エクセルで勤怠管理する方法!無料テンプレートや運用の注意点を紹介

記事更新日:2022/11/24

勤怠管理システム

PCで集計業務をするビジネスマン

エクセルで勤怠管理したいと考えている方には、便利な無料テンプレートの利用がおすすめです。集計ミスを減らし、夜勤などの不規則なシフトにも対応できます。この記事では無料テンプレートや運用の注意点、エクセルで勤怠管理表を作る方法にも触れています。

ビズクロ編集部がおすすめ!

クラウド型勤怠管理システム

  • 一人ひとりの働き方に沿った勤怠管理が実現
  • 手作業でのミスをなくし作業工数を大幅削減
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ジンジャー勤怠 デバイス画像

「ジンジャー勤怠」は労働時間の集計や各種申請、承認業務から有休や残業時間の管理まで、リアルタイムで一括管理します。簡単に導入ができ、サーバーが不要なのでコスト削減にも貢献します。

エクセルで勤怠管理する方法

マイクロソフト オフィスは、さまざまな企業で多く導入されている文書作成、表計算、プレゼンテーション資料作成など、ビジネスシーンには欠かせないソフトをまとめたツールです。

このうち、表計算ツールであるエクセルは、主に数値計算や統計などに使います。そしてその性質上、エクセルで勤怠管理をする会社も少なくありません。まずは、エクセルでの勤怠管理方法について見ていきましょう。

原則打刻はシステムで行う

エクセルで勤怠管理を行う場合でも、原則として打刻はタイムカードや勤怠管理システムで行います。従業員が出退勤時間を自ら入力するなど、自己申告による情報を上長の確認などもなく、そのまま勤怠情報として管理する方法などは避けてください。

2019年4月より順次施行された働き方改革関連法では、「従業員の労働時間を客観的に把握すること」が各企業に義務付けられました。客観的な把握が重要なため、エクセルだけで出退勤を記録しておくだけでは、客観性に欠けていると判断される可能性もあります。

法令を遵守した勤怠管理を行うためにも、打刻はタイムカードなどで行いましょう。

勤怠情報をエクセルで集計する

タイムカードやシステムによる打刻で記録した勤怠情報を、エクセルで集計します。この方法であれば、「客観的な把握」を損なうこともありません。

基本的な出勤・退勤・休憩の開始と終了のほか、時間外労働や深夜労働、休日出勤などの項目を設けておけば、労働時間を正確に効率的に集計できます。

給与計算や労務管理に必要な情報を計算式・マクロで算出

給与計算や労務管理に必要な情報は、計算式やマクロで算出します。マクロは、エクセルに入力した情報を自動で処理する機能のことです。

マクロを設定しておくと、従業員の氏名、時給といった情報を労務管理のデータベースから反映させたり、出退勤時間や休憩時間、残業時間、休日などもベースとなるデータから自動で引っ張り数値を算出できたりします。

転記する必要がないため、手間もかからずエクセルで勤怠管理したいと考えている方には、便利な無料テンプレートの利用がおすすめです。集計ミスを減らし、夜勤などの不規則なシフトにも対応できます。

この記事では無料テンプレートや運用の注意点、エクセルで勤怠管理表を作る方法にも触れています。

エクセルで勤怠管理をするメリット

エクセルでの勤怠管理には、主に3つのメリットが考えられます。詳しく見ていきましょう。

無料ですぐに利用できる

エクセルは多くの企業で、すでに不可欠なオフィスツールのひとつとして導入されています。そのため、コストをかけて新たなシステムやツールを導入する必要がなく、無料ですぐに利用可能です。

無料テンプレートを活用し、必要な計算式やマクロなどのシステムを最初に作ってしまえば、後は出退勤の時刻や休憩時間、休日出勤などを記録するだけで集計ができます。給与計算もエクセルの表を流用して行えるため、労務業務との連携もスムーズです。

自由度の高い表を作成できる

エクセルは自由度が高く、自社の就業規則や勤務形態に合わせた表の作成が可能です。シフトが複雑、残業や出張が多いなど、イレギュラーな勤務が起こりやすい企業であっても、オリジナルの勤怠管理表を作成すれば、効率的に管理が行えます

