テレワーク時の勤怠管理の重要性と課題とは?原因や解決方法も解説!

2022/2/15 2022/02/25

勤怠管理システム

テレワークで時計で勤怠を図るビジネスマン

テレワークの導入は広がりつつありますが、躊躇している企業が多いのも事実。課題として勤怠管理が難しいこと以外にも、人事評価が難しくなるという懸念やコミュニケーションが取りづらいといった理由があげられます。今回はテレワークの勤怠管理の課題と解決策、おすすめのシステムや課題解決事例を紹介します。

テレワーク時代こそ勤怠管理が重要な理由

テレワーク時代が到来し、多様な働き方が実現する一方で、企業側は従業員の勤怠の把握が難しくなってしまったという課題に直面しました。

しかし、勤怠の管理は、企業にとって法律により定められた義務でもあるため、勤怠管理をしないというわけにはいきません。まずは、勤怠管理がいかに重要であるかを、法的な観点から確認していきます。

労働安全衛生法では企業は勤怠管理の義務がある

勤怠管理とは、社員の労働時間などを適切に記録・管理することです。この労働時間の把握は、労働安全衛生法第66条8の3に記載されており、その方法についても、厚生労働省令によって定められています。

そのため、企業は時間外労働や深夜・休日労働、欠勤日数や有給休暇の取得状況に至るまで、法に則った方法で把握し、記録しておかなくてはなりません。

これは、働き方改革の目的の一つでもある長時間労働を是正し、従業員の心身の健康を守るためにも重要なことです。

働き方改革関連法の施行により厳密な勤怠管理が必要

働き方改革とは、労働環境を見直して労働に従事できる人を増やそうとする試みのことです。これに関連し、働き方改革関連法の1つとして、2019年4月より改正労働基準法が順次施行されました。

このうち、勤怠管理に影響するのは「残業時間の上限規制」「年次有給休暇の取得義務」「割増賃金の引き上げ(2023年4月施行予定)」の3つです。

時間外労働については、これまでは行政指導のみであり、労働基準法には、時間外労働の上限についての定めはありませんでした。

しかし、残業時間の上限規制が施行されたことで、残業時間の上限が規定されるようになったのです。具体的には、以下の条件が定められています。

  • 原則として、残業時間は月45時間・年360時間以内
  • 例外として、年6ヶ月までは、月45時間の残業時間制限を超えることができる
  • 例外が適用される場合でも、残業時間は年720時間以内、2~6ヶ月の平均80時間以内、月100時間未満を上限とする

また、年次有給休暇が年に10日以上付与される労働者について、最低でも5日は使用者に時季を指定させた上で取得させなくてはならなくなりました。これは、正社員や契約社員だけでなく、条件を満たすパートタイマーやアルバイトなどの従業員にも当てはまります。

さらに、月60時間を超える時間外労働があった場合、2023年4月からは中小企業においても超過分の賃金を50%増しにすることが、すでに義務付けられています。

このように、働き方改革関連法による法改正により労働時間や有給取得の日数について細かく規定されるようになりました。そのため、勤怠管理を従来よりも厳密に、適正に行う必要があるのです。

テレワーク時の企業が抱える勤怠管理の課題

テレワーク時は、従業員が出社して対面で業務を行う場合と比べて以下3つのような勤怠管理の課題が生じます。それぞれの課題について、詳しく見ていきましょう。

テレワークは正確な業務時間が把握しづらい

オフィスに出社する場合、出社時と退社時に従業員それぞれがタイムカードを打刻します。または、会社のパソコンから出退勤の記入や報告を行っているはずです。

さらに、勤務時間中は管理する立場の上司が目視で勤怠状況を把握できることなどから、概ね正確な業務時間を把握できます。

しかし、テレワークの場合は始業や終業の報告や記入があっても、誰がどこで行っているかを確実に確かめることができません。また、実際に勤務している様子を見られるわけではないため、いつ働いていつ休憩しているのかわかりにくいのです。

正しい人事評価ができない

従業員の姿を上司や同僚が見られないため、成果につながる行動をしているか、勤務態度が良いのか悪いのかがわかりにくくなります。すると、人事評価が正しく行えないという課題が出てくるのです。

数値化が難しい普段の働きぶりといったプロセスに関する評価は、元来、評価の公平性を保つのが困難といわれています。

テーレワークにおいては、その評価材料がさらに減少してしまうため、どうしても成果に偏った評価になりがちだったり、評価者によって評価が大きく左右されたりなど、公平を期すのが、ますます難しくなってくるのです。

