超過労働対策、多言語対応 |
| URL | 公式サイト |
4.KING OF TIME
KING OF TIMEは株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理システムです。
注目すべきは、導入支援パートナー制度です。複数の企業と提携を結んでおり、訪問支援、専用窓口、設定代行など、導入のためのサポート体制を築いています。
また、さまざまなタイムレコーダーを用意しているのも特徴です。生体認証、チャット打刻など、21種類の認証機能から最適なものを選べます。
| 提供元 | 株式会社ヒューマンテクノロジーズ |
|---|---|
| 初期費用 | 0円(別途、導入拠点数分の打刻機器代) |
| 料金プラン | 月額330円(税込)/ユーザー |
| 導入実績 | 40,000社 |
| 機能・特徴 | 複雑な就業ルール対応、給与ソフトとの連携、多言語対応、勤務状況確認、働き方改革対応、生体認証・チャット打刻などの様々な認証機能 |
| URL | 公式サイト |
5.スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは株式会社スマレジが提供する勤怠管理システムです。
スマレジ・タイムカードには、人時売上高というユニークな機能が搭載されています。これは、勤怠データをもとに、投入した労働量と粗利益を比較することができるというものです。この機能は人的資源管理を行う上で、非常に大きな助けになるでしょう。
| 提供元 | 株式会社スマレジ |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ・スタンダード 月額0円 ※30名まで 31名以降 月額110円(税込)/ユーザー・プレミアム 月額2,200円(税込) ※10名まで 11名以降 月額330円(税込)/ユーザー・プレミアムプラス 月額4,400円(税込) ※10名まで 11名以降 月額440円(税込)/ユーザー・エンタープライズ 月額6,600円(税込) ※10名まで 11名以降 月額660円(税込)/ユーザー |
| 導入実績 | 登録事業所数 112,000以上 |
| 機能・特徴 | 労務アラート、人事売上高計算、日報管理、外部サービス連携、スマホ対応 |
| URL | 公式サイト |
6.マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。
株式会社マネーフォワードは、クラウド勤怠以外にもさまざまなサービスを提供しています。それらと連携を行うことで、各サービスを効率的に運用できます。バラバラな人事労務に関する業務をまとめることで、作業量を抑えることが可能です。
| 提供元 | 株式会社マネーフォワード |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ・スモールビジネス 年額プラン 39,336円(税込) 一ヶ月あたり3,278円(税込) 月額プラン 4,378円(税込) ※ユーザーは3名まで・ビジネス 年額プラン 65,736円(税込) 一ヶ月あたり5,478円(税込) 月額プラン 6,578円(税込) 利用ユーザー6名以降 月額330円(税込)/ユーザー従業員数51名以上の場合は、別途見積もり |
| 導入実績 | - |
| 機能・特徴 | サービス連携、ワークフロー、アラート機能、打刻丸め機能、働き方改革対応 |
| URL | 公式サイト |
7.HRMOS勤怠
HRMOS(ハーモス)勤怠は株式会社ビズリーチが提供する勤怠管理システムです。
一部機能が制限されますが、HRMOS勤怠は完全無料での利用が可能です。そのため、まずは無料で使用感を試してから、有料版への移行という利用の仕方ができます。導入をじっくり検討したい場合におすすめです。
| 提供元 | 株式会社ビズリーチ |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | ・フリー 完全無料・ベーシックS 年額プラン 41,800円(税込) 一ヶ月あたり約3,490円(税込) 月額プラン 4,180円(税込) ※39ユーザーまで・ベーシックM 年額プラン 107,800円(税込) 一ヶ月あたり約8,990円(税込) 月額プラン 10,780円(税込) ※149ユーザーまで・エンタープライズS 年額プラン 327,800円(税込) 一ヶ月あたり約27,320円(税込) 月額プラン 32,780円(税込) ※499ユーザーまで・エンタープライズM 年額プラン 657,800円(税込) 一ヶ月あたり54,820円(税込) 月額プラン 65,780円(税込) ※999ユーザーまで |
| 導入実績 | - |
| 機能・特徴 | 労働基準法対応、Slack認証、LINE認証、ワークフロー、スマホ打刻、QRコード打刻 |
| URL | 公式サイト |
8.Kincone
Kincone(キンコン)は株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。
Kinconeの特徴は、交通費の自動入力機能です。SuicaやPASMOのような交通系ICカード、モバイルSuicaとの連携により、利用した交通機関の情報をデータとして保存できます。従来は手入力で煩雑だった作業を大幅に効率化できます。
また、交通費情報をもとに訪問先を判断して、訪問先を自動入力できる機能が搭載されています。これは、Googleカレンダー、Office365、グループウェア「ガルーン」と連携させることで利用可能です。
外回りの多い職場にとっては、非常に効果的な勤怠管理システムです。
| 提供元 | 株式会社ソウルウェア |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 月額220円(税込)/従業員 |
| 導入実績 | - |
| 機能・特徴 | 打刻位置計測、アラート機能、交通費計算、訪問先登録、多言語対応、勤務間インターバル制度 |
| URL | 公式サイト |
労働時間管理には勤怠管理システムを導入しよう
労働基準法の改正により、勤怠管理の重要性はますます高くなりました。適切に管理を行わなければ、企業は罰則を受けるおそれがあります。加えて、企業イメージの低下などの大きなデメリットを被ることになるでしょう。
勤怠管理システムは、作業の自動化と正確な計算でミスを防ぐことで、勤怠管理を安全に行えます。また、従業員の就業状態を確認することで、労務トラブルを未然に防止できるというメリットもあります。
法の遵守と職場環境改善のために、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。
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