データの保管・管理がしやすい

エクセルでの勤怠管理には、データの保管や管理がしやすいという特徴があります。紙ベースの管理は、大量の書類を保管する場所の確保が必要です。

エクセルでデータとして管理を行えば、保管場所をとらず紛失などのリスクも抑えられます。また、後に閲覧が必要になった際には、データが探しやすい点もメリットでしょう。

エクセルで勤怠管理をするデメリット

エクセルで勤怠管理を行う際に考えられる、2つのデメリットを確認しておきましょう。

不正・ミスが起こりやすい

エクセルで勤怠管理を行う場合、必ず手作業での入力業務が発生します。そのため、入力ミスが起こりやすくなります。また、数字の修正や変更が可能なため、不正が起こるリスクも高いです。

ミスや不正で集計を誤ると、正確な給与計算ができません。残業代が適切に支払われないなど、大きな問題につながるので注意が必要です。エクセルで勤怠管理を行う場合は、集計作業の自動化、権限制限など、ミスや不正が起こらないシステムやフローを構築してください。

法改正に対応しづらい

今後も勤怠管理に関わる法案の成立や、さらなる法改正が行われることなどは、十分に考えられます。エクセルでの管理の場合、法改正の度に手動で表や計算式を入力し直さなくてはなりません

当然ながら、修正に関しては、担当者が法律を正しく理解した上で作り直す必要があります。誤ったフォーマットのままで運用を続けてしまうと、法令違反をしてしまうリスクも生じてしまいます。

さらには、勤怠管理は、給与の支払いに直結しているため、従業員に不利益を与えてしまうことにもなりかねません。このような事態を招くことがないよう、正しい法解釈のための勉強会の実施やチェック体制を整えておく必要があります。

勤怠管理はエクセルよりもツールの活用がおすすめ!

エクセルで勤怠管理をしようとするとかなりの工数がかかるので、管理する側の負担が大きくなります。

勤怠管理ツールを導入することにより、あらゆるデータをクラウド上で管理できるようになるので非常に便利です。

数ある勤怠管理ツールの中でも、ジンジャー勤怠はシンプルな設計と操作性があるので使い勝手の良さが特徴です。

導入コスト・ランニングコストともにリーズナブルなので、ぜひ検討してみてください。

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エクセルでの勤怠管理におすすめの無料テンプレート5選

エクセルにはさまざまな無料で使えるテンプレートがあります。ここでは、勤怠管理におすすめの無料テンプレートサイトを5つご紹介します。

1.bizocean

「bizocean」は28,000点を超える企画書やビジネス書式のテンプレートを無料でダウンロードできるテンプレートサイトです。勤怠管理のほか、経営企画やマーケティング、契約書などの書類作成業務、売上管理や製造・生産管理などの管理業務など豊富なテンプレートが揃っています。

勤怠管理に関するテンプレートには、給与計算と合わせたもの、出勤簿やシフト管理表、半日取得にも対応した有給休暇の管理表など、種類が豊富です。利用したいテンプレートをカテゴリから探せるので、目的に合った管理表が選べます。

2.勤怠管理表エクセルテンプレート

勤怠管理表エクセルテンプレートには、飲食店やコンビニなど、店舗の業務に特化した管理表が揃っています。時給計算、曜日割増、残業割増など、人件費の管理が効率化できるテンプレートが豊富です。

そのため、自社に必要な機能だけが搭載されたシンプルな管理表が見つけられます。高性能で複雑な管理表は苦手という方におすすめのテンプレートサイトです。

3.EXCEL勤怠テンプレート

EXCEL勤怠テンプレートには、20種類以上もの勤怠管理表が用意されています。出退勤記録だけをつけるシンプルな表から、深夜勤務で日をまたいだときに対応したものなど、用途によって選べるのが特徴です。

エクセルの使い方に不慣れな人は、「計算式の説明が丁寧なEXCEL出勤簿テンプレート」などを使うと便利です。逆に、有給休暇や直行直帰なども含めて勤務状況のすべてを管理したいなら、「有休や直行直帰も管理できる勤怠管理表テンプレート」が良いでしょう。

4.Microsoft Officeテンプレート

Microsoft公式が提供するオフィスソフトのテンプレートです。検索欄に「勤怠管理」と入力すると、タイムシートやタイムカード、勤務表や欠勤管理など多種多様なテンプレートがダウンロードできます。