従業員の勤務態度を管理できない

上司や同僚の目がない場所では、労働の質や量の低下を意味する、いわゆる「サボタージュ」する従業員が出てくる可能性もあります。

サボタージュとまでは至らなくても、業務中に勝手に中抜けしたり、在宅での仕事を指定されているにも関わらず、業務とは関係のない場所で仕事をしているケースもあるかもしれません。

管理職からすれば、目が行き届かない場所でもしっかりと集中して業務に取り組んでいるのかが分からなくなってしまうのです。

テレワークの勤怠管理を難しくする原因5選

テレワークでの勤怠管理の課題を踏まえ、より具体的に管理が難しくなっている原因を5つ確認していきましょう。

1.実働と休憩を正しく把握できない

テレワークでは勤務状況を実際に目で見て確認できないため、実働時間と休憩時間を把握するのが難しい傾向にあります。

オフィスワークの場合、業務以外のことをしにくいですが、テレワークではテレビやスマートフォンで動画を見ながら仕事することも不可能ではありません。働いているのか、休憩しているのかが把握できなくなってしまうのです。

2.業務中の「無断中抜け」が起きやすくなる

中抜けとは、業務時間内に私用で長時間席を離れることです。どこから長時間になるのかの判定は難しいですが、トイレや水分摂取など体調維持に必要な範囲を超える、10分〜15分を過ぎるような用事は中抜けと考えて良いでしょう。

例えば、子どもの送迎や学校の面談、通院、銀行や市町村役場での手続きなどが挙げられます。オフィス勤務であれば「まわりの目」があるため、このような中抜け時にも打刻するなどの管理ができていたかと思いますが、テレワークとなると、勝手に中抜けを行う従業員も増えてくるでしょう。

注意喚起を徹底し、必要であれば就業規則などに、しっかり規定をしておくといった対策が必要です。

3.コミュニケーションが不足してしまう

テレワークは従業員がデスクを並べて行うオフィスワークと比べると、どうしてもコミュニケーションの機会は不足します。メールやチャットなどのオンライン連絡が基本となるため、指示や報告が正確に伝わらないことも少なくありません。

また、オンラインでのやりとりのみでは、実働しているのか否かの判断がしづらく、勤怠管理が難しくなってしまうのです。

4.自己申告で勤怠管理を行っている

テレワーク中の勤怠管理を従業員による自己申告で行っている企業も多くあるでしょう。雇用には信頼関係が重要ですが、実際に部下が働く様子が見えないと、つい「勤務態度に問題はないか」「報告された実働時間と休憩時間は実態に合っているか」と不安になってしまう管理職は少なくありません。

しかし、残業すると怒られるのではないかと思い、過少申告してしまうケースもあるのです。労働基準法や働き方改革関連法を遵守するためには、そのような過少申告のリスクも避けなくてはなりません。

5.人的ミスで報告漏れが起こりやすい

自己申告で勤怠管理を行うと、報告漏れや申告ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。不正申告といった懸念もあるでしょう。

勤怠管理表への記入ミスやタイムカードの打刻漏れなどが起こっても、オフィスワーク時のように、周囲が誤りにすぐ気づくといった機会もなくなります。その結果、正確な勤怠管理が困難になってしまうのです。

テレワークの勤怠管理の課題解決の方法

テレワークでの勤怠管理の課題はどのように解決すれば良いのでしょうか。ここでは、課題を解決する3つの方法を紹介します。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで打刻・記録ができ、システム上で従業員の勤怠データを正確に管理できます。従業員による自己申告ではなく、客観的な勤怠データの記録が可能になるのです。

勤務状況の見えづらさ、報告抜け漏れ、不正申告も防げるため、法令を遵守しながら勤務状況を正しく把握できます。

チャットツールの導入

チャットツールの導入は、テレワークでのコミュニケーション不足の解決につながります。メールとの大きな違いは、会話の延長のような使用感とやりとりの手軽さ、共有のしやすさにあります。メールは一方的になりやすく、相手が確認したかどうかがわかりません。

チャットツールは、必要に応じてグループを作り、メンバー全員でやり取りができるため、リアルタイムでの報告・連絡ができます。気軽な質問や相談もしやすくなるため、自然とコミュニケーションの機会が増えるのです。

業務可視化ツールの導入

実働の把握に関しては、タスク管理ツールなど、業務可視化ができるツールを導入する方法もあります。「進行中」「完了」など業務ステータスと担当者を管理できれば、誰がどの業務を行っているか、どの段階まで進んでいるかが明確になるでしょう。

業務が進んでいない従業員も確認できるので、チャットでの声かけやオンラインミーティングを設けるなども可能です。困っていることがあれば相談に乗ったり、集中して業務に取り組んでいなければ注意したりと、マネジメントにも役立ちます。

勤怠管理の必要性を従業員に説明

テレワークでも正確な勤怠管理を実現させるには、従業員にも高い意識を持ってもらう必要があります。勤怠管理は法律によって定められた企業の義務であり、従業員の心身の健康や適正な労働環境を守るために重要なことです。

このことを従業員に理解してもらうためには、十分な説明が欠かせません。従業員に勤怠管理の必要性を理解してもらうことは、過重労働などを防ぐコンプライアンスとしても、トラブル回避にも重要なので、怠らずに行いましょう。

テレワークでの勤怠管理システムの選び方

テレワークでの勤怠管理を行うには、システムの導入がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムを選ぶ5つのポイントをお伝えします。

勤務形態のバラエティの多さ

テレワークと一言で言っても、勤務形態はさまざまです。企業によって、在宅型、サテライトオフィスなど施設利用型、モバイルワークなど異なります。また、職種や環境によって、従業員ごとに勤務形態が異なることもあるはずです。

そこで、勤怠管理システムを導入するときには、多彩な勤務形態にも対応できるものを選びましょう。従業員がどこから出退勤や休憩時間を打刻するか、よくシミュレーションしておくことが重要です。

操作が簡単でトライアルが可能か

勤怠管理システムは、管理者だけでなく総務など人事に関わる部署、また、打刻する従業員全員が使うものです。そのため、誰もが簡単に操作できるシステムでなければなりません。

また、導入後に操作性や機能が自社にマッチしないというケースが出る可能性もあります。無料トライアル期間があるサービスを選び、問題なく利用できるかを確認しましょう。いくつかのシステムを実際に利用して検討するのもおすすめです。

月額の予算が適正か

勤怠管理システムは、無料プランと有料プランがあります。多くのサービスでは、プランによって機能の制限がされているため、機能性と月額予算を考慮して判断しなくてはなりません。

小規模で従業員の勤務形態が統一されている企業であれば、高い機能性は不要です。逆に従業員が多く、勤務形態がさまざまで管理が複雑になる場合には、コストをかけてでも機能性を重視するのがいいでしょう。

自社の規模や環境に対して月額予算が適正かどうかも確認してください。

自社既存データを取り込んだり連携できるか

勤務管理と関連性の高い業務に、すでに他のシステムを導入していたり、自社独自のシステムを使用していたりする企業は、既存データの取り込みや連携ができるかの確認も必要です。また、勤怠システムの乗り換えをする場合も、既存のシステムからのデータ移行ができるのかを確認しましょう。

既存データの取り込みや連携ができないと、これまでの記録をすべて手入力するなど相当な手間がかかります。また、他のシステムと連携できれば、シフト管理や給与計算などの一元化も可能です。

サポート体制が整っているか

勤怠管理システムを導入後、最初のうちは不明な点や運用面で困ったことが出てくる場合もあります。そんなときのために、サポート体制が整っているかも事前に確認しておきましょう。

特に従業員が使い方に困ったときに、チャットやメール、電話などで個別対応してくれるサポートが用意されていれば、社内の担当者が対応する必要がなく、リソースを大幅に抑えられます。

テレワークでの勤怠管理に便利なおすすめシステム5選

ここからは、テレワークでの勤怠管理におすすめのシステムを5つ紹介します。自社の勤務形態や必要な機能をよく検討して選んでください。

1.ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理はクラウド型の勤怠管理システムで、毎日の勤怠入力や状況把握がいつでもどこでも可能です。パソコンやモバイルなど自分の端末はもちろん、ICカードや生体認証、LINEやSlackのチャンネルから打刻することもでき、勤務形態によって使いやすい方法が選べます。

シフト管理機能も備わっていて、勤務シフトの作成や変更も簡単。シフトパターンをあらかじめ登録しておけば、満員電車などの混雑を避ける時差出勤にも対応できます。

2.KING OF TIME

KING OF TIMEはクラウド型の勤怠管理システムで、打刻方法にパソコンやスマートフォンのほか、フィーチャーフォンも選べます。また、「KING OF TIMEセキュアログイン」というパソコンのログオン・ログオフやロック・アンロックを自動的に出退勤打刻に利用する機能もあり、打刻忘れの防止に役立ちます。