エクセルの提供元が作成しているいわば純正のテンプレートなので、使ってみたらうまく機能しなかったという心配もありません。

基本的には無料で利用できますが、ごく一部に「Microsoft Office 365」の契約者しかダウンロードできないテンプレートもあるので確認が必要です。

5.[文書]テンプレートの無料ダウンロード/出勤簿

ビジネスに活用できるさまざまなテンプレートが用意されたサイトです。勤怠管理に関するテンプレートも豊富で、出勤簿、シフト表、有給休暇管理表などがすべて無料でダウンロードできます。

テンプレートによっては、記入例も記載されているので、見本にしながら運用も可能です。

エクセルで勤怠管理運用をする場合の注意点

エクセルで勤怠管理運用する場合に注意すべき3つの点について解説していきます。

1.やむを得ず自己申告制で勤務時間を管理する場合

勤務時間に関しては、企業側は従業員の勤務時間をタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとに把握する必要があります。やむを得ず自己申告制で管理する場合には、下記の3点を徹底しましょう。

厚労省発表のガイドラインに自社が該当するか確認する

自己申告による勤怠管理は、企業がやむを得ず従業員の労働時間を把握できない場合にのみ認められています。この「やむを得ない場合」に該当するのは、オフィス外での直行・直帰の業務やテレワークなどです。

ただしこの場合であっても、パソコンやスマートフォンを使った客観的な労働時間の把握が可能だとみなされることもあるため、注意が必要です。

そのほか、ガイドラインには、自己申告性実施する上での条件も記載されているため、しっかりと確認、実施した上で導入するようにしましょう。

勤務実態を上長がチェックするフローを作る

勤怠管理において労働時間の記録は、「使用者が、自ら現認することによる確認」が求められています。つまり、従業員が自己申告した勤怠情報を、上長がチェックするフローを作ることが必要です。

申告された出退勤時間や休憩時間、残業時間と勤務実態が本当に正しいかを確認できるように、チェック体制を整えておきましょう。

打刻用の表と集計の表は別で管理する

従業員が自らエクセルに出退勤時刻を記入する場合は、打刻用と集計用の表は別で管理してください。従業員が自由に編集できる管理表では、入力ミスや誤って計算式を消してしまうなどのリスクが高くなりがちです。また、データ紛失のリスクもあるでしょう。

そのため、管理表を分けていないと集計ミスが起こり、適切な勤怠管理が行えません。必ず打刻用とは別に、従業員が触れない集計用の管理表を用意しておきましょう。

2.法改正があった場合は即時で管理表を作成し直す

労働基準法など、勤怠管理に関わる法律の法改正があった場合は、即時に管理表の見直しが必要です。改正後の法律に則したものでなければ、法令を遵守した勤怠管理が行えないからです。

関連する法律が改正された場合は、どのような変更が必要かを十分に理解した上で、施行のタイミングに合わせた運用ができるよう、準備をしておきましょう。

3.計算式が正しいかどうか確認する

エクセルシートを作り終えたら、計算式が正しく入力されているかを必ず確認しましょう。特に、時給計算を行う場合は注意が必要です。エクセルでは、時刻を1日(24時間)で割った数値にて管理します。

「24時間=1」「12時間=0.5」として認識されるため、「24」をかけた計算式を入力する必要があります。

例:時給1,000円×8時間の場合

計算式をそのまま「1,000×8:00」としてしまうと、1,000×1/3で時給が計算されてしまいます。このため、計算式では×24を追加し「1,000×1/3×24」として「1,000×8」の計算ができるよう調整しなくてはなりません。

計算式が誤っていると正しい管理ができないので、必ずすべて確認してください。

自社オリジナルの勤怠管理表の作り方

ここでは、自社オリジナルの勤怠管理表の作り方の一例を紹介します。

エクセルの関数を利用して集計する

まずはエクセルの関数を利用した集計方法を紹介します。

従業員が打刻した始業・就業時間データを取り込む

初めに、従業員が打刻した出退勤時刻や休憩時間のデータを取り込みます。打刻データは原則として、厚生労働省のガイドラインに沿った方法で記録されたものを利用してください。

タイムカードのデータを手入力する、勤怠管理システムのデータをエクスポートして取り込むなどさまざまな方法があります。いずれの場合もヒューマンエラーが起こらないよう慎重に行いましょう。

勤怠管理システムのデータをエクスポートして貼り付ける方法なら、ミスや不正も起こりにくいです。

夜勤など日付をまたぐ場合の計算方法

夜勤など日付をまたぐ場合、翌日の退勤時刻から前日の出勤時刻をそのまま引くとエラーが起こってしまいます。

そこで、退勤時刻に24時間(1日)をプラスするため「1」を追加すると、正常に計算が行えるようになります。これは、エクセルが1日を「1」に対応させた「シリアル値」という数値を使って日付や時刻を管理しているためです。

ただし、この計算式は、勤務時間が24時間以内の場合ですので注意してください。

勤務時間から休憩時間を差し引く

勤務時間を算出するには、「退勤時刻ー出勤時刻」という計算式を使います。ここから、休憩時間を引くと実働時間が算出されます。つまり、実働時間の項目には「退勤時刻ー出勤時刻ー休憩時間」という計算式の入力が必要です。

一番上のセルに計算式を入力した後、セルの右下にカーソルを当てて「+」マークに変化したら、同じ計算式を入れたいセルの最下部までドラッグしてください。そうすれば、すべてのセルに同じ計算式が反映されます。

月間労働時間を合計する

月間の労働時間を合計するには、足し算である「SUM関数」を使います。労働時間の合計を表示したいセルに「=SUM(開始セル:終了セル)」と入力するか、オートSUMアイコンを使って関数を入力してください。

入力後、労働時間が記入されたセルをドラッグして選択し、Enterキーを押せば自動で合計できます。

マクロを作って管理する

セルの計算や入力・移動などの操作を何度も行う場合は、マクロ機能を使うと便利です。一連の動作をあらかじめプログラムしておくと、何度も同じ操作をしなくて良いため業務効率化がはかれます。

とはいえ、マクロは簡単とはいえプログラミングの一種であり、一から作ろうと思うとある程度の知識が必要です。「マクロの自動記録」を使ったり、すでに組まれているマクロのテンプレートを使ったりすると良いでしょう。

エクセルから乗り換えたい勤怠管理システム3選

エクセルでの勤怠管理は、ヒューマンエラーや法改正への対応がしづらいなどの課題があります。このような問題を解決し、勤怠管理が効率化できるのが勤怠管理システムです。ここでは、おすすめの勤怠管理システムを3つご紹介します。

1.ジンジャー勤怠

ジンジャーは勤怠、誰でも使いやすいシンプルな操作画面が特徴の勤怠管理システムです。

月次勤務実績をチームで確認して打刻漏れがないかチェックしたり、有給の残日数を従業員自らチェックしたりでき、勤怠管理のチェックや問い合わせ対応といった作業を削減できます。

打刻したデータから労働時間を自動集計したり、従業員ごとに残業時間を設定したりと、業務効率化が図れるでしょう。

▼料金プラン
月額500円/人 ※最小利用人数10名

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2.ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、多彩な打刻方法に対応した勤怠管理システムです。打刻から出退勤時刻や実働時間を管理することはもちろん、打刻忘れ防止や勤務時間の自動集計、法改正への対応も行えます。

集計したデータをエクスポートし、各種会計・給与ソフトとの連携も可能です。

▼料金プラン

プラン 利用機能数 料金(1ユーザー)
無料プラン 1〜4つ(機能制限あり) 無料
有料プラン プラン1 1つ 月額200円
プラン2 2つ 月額300円
プラン3 3つ 月額400円
プラン4 4つ 月額500円

※月額最低利用料金2,000円

3.KING OF TIME

KING OF TIMEは、打刻方法の多様さはもちろん、勤怠管理に関わる機能が豊富な勤怠管理システムです。出退勤時刻の管理や労働時間の自動集計はもちろん、さまざまな就業ルールや残業基準の設定が可能で、労働関連の法改正にもしっかり対応できます。

スケジュールやシフト管理もこれ一つでできますので、新たなエクセルシートを作ったり、別のシステムを使ったりする手間もかかりません。

▼料金プラン
月額300円/人 初期費用無料

エクセルの勤怠管理にはテンプレートの利用がおすすめ

エクセルを活用すれば、勤怠管理は便利に効率的に行えます。オリジナルの管理表の作成も可能ですが、無料のテンプレートが多数ありますので、利用がおすすめです。計算式やマクロを一から設定する必要なく、すぐに便利で正確性の高い管理表が活用できます。

また、より正確で効率的に勤怠管理を行うなら、勤怠管理システムの導入も検討してください。打刻から集計までを一元管理でき、法改正にも対応できるため、大幅な業務の効率化が期待できるでしょう。






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