特定のIPアドレスからのアクセスのみ許可する制限がかけられるため、従業員以外の不正ログインの防止が可能です。スケジュールパターン作成、従業員からの予定申請などを活用すれば、時差出勤にもラクラク対応できます。

3.freee人事労務

会計ソフト「freee」の人事労務版ソフトです。勤怠管理機能ではパソコンやスマートフォン・タブレット、Slackなどを使っていつでもどこでも打刻でき、入力漏れや休憩時間の不足、過剰な残業などにはアラートを送付してくれる機能があります。そのため、残業時間の上限規制や有給取得義務化など、働き方関連法にもしっかり対応した管理が可能です。

初期設定や従業員設定のサポート体制も万全。操作画面もシンプルでわかりやすいので、誰でも簡単に操作が可能です。

4.AKASHI

AKASHIは、クラウド勤怠管理システムの中でもテレワーク特化の機能が設けられているのが特徴です。テレワークでの打刻管理はもちろん、業務の予定や進行状況などのタスク管理、シフト管理も一元化できます。打刻方法はパソコン・スマートフォンなどのほか、ICカードや専用端末、生体認証も可能です。

シフト管理機能では、有資格者の有無など条件を指定したシフト作成ができ、急な欠員時のシフト募集メッセージも簡単に作れます。さらに、プロジェクトごとのタスク管理、進捗管理が行えるため、テレワークでも業務状況をわかりやすく見える化できるので便利です。

5.ジンジャー勤怠

ジンジャーは、人事・労務や勤怠管理、経費や給与計算、電子契約やWEB会議システムまで、バックオフィス業務に関わるほとんどの業務を効率化できるクラウドシステムです。勤怠管理システムである「ジンジャー勤怠」では、パソコンやスマートフォンのほかICカードでの打刻に対応しています。

各種申請と承認に最大10段階のワークフローを設定でき、各従業員に合わせた有給付与も可能です。未消化の有給や残業のしすぎには、アラートで注意勧奨もできます。勤怠管理システムの導入とともに、バックオフィス業務を一元化したい場合におすすめです。

テレワークの勤怠管理における課題を解決した3つの事例

最後に、テレワークにおける勤怠管理の課題を解決した3つの事例をご紹介します。テレワークでの勤怠管理に課題を抱えている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

1.ジョブサポートパワー株式会社

ジョブサポートパワー株式会社では、SkypeなどのICT(情報通信技術)を使い、日々の勤務状況をリアルタイムに把握することに成功しました。

チャット機能で始業・終業連絡を行うことで、挨拶したメンバーと時間がログとして残るようにし、さらに、各チーム朝礼として音声ミーティングを行い、各メンバーの予定とリーダーからの通達を共有するようにしました。

終業時にも終礼としてその日の成果と明日の予定を確認することで、通常の労働時間制と同様の形態が実現しています。

2.TRIPORT株式会社

TRIPORT株式会社は、各社員の在席状況をリアルタイムで確認できるクラウドサービスを利用し、過度な残業、働きすぎを日々チェックすることで長時間労働を防いでいます。

勤怠管理システムだけでなく、映像通話やチャットなどのコミュニケーションシステム、案件の進捗が把握できるタスク管理システム、業務報告システムなどを導入し、パソコンがあればどこでも働ける環境を整備しました。

3.株式会社⽯井事務機センター

株式会社⽯井事務機センターでは、労務管理、コミュニケーション、情報セキュリティの3つの課題がありました。

そこでまず、勤怠管理システムで出退勤を管理し、パソコンのログ管理システムで作業時間や内容を見える化。さらにWeb会議システムを活用してコミュニケーションをとり、情報はすべて一元管理し、統合したセキュリティ対策を行うことですべての課題を解決しました。これらの環境構築は、1ヶ月あたり6万円という低コストで実現しています。

テレワークの勤怠管理はシステムを上手く活用しよう

テレワークの導入には、勤怠管理や人事評価、コミュニケーションなどの課題が多くあります。中でも、勤怠管理の課題は企業にとって重要です。

課題の内容はさまざまですが、今回ご紹介したような勤怠管理システムを使えば、業務時間や内容の見える化、不正や働きすぎ防止も可能です。

また、チャットツールなど他のシステムも併用することで、テレワークにおけるコミュニケーション不足などの課題や不安も解消することができるはずです。各種システムを活用し、テレワークにおける勤怠管理でも法令遵守に努めましょう。

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